面接の日程調整メールに対する返信・会社側からの日程で都合が悪い場合の失礼がない書き方
面接日程調整のメールは、取引先や応募者と面接を行う際に日程を決めるために送られるものです。しかし、もし相手から提示された面接日程が都合が悪い場合、その旨を伝えて新たな候補日を提案することが必要となります。このようなメールは、日程が合わない場合に円滑に調整を進めるために使われます。例えば、取引先から面接の日程が提示され、その日に別の予定があり出席できない場合などです。
- 面接日程の再調整: 提示された面接日程が都合に合わない場合、新たな候補日を提案する。
- スケジュールの変更: 取引先との打ち合わせや面接の時間が合わない場合に、別の日程での調整をお願いする。
- 候補日の提案: 相手に対して、他の日程の提案をすることでスムーズに調整を進めるために送る。
メールを送る際の注意点
- 敬意を持って伝える 取引先の方々に対しては、常に丁寧な表現を使いましょう。「申し訳ございませんが」「お手数ですが」などの配慮の言葉を使うことが大切です。
- 理由を簡潔に説明する 面接日程が合わない理由については、簡潔に説明し、相手に対する配慮を示しましょう。理由が過度に長い説明になると、無駄に時間をかけてしまう印象を与えることがあるため、簡潔に述べることが重要です。
- 代替日程を提案する 面接日程を変更したい場合、できるだけ具体的な代替日程を提案しましょう。「◯月◯日」など、複数の候補を提示することで、相手が調整しやすくなります。
- 相手の都合に配慮する 相手が忙しいことを考慮し、なるべく配慮を見せる言葉を使いましょう。また、相手が選びやすいように複数の候補日を挙げるとスムーズです。
- 迅速な対応を心掛ける メールの返信を遅らせず、早めに対応することが重要です。相手に不安を与えないようにしましょう。
他の失礼がない伝え方
- お手数をおかけしますが、再度調整いただけますでしょうか。
- 恐れ入りますが、日程の再調整をお願い申し上げます。
- 大変恐縮ですが、別の日程をご提案させていただけますか。
- 申し訳ありませんが、別の日程にて再調整をお願い申し上げます。
- お忙しいところ恐れ入りますが、他の候補日をご提案させていただきます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。
- ご連絡が遅くなり、失礼いたしました。
- 先日はお忙しい中、お時間を頂きありがとうございました。
- ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
- 突然のご連絡となり、誠に恐れ入ります。
締めの挨拶
- ご確認いただき、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
- お忙しい中、お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- お手数をおかけしますが、よろしくご調整のほどお願い申し上げます。
- 何卒ご検討いただき、よろしくお願いいたします。
例文
書き出し
いつもお世話になっております。
本文
○○（自分の名前）です。先日ご提案いただいた面接日程について、誠に恐縮ですが、○月○日は既に他の予定が入っており、参加することができません。つきましては、別の日程での調整をお願いできればと思います。以下のいずれかの日程でご調整いただけますでしょうか。
・○月○日（曜日）
・○月○日（曜日）
締め
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
書き出し
ご連絡が遅くなり、失礼いたしました。
本文
○○（自分の名前）です。ご提案いただいた面接日程の○月○日ですが、別の予定が重なっており、調整ができません。つきましては、以下の候補日で再調整させていただけますでしょうか。
・○月○日（曜日）
・○月○日（曜日）
締め
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
書き出し
先日はお忙しい中、お時間を頂きありがとうございました。
本文
○○（自分の名前）です。ご提案いただいた面接の日程、○月○日ですが、あいにくその日に予定が重なってしまいました。そこで、以下の日程での調整が可能かご確認いただけますでしょうか。
・○月○日（曜日）
・○月○日（曜日）
締め
ご確認いただき、何卒よろしくお願い申し上げます。
書き出し
ご連絡が遅くなり、誠に恐れ入ります。
本文
○○（自分の名前）です。先日ご提案いただいた面接日程の○月○日ですが、すでに他の予定が入っており、調整が難しい状況です。以下の日程での調整をお願いできますでしょうか。
・○月○日（曜日）
・○月○日（曜日）
締め
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
書き出し
突然のご連絡となり、失礼いたします。
本文
○○（自分の名前）です。ご提案いただいた面接日程についてですが、○月○日には別の予定があり、参加することができません。つきましては、以下の候補日で再調整いただけますでしょうか。
・○月○日（曜日）
・○月○日（曜日）
締め
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
相手のスケジュールに無理に合わせようとすること
相手の都合を最優先に考えず、自分の都合だけを押し付ける形で日程調整を行うのは失礼です。相手の都合を十分に配慮し、柔軟に対応することが求められます。
返答を遅らせること
日程調整が必要な場合、できるだけ早く返答することが大切です。遅れて返答すると、相手に不安を与え、日程調整が難しくなる可能性があります。
日程の変更が頻繁に発生すること
同じ案件で何度も日程変更を行うと、相手に対して不信感を与える場合があります。最初に候補日を複数挙げ、最適な日程を選ぶよう配慮することが重要です。
変更後の新たな日程が急すぎる場合
新たに提案する日程が急すぎる場合、相手が調整できない可能性があるため、余裕を持った日程を提案するようにしましょう。
一度決まった日程を簡単に変更しようとすること
一度決まった日程を何度も変更するのは失礼です。理由がない場合や軽率に変更を申し出るのは避けましょう。
会社側からの日程で都合が悪い場合の失礼がない返信の例文
別の日程を提案する場合（丁寧に代替案を提示）
件名：面接日程調整のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時の候補日につきまして、大変恐縮ではございますが、既に他の予定が入っており、都合がつかない状況でございます。
つきましては、以下の日程で再調整いただけますと幸いです。
【代替候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後3時
・〇月〇日（〇曜日） 午後2時～午後5時
お忙しいところ恐れ入りますが、可能な範囲でご検討いただけますと幸甚に存じます。何か他にご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただければ早急に調整させていただきます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
柔軟な対応を依頼する場合（相手に幅を持たせた提案）
件名：面接日程の再調整について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただきました〇月〇日（〇曜日）の〇時に関しまして、大変申し訳ございませんが、別件で予定が入っており、お伺いすることが難しい状況です。
つきましては、〇月〇日から〇月〇日までの間で、再度ご都合の良い日時をご教示いただけないでしょうか。ご多忙の中、調整をお願いする形となり恐縮ではございますが、調整可能な範囲で対応させていただきます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
急な予定変更がある場合（具体的な理由を簡潔に添える）
件名：面接日程の変更をお願い申し上げます
