面接日程調整メール|会社側からの日程で都合が悪い場合の返信注意点・例文

面接の日程調整メールに対する返信・会社側からの日程で都合が悪い場合の失礼がない書き方

面接の日程調整メールに対して、会社側から提案された日程が都合が悪い場合の返信には、以下のポイントに注意して、丁寧かつ配慮のあるメールを作成しましょう。

  • 件名: 件名には、メールの目的が一目でわかるようにします。例えば、「面接日程の再調整のお願い」といった表現が適しています。
  • 丁寧な挨拶: メールの冒頭には、丁寧な挨拶を入れましょう。例えば、「〇〇株式会社の〇〇様、お世話になっております」といった表現が適しています。
  • 感謝の気持ち: 面接の日程調整に対する感謝の気持ちを具体的に伝えます。例えば、「この度は面接の日程調整についてご連絡いただき、誠にありがとうございます」といった表現が適しています。
  • 都合が悪い旨の説明: 提案された日程が都合が悪いことを丁寧に伝えます。例えば、「あいにく、〇月〇日は既に予定が入っており、参加が難しい状況です」といった表現が適しています。
  • 代替日程の提案: 代替日程を具体的に提案します。例えば、「以下の日程でご都合はいかがでしょうか」といった表現とともに、複数の日程を提示します。
  • 例: 「〇月〇日(〇)〇時〜〇時」
  • 「〇月〇日(〇)〇時〜〇時」
  • 「〇月〇日(〇)〇時〜〇時」
  • 柔軟性の表明: 提案した日程が難しい場合の代替案を示します。例えば、「上記の日程が難しい場合は、他の日程も調整可能ですので、ご希望の日程をお知らせください」といった表現が適しています。
  • 感謝の気持ち: 再度感謝の気持ちを伝えます。例えば、「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします」といった表現が適しています。
  • 連絡先の提供: 質問や確認事項がある場合の連絡先を提供します。例えば、「ご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください」といった表現が適しています。
  • 締めの言葉: メールの最後には、再度感謝の気持ちを伝え、丁寧に締めくくります。例えば、「今後ともよろしくお願いいたします」といった表現が適しています。

会社側からの日程で都合が悪い場合の失礼がない返信の例文

別の日程を提案する場合(丁寧に代替案を提示)

件名:面接日程調整のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時の候補日につきまして、大変恐縮ではございますが、既に他の予定が入っており、都合がつかない状況でございます。

つきましては、以下の日程で再調整いただけますと幸いです。

【代替候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後3時
・〇月〇日(〇曜日) 午後2時~午後5時

お忙しいところ恐れ入りますが、可能な範囲でご検討いただけますと幸甚に存じます。何か他にご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただければ早急に調整させていただきます。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

柔軟な対応を依頼する場合(相手に幅を持たせた提案)

件名:面接日程の再調整について

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

ご提案いただきました〇月〇日(〇曜日)の〇時に関しまして、大変申し訳ございませんが、別件で予定が入っており、お伺いすることが難しい状況です。

つきましては、〇月〇日から〇月〇日までの間で、再度ご都合の良い日時をご教示いただけないでしょうか。ご多忙の中、調整をお願いする形となり恐縮ではございますが、調整可能な範囲で対応させていただきます。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

急な予定変更がある場合(具体的な理由を簡潔に添える)

件名:面接日程の変更をお願い申し上げます

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた〇月〇日(〇曜日)〇時につきまして、大変残念ながら急な予定変更が生じたため、参加が難しい状況となってしまいました。せっかくご調整いただいたにも関わらず、このようなお願いをすることをお詫び申し上げます。

つきましては、以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後2時
・〇月〇日(〇曜日) 午後1時~午後4時

再調整についてご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただければ幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。

応じられる範囲を広く提示する場合(柔軟性をアピール)

件名:面接日程再調整のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

ご案内いただきました〇月〇日(〇曜日)の〇時に関しまして、あいにく他の予定と重なっており、参加が難しい状況でございます。つきましては、〇月〇日から〇月〇日までの期間で、以下の時間帯にて再調整いただければ幸いです。

