「伝言を預かりました」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶
誰かからのメッセージを受け取り、それを相手に伝えるときに使われます。例えば、会社や取引先の人が不在の間に連絡があった場合、その内容を正確に伝える必要があります。その際に「伝言を預かりました」と伝えることで、相手に適切な情報を共有することができます。
また、電話対応をしている際に、相手が直接話すことができない状況では、伝言を受けておき、後ほど本人に伝えることが求められます。特に、ビジネスの場面では、伝え間違いや漏れがあると、仕事に支障をきたす可能性があるため、できるだけ正確に伝えることが重要です。
さらに、メールやメッセージで代理として伝える場合にも使われます。たとえば、同僚や上司が不在で、相手からの依頼や連絡を受けた場合に、「○○様より、以下の伝言を預かりました」と伝えることで、スムーズに情報を共有できます。この言葉を適切に使うことで、相手に誤解を与えず、信頼関係を保つことができます。
メールを送る際の注意点
伝言の内容を正確に伝え、誤解を防ぐ
メールで伝言を預かったことを伝える際には、内容をできるだけ正確に記載することが重要です。相手が伝えた言葉をそのまま伝えるのが理想ですが、長い話や複雑な内容の場合には、要点を整理して簡潔にまとめる必要があります。ただし、省略しすぎると、伝えたい意図が正しく伝わらないことがあるため、注意が必要です。
また、相手に正しく伝わるように、「○○様より、以下の伝言をお預かりしております」と前置きをし、その後に内容を記載すると、分かりやすくなります。さらに、「詳しい内容については、直接ご確認いただけますでしょうか」と付け加えることで、誤解を避けることができます。
加えて、伝言が急ぎのものである場合は、「至急のご対応をお願い申し上げます」といった一言を添えることで、相手が適切に対応できるようになります。
失礼がない伝え方
丁寧に伝言を預かったことを伝える方法
- ○○様よりお電話をいただきましたので、伝言をお預かりしております。以下の内容をご確認いただけますでしょうか。
- 先ほど、○○様よりご連絡がございました。お伝えいただいた内容を以下に記載いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- ○○様より、伝言をお預かりいたしました。詳細については直接ご連絡いただけますと幸いです。
- 本日、○○様からご連絡があり、以下の伝言をお預かりしております。ご確認のうえ、ご対応いただけますでしょうか。
- ○○様より、重要なご連絡をお預かりいたしました。お手すきの際に、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
メールのはじめに添える丁寧な挨拶
- いつもお世話になっております。本日は、○○様より伝言をお預かりいたしましたので、ご連絡申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。先ほど、○○様よりご連絡がございましたので、内容をお伝えさせていただきます。
- お忙しいところ恐れ入ります。本日○○様より伝言をお預かりしましたので、ご連絡申し上げます。
- いつもご丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございます。先ほど、○○様よりご伝言がございましたので、ご案内いたします。
- 先ほど○○様よりお電話がありましたので、伝言をお預かりいたしました。詳細についてお知らせいたします。
メールの最後に添える丁寧な挨拶
- お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。何かご不明な点がございましたら、お知らせくださいませ。
- ご確認のうえ、ご対応いただけますと幸いです。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- 何かご質問等がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。どうぞよろしくお願い申し上げます。
- 取り急ぎ、伝言をお預かりした旨をご連絡申し上げます。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- 何かご不明点がございましたら、お手数ですがご連絡くださいませ。今後とも、よろしくお願い申し上げます。
相手に配慮しながら伝える例文
伝言を預かったことを正確に伝える方法
