忌引きの連絡を受け返信・承諾したと会社（人事）から連絡するメール例文・書き方の注意点
会社の人事部として、社員からの忌引き連絡に対し、適切かつ迅速に返信・承認することは非常に重要です。社員は大切な方を亡くされたばかりで、精神的に大きな負担を抱えています。そのような状況において、会社からの温かい配慮とスムーズな手続きは、社員が安心して忌引きを取得し、故人との別れに向き合うための大きな支えとなります。
忌引き連絡への返信・承認メール例文
忌引き申請を受理した旨を伝える基本的な例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 下記の通り受理いたしましたのでご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらず、 故人様との最期のお時間をお過ごしください。
また、何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
一日も早く、心穏やかにお過ごしになれることをお祈り申し上げます。
忌引き期間中の連絡方法について伝える例文
件名忌引き申請の受理と緊急連絡先について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然の訃報に、大変お辛いことと存じます。
さて、ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部にて対応いたしますので、ご心配なさらないでください。
つきましては、忌引き期間中に万が一緊急のご連絡が必要となった場合に備え、 下記緊急連絡先にご連絡いただけますようお願い申し上げます。 ご無理のない範囲でご対応いただければと存じます。
緊急連絡先
- 携帯電話: 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
- メールアドレス: 〇〇〇〇@〇〇〇.com
繰り返しになりますが、故人様との最期のお時間を大切にお過ごしください。 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。 ご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
忌引き期間後の業務引継ぎについて触れる例文
件名忌引き申請受理と復帰後の業務について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご心痛はいかばかりかとお察しいたします。
ご申請の忌引き休暇、下記の通り受理いたしましたので、ご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間は忌引き休暇としてお過ごしいただけます。 業務の引継ぎについては、忌引き休暇明けにご相談させていただきたく存じます。 まずはごゆっくり故人様をお見送りください。
復帰されましたら、〇〇部にて業務の状況をご説明し、 無理のない範囲で業務に復帰できるよう調整させていただきます。 ご不明な点やご要望がございましたら、いつでも人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
香典や弔電について言及する例文
件名忌引き申請の受理と香典・弔電について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。
つきましては、会社として、ささやかではございますが、 香典をお渡しさせていただきたく存じます。 また、ご希望がございましたら、弔電も手配させていただきますので、 〇〇部 〇〇までご連絡ください。 ご無理のない範囲でご検討いただければ幸いです。
まずは故人様との最期のお時間を大切にお過ごしください。 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
慶弔見舞金制度について案内する例文
件名忌引き申請の受理と慶弔見舞金について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご心痛のほど、お察し申し上げます。
さて、ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部にて適切に対応いたしますので、ご安心ください。
つきましては、弊社の慶弔見舞金制度に基づき、 ご不幸に対する見舞金を支給させていただきます。 詳細につきましては、忌引き休暇明けに改めてご説明させていただきますが、 ご不明な点がございましたら、人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は、大変お辛いことと存じますが、 心身ともにご無理なさらないよう、ご自愛ください。
忌引き日数の変更を伝える例文
件名忌引き申請の日数変更について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことに、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 〇〇様（続柄）の忌引き日数が〇日であるため、 下記のとおり〇日間に変更し、受理いたしましたのでご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 変更後の忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの（社内規定による日数）
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらず、 故人様との最期のお時間をお過ごしください。
ご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
忌引き申請内容に不明点があった場合の例文
件名忌引き申請内容のご確認について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことに、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 大変恐縮ではございますが、いくつか確認させていただきたい点がございます。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、 下記についてご確認いただけますでしょうか。
