契約書の確認・署名のお願いメール例文|契約書の内容確認と署名をお願いする
「契約書の確認・署名のお願い」は、ビジネスや取引において契約書を相手に確認してもらい、署名を求める際に使用されます。契約内容について最終確認をお願いする場合や、相手に署名をしてもらいたい時に重要な役割を果たします。契約書が作成され、あとは署名をもらう段階になった際、相手に不明点や懸念事項がないかを確認してもらい、署名を求めるためのメールとして活用します。
このようなメールは、契約成立のための最後の重要なステップとして使われます。契約相手に契約内容を再確認してもらい、スムーズに署名をしてもらうために丁寧な依頼を心掛けることが大切です。
メールを送る際の注意点
確認事項を明確に伝える
メールの本文では、どの契約書を確認してほしいのかを具体的に明記し、添付資料がある場合はそれを必ず添付したことを伝えます。確認するポイントや署名をお願いする箇所も明確にして、相手が理解しやすくすることが重要です。
丁寧で配慮のある表現を使用する
契約書に関するお願いはビジネス上の大事なやり取りとなるため、丁寧な言葉遣いや配慮が求められます。感謝の意を込めて、相手の時間を無駄にしないように伝えることが大切です。
署名に必要なアクションを具体的に説明する
署名をもらう方法や、署名後にどのように返送してもらうか、具体的な手順を伝えることが求められます。相手がスムーズに署名できるように導くことが重要です。
期日を設定する
署名を求める際には、なるべく早く返答をもらえるように、期限を設定することが大切です。これにより、契約を遅延なく進めることができます。
プロフェッショナルなトーンを維持する
契約に関するメールは、過度にカジュアルにならないよう注意し、常にプロフェッショナルな印象を与えるよう心がけます。どのような理由で署名をお願いしているのか、どのような利点があるのかを簡潔に説明することも大切です。
他の失礼がない伝え方
- 「お忙しいところお手数をおかけいたしますが、契約書をご確認の上、署名をお願い申し上げます。」
- 「ご多忙のところ恐れ入りますが、添付の契約書をご確認いただき、署名をお願い申し上げます。」
- 「お手数をおかけいたしますが、署名をお願いする契約書を添付させていただきました。ご確認の程、よろしくお願い申し上げます。」
- 「ご確認いただきたく、契約書を添付いたしました。署名をお願いできますと幸いです。」
- 「ご確認の上、署名をいただけますよう、お願い申し上げます。」
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出しの挨拶
- 「お世話になっております、○○（自分の名前）です。」
- 「こんにちは、○○（自分の名前）です。」
- 「○○様、いつもお世話になっております、○○（自分の名前）です。」
- 「お忙しいところ失礼いたします、○○（自分の名前）です。」
- 「○○（相手の名前）様、日頃より大変お世話になっております、○○（自分の名前）です。」
締めの挨拶
- 「お手数をおかけしますが、何卒ご確認の上、署名いただけますようお願い申し上げます。」
- 「ご確認の程、よろしくお願いいたします。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」
- 「ご不明点がございましたら、ご遠慮無くお知らせください。ご確認の程、よろしくお願いいたします。」
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 「お手数をおかけしますが、ご確認の上、署名をお願い申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」
例文
- お世話になっております、○○（自分の名前）です。先日お送りしました契約書の件ですが、お手数をおかけいたしますが、添付の契約書にご署名をお願い申し上げます。内容をご確認のうえ、署名をいただけますと幸いです。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- こんにちは、○○（自分の名前）です。先日お送りした契約書の確認をお願い申し上げます。内容をご確認いただき、署名をいただけますようお願いいたします。もしご不明点があれば、お気軽にお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
- ○○様、いつもお世話になっております、○○（自分の名前）です。契約書の内容をご確認いただき、署名をいただけますようお願い申し上げます。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- お世話になっております、○○（自分の名前）です。先日送付させていただいた契約書について、内容をご確認の上、ご署名いただけますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- こんにちは、○○（自分の名前）です。契約書の内容についてご確認いただき、署名をお願い申し上げます。お忙しい中恐れ入りますが、何卒ご対応いただけますようお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
署名の期限を設けない場合
明確な期限を設けないと、相手がいつまでに署名すべきか分からず、契約が遅れる可能性があります。期限を設けることで、プロセスをスムーズに進めることができます。
不明点がある場合のフォローアップを忘れること
相手が契約書の内容に疑問を持っている場合、その疑問を解消しないままで署名を求めることは避けるべきです。相手が納得して署名できるよう、事前に不明点を解消しておくことが大切です。
あまりにもカジュアルな言葉遣い
署名依頼のメールは重要なビジネスのやり取りですので、あまりにもカジュアルすぎる言葉遣いを避ける必要があります。丁寧で適切な言葉遣いを使用しましょう。
感謝を伝えないこと
署名をお願いする際には、相手に感謝の気持ちを伝えることが大切です。感謝の気持ちを示すことで、相手との良好な関係を維持できます。
詳細が不足している場合
メールに署名方法や期限、注意点などの重要な詳細が不足していると、相手が混乱したり、遅延が発生したりする可能性があります。必要な情報は全て盛り込むように心掛けましょう。
