キャンセル料請求メール【失礼がなく・やんわり・書き方・例文】
- 理由と根拠を明確にする：「契約内容」「規定」「発生日」などを明示
- 支払い手順を具体的に記載：「振込先」「支払い期限」を簡潔に説明
- 柔らかいトーンを使用：「お手数をおかけします」「何卒よろしくお願い申し上げます」
【例文1】基本的なキャンセル料請求のメール
〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：予約内容や契約）のキャンセルのご連絡をいただき、ありがとうございます。 誠に恐縮ではございますが、契約内容に基づき、キャンセル料として〇〇円を請求させていただきます。 【キャンセル料の詳細】 - 予約内容：〇〇 - キャンセル日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 お手数をおかけいたしますが、下記の口座へ〇月〇日までにお振込みをお願いいたします。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明点等ございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文2】事前の説明を強調しつつ請求する場合
〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：ご予約・ご契約）のキャンセルについてご連絡いただき、ありがとうございます。 ご契約時にご案内申し上げておりました通り、キャンセル料が発生する規定となっておりますため、 以下の内容にて請求させていただきたく存じます。 【キャンセル料の明細】 - ご契約内容：〇〇 - キャンセル日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円（〇〇％） つきましては、恐れ入りますが〇月〇日までに下記口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文3】柔らかいトーンで請求する場合
〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：ご契約・ご予約）のキャンセルについてご連絡いただき、誠にありがとうございます。 誠に恐縮ではございますが、キャンセル規定に基づき、以下の通りキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料の詳細】 - 契約内容：〇〇 - キャンセル料：〇〇円（〇〇％） つきましては、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをいただけますようお願い申し上げます。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 今後ともよろしくお願い申し上げます。何かご不明点などございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
【例文4】具体的な規定を引用して請求する場合
〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：契約や予約）のキャンセルについてご連絡いただき、ありがとうございます。 ご契約時にご案内させていただいております「〇〇規定」に基づき、キャンセル料が発生する旨をお知らせいたします。 【キャンセル料詳細】 - キャンセル日：〇〇年〇月〇日 - 規定：〇〇規定第〇条 - キャンセル料：〇〇円 お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までに下記の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 何かご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 よろしくお願い申し上げます。
【例文5】感謝を添えつつ請求する場合
〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：予約や契約）の件でキャンセルのご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、〇〇規定に基づき、以下のキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - ご契約内容：〇〇 - キャンセル日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みいただけますと幸いです。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 今後とも変わらぬご愛顧を賜れますようお願い申し上げます。 何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡くださいませ。
【例文6】宿泊業の場合
〇〇様 お世話になっております。〇〇ホテルの予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりました宿泊キャンセルのご連絡をいただき、ありがとうございます。 キャンセルポリシーに基づき、以下の通りキャンセル料が発生いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 【キャンセル料の詳細】 - ご予約内容：〇〇（例：宿泊プラン名） - 宿泊予定日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文7】イベント業の場合
〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇イベント企画、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日に予定しておりました〇〇イベント（例：セミナーや講演会）のキャンセルについて、 ご連絡をいただきありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、イベント準備の進捗に伴い、キャンセル料が発生いたしますため、 以下の内容で請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - イベント内容：〇〇 - キャンセル料：〇〇円（〇〇％） 恐れ入りますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願いいたします。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 何かご不明点やご相談がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文8】旅行代理店の場合
〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇トラベル、〇〇でございます。 このたびは、〇〇旅行プラン（例：国内ツアーや海外旅行）をご予約いただいておりました件で、 キャンセルのご連絡をいただき、ありがとうございました。 誠に恐縮ですが、旅行業約款に基づき、以下の通りキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料の詳細】 - 旅行プラン名：〇〇 - 出発予定日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 引き続きご愛顧を賜れますと幸いでございます。何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
【例文9】レンタルサービスの場合
〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇レンタル、〇〇でございます。 このたびは、〇〇（例：レンタル商品やサービス）のキャンセルについてご連絡をいただき、ありがとうございます。 誠に恐縮ではございますが、レンタル規約に基づき、以下の通りキャンセル料が発生いたします。 【キャンセル料の詳細】 - レンタル商品名：〇〇 - 利用予定日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 つきましては、恐れ入りますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願いいたします。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明点やお困りの点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文10】クリニック・医療業の場合
〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇クリニックの予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりました診療キャンセルのご連絡をいただき、ありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、診療予約規定に基づき、以下の通りキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - 診療内容：〇〇 - キャンセル料：〇〇円 恐れ入りますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願いいたします。 【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文11】飲食業の場合（レストラン予約キャンセル）
〇〇様 いつもお世話になっております。レストラン〇〇の予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりましたお食事のキャンセルのご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、予約ポリシーに基づき、キャンセル料を以下の通りご請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - ご予約内容：〇〇コース（例：ディナーコース） - ご予約日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 つきましては、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文12】フィットネス業の場合（レッスン予約キャンセル）
〇〇様 いつもお世話になっております。フィットネス〇〇の予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりましたレッスンのキャンセルについてご連絡いただき、誠にありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、キャンセルポリシーに基づき、以下の通りキャンセル料が発生いたしますのでご確認くださいませ。 【キャンセル料詳細】 - ご予約内容：〇〇（例：パーソナルトレーニング） - ご予約日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 つきましては、〇月〇日までに下記の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご質問やお困りの点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文13】美容業の場合（サロン予約キャンセル）
〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇サロンの予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりました施術のキャンセルについてご連絡いただき、誠にありがとうございました。 キャンセルポリシーに基づき、以下の通りキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - ご予約内容：〇〇（例：ヘアカット＆カラーコース） - ご予約日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 恐れ入りますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文14】教育業の場合（授業予約キャンセル）
〇〇様 お世話になっております。〇〇スクールの予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりました授業のキャンセルについてご連絡いただき、誠にありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、当スクールのキャンセルポリシーに基づき、以下のキャンセル料が発生いたします。 【キャンセル料詳細】 - ご予約内容：〇〇（例：個別指導レッスン） - ご予約日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 つきましては、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
【例文15】医療機関の場合（検査予約キャンセル）
〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇クリニックの予約担当、〇〇でございます。 このたびは、〇月〇日にご予約いただいておりました検査のキャンセルについてご連絡いただき、ありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、当クリニックの規定に基づき、以下の通りキャンセル料をご請求させていただきます。 【キャンセル料詳細】 - ご予約内容：〇〇（例：健康診断コース） - ご予約日：〇〇年〇月〇日 - キャンセル料：〇〇円 お手数ではございますが、〇月〇日までに以下の口座へお振込みをお願い申し上げます。 【振込先情報】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇 ご不明点や追加のご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