- 故人様との続柄について: 〇〇様と〇〇様の続柄について、 再度ご確認いただけますでしょうか。
- 忌引き希望期間について: 〇月〇日～〇月〇日の〇日間とのことですが、 葬儀・告別式の具体的な日程がございましたら、お教えいただけますでしょうか。 （社内規定と照らし合わせるため）
ご多忙の折、大変恐縮ですが、 ご確認の上、人事部 〇〇までご連絡いただけますでしょうか。
まずは故人様との最期のお時間を大切にお過ごしください。 心身ともにご無理なさらないよう、ご自愛ください。
忌引き規定外の申請があった場合の例文
件名忌引き申請についてのご連絡（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことに、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 弊社の忌引き規定では、〇〇様（故人様との続柄）の場合、 忌引き休暇の対象外となっておりますことをご連絡いたします。
大変申し訳ございませんが、 忌引き休暇としては承認できかねますことをご理解ください。
つきましては、年次有給休暇または特別休暇（無給）の取得をご検討いただくか、 ご不明な点がございましたら、人事部 〇〇までご相談ください。 可能な限り、〇〇様のご状況に合わせて対応させていただきます。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
長期忌引きとなる場合の業務調整について伝える例文
件名忌引き申請の受理と業務調整について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然の訃報に、大変お辛いことと存じます。
さて、ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 〇〇様の長期の忌引きとなりますため、 業務につきましては、〇〇部内で綿密に調整を行い、 滞りなく進められるよう対応してまいりますので、ご安心ください。
もし、業務に関する懸念事項や、 引継ぎ事項について何かご要望がございましたら、 ご無理のない範囲で、人事部 〇〇までご連絡いただければ幸いです。
まずは故人様との最期のお時間を大切にお過ごしください。 心身ともにご無理なさらないよう、ご自愛ください。
忌引き後のフォローアップについて触れる例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご心痛いかばかりかとお察しいたします。
ご申請の忌引き休暇、下記の通り受理いたしましたので、ご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間は忌引き休暇としてお過ごしいただけます。 業務につきましては、〇〇部にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。
忌引き休暇明けには、何かとご心労が続くかと存じます。 もし、体調面や精神面でご不安な点がございましたら、 いつでも人事部にご相談ください。 産業医面談やカウンセリングなど、 必要に応じてサポートさせていただきます。
まずはごゆっくり故人様をお見送りください。 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
葬儀日程が未定の場合の対応例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 葬儀日程が未定とのこと、承知いたしました。 まずはご申請内容に基づき、〇〇年〇月〇日（〇）より忌引き休暇として受理いたします。
今後の忌引き期間につきましては、 葬儀日程が確定次第、お手数ですが改めてご連絡いただけますでしょうか。 ご連絡いただいた内容に基づき、忌引き期間を確定させていただきます。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 暫定忌引き開始日: 〇〇年〇月〇日（〇）
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらず、 故人様との最期のお時間をお過ごしください。
ご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
遠方での葬儀の場合の配慮を伝える例文
件名忌引き申請の受理とご移動について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 遠方でのご葬儀とのこと、ご移動なども大変かと存じます。 道中お気をつけて、無理なさらない範囲でご対応ください。
業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらず、 故人様との最期のお時間をお過ごしください。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
複数名が同じ忌引き事由の場合の対応例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様 他〇名）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご親族皆様のご心痛、いかばかりかとお察しいたします。
さて、この度、〇〇部 〇〇様、〇〇部 〇〇様、〇〇部 〇〇様より ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様、〇〇部 〇〇様、〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 複数名の忌引きとなりますため、各部署にて業務調整を行い、 滞りなく進められるよう対応してまいりますので、ご安心ください。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
休暇中の申請があった場合の対応例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 休暇中での突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 本日〇〇年〇月〇日付けで受理いたしましたのでご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 現在、休暇中であるかと存じますが、そのまま忌引き休暇に移行していただいて構いません。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