- ○○様より、以下の伝言をお預かりしております。「○○について、○○様に確認をお願いしたいとのことです」。お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
- 本日○○様よりご連絡があり、以下の内容をお伝えいただきました。「○○の件について、ご相談があるのでご都合の良い時にご連絡ください」とのことです。ご確認のほどお願いいたします。
- ○○様より、伝言をお預かりいたしました。「○○の件について、○○様にご確認をお願いしたい」とのことです。お手すきの際に、ご連絡いただけますでしょうか。
- 先ほど○○様よりお電話があり、「○○について、できるだけ早めにご確認いただきたい」との伝言をお預かりしました。ご対応のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ○○様より、「○○の件で折り返しのご連絡をお願いしたい」との伝言がございました。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。
注意しないといけない状況は？
この言葉を使う際には、相手に伝えるべき内容を正確に伝え、誤解が生じないようにすることが重要です。特に、急ぎの案件や重要な連絡である場合には、「至急のご対応をお願いいたします」といった一言を添えることで、相手が適切に対応できるようになります。
また、伝言の内容が曖昧な場合は、「詳しい内容につきましては、直接○○様にご確認いただけますでしょうか」と付け加えることで、相手に正しく情報が伝わるようにすることができます。
さらに、伝言の受け渡しが遅れると、相手に不便をかけてしまうことがあるため、できるだけ早めに伝えることを心がけることが大切です。相手に正確な情報を伝えることで、円滑なやり取りを行うことができます。
目上の方へ「伝言を預かりました」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
ひとまず要点だけでも早くお伝えしたい気持ち
いつもあらゆる面でお導きをいただき、感謝しております。先ほど、先方の担当者様から上席宛にお電話があり、重要な伝言をお預かりしました。お忙しいところ恐縮ですが、内容をかいつまんで申し上げますと、近いうちに正式なスケジュール調整をお願いしたいという旨でした。伝言を預かりましたので、念のため簡単なメモを添付してお送りしますが、もし詳細をお確かめになりたい場合は、私が代わりに確認を取り次ぐことも可能です。上席のご負担を減らすためにも、必要に応じて適切に対応いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
会議のアジェンダ変更を伝える際の連絡
日頃より多方面でのご指導に深く感謝しております。実は先ほど、会議のアジェンダに関する伝言を先方からお預かりしました。急に別の案件が入り、議題をいくつか差し替える必要があるとのことで、詳細は後日改めて書面でも共有されるそうです。伝言を預かりました点につきまして、ご多忙のところ申し訳ありませんが、一度スケジュールを見直していただけますでしょうか。もし補足情報が入手できれば早急にお知らせいたしますので、ご指示をお待ちしております。
遠方からの取引先の連絡を受けて
いつも温かいフォローで私どもをお導きくださり、ありがとうございます。先ほど遠方の取引先様より、上席にお伝えしたいという趣旨のメッセージを電話でいただきました。伝言を預かりましたところ、「次の出張日程が確定したので相談したい」という内容です。詳細を伺おうとしましたが、直接上席と話したいとの希望もあるため、ご都合がよければ早めにお時間をお取りいただければと思います。すでにざっくりとした日時候補は伺っておりますので、ご希望がございましたら私へお知らせください。
新規プロジェクトの用件を預かった事実を報告
日頃より若手を含め、私どもの力不足を補ってくださり、感謝申し上げます。今朝、新規プロジェクトの担当者から連絡を受け、「会議日程に関して上席にぜひ相談したい」との伝言を預かりました。まだ内容が固まっていないようでしたが、一度ご相談の場を設けられないかというご依頼です。予定表を見ながら調整いたしますが、上席のご希望に合わせて手配することも可能です。もし加えて確認したい事項がありましたら、事前に私までお声掛けいただけると助かります。
社外重要人物からのメッセージを敬意を持って伝える
いつも多面的なアドバイスでお導きくださり、誠にありがとうございます。先ほど社外の重要人物である○○様よりお電話があり、「上席によろしくお伝えください」とのことでした。伝言を預かりました内容は大枠では一言のご挨拶でしたが、折り返しの連絡をお待ちとのご希望もあるようです。大切なお相手ゆえ、念のため私のほうでも補足を確認いたしましょうか。ご希望がございましたら、ご都合の良いお時間を教えていただければ、速やかに連絡の仲介をさせていただきます。
