食事会の誘いを失礼なく断るビジネスメールの注意点
取引先から食事会の誘いを断る場合、返信には慎重さと礼儀正しさが求められます。
感謝の気持ちを表す
まず、食事会に誘ってくれたことに対して感謝の気持ちを伝えます。相手に対して礼儀を欠かさず、丁寧に感謝の意を示しましょう。
断る理由を簡潔に伝える
理由は必ずしも詳しく述べる必要はありませんが、相手に納得してもらえるように簡潔に説明します。「予定が入っている」「体調が優れない」など、具体的な理由があれば伝えましょう。
代替案を示す（可能であれば）
もし断る理由が一時的なものであれば、次回の機会を提案することで、関係性を維持することができます。「次回はぜひ参加させていただきます」など、前向きな姿勢を示すことが大切です。
失礼にならないよう心掛ける
断る理由に関しても、相手が不快に感じないよう配慮することが重要です。「今回はご遠慮させていただきます」といった、柔らかな表現を心掛けましょう。
丁寧な締めくくり
最後には、改めて感謝の意を表し、相手の理解に感謝する一文を加えます。誠意を込めた言葉で締めくくることで、関係性がより良好になります。
次に、実際の返信例をご紹介します。
食事会の誘いを失礼なく断るビジネスメール例文【取引先向け】
代表としての役割で参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
このたびは食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お声掛けいただき大変光栄に思っておりますが、残念ながら代表として参加することが難しい状況でございます。社内で調整が必要となり、どうしてもその日は他の業務が優先されるため、参加を見送らせていただくこととなりました。
せっかくのお誘いに応じられず、大変申し訳なく思っております。しかしながら、当社としても貴重なお時間をいただけることを非常に嬉しく感じておりますし、今後別の機会にお誘いいただけるのであれば、ぜひ参加させていただきたいと考えております。その際は、より良い形でご一緒できるよう調整いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
社内の都合で参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
このたびは食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お声がけいただき、大変ありがたく感じております。しかし、残念ながら社内の都合でその日はどうしても参加することができません。社内での重要な会議や打ち合わせが予定されており、その調整がつかず、どうしても外すことができません。
せっかくのお誘いにお応えできず、誠に申し訳ございません。また、次回お誘いいただける際には、しっかりと調整をし、参加できるよう努めさせていただきます。その際は、ぜひともよろしくお願い申し上げます。貴重なお時間をいただけることを楽しみにしておりますので、引き続き良いご関係を築いていければと思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
外部の予定が重なっている場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お誘いの内容については、大変ありがたく感じておりますし、お会いできる機会を心より楽しみにしておりました。しかし、残念ながらその日は既に外部の重要な予定が入っており、どうしても参加することができません。外部のパートナーとの調整がつかず、今回はお断りせざるを得ない状況です。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、また別の機会にお誘いいただける際には、必ず調整のうえ参加させていただきたく思っております。今後ともお付き合いをさせていただく中で、またお会いできる機会があれば嬉しく思います。その際は、どうぞよろしくお願いいたします。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
その他の重要な業務が優先される場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お誘いいただけたことを非常に嬉しく思っておりますし、何度もご一緒できる機会をいただけることに感謝しております。しかし、残念ながらその日は他の重要な業務が立て込んでおり、どうしても参加することができません。業務の進行状況により、予定していた会議や打ち合わせが調整できず、参加を見送ることとなりました。
せっかくのお誘いに応じられず、誠に申し訳ございませんが、また次回お誘いいただける際には、スケジュールを調整し、必ず参加させていただきたいと考えております。その際はどうぞよろしくお願い申し上げます。引き続き、より良い形でお付き合いをさせていただけますよう努力いたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
新たなプロジェクトが始まるため参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
このたびは、食事会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。お声掛けいただき、大変光栄に感じております。しかしながら、現在当社では新たなプロジェクトが始まり、プロジェクトの進行に伴う準備や調整が多忙を極めております。そのため、どうしてもその日程に参加することができません。
せっかくお声掛けいただいたにも関わらず、このようなお返事を差し上げることをお詫び申し上げます。ただ、このプロジェクトが一段落し、業務が落ち着きましたら、ぜひともお会いしてお話をさせていただきたいと考えております。お誘いいただける機会があれば、次回は必ず参加させていただきたく存じます。その際は、日程を調整し、確実に参加できるようにさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
お誘いいただき本当にありがとうございました。今後とも引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
他の重要な会議があるため参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
このたびは食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お声掛けいただきましたことに、心より感謝申し上げます。ただ、残念ながらその日はすでに、当社内で重要な会議が予定されており、そちらに参加する必要があるため、食事会への参加ができないことをお詫び申し上げます。
会議は非常に重要な議題を扱うものであり、そのために時間を調整することができません。その結果、せっかくの機会にお応えできず、本当に申し訳なく思っております。今後、もし別の機会があれば、スケジュールを調整し、必ず参加させていただきたいと考えております。その際には、また改めてご連絡させていただきますので、何卒ご理解いただければ幸いです。
お誘い頂きありがとうございました。今後とも、引き続き良いお付き合いをさせていただければと思いますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
家庭の事情で参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お誘いに感謝申し上げるとともに、貴社との関係をさらに深めることができる素晴らしい機会をいただけたことを大変光栄に思っております。しかし、誠に恐縮ではございますが、その日は家庭の事情があり、どうしても参加することができません。
家庭の都合で急な調整が必要となり、そのためどうしても食事会に参加することができないことを心苦しく感じております。お誘いに応じられず、誠に申し訳ございません。しかし、また別の機会にお誘いいただけましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。その際には、スケジュールを調整し、確実に出席させていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
お誘いいただき、心より感謝申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
出張が重なっているため参加できない場合
○○様
お世話になっております、○○株式会社の○○です。
食事会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。お誘いいただき、心より感謝申し上げます。しかし、残念ながらその日は出張が重なっており、現地での重要な打ち合わせや対応が必要となるため、参加することができません。このようなお返事を差し上げることを非常に心苦しく思っております。
出張先での予定も非常に重要であり、調整が効かない状況ですので、今回お誘いにお応えできないことを深くお詫び申し上げます。しかし、もしまた別の機会がございましたら、是非参加させていただきたく思っております。その際には必ず調整し、参加するつもりですので、何卒ご理解いただければ幸いです。
お誘いをいただきありがとうございました。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
