難しい、できない敬語で言い回して、お断り・お詫び
業務上、対応が難しい依頼を受けた際や、期待に添えない状況になったときに、相手に失礼のないようにお断りやお詫びを伝える際に使用します。特に、取引先やお客様に対しては、単に「できません」と伝えるのではなく、柔らかい表現を用いて、申し訳ない気持ちが伝わるよう配慮することが求められます。
- 業務範囲外の依頼があり、対応が難しい場合
- 納期やスケジュールの関係で対応ができない場合
- 規定や契約上の理由でお引き受けできない場合
- 技術的な問題や人員不足により、対応が困難な場合
- 過去に対応していたが、現在は業務内容が変わりお受けできない場合
メールを送る際の注意点
遠回しすぎず、伝わりやすい言葉を選ぶ
敬語を使う際、過度に遠回しな表現を使うと、相手が意図を正しく理解できないことがあります。「難しい」「厳しい」「お受けいたしかねます」など、柔らかくても明確に断りの意図が伝わる表現を選びます。
感謝の気持ちを伝える
断る際は、まず相手が依頼してくれたことに対して感謝の意を示します。「ご相談いただきありがとうございます」「お声がけいただき、心より感謝申し上げます」などの言葉を添えることで、印象を和らげることができます。
代替案があれば提案する
完全に断るのではなく、別の解決策を提示することで、相手の負担を軽減できます。「代わりに○○をご検討いただくのはいかがでしょうか」など、他の方法を提案することで、関係を良好に保つことができます。
申し訳ない気持ちを伝える
単に「できません」と伝えるのではなく、「お力になれず申し訳ございません」「誠に恐縮ですが」といった言葉を加えることで、誠意が伝わりやすくなります。
必要以上に長くならないようにする
敬語を使うと文章が長くなりがちですが、要点を明確にして、相手がすぐに理解できるよう意識することも重要です。
失礼がない伝え方
ご期待に沿うことができず、心苦しく存じます
お世話になっております。このたびはご相談いただき、誠にありがとうございます。せっかくのお申し出ではございますが、弊社の業務範囲外となるため、対応が難しい状況でございます。ご期待に沿うことができず、心苦しく存じますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、お引き受けいたしかねます
お世話になっております。貴社よりいただきましたご依頼につきまして、社内で慎重に検討いたしましたが、誠に恐縮ではございますが、今回はお引き受けいたしかねる状況でございます。ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
大変申し訳ございませんが、対応が難しい状況です
お世話になっております。このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。せっかくご依頼いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございませんが、弊社の事情により対応が難しい状況でございます。お力になれず心苦しい限りですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
せっかくのお話ではございますが、ご期待に沿えず申し訳ございません
お世話になっております。貴社よりいただきましたご依頼につきまして、社内で慎重に検討いたしましたが、あいにく現時点では対応が難しい状況でございます。せっかくのお話ではございますが、ご期待に沿えず申し訳ございません。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
申し訳ございませんが、ご対応いたしかねます
お世話になっております。今回のご依頼につきまして、弊社の都合によりご対応いたしかねますこと、心よりお詫び申し上げます。貴社のご要望にお応えできず、大変心苦しく存じますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し
- いつもお世話になっております。貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
- 平素より格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。
- 先日はお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
- 貴社の皆様には、ますますご清祥のことと存じます。
- いつも弊社をご愛顧いただき、厚く御礼申し上げます。
締めの挨拶
- 今後とも変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- 大変恐れ入りますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
- 貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
- お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
- 相手に不快な印象を与えないようにする
- 曖昧な表現を避け、意図が伝わるようにする
- 無理なお願いをされても、断る姿勢を明確にする
- 代替案を提示できる場合は提案する
- 長期的な関係を考え、誠意を持った対応をする
その際の言い方
ご期待に沿えず、誠に申し訳ございません
誠に恐縮ではございますが、ご対応が難しい状況でございます
せっかくのご相談ではございますが、対応いたしかねます
申し訳ございませんが、ご希望には添いかねます
大変申し訳ございませんが、お受けすることができません
難しい、できない敬語で言い回してお断り・お詫びビジネスメール例文
スケジュール調整が困難な場合
件名：日程調整について 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご提案いただきました日程につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状では調整が難しい状況でございます。可能であれば、以下の日程で再調整いただけますと幸いです。 ・〇月〇日（〇曜日） ・〇月〇日（〇曜日） ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
予算調整ができない場合
件名：ご提案についてのお願い 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご提案に関しまして、誠に申し訳ございませんが、現状の予算内での対応が難しい状況でございます。別の形で対応できる可能性を検討しておりますので、追ってご提案させていただきます。 ご期待に添えず心苦しい限りですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