急ぎの要件を代わりに聞いた経緯を説明
いつも適切なアドバイスを受け、日々助けられております。先ほど先方から「至急ご相談したいことがある」という連絡が入りましたが、上席がご不在だったため、私がかわりに伝言を預かりました。内容は、プロジェクトの進捗に関わる緊急事項とのことで、可能であれば上席と直接言葉を交わしたいとの希望を強く示されています。もしお時間が許すようでしたら、先方に折り返していただくか、私が引き続き詳細をお聞きする形でも対応可能です。ご指示をいただければ早急に動きます。
社内行事に関する問い合わせを受けた事実を知らせる
日頃より部下の活動を見守ってくださり、深く感謝申し上げます。先日は社内行事の日程調整について、上席へご相談したいという連絡が総務からあったのですが、当日ご不在だったため、私が伝言を預かりました。要旨は「急な予定変更が入りそうで、スケジュールを再度確認したい」というものです。詳細を改めて総務が文書でもお送りするようですが、なるべく早めに方向性を決めたほうが良いかと存じます。もし上席の都合が分かり次第、私から総務へご連絡しましょうか。どうぞご一報ください。
2. 取引先の企業へ「伝言を預かりました」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
他部署担当者のメッセージを預かり
いつも弊社にご理解を賜り、ありがとうございます。本日、弊社の別担当者にご連絡いただいた際、担当者が離席しており、私が代わりに伝言を預かりました。内容としては「前回お約束した納期に関して追加情報を提供したい」というもので、早めにお話ししたいとおっしゃっておりました。念のため、当方からも連絡するよう申し伝えておりますが、もしお急ぎでしたらこのメールへのご返信でご都合を教えていただけますと助かります。今後も円滑にやり取りを進められるよう努力いたします。
発注関連のメッセージを代理で受け取ったケース
いつもお世話になっております。先日はご依頼いただいた商品発注について、弊社側で手配を進めております。先ほど担当者あてに追加のご連絡があったようで、ちょうどその者が外出中だったため私が代わりに伝言を預かりました。要点は「細かな仕様変更の相談をしたい」とのことでしたが、改めて担当者が戻り次第、ご希望に沿うかどうかを確認し、ご返答させていただきます。ご迷惑をおかけしないよう、できるだけ早急に対応いたしますので、今しばらくお待ちください。
イベント運営先から問い合わせがあったとき
日頃より多岐にわたる協力関係を築かせていただき、ありがとうございます。先ほどイベント運営を行う方からお電話があり、責任者が離席中のため、私が代わりに伝言を預かりました。どうやらブース設営に関する細かなレイアウトについてご確認いただきたいご様子でした。私のほうでも可能な範囲で情報を集めておりますが、後ほど担当者が戻り次第、直接連絡を差し上げる予定です。もしお急ぎでしたら、このメールへのご返信で追加情報をお寄せいただければありがたいです。
顧客サポート窓口を介して受け取ったメッセージ
平素より弊社の商品をご愛顧くださり、誠にありがとうございます。今回、貴社からのお問い合わせが弊社サポート窓口に届いたのですが、担当が不在の時間帯に受付けたため、私が伝言を預かりました。要旨は「新製品に関して意見交換がしたい」ということでした。早急に担当者へ共有し、折り返しご連絡する段取りを整えます。ご都合のよろしい日時など、ご希望がございましたら、お知らせいただけますと助かります。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
納期確認の電話を受けて代理回答
いつも弊社とお取引いただき、感謝申し上げます。先ほど納期に関するお尋ねのお電話をいただいた際、該当担当が他所で対応中だったため、私が伝言を預かりました。ご質問の内容は「再度確認したい点があるので、担当から直接連絡してほしい」というものだったと承知しております。担当が戻り次第、必要な情報をそろえて連絡させるよう申し伝えますので、少々お時間を頂戴できますでしょうか。ご心配をおかけしないよう、速やかにフォローしてまいります。
資料送付に対するフォローを受けた場合
