仕事を代わってほしい時の敬語でお願いメール例｜メール例文とLINE|書き出しと締めの挨拶
仕事を代わってほしいと依頼するメールは、自分が担当している業務を何らかの理由で対応できなくなった際に使用されます。例えば、急な体調不良や家庭の事情、出張や他の業務との兼ね合いで、予定していた仕事をこなすのが難しくなる場合などが考えられます。
このような場合、業務をスムーズに進めるためには、できるだけ早めに依頼を行い、代わりに対応してもらえるかどうかを確認することが重要です。また、単に依頼するだけでなく、相手に負担をかけないように配慮しながら、必要な情報を整理して伝えることで、円滑に引き継ぐことができます。
仕事を代わってもらうことで、業務の進行に影響を与えないようにすることが目的です。そのため、代わりをお願いする際には、事情を適切に説明し、相手に無理をさせないような依頼の仕方を心がける必要があります。
メールを送る際の注意点
仕事を代わってほしいという依頼は、相手に負担をかけることになるため、慎重に伝えることが大切です。以下の点に注意しながら、相手が快く引き受けてくれるような依頼を心がけましょう。
- 依頼の理由を明確に伝える
仕事を代わってもらうには、なぜ自分が対応できないのかを伝えることが重要です。ただし、詳細に説明しすぎる必要はなく、「急な体調不良のため」「他の業務と重なってしまったため」など、簡潔かつ分かりやすく伝えるようにしましょう。 - 相手の負担を考慮する
仕事を頼むということは、相手の業務量が増えることを意味します。そのため、依頼する際には「お忙しいところ申し訳ありませんが」「ご負担にならない範囲で」など、相手の状況を考慮した言葉を添えることで、丁寧な印象を与えられます。 - 引き継ぎに必要な情報を整理する
仕事を代わってもらう際には、業務の内容や進捗状況、注意点などを分かりやすくまとめて伝えることが大切です。情報が不足していると、相手がスムーズに業務を進められず、かえって迷惑をかけてしまうことになります。 - 代替案を提示する
可能であれば、相手が負担を軽減できるような代替案を考えておくとよいでしょう。「一部の業務だけお願いできませんか」「資料の準備はこちらで行います」など、少しでも相手の負担を減らす工夫をすると、引き受けてもらいやすくなります。 - 感謝の気持ちを忘れずに伝える
仕事を代わってもらうことは、相手にとって負担になる可能性があります。そのため、依頼の最後には「ご無理のない範囲でご検討いただけますと幸いです」「お引き受けいただけましたら、大変助かります」など、感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。
失礼がない伝え方
仕事を代わってほしいとお願いする際には、相手に無理を強要するのではなく、あくまでお願いとして丁寧に伝えることが重要です。以下のような表現を使うと、柔らかく、失礼のない依頼ができます。
- 急なお願いで申し訳ありませんが、〇〇の業務を代わっていただくことは可能でしょうか。現在の進捗状況については、必要な資料をお渡しし、事前にお打ち合わせの機会を設けさせていただきます。何卒よろしくお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ですが、急な事情により担当業務を一部代わっていただけないかと思い、ご相談させていただきました。できる限りサポートさせていただきますので、ご無理のない範囲でご検討いただけますと幸いです。
- 誠に勝手ながら、〇〇の業務を対応するのが難しくなってしまったため、ご相談させていただきました。詳細な引き継ぎは事前に行わせていただきますので、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 体調不良のため、〇〇の業務を代わっていただける方を探しているのですが、ご対応いただくことは可能でしょうか。突然のお願いで恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
- 業務の調整が難しくなったため、一部の仕事をお願いできないかご相談させていただきました。詳細については、できる限りフォローさせていただきますので、ご無理のない範囲でご検討いただけますと助かります。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。急なお願いで恐縮ですが、ご相談があり、ご連絡させていただきました。
- お忙しいところ失礼いたします。本日は、業務についてお願いがあり、ご連絡いたしました。
- いつも大変お世話になっております。本日は急なお願いとなり恐縮ですが、ご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 貴重なお時間をいただき恐縮ですが、お願いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。
- いつもご協力いただき、ありがとうございます。本日は、業務についてご相談があり、ご連絡いたしました。
締めの挨拶
- お忙しい中、恐縮ではございますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
- ご無理のない範囲で構いませんので、ご対応いただけるようでしたらご連絡いただけますと幸いです。
- お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- ご対応いただける場合には、詳細な引き継ぎをさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
- もし難しいようでしたら遠慮なくお知らせください。引き続き、よろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
仕事を代わってもらう際には、以下のような状況では特に注意が必要です。
- 相手の業務負担が増えすぎてしまう場合
- 依頼する業務が複雑で、事前にしっかりと引き継ぎが必要な場合
- 急な依頼で、相手に準備する時間がない場合
- 取引先やクライアントに影響を与える可能性がある場合
- 依頼の内容が明確でなく、相手が困惑する恐れがある場合
依頼の仕方
- 申し訳ありませんが、急な事情により〇〇の業務を代わっていただけないかと思い、ご相談させていただきました。
- 業務調整の関係で、一部の業務をお願いできないかと考えております。詳細については、必要に応じてご説明させていただきます。
- 体調不良のため、業務の一部をお願いできる方を探しております。可能な範囲でご対応いただけますでしょうか。
- 急なお願いとなり恐縮ですが、〇〇の件についてご対応いただけますと大変助かります。