契約書の確認・署名のお願いメール例文
契約書の内容確認および署名のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
この度は、弊社との契約に関する書類をお送りいたしました。契約書（契約書番号: 〇〇）をご確認の上、署名いただけますようお願い申し上げます。
契約書には、双方の責任範囲や条件が記載されておりますので、ご確認いただき、内容にご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。ご確認いただいた後、署名をお願いいたします。
署名後、契約書を返送していただけると、手続きが進められますので、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
法律事務所への契約書確認および署名のお願い
〇〇法律事務所
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容のご確認とご署名をお願い申し上げます。
契約書には、今後の業務委託に関する重要な取り決めが記載されていますので、十分にご確認いただき、内容にご不明点等がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お手数をおかけいたしますが、契約書に署名後、速やかにご返送いただけますようお願い申し上げます。
この契約が無事に成立することを楽しみにしており、引き続き、良好な取引関係を築けることを願っております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
製造業への契約書確認および署名のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容のご確認と署名をお願い申し上げます。
この契約書には、供給契約に関する重要な事項が記載されていますので、十分にご確認のうえ、署名をお願いいたします。
ご確認いただいた後、署名済みの契約書をご返送いただけると、手続きが進められます。万が一、内容に関してご質問等がございましたら、遠慮なくお知らせください。
引き続き、貴社との協力関係を深めていけることを心より願っております。何卒、よろしくお願い申し上げます。
不動産業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇不動産株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、ご確認とご署名をお願い申し上げます。
契約書には、当社と貴社間で進行中の不動産取引に関する重要な条件が記載されています。内容を十分にご確認いただき、ご不明点やご質問があれば、何なりとご連絡ください。
署名後、契約書を速やかにご返送いただければと思います。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
貴社との今後の取引においても、引き続き良好な関係を築けますことを心より願っております。
教育業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇教育株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）に関して、内容をご確認の上、ご署名をお願いいたします。
契約書には、今後の教育プログラムにおける提携内容や責任範囲が記載されていますので、ご確認いただき、不明点がございましたらご連絡ください。
署名済みの契約書をお送りいただけますと、業務をスムーズに進めることができますので、何卒ご協力をお願い申し上げます。
引き続き、貴社との協力関係を大切にし、共に成果を上げられることを楽しみにしております。何卒、よろしくお願い申し上げます。
飲食業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇レストラン株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、ご確認いただき、署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との新しい業務提携に関する重要な条件が記載されています。内容をご確認の上、不明点や変更が必要な箇所があればご指摘いただければと思います。
署名後、速やかに契約書を返送していただけると助かります。お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
引き続き、貴社との協力関係を強化し、共に成長していけることを楽しみにしております。
物流業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇物流株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
この度は、契約書（契約書番号: 〇〇）をご確認いただき、ご署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との物流業務に関する契約条項が詳細に記載されております。内容に問題がないか、十分にご確認いただき、ご不明点があればご遠慮なくご連絡ください。
ご署名後、契約書を返送いただければ、今後の業務進行に支障なく進めることができますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
引き続き、貴社との長期的な協力関係を築けることを心より期待しております。
建設業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇建設株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りした契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容のご確認をお願い申し上げます。
契約書には、貴社と進行中の建設プロジェクトに関する詳細な条件が記載されています。必ず内容をご確認いただき、ご不明点やご質問があれば、何なりとお知らせください。
