どっちが良い？ビジネスメールと電話の使い分けが必要な理由とメリットデメリット

ビジネスの現場では、メールと電話を使い分けることがとても大切です。なぜなら、どちらもそれぞれ特徴があり、使い方によって仕事がスムーズに進むからです。もし、どちらか一方だけを使ってしまうと、相手に迷惑をかけたり、誤解が生じることがあります。例えば、急いでいる時にメールを送っても返事がすぐに来ないかもしれませんし、反対に、重要な内容を電話で伝えても、後でその内容を忘れてしまうこともあります。

メールは、相手が時間を選んで確認できるので、急がない用事や記録として残しておきたい内容に便利です。一方、電話は、直接話すことで誤解が少なく、リアルタイムで質問や確認ができるので、急ぎの用事や素早い対応が必要な場面に向いています。

状況に応じて、どちらが適切かを考えて使い分けることで、効率よく、かつミスなく仕事を進めることができます。

メールのメリット・デメリット

【メリット】

記録が残る
メールの一番の利点は、送った内容がすべて記録として残ることです。例えば、後から「何を言ったか確認したい」と思ったときに、すぐに確認することができます。これにより、忘れたことを思い出す手間も省けるし、重要なやり取りが書面で証拠として残ります。
時間を選ばない
メールは受け取る人が自分のタイミングで読めるため、送る側は相手の都合を気にせずに送ることができます。例えば、仕事が終わった後や休日でも、相手がメールをチェックするタイミングに合わせてメッセージを送ることができるので、時間に縛られることなくやり取りが可能です。
冷静に書ける
電話や対面の会話と違って、メールは送信する前に何度も確認できるので、感情を抑えて冷静に伝えることができます。急いで感情的に話してしまうことがなく、相手に対して礼儀正しく、落ち着いて伝えることができるのです。

【デメリット】

即答が難しい
メールのデメリットは、すぐに返事がもらえないことです。相手が忙しい場合や時間帯によっては、返信が遅くなることがあります。そのため、急ぎの用件や、すぐに返事が必要な場合には不便で、電話の方が適しています。
誤解を招くことがある
メールでは、言葉だけで伝えるため、どうしても誤解が生じやすいです。特に、感情や細かいニュアンスが伝わりにくいため、相手に誤った印象を与えることがあります。例えば、言葉だけで「ありがとう」と書いても、実際には感謝の気持ちが伝わりにくいことがあります。
感情が伝わりにくい
メールには声のトーンや表情がないため、相手に自分の感情や気持ちをうまく伝えるのが難しいです。たとえば、冗談を言ったり、気軽に話したりしたい場合でも、相手にはそれが本気で言っているのか、冗談なのかが分かりづらくなってしまいます。

電話のメリット・デメリット

【メリット】

リアルタイムでコミュニケーションが取れる
電話の一番のメリットは、すぐに相手と話せることです。急ぎの用件や、すぐに答えをもらいたい質問があるときには、とても便利です。メールのように返信を待つ必要がなく、その場で解決できるので時間の節約になります。
誤解が少ない
電話では、その場で会話をしているため、すぐに相手の反応を確認できます。もし伝え方が不明確であったり、相手が理解していないと感じた場合、その場で訂正することができるので、誤解が生じにくくなります。
感情やニュアンスが伝わりやすい
電話は声でやり取りをするため、言葉だけでなく声のトーンや話し方、話すスピードなども伝わります。これにより、言葉だけでは伝えきれない感情や意図が相手にしっかり伝わりやすくなります。例えば、感謝の気持ちやお願いごとを伝える際に、電話の方が相手により良い印象を与えることがあります。

【デメリット】

相手の時間に合わせる必要がある
電話をかける際には、相手の都合を考えなければなりません。相手が忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、迷惑になったり、思うように会話が進まないことがあります。そのため、電話をかけるタイミングには注意が必要です。
記録が残らない
電話で話した内容は、記録として残らないため、後でその会話を確認することが難しくなります。もし、電話で伝えた重要な情報を忘れてしまうと、再度確認しないといけないことがあります。メールとは違い、すぐに内容を振り返ることができない点がデメリットです。
緊張しやすい
電話で話すことに緊張する人も多くいます。直接相手の反応を聞くことになるので、言いたいことをうまく伝えられないことがあります。特に、重要な内容を話す際には、緊張してしまって思った通りに話せないこともあります。

