返品商品の確認結果連絡メールを送る際の書き方・注意点
返品商品の確認結果連絡メールでは、商品の状態を丁寧かつ正確に報告し次の対応をスムーズに伝えることが重要です。件名は「【ご報告】返品商品の確認結果について」といった具体的で安心感のある表現を使用します。
本文では「このたびは返品手続きをご利用いただき、誠にありがとうございます」と感謝の言葉を述べた後「返品された商品の状態を確認いたしましたので、ご報告申し上げます」と切り出します。確認結果を明確に記載し問題の有無や商品の状況を正確に伝えます
- 商品に不具合が確認されましたので、交換品を〇〇日に発送いたします。
- お返しいただいた商品に問題は見当たりませんでした。ご希望の返金手続きを進めます。
次に今後の対応や手続き方法を簡潔に説明します。「返金につきましては〇〇営業日以内に指定口座へお振込みいたします」といった具体的な対応内容を記載し、お客様の不安を軽減します。最後に「ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」と締めくくり丁寧かつ安心感のある対応を心掛けます
例文集（文例）
【返品商品の確認結果についてのご連絡】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品いただいた商品についての確認結果をご報告申し上げます。 このたびお送りいただきました【商品名】を確認したところ、以下の通りの状態であることが分かりました。 【確認結果】 ・商品状態：未使用で良好 ・付属品：全て揃っていることを確認 ・梱包状態：問題なし 返品条件に基づき、速やかに返金手続きを進めております。 手続き完了後、改めて詳細をご連絡いたします。 ご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせくださいませ。 引き続き弊社をよろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品された商品状態の確認結果報告】
〇〇〇様 このたびは弊社の商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品商品の確認結果についてご案内申し上げます。 お送りいただいた【商品名】について確認を行った結果、以下の内容が判明いたしました。 【確認内容】 ・商品状態：軽微な傷あり ・付属品：一部欠品（〇〇〇） ・梱包：返品時の梱包材に損傷あり 返品ポリシーに基づき、返金額に調整が必要となる場合がございます。 詳細については、別途メールにて改めてご連絡いたします。 お客様にはご不便をおかけしますが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。 その他ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品確認完了のお知らせ】
〇〇〇様 いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 返品いただきました商品【商品名】の確認結果についてご報告申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：使用感が確認されました ・付属品：不足なし ・梱包状態：良好 返品ポリシーに基づき、今回のご返品は条件に適合しないため、返金手続きの対象外となります。 返品された商品は、お客様のご希望に応じて再送付させていただきますので、ご対応方法をお知らせください。 お客様にはご不便をおかけし、申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。 その他ご質問がございましたら、下記までご連絡くださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品についてのご報告と次の対応】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 返品いただいた商品について確認が完了しましたので、結果をご報告申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：未使用だがパッケージに損傷あり ・付属品：不足なし ・梱包材：一部破損 今回のケースでは、返品条件に適合しておりますため、返金手続きを進めさせていただきます。 返金完了後、改めて詳細をお知らせいたします。 お手数をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 引き続き弊社をご利用いただけますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品確認結果と返金手続きのお知らせ】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 返品いただきました商品について確認が完了しましたので、ご報告申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：未開封で良好 ・付属品：全て揃っていることを確認 ・梱包状態：問題なし 返品ポリシーに基づき、返金手続きを本日開始いたしました。 返金完了までに通常〇〇営業日ほどお時間を頂戴いたしますので、ご了承ください。 このたびはお手数をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 引き続き、何かご不明点がございましたら、下記までご連絡くださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品の確認結果と対応について】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 返品いただいた商品【商品名】の確認結果についてご案内申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：一部破損が確認されました ・付属品：不足なし ・梱包材：外箱に損傷 返品ポリシーに基づき、部分的な返金対応を進めさせていただきます。 詳細な返金額については、別途メールにてお知らせいたします。 お客様にご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 その他ご質問やご要望がございましたら、下記までご連絡ください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品確認完了と次の手続きについて】
〇〇〇様 いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 返品いただきました商品の確認結果についてご案内申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：使用の形跡があり ・付属品：一部欠品（例：取扱説明書） ・梱包：開封済み 返品ポリシーに基づき、今回のご返品は対象外と判断させていただきました。 返品商品については、お客様のご希望に応じて返送手続きを行わせていただきますので、ご連絡くださいませ。 お手数をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。 その他ご不明点がございましたら、下記までご連絡ください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品商品の確認結果と返金についてのご案内】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 返品商品についての確認結果をご報告申し上げます。 【確認結果】 ・商品状態：未使用で非常に良好 ・付属品：全て揃っていることを確認 ・梱包状態：問題なし 返品条件に基づき、返金手続きを開始しております。 通常、返金が反映されるまでに〇〇営業日ほどかかりますので、ご了承ください。 詳細については別途メールでご連絡いたします。 このたびはお手数をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 引き続き弊社をご愛顧いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
