不良品交換対応完了のお知らせメールを送る際の書き方・注意点
不良品交換対応の完了を伝えるメールでは迅速な対応をお知らせするとともに、購入者への感謝と安心感を伝えることが大切です。件名は「不良品交換が完了しました」と簡潔で安心感を与える表現を使用します。本文では、交換対応が完了した旨を最初に伝え対応した商品名や注文番号を明記します。また交換品の発送状況や追跡番号を添えると、お客様が商品到着をスムーズに確認できます。
「お手元に届いた商品にご満足いただけることを願っております」といった心のこもった一言を加えると良い印象を与えます。さらに再発防止のための取り組みや、何か不具合があった場合の連絡先を記載し、今後も安心して利用してもらえるようにします。最後に「ご理解とご協力をいただき、心より感謝申し上げます」と感謝を伝え、丁寧に締めくくります。
例文集（文例）
【不良品交換の完了についてのお知らせ】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたこと、心よりお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、交換対応が完了した旨をご報告申し上げます。 ご返送いただきました商品【商品名】につきまして、迅速に対応させていただき、新しい商品を本日発送いたしました。 配送情報は以下の通りです。 【配送情報】 ・配送会社名：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お手数をおかけしましたが、商品到着まで今しばらくお待ちいただけますと幸いです。 その他ご質問やご不明な点がございましたら、どうぞ弊社までご連絡くださいませ。 お客様により良い商品とサービスをお届けできるよう、引き続き努力してまいります。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【不良品交換対応が完了しました】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたこと、深くお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、不良品交換対応が完了しましたことをご報告いたします。 ご返送いただきました商品【商品名】に代わる新しい商品を、本日発送いたしました。 発送の詳細は以下の通りです。 【配送情報】 ・配送会社：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様には大変なご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。 新しい商品が無事に到着し、ご満足いただけますよう願っております。 今後も、安心してお取引いただけるよう努めてまいりますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【不良品交換の手続きが完了しました】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたこと、心よりお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、交換手続き完了のお知らせを差し上げます。 新しい商品【商品名】を以下の内容で発送いたしました。 商品到着まで、もうしばらくお待ちいただけますと幸いです。 【配送詳細】 ・配送業者：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様には多大なご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。 今後とも、安心してご利用いただけるよう改善に努めてまいります。 何かお気付きの点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【不良品交換品の発送完了のお知らせ】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、不良品交換の対応が完了したことをお知らせいたします。 交換品【商品名】を本日発送させていただきました。 配送に関する詳細は以下をご確認ください。 【発送情報】 ・配送業者：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様には多大なご迷惑とお手数をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 商品到着後、何かお気付きの点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 今後もお客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう努めてまいります。 引き続き、ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換対応商品発送完了のお知らせ】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたこと、心よりお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、交換対応商品発送完了のご連絡を申し上げます。 新しい商品【商品名】を本日発送いたしました。 配送情報については以下の内容をご確認ください。 【配送情報】 ・配送業者名：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様にはご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 商品到着後に何かお気付きの点がございましたら、どうぞ弊社までご連絡ください。 お客様により良い商品をお届けするため、引き続き改善を重ねてまいります。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換品発送の完了に関するご報告】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたこと、深くお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、交換品の発送が完了したことをご報告申し上げます。 ご返送いただいた商品【商品名】に代わる交換品を本日発送させていただきました。 配送の詳細は以下の通りです。 【配送情報】 ・配送会社名：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。 商品がお手元に届き次第、内容のご確認をお願いいたします。 お客様にご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 今後とも安心してお買い物をお楽しみいただけるよう、努めてまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【不良品交換品発送のお知らせ】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、不良品交換品の発送完了についてお知らせ申し上げます。 ご返送いただいた商品【商品名】に代わり、交換品を以下の内容で発送いたしました。 【配送詳細】 ・配送業者：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様には多大なるご不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 到着後、商品に関するご質問やお気付きの点がございましたら、どうぞご連絡ください。 お客様に信頼いただけるサービスを提供できるよう、今後も尽力してまいります。 引き続き、ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【不良品交換対応に関する進捗のご報告】
〇〇〇様 このたびは弊社商品に不良がございましたことを深くお詫び申し上げます。 担当の〇〇〇より、交換対応完了のご連絡を差し上げます。 交換品【商品名】を本日発送いたしました。 以下の配送情報をご確認ください。 【配送情報】 ・配送業者：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 ・お届け予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 お客様にはご不便をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 交換品が無事に到着し、お客様にご満足いただけますことを心より願っております。 その他お気付きの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせくださいませ。 今後もお客様の信頼に応えるサービスを目指して尽力してまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
