【お詫び状】返金の遅延（返金が遅れている）メール例文|書き出しと締めの挨拶
返金手続きが予定よりも遅れてしまい、お客様や取引先に迷惑をかけている場合に送るメールです。たとえば、クレジットカードの返金処理が滞っている、銀行振込の手続きが遅延している、会計処理の都合で返金が遅れているなど、さまざまな場面で使用されます。
返金が遅れることは、相手にとって不安や不満の原因となるため、単なる謝罪だけではなく、 「なぜ遅れているのか」「いつまでに対応するのか」「相手が取るべき対応があるか」 を明確に伝えることが重要です。
また、金銭が関わる問題のため、曖昧な表現を避け、確実な対応を示すことで、信頼を損なわないよう配慮することが必要です。
メールを送る際の注意点
返金遅延に関するメールは、単なる謝罪ではなく、 誠実な対応を示し、相手の不安を解消する ことが最も重要です。そのため、 「謝罪」「遅延の理由」「今後の対応」「確定した対応期限」「相手へのお願い」 をバランスよく盛り込む必要があります。
まず、最初に お詫びの言葉を述べる ことで、相手に誠意を伝えます。その際、「ご迷惑をおかけしております」「深くお詫び申し上げます」といった 丁寧な表現 を用いることが望ましいです。
次に、 遅延の理由を明確に説明する ことが重要です。ただし、相手にとって関係のない内部事情を詳しく説明する必要はありません。「会計処理の都合により」や「金融機関の対応状況により」など、簡潔に伝えるようにしましょう。
また、 具体的な対応策と今後の予定を示す ことで、相手の不安を軽減できます。たとえば、「〇月〇日までに振込手続きを完了する予定です」「クレジットカード会社の処理が〇日以内に反映される見込みです」といった 明確なスケジュール を伝えることが重要です。
さらに、 相手に取るべき対応がある場合は、具体的に伝える ようにします。たとえば、「銀行口座情報に誤りがないかご確認ください」「処理が完了次第、通知いたしますのでご確認をお願いいたします」といった形で、相手の行動を明確に示します。
最後に、 再度謝罪し、相手の理解を求める ことで、誠意を示しつつ、円満に解決できるようにします。「何かご不明な点がございましたら、お知らせください」などの一文を加えることで、相手が安心しやすくなります。
失礼がない伝え方
謝罪と具体的な対応を明示する
このたびは、返金の手続きが遅れてしまい、ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。現在、会計処理の最終確認を進めており、〇月〇日までには振込手続きを完了する予定です。お待たせしてしまい恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
遅延の理由を簡潔に伝える
お支払いの件につきまして、本来であればすでに処理が完了しているべきところ、会計システムの都合により、返金手続きが遅れております。現在、〇月〇日までには処理を完了できる見込みでございます。お待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。
相手の不安を軽減する表現を加える
このたびは、返金の手続きが予定より遅れ、大変ご不安な思いをさせてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。すでに処理は進めており、〇月〇日までには反映される予定でございます。ご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
相手が取るべき対応を明確にする
お振込先口座情報について確認が必要となるため、お手数をおかけいたしますが、改めてご確認のうえ、ご返信いただけますでしょうか。手続きが完了次第、改めてご報告いたします。ご不便をおかけし、申し訳ございません。
今後の改善策を伝える
このたびは、返金の遅れにより、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。今後、同様の遅延が発生しないよう、内部処理を見直し、迅速な対応を徹底してまいります。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し
- お世話になっております。このたびは返金の手続きが遅れており、ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。
- いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。お支払いに関しまして、本来であればすでに返金が完了しているところ、遅延が発生しており、大変申し訳ございません。
- お忙しいところ恐縮ですが、返金の件についてご連絡いたします。現在、手続きに遅れが生じており、ご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。
- ご確認いただきありがとうございます。このたびは返金処理の遅延により、ご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
- お世話になっております。返金手続きの件でご案内申し上げます。本来であればすでに完了しているところ、遅延が発生しており、大変申し訳ございません。
締めの挨拶
- お忙しい中、ご対応いただき誠にありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
- このたびは、ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
- ご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
- 今後はこのようなことがないよう、迅速な対応を徹底してまいります。何卒よろしくお願い申し上げます。
- このたびは、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんでした。引き続きよろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
返金に関するメールは、金銭が関わるため、相手の信頼を損なわないよう慎重に対応する必要があります。 曖昧な表現を避け、確実な対応策とスケジュールを明示 し、相手の不安を払拭することが重要です。
また、 遅延の原因を説明する際に責任転嫁しないこと も大切です。「〇〇の事情により遅れましたが、すでに対応を進めております」といった形で、誠意を持って対応しましょう。
【お詫び状】返金の遅延（返金が遅れている）ビジネスメール例文
例文1: 返金遅延の一般的なお詫び
件名：返金遅延に関するお詫び 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しており、〇〇様にご迷惑をおかけしておりますことを、心よりお詫び申し上げます。 通常〇営業日以内に処理を行うところ、現在システム上の不具合が発生しており、返金処理が完了しておりません。 現在、〇月〇日までの完了を目指して手続きを進めております。進捗については改めてご報告させていただきます。 お客様には多大なるご不便をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。 何かご不明な点やご要望がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文2: 明確な原因を説明する場合
件名：返金遅延についてのお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。 返金の遅延は、現在社内システムのアップデートに伴うトラブルが原因でございます。 現在、速やかな復旧と処理の完了を目指し、全力で対応しております。〇月〇日までには返金手続きを完了する見込みでございます。 お待たせしている状況にお詫び申し上げるとともに、今後このようなことが発生しないよう、システム運用体制の強化に努めてまいります。 引き続きご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 このたびは、誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文3: 進捗状況を共有する場合
件名：返金遅延に関する進捗のご報告 〇〇様 いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れております件で、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 現在の進捗状況についてご報告させていただきます。 ・返金申請日：〇月〇日 ・現在の処理状況：〇〇部門での確認作業を進行中 ・完了予定日：〇月〇日 お待たせしている状況を深く反省し、迅速な対応に努めております。 進展がございましたら、改めてご連絡申し上げます。何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文4: 法的トラブルが原因で遅れている場合
