無責任な態度とクレームの対応・返信メール例文【お詫び・書き方・書き出し】
無責任な態度を指摘されるクレームを受けた際に、誠意をもって謝罪し、改善策を示すために送ります。お客様が対応に対して「適当」「責任感がない」と感じた場合、不信感を抱かせてしまうため、迅速かつ適切に対応することが大切です。
このようなクレームに対応する際には、まずお客様のご意見を真摯に受け止め、謝罪の意を明確に伝えることが重要です。また、単なる謝罪で終わらせるのではなく、どのように対応を改善していくのかを具体的に説明することで、信頼回復につながります。お客様が安心してサービスを利用できるよう、責任をもって対応していく姿勢を示すことが求められます。
メールを送る際の注意点
無責任な態度に関するクレームを受けた際には、感情的にならず、冷静かつ誠実な対応を心がけることが重要です。まず、お客様が感じた不満を否定せずに受け止める姿勢を示すことが大切です。「そのような意図はございませんでした」といった言い訳がましい表現は避け、「ご不快な思いをさせてしまったことをお詫び申し上げます」といった形で謝罪の気持ちを示すことが望ましいです。
また、問題点を明確にし、改善策を伝えることで、誠意が伝わりやすくなります。例えば、「今後はスタッフの対応を強化し、社内研修を行うことで、より丁寧な応対を徹底いたします」といった具体的な対策を提示することが大切です。
さらに、責任の所在を明確にし、適切な言葉遣いを心がけることも必要です。特に、責任のなすりつけや、不適切な対応に関する釈明を長々と述べることは避けたほうが良いでしょう。簡潔で分かりやすい言葉を選び、お客様が納得できるような内容にすることが求められます。
失礼がない伝え方
無責任な態度に関するクレームに対し、誠意をもって謝罪しつつ、今後の対応について伝える表現を紹介します。
- このたびは、弊社の対応によりご不快な思いをおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は、より誠実な対応を徹底するよう努めてまいります。
- 弊社の対応において至らない点があり、お客様にご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。社内で共有し、改善を図ってまいります。
- ご指摘をいただきました件につきまして、社内で確認を行い、再発防止に向けて取り組んでまいります。ご不快な思いをさせてしまいましたことをお詫び申し上げます。
- お客様にご不便をおかけしましたことを、大変申し訳なく存じます。今後はスタッフ一同、より一層の責任を持ち、誠実な対応を心がけてまいります。
- ご指摘いただいた内容を真摯に受け止め、より適切な対応ができるよう、社内での教育を徹底してまいります。貴重なご意見をありがとうございました。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出しの挨拶
お詫びのメールの冒頭では、丁寧に謝罪の意を示し、お客様の意見を尊重することが重要です。
- 平素より弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。このたびは、弊社の対応によりご不快な思いをおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
- いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。今回の件につきまして、弊社の対応が至らず、ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
- 先日はお問い合わせをいただき、ありがとうございました。弊社の対応に至らない点があり、ご不快な思いをさせてしまいましたことを、深くお詫び申し上げます。
- いつも弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。このたびの件につきまして、ご迷惑をおかけしましたことを、誠に申し訳なく存じます。
- ご指摘をいただきました件につきまして、ご不快な思いをさせてしまいましたことを、誠に申し訳なく存じます。
締めの挨拶
締めくくりでは、今後の対応について触れ、お客様に安心してもらえるようにすることが重要です。
- 今後は、お客様に安心してご利用いただけるよう、スタッフの指導を徹底し、より良いサービスを提供できるよう努めてまいります。引き続き、ご意見をお寄せいただけますと幸いです。
- いただいたご指摘を真摯に受け止め、社内での対応改善に努めてまいります。引き続き、お気づきの点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
- 今後とも、お客様にご満足いただけるよう、スタッフの教育を強化し、サービス向上に努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございます。今後もより良いサービスを提供できるよう努めてまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。引き続き、よろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況や場面
無責任な態度に関するクレーム対応では、お客様の怒りを増幅させないよう慎重な対応が求められます。まず、お客様が感じた不満を否定せず、しっかりと謝罪の言葉を述べることが重要です。
また、曖昧な謝罪ではなく、具体的な対応策を示すことが大切です。ただ謝罪するだけでは、お客様は納得しない可能性があります。「今後はスタッフの対応を改善するため、社内研修を実施いたします」といったように、改善策を具体的に伝えることで、お客様の不信感を和らげることができます。
さらに、過度にへりくだった表現は避けることも大切です。過剰な謝罪は、お客様に「この企業は信用できない」と思われてしまう可能性があります。そのため、適度な敬意を持ちつつ、冷静で丁寧な言葉遣いを心がけることが求められます。
無責任な態度に関するクレームは、企業の信頼に関わる重要な問題です。適切な対応を通じて、お客様に安心してサービスを利用してもらえるようにすることが大切です。
無責任な態度とクレームの対応・返信メール例文
例文1: 問題発生時の責任転嫁に対するお詫び
件名：不適切な対応に関するお詫び 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者が問題発生時において責任を取らず、他者に責任を押し付けるような態度を取ったことで、〇〇様にご迷惑とご不快な思いをおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今後このような事態を防ぐため、社員教育を徹底し、責任感を持った対応を実践できる体制を整えてまいります。 このたびは多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文2: クレーム処理時の責任逃れに対するお詫び
件名：クレーム対応における不適切な態度についてのお詫び 〇〇様 平素より当社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、クレーム対応時において、弊社担当者が責任を逃れる発言や行動を行い、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 今回の事態を受け、担当者には厳重注意を行うとともに、対応方法について再教育を実施しております。 信頼を回復すべく、誠心誠意努めてまいりますので、何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文3: 対応遅延時の無責任な発言に対するお詫び
件名：対応遅延と不適切な発言に関するお詫び 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社の対応が遅延したうえ、担当者が無責任な発言を行い、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今回の件を受け、社内体制を改め、迅速かつ誠実な対応を行えるよう改善を進めております。 ご迷惑をおかけしたことを重ねてお詫び申し上げるとともに、引き続きご指導賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文4: 説明責任を果たさなかった場合のお詫び
