急遽行けなくなった|ビジネスメール書き方・失礼なくお詫びメール例文
急遽予定に参加できなくなった場合、このようなメールを使います。たとえば、会議や商談、イベントなどに参加予定だったものの、急な体調不良や予期しない事情で行けなくなったときに送ります。この場合、相手に迷惑をかけることをお詫びし、事情を説明することが大切です。ビジネスでは、急な変更に対しても相手に配慮を示し、信頼を損なわないように伝えることが求められます。
メールを送る際の注意点
急遽参加できなくなったことを知らせる際のメールでは、まず、謝罪の気持ちをしっかり伝えることが最も重要です。相手に対して失礼のないよう、感謝の気持ちも添え、急な予定変更を理解してもらうようにします。理由は簡潔に述べ、過度に詳細に説明しない方が良い場合もありますが、相手が納得できる程度にはきちんと伝えることが大切です。また、再度同じような事態が発生しないように対応する意思を示し、今後の予定について調整が必要であれば、別の日程を提案するなどして相手に不便をかけないよう配慮します。全体を通して、誠意と感謝の気持ちを表現し、柔らかく丁寧な言葉で伝えましょう。
失礼がない伝え方
- 急な連絡となり、誠に申し訳ございませんが、今回は参加が難しくなってしまいました。
- このたびは、急な事情でご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
- 大変恐縮ですが、今回は体調不良により出席が叶わなくなりましたことをお詫び申し上げます。
- ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。急遽予定が変更となってしまいました。
- 急なお願いとなり、大変申し訳ありませんが、予定を変更せざるを得なくなりましたことをご理解いただければと思います。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
急遽参加できなくなったことを伝えるメールでは、最初にお詫びの気持ちを表し、その後に理由を簡潔に説明するのが良いです。また、最後には感謝の気持ちを伝え、今後も協力していきたい意向を示すことが大切です。
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。このたびは急なご連絡となり、誠に申し訳ありません。
- 日頃より温かいご支援を賜り、心より感謝申し上げます。急な変更でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
- いつもお世話になっております。本日は急な事情でご連絡をさせていただくこととなり、心よりお詫び申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。急なご連絡で恐縮ですが、予定を変更することとなりました。
- いつも温かいご支援をいただき、ありがとうございます。急な都合により、予定通り参加できなくなりましたことをお詫び申し上げます。
締めの挨拶
- 改めまして、急な連絡となりましたことをお詫び申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
- 本日はお忙しい中ご確認いただき、ありがとうございます。今後も引き続きよろしくお願い申し上げます。
- 最後に、急なご連絡でご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。引き続きよろしくお願い申し上げます。
- お手数をおかけし申し訳ありませんが、今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 最後に、この度は急な変更にご理解いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
急遽行けなくなった場合、相手に迷惑をかけてしまう可能性があるため、その点に十分配慮し、急な変更に対して申し訳ない気持ちを丁寧に伝えることが重要です。適切な理由を簡潔に説明し、相手が納得しやすい内容にすることで、信頼を損なうことなく、次回のやりとりを円滑に進められるようにします。また、急な変更により相手が困らないように、代わりにできることや調整を申し出ることも大切です。全体を通して、相手に負担をかけないように心を込めた言葉で伝えることが必要です。
その際の言い回し
- いつもお世話になっております。急な変更となり、誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけしましたが、今後はこのようなことがないよう十分気をつけて参ります。
- 日頃よりご愛顧いただき、感謝申し上げます。急なご連絡となり、大変恐縮ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
- いつもご支援いただきありがとうございます。急な事情でご迷惑をおかけしましたが、今後も円滑にお付き合いを続けられるよう努めて参りますので、どうかよろしくお願い申し上げます。
- いつもご高配を賜り、誠にありがとうございます。急な変更でお手数をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。今後はより一層注意して参りますので、どうかご理解いただければ幸いです。
- 本日は急なご連絡となり、申し訳ありません。今回の事情をご理解いただけますようお願い申し上げます。今後も引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。
メール例文
会議に急遽出席できなくなった場合
件名：急遽出席できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております、△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり、大変申し訳ございません。
明日予定していた会議に出席することができなくなりました。
急な事情により、どうしても外せない用事ができてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
会議の再調整が可能であれば、○○様のご都合に合わせて日程を再設定させていただければと思っております。
お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
急遽商談に行けなくなった場合
件名：急遽商談に参加できない件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり申し訳ございませんが、明日の商談に急遽参加することができなくなりました。
個人的な緊急の事情が発生し、どうしても出席が叶わない状況となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、商談の再設定をお願いできればと思います。
ご都合の良い日程をお知らせいただけますと幸いです。
また、別の方法でお話しさせていただける場合も、どうぞお知らせください。
急な変更でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
会議に急遽出席できなくなった場合
件名：急遽会議に出席できなくなりました件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、明日予定しておりました会議に出席することができなくなりました。
私の方で予想していなかった急な事情が発生してしまい、やむを得ず、出席を見合わせざるを得ない状況となりました。
この度は、急な変更となり、〇〇様をはじめ関係者の皆様にご迷惑をお掛けすることになり、心よりお詫び申し上げます。
〇〇様には大変なご負担をおかけしてしまうことを深く反省しております。会議が重要な内容であることは承知しておりますので、再調整の際は可能な限りご都合に合わせさせていただきたいと思います。
お手数をおかけいたしますが、改めてご都合の良い日程をお知らせいただければ、日程調整をさせていただきます。
今後、このようなことがないよう、改めて時間管理に努める所存でございますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
どうか、引き続きご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい、再度お詫び申し上げます。
よろしくお願い申し上げます。