短納期の依頼を断る場合
件名：納期についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご依頼いただきました案件につきまして、誠に恐れ入りますが、いただいた納期内での対応は現状難しい状況でございます。現在の工程では〇月〇日が目安となりますが、可能な限り前倒しを検討してまいります。 ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
特定の仕様変更ができない場合
件名：仕様変更についてのお願い 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきました仕様変更について、誠に申し訳ございませんが、現状のシステム構成では対応が難しい状況でございます。代替案として、〇〇をご提案させていただきますので、ご検討いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
緊急対応が難しい場合
件名：緊急対応についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご依頼につきまして、誠に恐縮ではございますが、緊急対応が難しい状況でございます。可能な限り早急に対応を進めておりますが、〇月〇日までお時間をいただけますと幸いです。 ご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
商品の在庫がない場合
件名：商品在庫について 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびお問い合わせいただきました商品につきまして、誠に申し訳ございませんが、現在在庫がない状況でございます。次回入荷予定は〇月〇日を予定しておりますので、入荷次第ご連絡申し上げます。 ご希望にお応えできず、心苦しく存じますが、何卒ご了承いただけますと幸いです。
追加要望を実現できない場合
件名：追加要望についてのお願い 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびいただきました追加のご要望につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状では実現が難しい状況でございます。可能な範囲での調整案をご提案させていただきますので、ご確認いただけますと幸いです。 何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
イベント開催日程の変更ができない場合
件名：イベント日程について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご相談いただきましたイベント日程の変更につきまして、誠に恐れ入りますが、現状の調整では変更が難しい状況でございます。既定の日程で進行させていただきたく存じます。 ご希望に沿えず申し訳ございませんが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
コスト削減の要望に応じられない場合
件名：お見積りについてのお願い 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのコスト削減のご要望につきまして、誠に申し訳ございませんが、現行の条件では対応が難しい状況でございます。ただし、別の方法で費用の最適化を検討しておりますので、追ってご提案させていただきます。 ご期待に沿えず心苦しく存じますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
急な仕様変更に対応できない場合
件名：仕様変更の件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきました仕様変更につきまして、誠に恐縮ではございますが、現状では急な変更に対応することが難しい状況でございます。現在の工程を踏まえた代替案を検討中ですので、後ほどご提案させていただきます。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
緊急対応が間に合わない場合
件名：緊急対応についてのお願い 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびの緊急のご依頼につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状のリソースでは即時対応が難しい状況でございます。可能な限り早急に進めさせていただきますが、完了までに〇月〇日までお時間を頂戴できればと存じます。 ご不便をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
既定の仕様から逸脱した対応ができない場合
件名：ご要望への対応について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびいただきましたご要望につきまして、誠に恐縮ではございますが、既定の仕様から逸脱した対応を行うことが難しい状況でございます。代替案を検討し、追ってご提案させていただきます。 お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
納期が間に合わない場合
件名：納期についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご依頼いただきました件につきまして、誠に申し訳ございませんが、提示いただいた納期までに対応することが難しい状況でございます。現在の進行状況を踏まえ、〇月〇日を目指して対応を進めております。 ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
特定の技術が利用できない場合
件名：技術的対応についてのお願い 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご依頼いただきました技術的な対応につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状のシステムでは実現が難しい状況でございます。他の方法で対応できる可能性を検討し、改めてご提案申し上げます。 ご迷惑をおかけし心苦しく存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
契約条件の変更ができない場合