復職後の状況確認について触れる例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご心痛いかばかりかとお察しいたします。
ご申請の忌引き休暇、下記の通り受理いたしましたので、ご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間は忌引き休暇としてお過ごしいただけます。 業務につきましては、〇〇部にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。
忌引き休暇明けにご出社されましたら、 一度、〇〇様のご状況についてお話を伺わせていただければ幸いです。 体調面や精神面でご不安な点がございましたら、ご遠慮なくお申し出ください。 会社としてできる限りのサポートをさせていただきます。
まずはごゆっくり故人様をお見送りください。 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
通夜・葬儀のみ参加の場合の対応例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 通夜・葬儀へのご参加とのこと、承知いたしました。 下記期間にて忌引き休暇として受理いたしますのでご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）の通夜・葬儀参列のため
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらず、 故人様との最期のお時間をお過ごしください。
ご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
緊急性を要する場合の対応例文
件名緊急：忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然の訃報に、大変お辛いことと存じます。
さて、この度、〇〇様より緊急のご連絡をいただきました忌引き休暇につきまして、 本日付けで受理いたしましたので、ご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて緊急で調整を行いますので、ご心配なさらないでください。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。 迅速に対応させていただきます。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
社内規定にない続柄の場合の対応例文（個別判断）
件名忌引き申請についてのご連絡（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご心痛のほど、お察し申し上げます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、 〇〇様（故人様との続柄）の忌引きは、社内規定に明確な記載はございませんが、 〇〇様のご状況を鑑み、〇〇様との関係性を考慮し、 下記の通り特別に忌引き休暇として受理させていただくことになりました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの（個別判断による）
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部にて適切に対応いたしますので、ご安心ください。
ご不明な点やご要望がございましたら、人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は、大変お辛いことと存じますが、 心身ともにご無理なさらないよう、ご自愛ください。
忌引き中の連絡を控える旨を伝える例文
件名忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）
〇〇部 〇〇様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 突然のことに、さぞお力落としのことと存じます。
さて、この度ご申請いただきました忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしました。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。 また、忌引き期間中は、特別な事情がない限り、 〇〇様へのご連絡は控えさせていただきます。 故人様との最期のお時間を心ゆくまでお過ごしください。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
従業員の家族から連絡があった場合の例文
件名〇〇様（〇〇部）の忌引き申請について（〇〇様よりのご連絡）
〇〇部 〇〇様のご家族様
この度は、〇〇様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 〇〇部 〇〇様のご家族様よりご連絡いただきました〇〇様の忌引きにつきまして、 下記の通り受理いたしましたので、ご連絡いたします。
記
- 対象者: 〇〇部 〇〇様
- 忌引き期間: 〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇） 計〇日間
- 理由: 〇〇様（続柄）のご逝去に伴うもの
つきましては、上記期間中、忌引き休暇を取得いただけます。 業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください。
〇〇様には、ご家族様との大切な時間を過ごしていただきたく、 誠に恐縮ではございますが、〇〇様のご状況をお伝えいただければ幸いです。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 遠慮なく人事部 〇〇までご連絡ください。
この度は誠に残念なことでございますが、 〇〇様、ならびにご家族の皆様も心身ともにご無理なさらないよう、くれぐれもご自愛ください。
忌引き連絡返信・承認メール作成の注意点
忌引き連絡への返信・承認メールを作成する際には、いくつかの重要なポイントがあります。社員の心情に配慮し、会社としての誠意を示すためにも、以下の点に留意してメールを作成しましょう。
