返品処理の遅延についてのお詫びメールを送る際の書き方・注意点
返品処理の遅延についての連絡メールでは、誠実さとお客様への配慮が求められます。件名は「【お詫び】返品処理にお時間をいただいております」といった内容が一目で伝わるものにします。本文では遅延が発生している旨を明確にお伝えし、その理由を簡潔に説明します。例えば「現在、返品手続きが集中しており、対応に通常よりお時間をいただいております」と状況を共有します
遅延期間の見込みや今後の対応スケジュールを具体的に示すことで、お客様の不安を軽減します。また「お手数をおかけしておりますが、何卒ご理解いただけますと幸いです」といった丁寧な言葉を添え、誠意を伝えます。最後に、お問い合わせ先や進捗状況を確認できる窓口を案内し「今後とも安心してご利用いただけるよう努めてまいります」と締めくくることで信頼感を高めます
例文集（文例）
【返品処理遅延のお詫びとご報告】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品手続きの遅延について深くお詫び申し上げます。 現在、お客様よりご返送いただきました商品【商品名】の返品処理を進めておりますが、確認および手続きに通常よりお時間をいただいております。 遅延の原因は以下の通りでございます。 【遅延の原因】 ・返品商品の確認作業に時間を要しているため ・繁忙期による処理の増加 お客様には多大なるご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。 現在、迅速な対応を心掛け、返品処理の完了を目指して作業を進めております。 処理が完了次第、改めてメールにてご連絡させていただきます。 お待たせしていることを重ねてお詫び申し上げますとともに、引き続きご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品手続きの遅延についてのお詫び】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品手続きの遅延についてお詫び申し上げます。 お客様よりご返送いただきました商品【商品名】の返品処理が、通常よりお時間を要しております。 現在、以下の理由により作業が遅延しております。 【遅延の理由】 ・確認すべき商品の増加による作業の進行遅れ ・システム上の処理の一時的な混雑 お客様にはご不便とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 返品処理の完了予定日につきましては、〇〇年〇〇月〇〇日を目指して対応しております。 進捗状況については随時ご連絡させていただきます。 お待たせしていることを重ねてお詫び申し上げます。 何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品処理が遅延している件についてのお詫び】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品手続きの遅延についてご連絡申し上げます。 このたびご返送いただきました商品【商品名】の返品処理が、予想以上にお時間をいただいております。 お客様には多大なご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。 遅延の原因は、現在の返品件数の増加および確認作業の集中によるものです。 現在、体制を整え、迅速に対応を進めております。 完了までに〇〇日程度を予定しておりますが、進捗があり次第早急にご連絡申し上げます。 お客様にはご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品手続きの進行遅れについてお詫び申し上げます】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品処理の遅延について深くお詫び申し上げます。 現在、ご返送いただいた商品【商品名】の確認作業および返品処理を進めておりますが、作業が通常より遅れております。 遅延の理由といたしまして、繁忙期により返品件数が増加している状況が挙げられます。 お客様には多大なご不便をおかけしておりますこと、重ねてお詫び申し上げます。 進行状況につきましては、〇〇年〇〇月〇〇日を目安に完了予定です。 また、進捗状況が変わり次第速やかにご連絡させていただきます。 お待たせしておりますことを重ねてお詫び申し上げますとともに、引き続きご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品処理遅延のご連絡とお詫び】
〇〇〇様 平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品手続きに関する重要なご連絡を申し上げます。 ご返送いただきました商品【商品名】の返品処理につきまして、通常よりもお時間をいただいております。 このたびの遅延によりお客様にご不便をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。 遅延の理由といたしまして、返品件数の急増および確認作業の混雑がございます。 現在、処理を迅速化するための対応を進めております。 返品手続きの完了予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】でございます。 進捗状況については、引き続きメールにてお知らせいたします。 ご不明点がございましたら、いつでも弊社サポートまでお問い合わせください。 お客様にご不便をおかけしておりますことを重ねてお詫び申し上げますとともに、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品手続き遅延のお詫びと現状報告】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品処理の遅延についてお詫び申し上げます。 現在、ご返送いただいた商品【商品名】の返品手続きを進めておりますが、通常よりも時間を要しております。 お客様には大変ご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。 【遅延の原因】 ・返品確認作業の集中による処理の遅延 ・システムメンテナンスによる一時的な影響 処理の完了予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】となっております。 進捗状況が更新され次第、早急にご連絡いたします。 お客様にご不便をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。 何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品手続きが遅延している件について】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品処理の進行状況についてご報告申し上げます。 現在、返品手続きが通常よりも遅れております。 お客様よりご返送いただいた商品【商品名】につきまして、確認作業が滞っており、対応にお時間をいただいております。 【遅延の原因】 ・繁忙期による返品件数の増加 ・返品管理システムの一時的な遅延 お客様には多大なるご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。 処理完了予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】となっております。 進展があり次第、随時ご報告させていただきます。 お客様には大変なご不便をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 引き続き、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品手続き遅延のお詫びと処理完了予定のご案内】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品手続きの遅延について深くお詫び申し上げます。 現在、ご返送いただきました商品【商品名】の返品処理が通常よりも時間を要している状況でございます。 お客様には多大なるご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。 【遅延の原因】 ・返品確認作業の集中による進行遅れ ・物流システムの一時的な障害 処理完了予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】を予定しております。 進行状況が更新され次第、速やかにご連絡申し上げます。 お客様にはご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。 ご質問やご不明点がございましたら、いつでも弊社サポートまでお問い合わせくださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
