“2回に分けて送ります”初めのメールと２回目のメールで気を付ける事は？ビジネスメール例文

“2回に分けて送ります”初めのメールと２回目のメールで気を付ける事は？

仕事でメールを送るとき、一度にたくさんの情報を詰め込むと、読む側が混乱してしまうことがあります。特に説明が長くなる場合や、内容が複雑な場合は、一度にすべてを伝えるのではなく、2回に分けて送るのが効果的です。

しかし、ただ分けて送るだけでは、受け取る側が「なぜ2回に分けたのか」「次のメールをどう受け取ればいいのか」と疑問に思うかもしれません。そのため、相手がスムーズに理解できるように、メールの構成や伝え方に工夫をすることが大切です

最初のメールでは、まず「なぜ1通で送らずに、2回に分けて送るのか」という理由を伝えましょう。理由を明確にしておくことで、受け取る側が安心し、違和感なくメールを読むことができます

例えば情報量が多すぎる場合や、1つのメールにまとめると分かりにくくなってしまう場合には、それを理由として伝えるとよいでしょう。

「本メールの内容が少し長くなるため、2回に分けてお送りいたします。」
「重要な情報が多いため、理解しやすいように2通に分けてご案内いたします。」

このように伝えることで相手は「なるほど、そういう理由で分けているのだな」と納得しやすくなります

1回目のメールでは、いきなり詳細に入るのではなく、まず「今回のメールで何を伝え、次のメールではどんな話をするのか」を簡単に説明しておくことが大切です。

あらかじめ全体像を伝えておくと、相手は「このメールでは大まかな話をして、次のメールで詳しく説明があるのだな」と理解しやすくなります

「今回のメールでは、〇〇についての概要をお伝えし、次のメールでは具体的な手順についてご案内いたします。」
「本メールでは基本的な情報をお伝えし、詳細な説明は次のメールでお送りいたします。」

こうすることで、相手は「次のメールを待てば詳しい説明が届くのだな」と安心することができます。

1回目のメールの最後には、「次のメールでどんな内容を送るのか」を簡単に予告しておきましょう。そうすることで、受け取る側が次のメールを待ちやすくなります。

「次のメールでは、具体的な手順について詳しく説明いたしますので、お待ちください。」
「次回のメールで、〇〇の詳細をご案内いたしますので、もう少々お待ちください。」

次に何が送られてくるのかを伝えておくと、受け取る側がスムーズに内容を理解できます

2回目のメールを送るときは、件名を工夫して、1回目のメールとつながりがあることを明確にしましょう。そうしないと、相手が「このメールは何の話だろう？」と戸惑ってしまうことがあります

「続き」や「2回目」などの言葉を入れることで、1回目のメールと関係があることがすぐに伝わります。

「件名：【続き】〇〇についてのご案内」
「件名：【第2回】〇〇の詳細について」

こうすることで、相手は「これは前のメールの続きなのだな」とすぐに理解できます。

2回目のメールの最初には、「前回のメールでどんな話をしたのか」を簡単に振り返ると、相手がスムーズに内容を思い出せます。

もし、1回目のメールを読んだのが数日前だった場合、相手が内容を忘れていることもあります。最初に軽くリマインドすることで、相手はすぐに話の流れをつかむことができます。

「前回のメールでは、〇〇についての概要をお伝えしました。」
「先日のメールでは、〇〇についてご案内いたしましたが、今回は具体的な手順についてお知らせいたします。」

前回の内容を簡単にまとめることで、相手は「そういえば、前回はこんな話だったな」と思い出しやすくなります。

2回目のメールでは、1回目のメールでは伝えきれなかった内容を補足し、すべての情報がそろったことを明確に伝えましょう。

また、もし相手が追加で質問をしたい場合に備えて、「何か不明な点があれば遠慮なく連絡してください」と一言添えると、より丁寧な印象になります。

「これで全ての情報をお伝えしました。何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
「以上で、〇〇についての説明は完了です。ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。」

こうすることで、相手は「これで話がまとまったのだな」と安心し、必要に応じて質問することもできます。