署名後、契約書をご返送いただけますようお願い申し上げます。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
貴社との今後のプロジェクトが円滑に進むことを心より願っております。
医療業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇メディカル株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容をご確認いただき、署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との業務提携に関する詳細な条件が記載されていますので、ご確認いただき、もしご不明点があればご連絡ください。
署名済みの契約書を返送していただけますと、業務を円滑に進めることができますので、何卒ご協力をお願い申し上げます。
引き続き、貴社との医療分野での共同事業が成功裏に進むことを楽しみにしております。
製造業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇製造株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りいたしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容をご確認の上、ご署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との製造業務に関する契約条項や責任分担が記載されています。内容を十分にご確認いただき、ご不明点や修正のご希望がございましたら、何なりとお知らせください。
ご署名後、速やかに契約書を返送いただけますと、業務をスムーズに進めることができますので、よろしくお願いいたします。
貴社との製造に関する協力がより良いものとなるよう、今後とも努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
エンターテインメント業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇エンターテインメント株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容をご確認いただき、署名をお願い申し上げます。
契約書には、今後のエンターテインメント事業における提携内容や業務範囲が記載されています。お手数ですが、内容を確認し、ご不明点があればご連絡ください。
署名後、契約書を返送いただけますと、事業の進行が円滑になりますので、よろしくお願い申し上げます。
貴社とのエンターテインメント分野での提携が成功することを心より期待しております。
不動産業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇不動産株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りした契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容のご確認をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との不動産取引に関する重要な条件が記載されています。お手数をおかけしますが、内容をご確認いただき、ご質問や変更が必要な場合はご指摘いただければと思います。
署名後、契約書をご返送いただけますようお願い申し上げます。業務が円滑に進むよう、お手続きを速やかに進めていただけると大変助かります。
引き続き、貴社との取引がより発展することを楽しみにしております。
金融業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇金融株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りしました契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容をご確認いただき、ご署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との金融契約に関する詳細な規定が記載されています。お手数ですが、ご確認いただき、不明点や変更点があればご連絡ください。
ご署名後、契約書を返送いただけますと、今後の取引がスムーズに進みますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
引き続き、貴社との良好な取引関係を築いていけることを心より期待しております。
物流業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇物流株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りした契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容のご確認をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との物流業務に関する条件が記載されております。お手数をおかけしますが、詳細をご確認いただき、もしご質問やご不明点があればお知らせいただけますようお願いいたします。
ご署名後、契約書をご返送いただけると大変助かります。貴社とのスムーズな業務運営のため、迅速なご対応をお願い申し上げます。
今後とも、貴社との物流分野での協力関係がより強固なものとなることを楽しみにしております。
飲食業界への契約書確認および署名のお願い
〇〇レストラン株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇（担当者名）でございます。
先日お送りした契約書（契約書番号: 〇〇）について、内容をご確認のうえ、ご署名をお願い申し上げます。
契約書には、貴社との飲食業務に関する重要な取り決めが含まれております。お手数ですが、契約書の内容に問題がないかをご確認いただき、ご質問等がありましたらお知らせください。
署名後、契約書を返送いただけると助かります。お手続きが完了することで、今後の業務が円滑に進むことを期待しています。
貴社との長期的なパートナーシップが築けることを心より願っております。
