体調不良で取引先に行けなくなったメール例文|書き方・注意点・書き出しと締めの挨拶
体調不良で取引先への訪問が難しくなった際、相手に対して丁寧にキャンセルの連絡をする必要があります。直前の変更となることが多いため、迅速かつ誠実に対応し、相手に負担をかけないよう配慮した表現が求められます。また、謝罪だけでなく、代替案を提示することで誠意を伝え、関係を良好に保つことが重要です。
メールを送る際の注意点
体調不良による訪問のキャンセルを伝える際には、相手に不快な思いをさせないよう慎重な言葉遣いが必要です。以下の点に注意してください。
訪問できないことを明確に伝える
体調不良により訪問が難しくなったことを、簡潔かつ丁寧に伝えます。「申し訳ございませんが」「やむを得ず」といった表現を用いると、相手に配慮した印象を与えます。
謝罪を最優先にする
取引先は時間を調整して待っている可能性があるため、「急なご連絡となり申し訳ございません」や「お時間を頂戴する予定でしたのに」といった謝罪の言葉を先に伝えます。
代替案を提案する
可能であれば、訪問を別日に変更するか、オンラインミーティングなど別の手段を提案します。「改めてご都合の良い日程をお知らせいただけますでしょうか」と伝えることで、相手に安心感を与えます。
相手の負担を考慮する
直前の変更となったことへの謝罪に加えて、「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」「お手数をおかけいたしますが」といった表現を添え、相手に配慮する姿勢を示します。
簡潔で分かりやすい文面にする
ビジネスメールは簡潔かつ要点を押さえたものが望ましいため、長すぎず、わかりやすい文章を心掛けます。
失礼がない伝え方
お世話になっております。
本日、貴社へ訪問の予定でしたが、急な体調不良により、訪問が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
つきましては、改めて日程を調整させていただければと存じます。
ご都合の良いお日にちをお知らせいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
本日予定しておりました訪問ですが、体調不良のため、やむを得ずキャンセルさせていただきたく存じます。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
可能であれば、改めて日程をご調整いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
お世話になっております。
本日は貴社へお伺いする予定でしたが、体調を崩してしまい、訪問が難しくなりました。
お忙しい中、ご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
今後の日程について、改めてご相談できればと存じます。何卒よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
本日予定していた訪問ですが、体調不良のため、急遽外出が難しくなってしまいました。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、改めて日程のご相談をさせていただければと思います。
ご都合の良いお日にちをお知らせいただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
お世話になっております。
本日、貴社へ訪問の予定でしたが、体調不良により伺えなくなってしまいました。
直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけいたします。誠に申し訳ございません。
可能であれば、改めて日程を調整できればと考えております。ご相談させていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出し
お世話になっております。
本日は貴社へ訪問の予定でしたが、急な体調不良のため、伺えなくなりました。
お世話になっております。
本日、ご訪問を予定しておりましたが、体調を崩してしまい、急遽キャンセルせざるを得なくなりました。
お世話になっております。
本日、貴社へお伺いする予定でしたが、体調不良により外出が難しくなってしまいました。
お世話になっております。
突然のご連絡で申し訳ございません。本日予定しておりました訪問ですが、体調不良のため伺うことができなくなりました。
お世話になっております。
本日は訪問の予定でしたが、急な体調不良により、ご連絡を差し上げました。
締めの挨拶
お手数をおかけしますが、改めてご都合の良い日程をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
直前のご連絡となり大変申し訳ございません。お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
ご不便をおかけし恐縮ですが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
体調が回復次第、改めてご連絡いたします。何卒よろしくお願いいたします。
注意しないといけない状況
体調不良で訪問できない場合、次の点に注意する必要があります。
- ギリギリのタイミングでの連絡は避ける
できるだけ早めに連絡することで、取引先の予定変更への負担を軽減できます。 - 代替案を準備する
取引先の都合も考慮し、可能であれば代替案（訪問日の変更・オンライン会議など）を提示します。 - 謝罪と配慮を忘れない
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」「急なご連絡となり申し訳ございません」といった謝罪の言葉を忘れずに伝えます。 - 曖昧な表現を避ける
「行けるかもしれない」といった曖昧な表現ではなく、「伺えません」と明確に伝えることで、相手が対応しやすくなります。 - 必要があれば第三者に連絡を頼む
体調が重くメール対応も難しい場合は、社内の同僚や上司に代理で連絡を依頼することも選択肢となります。
体調不良で取引先（社外）に行けなくなったメール例文
【訪問延期のお願い（体調不良）】
件名：本日の訪問延期のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました貴社訪問の件ですが、急な体調不良により、伺うことが難しくなってしまいました。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。 つきましては、別日での再調整をお願いしたく存じます。以下の日程を候補としてご提案させていただきますので、ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 急なお願いとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【訪問キャンセルのお詫び】
件名：本日の訪問キャンセルについて 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問ですが、体調不良のため急遽キャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。 ご迷惑をおかけする形となり、誠に申し訳ございません。 後日改めて訪問させていただきたく存じますので、日程調整のご連絡を差し上げます。 ご理解いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
【訪問延期のご相談】
件名：訪問日程の延期についてご相談 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました貴社への訪問についてですが、体調不良のため、誠に申し訳ございませんが日程の延期をお願いできないかご相談させていただきます。 こちらからの候補日程をお送りさせていただきますので、ご確認いただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