ビジネスシーンでの使い分け

【メールが良いとき】

詳細な情報が必要な場合
メールは長文や添付ファイルを送るのにとても便利です。例えば、会議の議事録や報告書など、内容が多くなったり、図表を使いたい場合などは、メールの方が適しています。相手は自分のペースで内容をじっくり確認できます。
記録を残しておきたい場合
重要な連絡事項や確認した内容を後で見返す必要がある場合、メールを使うと良いです。メールには送信の履歴が残るので、後から内容を確認したり、他の人に共有したりする際に便利です。
急ぎではない場合
急ぐ必要がない用件や、相手の都合を考えたやり取りが求められる場合、メールが適しています。相手が自分のタイミングで読めるため、返信を待つ時間があっても問題ありません。

【電話が良いとき】

すぐに回答が欲しい場合
緊急の用件や、即答が必要な場合には、電話がとても効果的です。例えば、すぐに返事が欲しい質問や、解決策を急いで知りたい場合は、メールよりも電話の方がスムーズです。
短いやり取りが必要な場合
簡単な確認やすぐに終わるやり取りには電話が向いています。何度もメールを送るよりも、電話で確認した方が短時間で済みますし、相手にとっても手間が少なくて済みます。
誤解を避けたい場合
何か伝え方に不安があるときや、相手が理解しているか確認したいときには、電話で直接話すと安心です。特に難しい内容や大切な事柄については、電話をかけて直接確認することで誤解を防げます。

ビジネスシーンでの電話とメールの使い分けの例

会議の日程調整

メールが良い場合
会議の日程調整は、候補日をいくつか提案して、相手が都合の良い日時を選んで返信できるようにするため、メールが適しています。また、調整内容がメールとして記録として残るため、後で再確認できる点も便利です。さらに、相手が忙しい場合でも、都合の良いタイミングで返信できるため、効率的です。
電話が良い場合
急な調整が必要な場合や、相手の都合をすぐに確認したい場合、電話が有効です。リアルタイムでやり取りできるため、時間の無駄なく会議の日程を確定させることができます。また、電話なら会話の中で相手の反応をすぐに確認できるため、調整がスムーズに進むことが多いです。

納期の延長のお願い

電話が良い場合
納期の延長をお願いする際は、直接話すことで相手に誠意を伝えることができます。電話をかけることで、相手の反応を見ながら謝罪や理由を説明することができ、納得してもらいやすくなります。また、言葉だけでなく声のトーンで謝意を示すことができるため、相手に悪印象を与えずに済む可能性が高くなります。
メールが良い場合
納期延長のお願いをする場合、詳細な理由や新しい納期を記載したメールを送ると、相手が後で内容を再確認できる点が便利です。特に、理由が複雑であったり、いくつかの要素が絡んでいる場合、メールで整理して送ることで、相手が理解しやすくなります。

簡単な質問

電話が良い場合
すぐに答えが必要な簡単な質問には電話が最適です。電話ならその場で質問し、相手の答えを即座に得ることができるので、時間を無駄にせずに済みます。特に、相手がオフィスにいる時に素早く確認したい情報がある場合、電話で確認する方が効率的です。
メールが良い場合
簡単な質問でも、後で証拠として残したい場合や、内容が明確であるべき場合、メールを使う方が適しています。メールなら質問内容をしっかりと記録に残せるため、何か問題があったときに振り返りができます。

大事な契約内容の確認

電話が良い場合
大事な契約内容を確認する場合、電話で直接話すことが適しています。電話なら、契約書の内容について具体的に質問したり、不明点をその場で解消したりできます。さらに、重要な部分について、電話でしっかりと確認を取ることで、誤解を防ぎ、安心して契約を進めることができます。
メールが良い場合
契約内容を確認した後、正確な内容を相手に再確認したい場合、メールを使うと便利です。メールで書面として記録を残すことで、後々誤解が生じるリスクを減らすことができます。また、契約書に添付ファイルをつけて確認しながら送信できるため、細かい点を確認するのに適しています。