【対応可能な日時】
・午前9時~正午
・午後2時~午後5時

もし他に調整可能な日時がございましたら、ぜひお知らせください。柔軟に対応させていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

相手に再調整の幅を持たせる場合

件名:面接日程のご再調整について

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました〇月〇日(〇曜日)の〇時につきまして、大変申し訳ございませんが、別件での予定があるため、お伺いすることが難しい状況です。

恐縮ではございますが、〇月〇日から〇月〇日までの期間で再度ご都合の良い日程をご提案いただければ幸いです。調整可能な日時をいただけましたら、できる限り柔軟に対応させていただきます。

ご多忙の中お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

候補日を多く提示する場合

件名:面接日程の再調整のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
面接日程についてのご連絡、誠にありがとうございます。

ご案内いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時につきまして、あいにく既に予定が入っており、参加が難しい状況です。大変恐縮ですが、以下の候補日程をご確認いただけますでしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後3時
・〇月〇日(〇曜日) 午後2時~午後5時
・〇月〇日(〇曜日) 午後1時~午後4時

ご不都合がございましたら、調整いたしますので、他にご希望があればお知らせいただけますと幸いです。

お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

急な変更にも柔軟に対応する意思を伝える場合

件名:面接日程の変更について

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時に関しまして、急な事情により対応が難しい状況となってしまいました。誠に申し訳ございません。

大変恐れ入りますが、以下の日時で調整いただくことは可能でしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~正午
・〇月〇日(〇曜日) 午後1時~午後3時

貴社のご都合に合わせるよう可能な限り調整いたしますので、他の候補日時がございましたらご遠慮なくお知らせください。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

詳細な理由を控えつつ誠意を伝える場合

件名:面接日程調整のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は、面接日程のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。

ご提案いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時につきまして、大変恐縮ながら都合がつかない状況でございます。

恐れ入りますが、以下の日程の中からご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。

【対応可能な日時】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~正午
・〇月〇日(〇曜日) 午後2時~午後5時

ご調整いただくお手間をおかけすることを心苦しく存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日程の再調整を具体的に依頼する場合

件名:面接日程のご変更のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は面接日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時ですが、既に外せない予定が入っているため、参加が難しい状況です。大変申し訳ございません。

恐れ入りますが、以下の候補日程の中からご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後2時
・〇月〇日(〇曜日) 午後1時~午後5時
・〇月〇日(〇曜日) 終日

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。

幅広い対応可能日時を提示する場合

件名:面接日程のご調整について

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
面接日程に関するご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご提示いただいた〇月〇日(〇曜日)〇時ですが、あいにく別の予定が入っており、調整が難しい状況でございます。

恐縮ではございますが、以下の日時の中からご都合の良い日をお知らせいただけましたら幸いです。

【対応可能日時】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後3時
・〇月〇日(〇曜日) 午後2時~午後6時
・〇月〇日(〇曜日) 午前9時~午後5時

その他の候補がございましたら、できる限り調整いたしますのでお知らせください。

お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

急な変更依頼にも丁寧に対応する場合

件名:面接日程の変更につきまして

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご案内いただきました〇月〇日(〇曜日)〇時ですが、急な事情が生じ、対応が難しい状況となってしまいました。誠に申し訳ございません。

恐れ入りますが、以下の日程でご調整いただけますでしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前11時~午後1時
・〇月〇日(〇曜日) 午後3時~午後5時

貴社のご都合に合わせて柔軟に対応いたしますので、他にご希望がございましたらお知らせください。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

調整後の予定変更にも前向きな意向を示す場合

件名:面接日程再調整のお願い

〇〇株式会社
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
この度は面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご案内いただいた〇月〇日(〇曜日)〇時ですが、別の予定が重なり、お時間をいただくことが難しい状況でございます。申し訳ございません。

以下の日程で調整いただくことは可能でしょうか。

【候補日程】
・〇月〇日(〇曜日) 午前10時~午後12時
・〇月〇日(〇曜日) 午後1時~午後4時

他の日時でも可能な限り調整いたしますので、お気軽にお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。