- どうしても対応が難しい業務があり、ご相談させていただきました。お手数ですが、ご検討いただけますと幸いです。
仕事を代わってほしい時の敬語のお願いメール例文
メールでの「仕事を代わってほしい時のお願い」例文
件名：業務交代のご相談について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 突然のお願いで大変恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）に担当予定の「〇〇業務」についてご相談がございます。やむを得ない事情により、当日の対応が難しい状況です。そのため、〇〇様に代わってご対応いただくことは可能でしょうか。 業務内容については、事前に詳細を共有し、可能な限りフォローさせていただきます。また、他の日に同様の業務を代わるなど、柔軟に対応する所存です。急なお願いで申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。 ご不明点やご相談事項がございましたら、何なりとお申し付けください。 どうぞよろしくお願いいたします。 〇〇（自分の名前）
メールでの「仕事を代わってほしい時のフォローを添えたお願い」例文
件名：業務交代のお願いとフォローのご案内 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）に私が担当予定の「〇〇業務」についてお願いがございます。当日やむを得ない事情により業務に就くことが難しくなり、〇〇様にご対応いただくことが可能かご相談させていただきます。 業務に必要な資料や手順については事前にお渡しし、不明点については事前にサポートさせていただきます。また、別の日に私が対応できる業務がございましたら柔軟に調整いたします。 急なお願いで申し訳ございませんが、ご協力いただけますと大変助かります。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
LINEでの「仕事を代わってほしい時の簡潔なお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。急で申し訳ないのですが、〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務を代わっていただくことは可能でしょうか？やむを得ない事情で対応が難しくなってしまい、ご相談させていただきました。 事前に業務内容をお伝えし、準備のお手伝いもさせていただきます。また、他の日にお手伝いできることがあれば、ぜひお知らせください。 ご無理がなければで構いませんので、ご検討いただけると助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
LINEでの「感謝の気持ちを伝えたお願い」例文
〇〇さん いつもお世話になっています。突然のお願いで恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務について、代わっていただけないかご相談させていただきます。 どうしても外せない予定が入ってしまい、やむを得ない状況です。業務の進め方や必要な資料については事前にフォローさせていただきます。また、後日お力になれることがあればぜひお声がけください。 お忙しい中、大変申し訳ありませんが、ご検討いただけるとありがたいです。何卒よろしくお願いいたします。
LINEでの「理由を明確にした仕事のお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。急な連絡で申し訳ありませんが、実は〇月〇日（〇曜日）に家族の事情でどうしても抜けられない用事ができてしまいました。 その日の〇〇業務を代わっていただけないかご相談させていただきました。業務の詳細はあらかじめお伝えし、サポートさせていただきますのでご安心ください。後日、私の方で何かお手伝いできることがあれば、ぜひお知らせください。 ご都合が合わなければ遠慮なくお知らせください。ご無理のない範囲でご検討いただけると助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
業務詳細を共有した上でお願いする例文
件名：業務交代のご相談について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 突然のご連絡で恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）に担当予定の「〇〇業務」についてお願いがございます。実は、当日やむを得ない事情が生じ、業務に対応することが難しい状況です。そこで、〇〇様に当該業務をご対応いただけないかご相談させていただきます。 業務内容は以下の通りです。 【業務内容】 - 実施時間：〇時～〇時 - 場所：〇〇 - 必要な準備物：〇〇 業務に必要な資料や手順については、事前に全て整えてお渡しいたします。また、業務の詳細な流れについても私から丁寧にご説明させていただきます。代わりに対応可能な業務がございましたら、別日程で柔軟に対応させていただきます。 急なお願いで大変申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。何かご不明点や懸念事項がございましたら、遠慮なくお知らせください。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
フォロー体制を具体的に記載した例文
件名：業務交代のお願いについて 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 このたび、〇月〇日（〇曜日）の「〇〇業務」についてお願いがございます。当日、急な事情により担当することが難しくなり、恐れ入りますが、代わりにご対応いただけないかご相談させていただきます。 ご負担をおかけすることを深くお詫び申し上げます。なお、業務の詳細については以下の通りです。 - 実施内容：〇〇 - 必要な資料：〇〇 - 注意点：〇〇 事前準備は私の方で全て整え、資料や手順書を含め、〇〇様がスムーズにご対応いただけるよう万全のフォローを行います。また、当日も可能な限りサポートさせていただきます。 後日、私の方で別途業務をお引き受けするなど、柔軟に調整いたしますので、ぜひご相談ください。ご迷惑をおかけしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
丁寧に理由を説明した例文