日頃より弊社との業務に協力していただき、ありがとうございます。先日お送りした資料について追加のご質問があるとお伺いしましたが、メールを拝見したのが担当者不在の時間帯で、私がいったん伝言を預かりました。後ほど、担当が資料の内容を再確認のうえ、お答えできる体制を整えます。万が一急を要するようでしたら、このメールへの返信で具体的にどの点を最優先で確認したいかを教えていただけますか。皆さまの疑問点をできるだけ早く解消できるよう努めます。
請求書絡みの要望を伝えられたとき
いつも大変お世話になっております。先ほど請求書に関連する要望の件で、電話連絡をいただいたのですが、担当が席を外していたため、私が伝言を預かりました。具体的には「決済のタイミングや振込先の条件を変えられるか」について相談したいとのことでした。担当が社内に戻りしだい、すぐに状況を確認して折り返しご連絡する予定です。もしあらかじめご希望の条件が固まっていましたら、お手数ですがメールででもお知らせくださると助かります。迅速に対応できるようにいたします。
3. 新規取引先に「伝言を預かりました」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
初回商談で在席を外していた関係者のメッセージを代理受領
初めまして。先日は初めてのお打ち合わせにもかかわらず、丁寧にご説明いただきありがとうございました。本日、お客様から追加のご要望を伺おうとしたところ、関連部署が不在だったため、私が代わりに伝言を預かりました。お話ですと、より詳細な資料をご用意したいとのことで、改めてお問い合わせに応じた準備を進めようと思います。もし具体的にどの部分を重点的に確認したいか、あらためてご指示いただければ幸いです。今後とも円滑なお取引を目指し、誠意をもって対応いたします。
新規の情報交換で電話を受け損ねたとき
このたびは弊社へのご関心を示してくださり、誠にありがとうございます。実は先ほど、お客様が電話を下さった際に担当者が外出中でして、私が伝言を預かりました。お問い合わせの要旨としては「サンプルの使用例を知りたい」という内容のようです。すぐに担当へ共有し、可能な限り早い段階で折り返し連絡を差し上げたいと考えております。初めてのお取引でご不安もあるかと思いますが、スムーズに進められるよう尽力いたしますので、今後ともよろしくお願いいたします。
新サービスの導入相談を受けたが担当が不在
初めまして。先日は弊社の新サービスにご興味を持っていただきありがとうございます。お問い合わせの電話をいただいたのですが、ちょうど担当者が外出しており、私が伝言を預かりました。要点としては「具体的な導入フローやサポート体制が知りたい」というものだと伺いました。担当が戻り次第、可能な時間を設定し詳細をお伝えできるようにいたします。何か特別な希望や導入時期の制約がありましたら、このメールにて教えていただけると大変助かります。
製品テストに関する追加要望の伝達
初めまして。今回の製品テストにご協力いただき、誠にありがとうございます。先ほど、お客様から「テスト条件をもう少し詳しく知りたい」という連絡が入りましたが、弊社のテスト担当が離席しており、私が伝言を預かりました。詳細は改めて担当が確認のうえ、お客様へ直接回答する手筈です。新たな取引で期待いただく分、不安なく進めていただきたいとの思いもあり、可能な限り迅速に対応いたします。もし急ぎで要点だけ把握したいなどご要望がありましたら、遠慮なくお知らせください。
イベント出展関連の問い合わせを受けた
初めまして。今回のイベント出展に興味をお持ちくださり、誠にありがとうございます。先日お客様から追加のお問い合わせがあった際、担当が別の打ち合わせに出ていて、私が伝言を預かりました。ポイントとしては「ブースレイアウトの詳細を知りたい」というご要望でしたが、情報を整理でき次第、担当から直接連絡いたします。もしイベントの日程が差し迫っており、お急ぎの場合は、先に仮のレイアウト案などをメールで送ることも可能です。何かございましたら、どうぞご連絡ください。
修理依頼の連絡を転送する前に簡単に報告
初めまして。先日は弊社製品をご購入いただきありがとうございました。修理依頼に関する追加の連絡をいただいたのですが、メインの担当者が出張中のため、私がいったん伝言を預かりました。すぐに担当が戻り次第、修理状況の進捗や今後の予定についてご説明するよう申し伝えております。新規のお客様にご不便をおかけしないよう、一丸となって対応いたしますので、もうしばらくご容赦ください。もしご不安点があれば何なりとお知らせください。
打ち合わせ日程について交渉メールを受信した事情
初めまして。先ほどメールにて、打ち合わせ日程の件でご希望を頂戴しましたが、当該担当が不在で、私が伝言を預かりました。ご提示いただいた日程候補を確認し、可能な範囲で調整してご連絡しようと考えております。新規お取引としては重要なステップになると思いますので、なるべくご期待に沿えるよう努力いたします。万が一、ご都合が変わるなどの事情がありましたら、再度ご一報ください。スムーズに話を進めるため、今後ともご協力をお願いいたします。
