災害時の営業状況に関する案内メールを送る際の書き方・注意点
災害時の営業状況を案内するメールでは購入者の安全を第一に考えた丁寧な内容を心掛けることが大切です。件名は「【重要】災害の影響による営業状況のお知らせ」と、状況の重大性を示しつつ落ち着いた表現を使用します。
本文では「このたびの災害により被害を受けられた皆様に、心よりお見舞い申し上げます」と配慮を込めた冒頭から始めます。その後、災害や非常時による影響を具体的に伝えます。例えば「現在、〇〇（例：地域名）を中心に配送が遅延している状況です」や、「弊社〇〇店舗は〇〇日まで臨時休業とさせていただいております」などの営業状況を明確に記載します。
影響範囲や復旧の見込みを説明しつつ「配送状況に関する詳細は配送会社の公式サイトをご確認いただけます」や「営業再開時には速やかにお知らせいたします」と情報提供の手段を案内します。最後に「ご不便をおかけしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」と締め丁寧で誠実な姿勢を示します。安全を第一に考えたトーンが重要です。
例文集（文例）
【重要：災害時の営業および配送状況について】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害発生に伴う営業および配送状況についてご案内申し上げます。 現在、〇〇地域を中心に発生した【災害名】の影響により、一部地域で配送遅延および営業対応に制限が発生しております。 お客様にはご不便をおかけし、深くお詫び申し上げます。 【営業および配送状況】 ・対象地域：〇〇県全域および近隣市町村 ・影響内容：配送の遅延、お問い合わせ対応時間の短縮 ・通常営業再開予定：未定（詳細が分かり次第ご連絡いたします） 現在、迅速な復旧作業と配送体制の改善に努めております。 最新情報は以下のリンクよりご確認いただけます。 [営業状況の詳細はこちら]（リンクを挿入） お客様には多大なるご不便をおかけしますが、ご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【お知らせ：非常時における営業体制について】
〇〇〇様 いつも弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害に伴う営業体制についてお知らせ申し上げます。 このたびの【災害名】により、以下の地域で営業および配送に影響が出ております。 お客様には大変なご不便をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。 【影響範囲】 ・影響地域：〇〇県〇〇市およびその周辺地域 ・配送状況：遅延および一部配送停止 ・対応策：ご注文受付の一時停止および優先配送対応 安全確保のため、一部業務を縮小して対応しております。 最新情報については、随時弊社公式サイトにて更新しておりますのでご確認ください。 [最新情報はこちら]（リンクを挿入） 復旧に向け、全力で対応を進めてまいります。 お客様には引き続きご迷惑をおかけしますが、ご理解のほど、お願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【災害発生による営業状況の変更について】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害時における営業変更についてご案内いたします。 現在、【災害名】の影響を受け、一部地域で通常営業が困難な状況となっております。 お客様には多大なご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。 【営業状況】 ・営業停止地域：〇〇県〇〇市全域 ・対応状況：オンライン問い合わせのみによる対応 ・配送再開予定：〇〇年〇〇月〇〇日以降を予定 状況の安定化を見て、順次通常営業を再開する予定です。 進展があり次第、メールおよび弊社公式サイトにてお知らせいたします。 [最新の営業状況はこちら]（リンクを挿入） 復旧までの間、何かご不明点がございましたら、下記までお問い合わせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【災害時の営業および配送対応に関するご案内】
〇〇〇様 いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害時の営業および配送対応についてご連絡いたします。 現在、【災害名】の影響により、一部のサービスに遅延および停止が発生しております。 お客様には多大なるご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 【現在の対応状況】 ・対象地域：〇〇県および周辺地域 ・営業内容：営業時間短縮、電話対応の一時停止 ・配送状況：配送遅延および再配送手配中 状況の改善に向け、スタッフ一同全力で対応を進めております。 最新情報につきましては、公式サイトにて随時更新しておりますのでご確認ください。 [営業状況の詳細はこちら]（リンクを挿入） お客様の安全を最優先に考え、迅速な対応に努めてまいります。 引き続きのご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【災害影響に伴う営業変更のお知らせ】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害影響に伴う営業変更についてご案内申し上げます。 このたびの【災害名】により、一部地域において営業および配送に影響が生じております。 ご不便をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。 【営業および配送状況】 ・対象地域：〇〇県〇〇市および近隣地域 ・影響内容：配送遅延、店舗営業の一時停止 ・通常営業再開予定：〇〇年〇〇月〇〇日を予定 復旧作業を急ぎ進めておりますが、状況により予定が変更される場合がございます。 最新情報は以下のリンクをご確認ください。 [営業状況の確認はこちら]（リンクを挿入） お客様にはご迷惑をおかけいたしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【営業再開見込みに関するご案内】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害影響下の営業状況についてお知らせ申し上げます。 現在、【災害名】の影響により、以下の地域での営業および配送対応に変更が発生しております。 お客様には多大なご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。 【営業状況】 ・営業再開地域：〇〇市全域（部分的に再開済み） ・配送状況：通常より数日程度の遅延 ・お問合せ対応：オンライン窓口のみ営業中 復旧が進み次第、順次通常営業を再開する予定でございます。 詳細な再開日時につきましては、追って公式サイトでお知らせいたします。 [最新情報の確認はこちら]（リンクを挿入） お客様には引き続きご不便をおかけしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【災害による一時的な配送停止について】
〇〇〇様 いつも弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、配送状況に関するご案内を申し上げます。 このたびの【災害名】の影響により、以下の地域で一時的な配送停止が発生しております。 お客様には多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 【配送状況】 ・配送停止地域：〇〇県〇〇市、〇〇県近隣地域 ・再開見込み：〇〇年〇〇月〇〇日以降順次 ・特記事項：配送済み商品については到着までに遅延が生じる可能性 復旧作業の進捗次第で、予定が変更となる場合がございます。 状況が改善次第、速やかにお知らせ申し上げます。 [配送状況の詳細はこちら]（リンクを挿入） 何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【災害時の特別対応に関するお知らせ】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、災害影響に伴う特別対応についてお知らせ申し上げます。 このたび発生した【災害名】の影響により、以下の地域において通常の営業および配送が困難な状況となっております。 お客様には多大なるご不便をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。 【現在の状況】 ・営業状況：〇〇市の一部店舗が休業中 ・配送状況：遅延および配送不能エリアあり ・対応策：代替品配送および優先対応を実施 復旧作業が進み次第、速やかに通常営業を再開する予定です。 最新情報は以下のリンクよりご確認くださいませ。 [営業状況の確認はこちら]（リンクを挿入） 引き続きのご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。 その他のお問合せにつきましては、下記までご連絡ください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