迅速な返信を心がける
社員からの忌引き連絡は、故人の訃報という非常にデリケートな情報を含んでいます。そのため、できる限り迅速に返信することが求められます。連絡を受けてから遅くとも数時間以内、就業時間外であれば翌営業日の午前中までには返信するよう心がけましょう。迅速な返信は、社員への配慮を示すだけでなく、会社としての対応能力の高さをアピールすることにも繋がります。
丁寧な言葉遣いと明確な内容
メールの冒頭では、まず故人へのお悔やみの言葉を述べ、社員の気持ちに寄り添う姿勢を示します。「この度は、ご家族様のご不幸に際し、心よりお悔やみ申し上げます。」といった定型文を適切に使用しましょう。
次に、忌引き申請の受理を明確に伝えることが重要です。「忌引き休暇につきまして、下記の通り受理いたしましたのでご連絡いたします」といった形で、承認の意思を明確に記載します。
そして、忌引き期間、対象者、理由といった具体的な内容を箇条書きなどで分かりやすく記載することで、社員が情報を正確に把握できるよう配慮します。
社員の心情に配慮する
社員は大切な方を亡くし、精神的に不安定な状態にあります。そのため、メールの文面は温かく、丁寧な言葉遣いを心がけ、感情的な負担をかけないように配慮しましょう。
「ご心労いかばかりかとお察しいたします」「ご無理なさらないでください」といった言葉を添えることで、社員への気遣いを表現できます。また、「業務につきましては、〇〇部内にて調整させていただきますので、ご心配なさらないでください」といった、業務に関する不安を取り除く一言も効果的です。
業務に関する指示は最小限に
忌引き期間中は、社員が故人との別れに集中できるよう、業務に関する指示や連絡は極力控えるべきです。メール内で業務引継ぎについて触れる場合でも、「復帰されましたら、〇〇部にて業務の状況をご説明し、無理のない範囲で業務に復帰できるよう調整させていただきます」といった、社員の負担を考慮した表現に留めましょう。緊急の連絡が必要な場合を除き、忌引き中の社員に業務に関する連絡をすることは避けるのがマナーです。
会社としてのサポートを伝える
慶弔見舞金や香典、弔電など、会社として提供できる福利厚生制度について案内することで、社員へのサポート体制を明確に示しましょう。ただし、具体的な手続きについては、忌引き期間が明けてから改めて説明する旨を伝え、社員に余計な負担をかけないように配慮します。
また、復帰後のフォローアップについても触れることで、社員が安心して職場に戻れるような環境を整えることができます。「忌引き休暇明けには、何かとご心労が続くかと存じます。もし、体調面や精神面でご不安な点がございましたら、いつでも人事部にご相談ください」といった一文は、社員にとって心強いメッセージとなります。
連絡先を明記する
何か不明な点や困ったことがあった場合に、社員がすぐに相談できるよう、人事担当者の連絡先（電話番号やメールアドレス）を明確に記載しましょう。これにより、社員は安心して忌引き休暇を取得できます。
件名を工夫する
件名には、「忌引き申請の受理について」など、内容がひと目でわかるように記載しましょう。また、社員名と所属部署を明記することで、誰宛のメールであるかを明確にできます。
例：「忌引き申請の受理について（〇〇部 〇〇様）」
送信前に再確認
メールを送信する前に、誤字脱字がないか、記載内容に間違いがないか、改めて確認しましょう。特に、忌引き期間や故人との続柄など、重要な情報は正確に記載されているかを念入りにチェックしてください。
また、個人情報の取り扱いにも十分注意が必要です。メールは特定の社員の個人情報を含むため、誤送信や情報漏洩がないよう、細心の注意を払いましょう。
相手に合わせた書き方のポイント
忌引き連絡への返信・承認メールは、画一的なものではなく、相手の状況や会社との関係性によって、表現を調整することが大切です。
社員との関係性に応じた配慮
普段から親しい関係性にある社員に対しては、少し人間味のある言葉を加えても良いでしょう。もちろん、ビジネスメールとしての礼儀は守りつつ、「大変な時だからこそ、ご無理なさらないでくださいね」といった、個人的な気遣いを加えることで、より温かいメッセージになります。
一方、普段あまり接点のない社員や、職位の高い社員に対しては、よりフォーマルで丁寧な言葉遣いを心がけましょう。敬語の誤りがないか、表現が適切かなどを、より慎重に確認する必要があります。
故人との関係性に応じた配慮
故人との続柄によって、忌引きの日数や会社の対応も変わってきます。メール文面でも、その点に触れることで、社員への配慮を示すことができます。
例えば、直系親族（父母、配偶者、子など）の忌引きであれば、「心よりお悔やみ申し上げます。さぞお力落としのことと存じます」といった、より深い悲しみに寄り添う言葉を選ぶと良いでしょう。
傍系親族（兄弟姉妹、祖父母、孫など）の忌引きであれば、「ご心痛のほど、お察しいたします」といった、少し控えめながらも気遣いの伝わる表現が適切です。
状況に応じた柔軟な対応
社員の置かれている状況は様々です。例えば、遠方での葬儀の場合、移動の負担を考慮した言葉を添えるなど、個別の状況に合わせた配慮が求められます。
また、急な訃報で社員が混乱している可能性も考えられます。その場合は、すぐに返信することよりも、まずは安否確認を優先し、その後改めて忌引き承認の連絡を入れるなど、柔軟な対応が大切です。
文面以外の配慮
メールだけでなく、必要に応じて電話での連絡も検討しましょう。特に、社員がメールを確認できる状況にない場合や、緊急の確認事項がある場合などは、電話で直接伝える方が確実です。
また、忌引き明けには、上司や同僚からの声かけも大切です。人事部からの一方的なメールだけでなく、職場全体で社員をサポートする体制を整えることが、社員の心のケアに繋がります。
まとめ
忌引き連絡への返信・承認メールは、単なる事務連絡ではありません。社員が大切な方を亡くされたという悲しい状況において、会社からの温かい配慮とサポートを伝える重要なコミュニケーションツールです。
このブログ記事でご紹介した例文や注意点を参考に、社員の心情に寄り添い、丁寧で分かりやすいメールを作成してください。迅速かつ適切な対応は、社員が安心して忌引きを取得し、故人との別れに向き合うための大きな支えとなります。
そして、忌引き明けには、社員が心穏やかに職場に復帰できるよう、引き続きサポートしていく姿勢を示すことが大切です。人事担当者として、社員一人ひとりに寄り添った対応を心がけましょう。