件名：契約条件についてのご相談 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびの契約条件変更のご提案につきまして、誠に恐れ入りますが、現行の契約内容では変更が難しい状況でございます。別の形でのご提案を検討しておりますので、後日改めてご連絡させていただきます。 お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。
短期間での対応が難しい場合の例
お世話になっております。
○○株式会社の○○（自分の名前）でございます。
このたびは、○○に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございます。いただいた内容について、社内で慎重に検討を重ねましたが、残念ながら、短期間での対応が難しい状況にございます。
ご指定いただいたスケジュールに合わせることができないことについて、深くお詫び申し上げます。現在、社内でのリソース調整や他のプロジェクトとの兼ね合いがあり、急ぎの対応が難しい状況となっております。ただ、私どもとしてもできる限りご協力したいと考えており、少し調整を加えた形で、別のスケジュールをご提案させていただければと思います。
もし、ご都合がよろしければ、その再調整をお話しさせていただきたく存じますので、お手数をおかけしますが、再度お知らせいただけますと幸いです。
ご期待に添えず、心からお詫び申し上げますが、引き続きご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
提案内容の変更が必要な場合の例
お世話になっております。
○○株式会社の○○（自分の名前）でございます。
先日いただいたご提案について詳細を拝見し、社内で慎重に検討を行った結果、非常に申し訳なく思っておりますが、現状ではそのままでの実現が難しいという結論に至りました。
その理由として
●●（例：当社の設備では要件を満たせない、予算が不足している、他の優先案件がある）などがあり今の形ではご要望にお応えすることができません。しかしながら、私どもとしましても、他の方法でお手伝いできる可能性があるかと考え、別の方向性での提案をいくつか考えました
もし、ご興味をお持ちいただけましたら、そちらの提案内容をお伝えさせていただきたく存じます。どの提案も、お客様にとって有益であるように尽力いたしますので、ぜひご検討いただければ幸いです。
今回、お力になれなかったこと、大変申し訳なく思っておりますが、引き続きご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
技術的な制約によって対応できない場合の例
お世話になっております。
○○株式会社の○○（自分の名前）でございます。
先日はお忙しい中、○○についてのご相談をいただき、誠にありがとうございました。お話を拝見し、当社内で詳細な調査と検討を行った結果、大変申し訳ありませんが、現在の技術レベルではご依頼にお応えすることができません。
具体的には、●●（例：特定の技術やシステムが現行の設備に対応していない、開発に時間がかかりすぎる、他のリソースが必要など）という問題があり、今の段階ではご要望通りの形でお手伝いすることができませんでした。
ただし、私どもとしては最善を尽くし、今後の技術的な進展を見守りつつ、他の方法でお手伝いできる道がないかを再度検討いたします。また、もし他のご要望があれば、ぜひお聞かせいただけますと幸いです。
今回、お力になれなかったこと、大変心苦しく思っておりますが、引き続きご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
納期が間に合わない場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます。
先日いただいたご依頼につきまして、社内で慎重に検討させていただきましたが、誠に申し訳ございませんが、予定していた納期に間に合わせることが非常に難しい状況です。
具体的には、予想以上に作業に時間がかかる部分が発覚したため、現時点では指定の期日内での完成が困難となっております。これに関しては、何よりも品質を最優先にしたいと考えており、無理に納期を守るよりも、しっかりと仕上げるためには若干の延期が必要と判断させていただきました。
延期後の新しい納期案については、すぐにご提示させていただきますので、その後のご確認をお願いできればと思います。ご迷惑をおかけしますこと、心からお詫び申し上げますが、品質向上のためにご理解いただければ幸いです。
引き続きご協力をお願い申し上げます。
サービスや商品に関する要求を満たせない場合の伝え方
お世話になっております。
○○（自分の名前）でございます。
このたびは、○○に関してご依頼をいただき、誠にありがとうございます。お話をいただきました内容について検討させていただいた結果、非常に申し訳ないのですが現在のサービスまたは商品ではご要望に完全にお応えすることができません。
●●（例：在庫の問題、規格の違い、技術的な制限）が影響しており現時点ではご希望通りの対応が難しいという状況です。私どもとしましても、できる限り柔軟に対応したいと考えておりますので、代替案をいくつかご提案させていただきます。
もしご興味があれば、これらの代替案をご検討いただければ幸いです。また、今後状況が変わった際には、改めてご連絡させていただきますので、引き続きご意見をいただければと思います。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
対応できるリソースが不足している場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます。
先日ご依頼いただきました件について、社内で検討し、必要なリソースを確認いたしましたが、残念ながら現時点ではご依頼にお応えするための十分なリソースが確保できない状況です。
、●●（例：担当者の不足、技術者の配置が難しい、機器が不足している）などの理由で、現在の体制ではご希望の内容に十分な対応ができません。
私どもとしては非常に心苦しく感じておりますが、リソースの追加や調整が可能になり次第、すぐに対応を進めさせていただきます。また、その際には改めてお知らせいたしますので、今後ともご協力をお願い申し上げます。
お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
希望通りの提案ができない場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます。
このたびは、○○の提案をいただき誠にありがとうございます。
いただいた内容を社内で検討した結果、非常に申し訳ありませんが、現状ではご希望に添える形でのご提案が難しい状況です。
具体的には、●●（例：予算の都合や時間的制約、技術的な要因）が影響し、ご依頼の内容をそのまま実行することが現時点では難しいという結論に至りました。