【体調不良による訪問中止のお願い】
件名：本日の訪問中止について 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様、いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問についてですが、体調不良により伺うことが難しい状況となってしまいました。 直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。 体調が回復次第、改めて日程をご相談させていただきたく存じます。 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
【体調不良による日程変更のお願い】
件名：日程変更のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました貴社訪問についてですが、体調不良のため、急遽日程の変更をお願いせざるを得なくなりました。 ご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。 恐れ入りますが、以下の日程で改めてお時間をいただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
【訪問延期のお願い（体調不良）】
件名：訪問延期のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました貴社への訪問ですが、体調不良により伺うことが難しくなってしまいました。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけする形となり申し訳ございません。 後日、改めて訪問させていただきたく、以下の日程をご提案いたします。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
【体調不良による訪問スケジュール変更のお願い】
件名：訪問スケジュール変更のお願い 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様、いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問について、急な体調不良のため、伺うことが難しい状況となってしまいました。 誠に申し訳ございませんが、スケジュールの変更をご相談させていただければと存じます。 改めて以下の日程でお時間をいただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【商談延期のご相談（体調不良）】
件名：商談延期のお願い 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 急な体調不良により、本日予定しておりました貴社での商談を延期させていただきたく、ご相談申し上げます。 ご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。 以下の候補日程をご提案させていただきますので、ご都合をお聞かせいただければ幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
【打ち合わせキャンセルのお願い】
件名：打ち合わせキャンセルのお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 急な体調不良により、本日予定しておりました打ち合わせをキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけしますこと、誠に申し訳ございません。 後日改めて日程を調整させていただきたく存じますので、ご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
【訪問日時の再調整をお願い】
件名：訪問日時の再調整のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問ですが、急な体調不良により伺うことが難しくなってしまいました。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。 つきましては、以下の日程で再調整をお願いできればと存じます。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 何卒ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
【訪問キャンセルのお詫び】
件名：本日の訪問キャンセルについて 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問ですが、急な体調不良のため、伺うことが難しい状況となってしまいました。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 資料や進捗については別途メールまたはお電話にてご共有させていただきます。 何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
【急なキャンセルのお詫び】
件名：急な訪問キャンセルのご連絡 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました訪問ですが、急な体調不良により伺うことが難しくなりました。 ご多忙中にもかかわらず、このような形でご迷惑をおかけしますこと、誠に申し訳ございません。 予定しておりました内容については、後ほどメールにて詳細をご報告させていただきます。 何卒ご理解いただけますと幸いです。
【訪問予定の取り止めについて】
件名：本日の訪問中止について 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました訪問につきまして、急な体調不良により中止とさせていただきたく、ご連絡差し上げました。 事前に調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 本件についてはメールまたはお電話で進めさせていただければ幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
【体調不良による訪問辞退のお詫び】
件名：訪問辞退のご連絡とお詫び 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様、いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました貴社訪問について、体調不良により辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 本日の議題につきましては、後日資料をお送りし、補足説明をさせていただきます。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
【急な事情による訪問取り止め】
件名：本日の訪問取り止めのご連絡 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました貴社訪問ですが、急な体調不良により、伺うことが難しい状況となってしまいました。 このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。 資料などは本日中にメールでお送りさせていただきます。 ご確認いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