4. 顧客・お客様へ「伝言を預かりました」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
サポートセンターを介して得たメッセージを拝受
いつも弊社をご利用くださり、ありがとうございます。先日サポートセンターにご連絡をいただいた際、私の不在中にメッセージを受け取ってくださっており、スタッフからそのまま伝言を預かりました。メッセージによると、操作方法に関する追加の質問がいくつかあるとのことでしたが、恐れ入りますが具体的にどの部分がわかりにくいのか再度お聞かせいただけますか。いただいた情報をもとに、丁寧にご説明する準備を進めたいと存じます。
電話対応時に受けた用件を引き継ぐ旨
いつも弊社サービスにお力添えいただき、感謝申し上げます。先ほどお電話を頂戴しましたが、ちょうど担当が席を外していたため、私が伝言を預かりました。ご要件は「次回の契約更新について改めてお話ししたい」ということでした。担当が戻り次第、早急に折り返しの連絡を差し上げるよう申し伝えますので、どうかお待ちいただけますと幸いです。もし先に知っておきたい点がありましたら、私でわかる範囲でお答えいたしますので、お気軽にご連絡ください。
リクエストに対応する前に詳細確認の提案
いつも弊社のアイテムをご活用くださり、ありがとうございます。今回のリクエストについて、サポート担当の不在中に連絡をいただいたので、私が伝言を預かりました。どうやら既存プランに少し修正を加えたいとのお話でしたが、改定後のプランについていくつか確認したい事項があります。先にざっくりとしたヒアリングを行うことも可能ですので、もしよろしければメールでも電話でも、ご連絡いただければ助かります。お客様に適した形で円滑に進めたいと考えております。
不具合通報を一時的に受け取った旨
いつも弊社サービスをお使いいただき、ありがとうございます。このたび、不具合が発生しているとの通報をお聞きしたのですが、担当部署が本日不在でして、私が伝言を預かりました。現時点での症状をもう少し詳しく伺えれば、担当が戻った際に迅速に対応できるよう準備いたします。もし既に代替案や応急処置などを行っている場合は、その詳細も合わせて教えていただけますと助かります。早めの解決を目指しますので、何卒ご協力をお願いいたします。
クレーム処理で担当が不在時の状況説明
このたびはご不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ございません。クレームについてご連絡を頂戴した際、主要担当者が急な外出をしており、私が代わりに伝言を預かりました。直接担当が状況を伺うのが最善かとは存じますが、少々お待ちいただければ、戻り次第速やかにお客様へご連絡を差し上げるよう申し伝えます。何か取り急ぎご質問やご要望があれば、遠慮なくこのメールへ返信いただければ私が出来る限りお手伝いいたします。重ねてお詫び申し上げます。
商品再入荷の問い合わせに関する伝言を手短に
いつも弊社通販サイトをご利用いただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただいた商品再入荷の件で、担当宛に再度電話があったようですが、不在だったため私が伝言を預かりました。伝言によると入荷時期を明確に知りたいとのことでしたので、担当が確認後、追ってお知らせいたします。もし入荷連絡を希望されるメールアドレスや他の連絡手段がございましたら、ご返信にて教えていただけますと助かります。迅速に手続きができるよう尽力いたします。
保証期限の質問を中継した旨の報告
いつも弊社製品を便利にお使いいただき、感謝しております。先日のお問い合わせで保証期限に関するご質問がありましたが、担当が確認作業中に別件の外出となってしまい、私が伝言を預かりました。保証書の内容を再度見直すとのことでしたので、おそらく数日以内には確かな回答ができるはずです。お急ぎかと存じますが、少々お待ちいただけますと幸いです。急ぐ理由などありましたら、ご一報いただければ優先度を上げて進められますので、お手数ですがご協力よろしくお願いいたします。
5. 社内メールで「伝言を預かりました」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
担当部長から連絡してほしいとのメッセージ