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた〇月〇日（〇曜日）〇時につきまして、大変残念ながら急な予定変更が生じたため、参加が難しい状況となってしまいました。せっかくご調整いただいたにも関わらず、このようなお願いをすることをお詫び申し上げます。
つきましては、以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後2時
・〇月〇日（〇曜日） 午後1時～午後4時
再調整についてご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただければ幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。
応じられる範囲を広く提示する場合（柔軟性をアピール）
件名：面接日程再調整のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました〇月〇日（〇曜日）の〇時に関しまして、あいにく他の予定と重なっており、参加が難しい状況でございます。つきましては、〇月〇日から〇月〇日までの期間で、以下の時間帯にて再調整いただければ幸いです。
【対応可能な日時】
・午前9時～正午
・午後2時～午後5時
もし他に調整可能な日時がございましたら、ぜひお知らせください。柔軟に対応させていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
相手に再調整の幅を持たせる場合
件名：面接日程のご再調整について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇曜日）の〇時につきまして、大変申し訳ございませんが、別件での予定があるため、お伺いすることが難しい状況です。
恐縮ではございますが、〇月〇日から〇月〇日までの期間で再度ご都合の良い日程をご提案いただければ幸いです。調整可能な日時をいただけましたら、できる限り柔軟に対応させていただきます。
ご多忙の中お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
候補日を多く提示する場合
件名：面接日程の再調整のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
面接日程についてのご連絡、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時につきまして、あいにく既に予定が入っており、参加が難しい状況です。大変恐縮ですが、以下の候補日程をご確認いただけますでしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後3時
・〇月〇日（〇曜日） 午後2時～午後5時
・〇月〇日（〇曜日） 午後1時～午後4時
ご不都合がございましたら、調整いたしますので、他にご希望があればお知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
急な変更にも柔軟に対応する意思を伝える場合
件名：面接日程の変更について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時に関しまして、急な事情により対応が難しい状況となってしまいました。誠に申し訳ございません。
大変恐れ入りますが、以下の日時で調整いただくことは可能でしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～正午
・〇月〇日（〇曜日） 午後1時～午後3時
貴社のご都合に合わせるよう可能な限り調整いたしますので、他の候補日時がございましたらご遠慮なくお知らせください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
詳細な理由を控えつつ誠意を伝える場合
件名：面接日程調整のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご提案いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時につきまして、大変恐縮ながら都合がつかない状況でございます。
恐れ入りますが、以下の日程の中からご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。
【対応可能な日時】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～正午
・〇月〇日（〇曜日） 午後2時～午後5時
ご調整いただくお手間をおかけすることを心苦しく存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
面接日程の再調整を具体的に依頼する場合
件名：面接日程のご変更のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は面接日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時ですが、既に外せない予定が入っているため、参加が難しい状況です。大変申し訳ございません。
恐れ入りますが、以下の候補日程の中からご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後2時
・〇月〇日（〇曜日） 午後1時～午後5時
・〇月〇日（〇曜日） 終日
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。
幅広い対応可能日時を提示する場合
件名：面接日程のご調整について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
面接日程に関するご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた〇月〇日（〇曜日）〇時ですが、あいにく別の予定が入っており、調整が難しい状況でございます。
恐縮ではございますが、以下の日時の中からご都合の良い日をお知らせいただけましたら幸いです。
【対応可能日時】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後3時
・〇月〇日（〇曜日） 午後2時～午後6時
・〇月〇日（〇曜日） 午前9時～午後5時
その他の候補がございましたら、できる限り調整いたしますのでお知らせください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
急な変更依頼にも丁寧に対応する場合
件名：面接日程の変更につきまして
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました〇月〇日（〇曜日）〇時ですが、急な事情が生じ、対応が難しい状況となってしまいました。誠に申し訳ございません。
恐れ入りますが、以下の日程でご調整いただけますでしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前11時～午後1時
・〇月〇日（〇曜日） 午後3時～午後5時
貴社のご都合に合わせて柔軟に対応いたしますので、他にご希望がございましたらお知らせください。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
調整後の予定変更にも前向きな意向を示す場合
件名：面接日程再調整のお願い
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただいた〇月〇日（〇曜日）〇時ですが、別の予定が重なり、お時間をいただくことが難しい状況でございます。申し訳ございません。
以下の日程で調整いただくことは可能でしょうか。
【候補日程】
・〇月〇日（〇曜日） 午前10時～午後12時
・〇月〇日（〇曜日） 午後1時～午後4時
他の日時でも可能な限り調整いたしますので、お気軽にお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