しかし私どもとしても他の方法でお力になれるよう、以下の代替案を考えました。
・提案1（例：予算内で実現できる範囲のプラン）
・提案2（例：期日を少し延ばしてご対応可能な案）
これらの案であれば、お客様にとっても有益な選択肢となると考えております。ぜひご検討いただけますと幸いです。
また、これ以外にも可能な限りのご対応をさせていただきますので、引き続きご相談をいただければと思います。
再度、ご希望に添えずご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げますが、今後ともよろしくお願い申し上げます。
相手の要求に対して料金を上げざるを得ない場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます。
ご依頼いただいた○○の件について、社内で慎重に検討した結果、非常に申し訳ないのですが、当初ご提示した料金でのご対応が難しいという結論に至りました。
●●（例：ご依頼内容の変更や作業の範囲が拡大したこと、必要な材料費が予想以上に高くなったこと）が影響しており、これを反映させるためには料金を見直す必要がございます。
そのため、現行の料金から●●円の追加をお願いしたいと考えております。ただ、できるだけお客様の負担を軽減するため、追加料金が発生しないように調整を進めておりますので、ご理解いただけますと幸いです。
また、もしご予算の関係でご不安があれば、代替案としてよりコストパフォーマンスの高いプランもご提案させていただきます。お手数をおかけいたしますが、再度ご確認いただけますでしょうか。
今後とも、よりよいサービスを提供できるよう努めて参りますので、引き続きご指導・ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
他の企業に依頼されている案件で協力できない場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます
○○（案件名）に関して、先日はお話をいただきまして誠にありがとうございます。
しかし、非常に申し訳ないのですが、既に他の企業と契約を結んでいるため、現時点ではご依頼に対して協力することができない状況です。ご期待に添えず、大変心苦しく思っております。
お客様にとっても、この案件は重要であることを私どもも重々理解しており、可能な限りサポートできる方法がないかを模索していましたが、契約上の制約があるため、協力することができませんでした。
とはいえ、他の方法でお手伝いできる可能性もあるかもしれません。
例えば、●●（例：他の関連企業の紹介や別のアドバイスを提供するなど）といった形でサポートできるかもしれませんので、その際はぜひお知らせください。
ご期待に応えられず申し訳ございませんが、引き続きお客様にとって最善の方法を見つけられるよう尽力いたしますので、今後ともご相談いただければと思います。何卒よろしくお願い申し上げます。
自社製品が期待通りの結果を出せなかった場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます
まずは、○○（製品名）の導入に関して、貴重なご意見を賜り、心より感謝申し上げます。お客様にご期待いただいていた結果について、誠に申し訳ありませんが、現時点では十分に満足いただけるレベルに達していないことをお詫び申し上げます。
私どもとしても製品の性能向上に努めており、これまでにもいくつかの改善案を試みましたが、残念ながらご要望に完全に応えることができていない状況です。このままではお客様にご迷惑をおかけすることが予想されるため、すぐに対応策を講じるべく、社内での対応を強化いたします。
具体的には以下の対応を進めております： ・製品のソフトウェアアップデートにより機能を改善する
・特定の問題に関しては、直接的なサポートを強化し、必要に応じてお客様に専用のサポートチームを組織する
・今後の改善について、さらに詳細なレポートをお届けし、お客様のご要望に基づいた対応を検討する
これらの施策を実行することで、製品のパフォーマンスが改善され、お客様にとってより満足いただける結果をお届けできるよう尽力いたします。引き続きご支援を賜りますようお願い申し上げます
改めて、今回の件に関して深くお詫び申し上げますが、今後ともよろしくお願い申し上げます。
提案内容に対して不安を感じた場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます
先日ご提案させていただいた内容について貴重なフィードバックをいただき、誠にありがとうございます。お客様からいただいたご意見を真摯に受け止めております。
ご提案させていただいた内容に関して、若干の不安を感じていらっしゃるとのことでしたが、その点について詳しくご説明させていただきます。私どもとしても、いただいたご意見を踏まえて、以下のように対応することを検討しております
・内容の見直し：お客様がご懸念されている点を十分に反映させる形で、具体的な調整を行います。
・追加の情報提供：不明点や懸念されている部分に関して、より具体的な資料や事例をお伝えし、安心してご判断いただけるようにサポートいたします。
・実施後のフォローアップ：実際に導入された後も、十分なサポートを提供し、もし問題が発生した場合には迅速に対応できる体制を整えます
これらの施策を通じて、お客様のご不安を解消し、信頼いただけるサービスを提供できるように努めてまいります。引き続き、貴重なご意見をいただけますと幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。
不明点があるため追加情報を求める場合の伝え方
お世話になっております。○○（自分の名前）でございます。
○○（案件名）に関して、先日いただいた資料を拝見いたしました。非常に詳しく記載されている内容で、感謝しております。しかしながら、いくつかの点について追加の情報が必要と感じておりますので、再度ご確認いただきたくお願い申し上げます。
具体的には、以下の点についてもう少し詳細なご説明をお願いしたいと考えております
・●●（例：納期やスケジュールの変更点について、具体的な日程を教えていただけると助かります）
・○○（例：価格体系の見積もりに関して、詳細な内訳をお教えいただけますか）
・△△（例：契約条件について、追加で確認が必要な点がございますので、さらに詳しいご案内をいただけると幸いです）
これらの情報が整い次第、こちらでも更なる検討を進めさせていただき、最終的な判断をさせていただきます。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます
引き続き、こちらからの確認にご協力いただけますようお願い申し上げます。