急遽商談に参加できなくなった場合
件名：急遽商談に参加できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり、大変申し訳ございませんが、明日予定しておりました商談に参加することができなくなりました。
急な個人的な事情が発生し、どうしても外せない対応が求められたため、商談に出席することができなくなりました。
貴重なお時間を割いていただいているにもかかわらず、このような事態となり、心よりお詫び申し上げます。
商談を再調整する際には、〇〇様のご都合に合わせて日程を調整させていただきたく存じます。
お手数をおかけいたしますが、次回の商談日程についてお知らせいただけますでしょうか。
また、急な変更により何かご不便をおかけした場合には、何でもお申し付けください。
〇〇様には多大なご迷惑をおかけしてしまったことを深く反省し、今後はこのようなことがないよう、十分に留意いたします。
重ねて、今回の急な変更によりご不便をおかけしたことに対し、心よりお詫び申し上げます。
何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
急遽出張に行けなくなった場合
件名：急遽出張に参加できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、明日予定しておりました出張に出席することができなくなりました。
個人的な緊急の事情が発生し、どうしても外せない対応が求められることとなり、急遽出張の予定を変更せざるを得ない状況となってしまいました。
〇〇様には事前にお手配いただいていたにもかかわらず、このような急な変更となり、大変ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
もし可能であれば、別の日程で出張を再調整させていただきたいと考えております。
お手数をおかけいたしますが、再度調整のご連絡をいただけますと幸いです。
急な変更により、〇〇様や関係者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。
今後はこのような事態が発生しないよう、十分に注意いたしますので、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
急遽社外のイベントに出席できなくなった場合
件名：急遽イベントに出席できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり、大変申し訳ございませんが、明日予定しておりました〇〇株式会社様主催のイベントに参加することができなくなりました。
突然、社内で急を要する仕事が発生し、どうしても対応しなければならない状況になりました。そのため、楽しみにしておりましたイベントに参加できず、心よりお詫び申し上げます。
〇〇様がご準備されているイベントには、必ず参加したいと考えておりましたので、別の日程で開催される際は、ぜひともご参加させていただきたく存じます。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、次回の開催予定について教えていただけますでしょうか。
急な変更でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
今後、このようなことがないよう十分に配慮いたしますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
急遽打ち合わせに参加できなくなった場合
件名：急遽打ち合わせに参加できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、明日予定しておりました打ち合わせに参加できなくなってしまいました。
予期していなかった業務の都合により、急遽対応しなければならない事案が発生してしまい、打ち合わせを欠席せざるを得なくなりました。
〇〇様には多大なご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
もしよろしければ、打ち合わせの日程を再調整させていただきたく存じますので、ご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。
また、事前にご準備いただいていた資料などがございましたら、事後に拝見させていただきますのでお知らせください。
ご迷惑をおかけすることとなり、大変申し訳ありませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
急遽顧客訪問に行けなくなった場合
件名：急遽訪問に伺えなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
突然のご連絡となり、大変申し訳ございませんが、明日予定しておりました〇〇様への訪問に伺うことができなくなりました。
急遽、社内で対応しなければならない緊急の案件が発生し、どうしてもこちらを優先せざるを得ない状況となってしまいました。
〇〇様には予定通りお伺いできず、ご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
訪問が遅れることによる影響については最小限にとどめるよう尽力いたしますので、改めて別の日程で訪問させていただける日を教えていただけますと幸いです。
急な変更となり、誠に申し訳ありませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
急遽会議に参加できなくなった場合
件名：急遽会議に参加できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
急遽のご連絡となり、大変申し訳ございませんが、明日予定しておりました会議に参加できなくなりました。
予期せぬ社内の重要な案件が発生し、どうしても会議を欠席せざるを得ない状況となってしまいました。
〇〇様をはじめ、会議に参加予定だった皆様に多大なご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
もし可能であれば、会議の日程を再調整していただけますでしょうか。
新たな日程に関して、ご都合をお知らせいただけますと幸いです。
この度の急な変更について、重ねてお詫び申し上げます。
今後、このような事態を避けるよう十分注意いたしますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
△△株式会社
△△（名前）
急遽セミナーに参加できなくなった場合
件名：急遽セミナーに参加できなくなった件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△（名前）でございます。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、明日予定しておりましたセミナーに参加できなくなりました。
急遽、社内で対応しなければならない事案が発生し、そのためセミナーに参加できないこととなりました。
〇〇様にはご迷惑をおかけし、また楽しみにしていたセミナーに参加できず、大変申し訳ございません。
もし、セミナーの録画や資料等がございましたら、後日拝見させていただけますと幸いです。また、次回開催予定がありましたら、お知らせいただければと思います。
この度は急な変更となり、ご不便をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
△△（名前）
急遽予定に参加できなくなったお詫び
件名：急遽欠席のお詫び 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました〇〇の件について、急遽都合がつかなくなり参加が難しくなってしまいました。 直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。 ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 後日改めて詳細を伺う機会をいただければ幸いです。 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
【会議欠席のお詫びと代替案の提示】