お疲れさまです。先ほど部長からの連絡を待たれていたようですが、その部長が外出中でして、私が代わりに伝言を預かりました。要旨としては「今週中に書類を取りまとめて提出してほしい」ということでしたが、詳細の日時や手順についてはまだ詰まっていないようです。部長が戻り次第、正式に話を詰めるとのことなので、その準備を進めていただければと思います。もし何か先に聞いておきたいことがありましたら、お気軽に声をかけてください。
チームリーダー宛の取り次ぎを行う場合
お疲れさまです。チームリーダーへメッセージがあったようですが、席を外していたため、私が代わりに伝言を預かりました。内容は「研修スケジュールについて追加調整があるので、早めに話したい」というもので、先方が少々急ぎを要しているご様子です。リーダーが戻りましたら、すぐにこの伝言をお伝えし、適宜対応できるよう段取りしておきます。もしチーム全体として先に確認すべき点があれば、合わせてご連絡をお願いいたします。
プロジェクト連絡でプロデューサーが不在時
お疲れさまです。先日外部の方からプロジェクト連絡が入った際、プロデューサーが出張中でして、私が代わりに伝言を預かりました。相手先は納期に関する質問があるとのことでしたが、こちらだけでは判断しきれないため、プロデューサーが戻り次第折り返し連絡する予定です。プロジェクトメンバーには現状を共有済みですが、何か急務があれば私も出来る限り動きますので、どうか気兼ねなくお知らせください。
社内連絡窓口を通した要請を預かった背景
お疲れさまです。社内連絡窓口を通じて、あなた宛に「来週の会議について話をしたい」という要請が寄せられましたが、あいにくその時点で不在だったため、私が伝言を預かりました。どうやら議題の優先順位を見直す必要があるみたいです。急ぎであれば連絡先をお教えいただきたいとの希望もありましたので、こちらから直接連絡を差し上げるか、一度ご都合を伺って再セッティングするか、ご判断いただければ幸いです。
部署間会議の要件を取り違えないための注意
お疲れさまです。先ほど他部署との会議要件について、担当者に連絡が来たようですが、担当が不在だったため私が代わりに伝言を預かりました。概略としては「会議の開始時刻を30分ほど早めたい」という提案だとのことです。念のため、担当が戻り次第内容を共有しますので、万が一既にスケジュールが動かせない場合は、その際に速やかに相手部署へお知らせしたいと思います。もし特段の事情があれば、お手数ですが先にご連絡ください。
研修担当からの問い合わせを代理受領
お疲れさまです。先日行った研修のフォローアップに関して、担当が不在のタイミングで電話があり、私が代わりに伝言を預かりました。どうやらアンケートの集計結果について質問があるようで、追加資料を用意してほしいとの依頼でした。担当が戻り次第、必要書類を確認して折り返し連絡するよう申し伝えますので、少々お待ちいただけますか。もし担当者不在のままで差し支えるようでしたら、私にわかる範囲でお答えしますので、お声かけください。
総務部宛の問い合わせが誤ってきた場面
お疲れさまです。先ほど総務部宛の電話が、誤って私のところへ繋がったのですが、そちらが確認したい旨の情報を詳しく伺えずじまいで、伝言を預かりました。相手は「勤怠管理に関する追加書類の扱いについて尋ねたい」と言っており、できるだけ早く正確な回答を得たいようです。総務部へは伝言を回しておきますが、何か私が手助けできることがあればご指示ください。社内の混乱を最小限に抑えたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。
6. 「伝言を預かりました」を使用する際の注意点、まとめ
- 相手からの重要事項や急ぎの要件であるほど、すぐに本人に共有する
伝言を預かったら迅速に担当者へ伝える姿勢を示し、放置しない。 - 伝言内容を正確に伝えるため、メモやメールを活用
口頭だけでなく簡潔な文書として残しておくと誤解を防ぎ、記録にもなる。 - スピード感と正確性の両立
焦って内容を取り違えないようにしつつ、早めに報告・共有するよう心がける。 - 追加質問の有無を必ず確認
「お急ぎでしたらいつでも連絡ください」「補足情報があれば教えてください」など、相手の意図を漏れなく把握できるよう助けを申し出る。 - 全体の流れを把握する
どの部署や人物が鍵を握っているかを理解し、必要に応じて状況を引き継ぐ相手を明確にしておく。 - 優先度を適切に示す
「緊急度が高いようです」「少し余裕があるとおっしゃっていました」など、伝言のトーンに合わせた対応の必要性を共有すると社内連携が円滑になる。 - 相手に渡す際の敬意表現に注意
「伝言を預かりましたので、お忙しいところ恐縮ですが」「必要があればいつでもお呼びいただけますと幸いです」など、礼儀を忘れずに書き添えることで好印象を与える。