仕事の進捗報告

メールが良い場合
進捗報告は、詳細な内容を記録として残しておくため、メールが最適です。進行中のプロジェクトやタスクについて、具体的な数値やデータを添付しながら説明できます。これにより、相手が後で進捗状況を振り返りやすく、また上司や関係者と共有もしやすくなります。
電話が良い場合
進捗報告が急ぎで必要な場合や、相手がその場で反応を見たい場合、電話を使うと効果的です。リアルタイムで進捗状況を報告でき、即座に質問やフィードバックをもらえるため、さらに進捗が進みやすくなります。

急なトラブル発生

電話が良い場合
急なトラブルが発生した場合、迅速に対応する必要があるため、電話が最適です。電話で直接話すことで、問題をすぐに共有でき、解決策をその場で議論することが可能です。迅速な対応が求められる場面では、電話でのリアルタイムのやり取りが効果的です。
メールが良い場合
ただし、トラブルの内容がすぐに解決できるものでない場合、詳細をメールで送るとよいでしょう。トラブルに関する情報を整理しておき、関係者と共有できる形にするためには、メールが便利です。また、トラブルの進展状況を後で確認することもできます。

顧客への案内

メールが良い場合
顧客への新しい商品やサービスの案内は、詳細な情報をしっかりと記載するためにメールが適しています。製品情報やキャンペーン内容、申し込み方法など、長文で伝えることができ、また顧客が自分のタイミングで確認できる点も便利です。
電話が良い場合
新しいサービスや製品について顧客に説明したい場合、特に個別に対応したい場合、電話が効果的です。電話なら顧客の反応をその場で見ながら、質問に即座に答えることができ、関心を引きつけやすいです。

質問への回答

メールが良い場合
詳細な質問に対して、正確な回答を行う場合、メールでのやり取りが便利です。説明が長くなりがちな質問の場合、文章で回答することで相手が後でじっくり確認でき、納得してもらいやすくなります。
電話が良い場合
質問の内容が単純であり、相手が即答を必要としている場合、電話が有効です。電話で即答することで、余計な時間を取らずに済みますし、相手にとっても負担が少なくなります。

退職の報告

電話が良い場合
退職の報告は、特に直属の上司に対しては電話で伝える方が適切です。電話で直接話すことで、感謝の気持ちや理由を丁寧に説明し、相手の反応を見ながら話すことができます。退職理由や次のステップについて、しっかりと伝えることが重要です。
メールが良い場合
退職の報告をする場合、会社の正式な手続きとしてメールで通知をすることも必要です。電話での報告後に、書面としても残すためにメールを使うことが求められます。特に人事部門や他の関係者への報告には、メールが適しています。

イベントの案内

メールが良い場合
イベントやセミナーの案内には、詳細な情報を送るためにメールが最適です。日時、場所、参加方法、申し込みフォームなど、さまざまな情報を整理して伝えることができ、相手が何度も確認できます。また、リンクや添付ファイルを追加して、さらに詳細な内容を提供することができます。
電話が良い場合
イベントへの参加を確認したい場合や、相手に対して個別に案内したい場合、電話が有効です。参加意欲を高めるために、電話で直接伝えたり、質問をその場で受け付けたりすることで、参加率を上げることができます。

状況に応じて、メールと電話を使い分けることは、ビジネスでの効率を大幅に向上させるポイントです。例えば、急ぎの用件には電話を使い、詳細な情報や記録が必要な場合はメールを使うことで、時間を無駄にせず、確実に情報を伝えることができます。これにより、相手とのコミュニケーションのミスも減り、スムーズに仕事を進められるようになります。

また、メールと電話を使い分けることで、誤解を防ぎ、双方が納得できる形で情報のやり取りができるようになります。どちらを使うべきかをしっかりと見極めることが、ビジネスの効率を高める鍵となります。