件名：説明責任を果たさなかったことへのお詫び 〇〇様 平素より当社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者が〇〇様に対して適切な説明責任を果たさず、不快な思いをおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 現在、社員教育の強化と対応フローの見直しを進めており、再発防止に努めております。 このたびの不手際を重く受け止め、信頼回復に向け努力を重ねてまいりますので、何かご意見がございましたらお知らせいただければ幸いです。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文5: プロジェクト進行中の責任放棄に対するお詫び
件名：プロジェクト進行中の不適切な対応についてのお詫び 〇〇様 平素より当社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者がプロジェクト進行中に責任を放棄するような態度を取り、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 このような事態を二度と繰り返さないよう、プロジェクト管理体制を見直し、社員教育を徹底してまいります。 ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文6: 責任者不在での不誠実な対応に対するお詫び
件名：責任者不在での不適切な対応についてのお詫び 〇〇様 平素より当社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様からのご要望に対し、弊社が責任者不在を理由に誠実な対応を行わず、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今回の件を受け、社内体制の見直しと共に、責任者不在時にも迅速かつ誠意ある対応が取れるよう改善を進めております。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。引き続きご意見やご指摘を賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文7: 部門間で責任を押し付け合った場合のお詫び
件名：部門間での責任転嫁に関するお詫び 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社の部門間で責任の所在を押し付け合うような対応が発生し、〇〇様にご不快な思いと多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 本件については、責任の所在を明確にし、迅速に解決する体制を構築するよう努めております。 このたびの不手際を深く反省し、信頼回復に向けて全力で取り組んでまいります。何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文8: 意見を無視して進めた対応に対するお詫び
件名：ご意見を尊重しなかったことへのお詫び 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様からいただいた貴重なご意見を無視する形で対応を進めてしまい、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今後はいただいたご意見を真摯に受け止め、対応に反映できるよう改善を進めてまいります。 このたびの件につきまして、心よりお詫び申し上げます。何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文9: 対応ミスの原因説明を怠った場合のお詫び
件名：対応ミスの原因説明不足についてのお詫び 〇〇様 平素より当社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社対応ミスに関する原因説明を怠り、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 本件については、すでに原因を究明し、再発防止策を講じております。今後は速やかな原因説明と誠意ある対応を徹底してまいります。 何かお気づきの点やご要望がございましたら、どうぞお知らせくださいませ。改めて深くお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文10: 不確かな情報に基づく説明に対するお詫び
件名：不確かな情報に基づくご説明に関するお詫び 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者が不確かな情報に基づく説明を行い、〇〇様に混乱とご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今後は事実確認を徹底し、正確な情報を基に対応できる体制を構築してまいります。 このたびは多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文11: 案件遅延の責任を認めなかった場合のお詫び
件名：案件遅延に関する責任回避についてのお詫び 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、案件遅延が発生した際に弊社が責任を認めず、〇〇様に不快な思いをおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 原因の究明と再発防止策を講じ、今後はこのような不誠実な対応を二度と行わないよう徹底してまいります。 ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文12: 不誠実な報告体制に対するお詫び
件名：不誠実な報告体制に関するお詫び 〇〇様 平素より当社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、報告体制に不備があり、〇〇様に誠実さを欠いた対応となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。 本件については、報告手順の見直しを行い、迅速かつ正確にご報告できる体制を整えております。 信頼回復に向け、全社一丸となって取り組んでまいります。このたびのご迷惑を重ねてお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文13: 他部門への責任転嫁に対するお詫び
件名：他部門への責任転嫁についてのお詫び 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社が内部の問題を他部門に押し付ける形で対応を行い、〇〇様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 責任の所在を明確にし、全社で適切な対応を進めていく体制を構築しております。 ご期待を裏切る形となりましたことを深く反省し、今後の改善に努めてまいります。改めてお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文14: 顧客の信頼を損ねた無責任な対応に対するお詫び
件名：信頼を損ねた対応に関するお詫び 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者が無責任な対応を行い、結果として〇〇様の信頼を損ねる事態となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。 今回の件を重く受け止め、全スタッフへの教育と社内体制の見直しを進めております。 信頼回復に向けて尽力してまいりますので、引き続きご意見をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文15: お客様対応時の曖昧な説明に対するお詫び
件名：曖昧な説明によるご迷惑についてのお詫び 〇〇様 平素より当社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社担当者がお客様対応時に曖昧な説明を行い、〇〇様に混乱とご不信を与える結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。 今後は、対応内容の明確化と社員教育を徹底し、再発防止に努めてまいります。 このたびの件につきまして、改めてお詫び申し上げます。何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