件名：業務交代のお願いに関して 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 突然のお願いで恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）の「〇〇業務」についてご相談がございます。当日、家族の都合により勤務が難しくなってしまいました。つきましては、〇〇様に当該業務をご対応いただくことは可能でしょうか。 業務内容の詳細は以下の通りです。 - 時間：〇時～〇時 - 実施場所：〇〇 - 必要な準備物：〇〇 事前準備および業務の進行については、私が責任を持ってサポートし、事前に全て整えてお渡しいたします。必要に応じて、業務終了後のフォローや別業務の引き受けなど、可能な限り対応させていただきます。 急なお願いとなり大変申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
謝意を強調した例文
件名：業務交代のお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 このたび、急なお願いで恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）の「〇〇業務」についてご相談させていただきたく存じます。当日、どうしても対応が難しい事情があり、〇〇様にご協力をお願いできないかと考えております。 業務に関する詳細は以下の通りです。 - 内容：〇〇 - 開始時間：〇時 - 所要時間：〇〇 事前準備や資料作成は責任を持って対応し、〇〇様がスムーズに業務を行えるよう配慮いたします。また、別の日程での業務代替など、柔軟に調整いたします。 突然のお願いとなり誠に申し訳ございません。もしお引き受けいただける場合、心から感謝申し上げます。どうぞよろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
緊急性を伝えつつ柔軟な対応を約束する例文
件名：業務交代のご相談 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 急なお願いで申し訳ありませんが、〇月〇日（〇曜日）に私が担当する予定の「〇〇業務」についてお願いがございます。当日、急な事情で対応が難しくなり、〇〇様に代行いただくことは可能でしょうか。 業務に必要な準備や資料は事前に全て整備し、〇〇様が安心して進められるようにいたします。また、後日私が別の業務を担当するなど、柔軟に調整して対応させていただきます。 突然のお願いでご迷惑をおかけしますが、ご検討いただけますと大変ありがたいです。どうぞよろしくお願いいたします。 〇〇（自分の名前）
LINEでの「詳細を伝えた仕事交代のお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。突然のお願いで申し訳ないのですが、〇月〇日（〇曜日）に担当予定の〇〇業務について、代わっていただけないかご相談させていただきます。実は、当日どうしても外せない用事ができてしまい、自分で対応することが難しくなってしまいました。 業務の詳細は以下の通りです。 - 実施内容：〇〇 - 時間：〇時～〇時 - 必要な資料：〇〇 事前に業務内容を詳しくお伝えし、必要に応じてサポートもさせていただきます。また、後日私が代わりにお手伝いできることがあればぜひ教えてください。急なお願いで恐縮ですが、ご無理のない範囲でご検討いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
LINEでの「謝意を強調した仕事交代のお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。突然のお願いで大変恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務について、代わっていただけないかご相談させていただきます。当日は私自身の都合で対応が難しくなり、大変申し訳なく思っております。 業務の詳細については事前にしっかり共有し、資料や進行方法なども全て整えてお渡しする予定です。また、別日に私がフォローさせていただけることがあれば、ぜひお知らせください。 このような形でご負担をおかけすることをお詫び申し上げるとともに、可能な場合はご協力をいただけますと非常に助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
LINEでの「代替案を提示した仕事交代のお願い」例文
〇〇さん いつもお世話になっています。急なお願いで恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務について、ご相談がございます。当日、家族の事情で私が担当するのが難しくなり、〇〇さんにご協力をお願いしたいと考えています。 業務内容や準備については事前にしっかりお伝えし、フォローさせていただきます。また、もし〇〇さんのご都合がつかない場合、他のスタッフへの調整や代替案の検討も進めさせていただきます。少しでも負担が軽くなるよう調整いたします。 ご迷惑をおかけしますが、ご無理のない範囲でご検討いただけると大変ありがたいです。何卒よろしくお願いいたします。
LINEでの「具体的なサポートを明示した仕事交代のお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。突然のご相談で申し訳ないのですが、〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務について、代わっていただけないかお願いしたいことがございます。急な予定が入り、自分で対応が難しくなってしまいました。 業務に関しては、以下の対応を予定しています。 - 必要な資料の準備 - 業務の流れや注意点の共有 - 当日の進行に必要なサポート（可能な範囲で） また、後日にお手伝いが必要な場合は私が責任を持って対応させていただきます。急なお願いとなり心苦しい限りですが、ご検討いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
LINEでの「柔軟な対応を提示した仕事交代のお願い」例文
〇〇さん お疲れ様です。ご相談がありご連絡いたしました。〇月〇日（〇曜日）の〇〇業務について、急な事情で対応が難しくなってしまいました。恐れ入りますが、代わりにご対応いただくことは可能でしょうか。 事前準備や業務内容については、私の方でしっかり整えてお渡しします。また、後日フォローアップや別業務の引き受けなど、柔軟に対応させていただくつもりです。ご負担をおかけしないよう最善を尽くします。 急なお願いで申し訳ございませんが、ご都合のつく範囲でご検討いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