件名：本日の会議欠席のお詫び 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日ご予定いただいておりました〇〇会議について、急な事情により出席が叶わなくなりました。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 議題については後日改めて資料を共有し、詳細を確認させていただきたく存じます。 何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
【訪問キャンセルのお詫びと再調整のお願い】
件名：急な予定変更のお詫び 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 明日予定しておりました貴社への訪問ですが、急な事情により伺うことが難しくなりました。 ご多忙の中、日程を調整いただいていたにもかかわらず、このような形になり大変申し訳ございません。 後日改めて日程の再調整をお願いしたく存じますので、恐れ入りますがご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
【打ち合わせ欠席のお詫び】
件名：急遽打ち合わせを欠席するお詫び 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 本日予定しておりました〇〇打ち合わせについてですが、急な事情により参加が難しくなりました。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 議題に関しては後ほどメールにて内容を確認させていただき、対応いたします。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
【会食キャンセルのお詫び】
件名：本日の会食キャンセルのお詫び 宛名：〇〇様 本文： いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 本日予定しておりました会食ですが、急な体調不良（または別の事情）により参加が難しくなりました。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。 次回改めてお会いできる機会を楽しみにしております。 ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
【次回アポイントの調整依頼】
件名：次回アポイント調整のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急遽の予定変更により、ご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 つきましては、改めてお時間をいただければと思い、ご都合の良い日程をお伺いできれば幸いです。 こちらの候補としては以下の日程を考えておりますので、ご確認いただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【次回の訪問日程について】
件名：次回訪問日程のご相談 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様、いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急な事情により訪問できず、大変失礼いたしました。 再度ご都合の良い日程をご調整いただけますと幸いです。 こちらでも以下の日程を考えておりますので、ご確認いただければ幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。よろしくお願い申し上げます。
【再度の打ち合わせ日程調整】
件名：再度の打ち合わせ日程について 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急遽打ち合わせをキャンセルする形となり、大変申し訳ございませんでした。 改めてお時間をいただければと思い、日程のご調整をお願い申し上げます。 ご迷惑をおかけしますが、以下の日程でいかがでしょうか。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
【次回会食の日程について】
件名：次回会食のご調整のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日は急な事情により会食をキャンセルする形となり、大変申し訳ございませんでした。 改めてお食事の機会をいただければ幸いです。 以下の候補日程を挙げさせていただきますので、ご都合をお聞かせいただければと思います。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 どうぞよろしくお願い申し上げます。
【次回の面談日程について】
件名：次回面談日程のお願い 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急遽面談をキャンセルする形となり、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 つきましては、改めてお時間をいただきたく、ご都合の良い日程をお伺いできれば幸いです。 こちらでも候補日程をご提示いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。 【候補日程】 1. XX月XX日（曜日）XX時〜 2. XX月XX日（曜日）XX時〜 どうぞよろしくお願い申し上げます。
【次回の参加についてのご連絡】
件名：次回の会議への参加について 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急遽の事情で会議を欠席する形となり、ご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 次回の会議には必ず参加させていただきます。 当日の準備について、何か事前に確認すべき点がございましたらご指示いただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
【次回参加の意志を伝えるお詫びメール】
件名：次回の打ち合わせについて 宛名：〇〇様 本文： お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急遽の事情により打ち合わせを欠席してしまい、大変申し訳ございませんでした。 次回の打ち合わせには必ず参加させていただきます。 また、今回欠席した内容についても事前に確認し、次回に活かせるよう努めます。 引き続きご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
【次回訪問のご挨拶】
件名：次回の訪問について 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様、いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日は急遽の予定変更によりご迷惑をおかけしましたこと、改めてお詫び申し上げます。 次回の訪問には必ず伺わせていただきますので、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 当日に向けて必要な資料などございましたら、事前にお知らせいただけますと幸いです。
【会食欠席のお詫びと次回の参加について】
件名：次回の会食について 宛名：〇〇様 本文： いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 この度は急遽の事情により会食を欠席する形となり、大変失礼いたしました。 次回の会食には必ず参加させていただきます。 また、今回の欠席に伴いご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 次回の機会を楽しみにしております。よろしくお願いいたします。
【次回面談への参加について】
件名：次回の面談について 宛名：〇〇様 本文： いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日は急な事情により面談を欠席する形となり、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 次回の面談には必ず参加し、しっかりと準備をして臨ませていただきます。 何か事前に確認が必要な内容がございましたら、どうぞお知らせくださいませ。 引き続きよろしくお願い申し上げます。