件名：返金遅延のお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れております件で、ご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。 現在、返金に関する法的な確認手続きが必要となり、通常よりも処理に時間を要している状況でございます。 具体的な進捗につきましては、〇月〇日に改めてご報告させていただきます。 お客様には大変なご不便とご心配をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。 ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 引き続き迅速な対応に努めてまいります。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文5: 謝罪とともに代替案を提示する場合
件名：返金遅延のお詫びと代替案のご提案 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しております件で、〇〇様に多大なるご迷惑をおかけしていることを心よりお詫び申し上げます。 現在の処理状況を踏まえ、以下のような代替案をご提案させていただきます。 ・〇〇にてご返金をお受け取りいただく方法 ・ポイントや割引として次回ご利用いただける対応 いずれもご希望をお伺いのうえ進めさせていただきますので、どうぞご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 なお、返金対応も並行して進めておりますので、進捗があり次第改めてご連絡いたします。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文6: 返金が処理中であることを伝える場合
件名：返金遅延のお詫びと処理状況のご報告 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。 現在、返金手続きは以下の通り進めております。 【現在の状況】 ・返金申請受理：〇月〇日 ・処理ステータス：〇〇部門での確認中 処理が完了次第、改めてご連絡申し上げます。 このたびの遅延によりご不便をおかけしておりますこと、重ねてお詫び申し上げます。何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文7: 返金遅延のお詫びとお客様への感謝を伝える場合
件名：返金遅延のお詫び 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れており、〇〇様にご不安とご迷惑をおかけしていることを心よりお詫び申し上げます。 通常よりも処理に時間がかかっている状況にご理解を賜り、心より感謝申し上げます。 現在、〇月〇日を目途に処理完了を進めております。お待たせしていることを深く反省し、以後このような事態が発生しないよう体制を整えてまいります。 引き続きご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文8: 担当者の変更による遅延を説明する場合
件名：返金遅延のお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社サービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しております件で、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。 担当者の交代が重なった影響で、処理に遅れが生じてしまいました。 現在、新しい担当者が速やかに対応を進めており、〇月〇日までには完了する見込みでございます。 ご不便をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。 ご質問やご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文9: 返金の完了予定を具体的に伝える場合
件名：返金遅延のお詫びと完了予定のご案内 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。 現在、返金処理は最終段階に入っており、〇月〇日までにはお客様のご指定口座へ返金が完了する予定でございます。 お待たせしておりますこと、改めて深くお詫び申し上げます。今後は同様の遅延を防ぐため、確認体制を強化してまいります。 引き続きご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文10: 返金遅延に対する補償を提案する場合
件名：返金遅延のお詫びと補償のご提案 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 お待たせしていることを重く受け止め、返金が完了次第、以下の補償をご提案させていただきたく存じます。 【補償案】 ・次回ご利用いただける〇〇円分のクーポン ・〇〇ポイントの付与 引き続き迅速に処理を進めてまいります。詳細につきましては、改めてご連絡させていただきます。 このたびの件、誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文11: 社内の処理手続きに原因がある場合
件名：返金遅延のお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅れており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。 返金の遅延は、社内の手続き上の確認工程に時間を要していることが原因でございます。 現在、返金処理の迅速化に向け対応を進めており、〇月〇日までには完了予定でございます。 ご不便をおかけしていることを重く受け止め、再発防止に努めてまいります。 何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文12: 金融機関でのトラブルが原因の場合
件名：返金遅延のお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しており、〇〇様にご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。 返金遅延の原因は、現在金融機関での手続きに想定外の遅れが発生しているためでございます。 早急に確認作業を進めており、〇月〇日までに返金が完了する予定です。 お待たせしてしまい誠に申し訳ございませんが、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 引き続き、進展がございましたら随時ご報告いたします。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文13: 手続きの一部に不備があった場合
件名：返金遅延に関するお詫びとご説明 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きに遅れが生じており、〇〇様に多大なご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。 返金手続きの一部に不備があったことが原因で、処理が滞っておりました。 現在、問題を解消し、〇月〇日までには返金を完了する予定です。 お待たせしてしまったことを重く受け止め、再発防止策を徹底してまいります。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文14: 返金処理が完了間近である場合
件名：返金遅延のお詫びと完了予定のご案内 〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延しており、〇〇様にご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。 現在、返金処理は最終段階にあり、〇月〇日にはお客様のご指定口座への返金が完了する予定でございます。 進捗が遅れましたことを重く受け止め、確認体制を強化してまいります。 何かご不明な点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文15: お詫びとともに特典を提供する場合
件名：返金遅延のお詫びとお知らせ 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、返金手続きが遅延し、〇〇様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。 お待たせしておりますことを重く受け止め、返金処理の完了を進めているほか、以下の特典をご提供させていただきます。 【特典内容】 ・〇〇円分のクーポン ・〇〇ポイントの付与 返金は〇月〇日までに完了予定です。お手数をおかけしますが、引き続きご確認いただけますと幸いです。 このたびの件、誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ カスタマーサポート部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
