不採用の結果を電話で伝える・言い方（フレーズ集）|失礼なく礼儀正しく

不採用の結果を電話で伝える際には、応募者への配慮を最優先に、できるだけ丁寧かつ尊敬の意を込めて伝えることが大切です。電話での連絡は、相手の反応を直接見ることができるため、慎重に行動する必要があります。以下では、不採用を電話で伝える際の適切な言い方や注意点について、最大限の文字数を使って解説します。

不採用連絡の基本

迅速な連絡

不採用の結果が決まったら、できるだけ早く応募者に連絡をすることが重要です。遅くなればなるほど、応募者は不安を感じたり、他の選考にも影響を与える可能性があります。結果が出た時点で、速やかに伝えるようにしましょう。

感謝の意を表す

電話をかける際、最初に必ず感謝の意を伝えましょう。「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった表現を使うことで、応募者が費やした時間や努力を無駄にしないように配慮します。

敬意と配慮

不採用を伝える際には、応募者の努力や人柄を否定することなく、選考基準や企業の現状に基づく判断であることを伝えます。「慎重に選考を行った結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました」といった、具体的な理由ではなく総合的な判断であることを強調することが重要です。

電話での適切な言い方の例

電話開始時の基本挨拶

電話をかける際は、最初に自分の名前や役職を伝えて、応募者が安心できる環境を作ります。例えば、「○○（会社名）の△△でございます。お忙しいところ恐れ入りますが、少々お時間よろしいでしょうか？」といった形で、相手の状況に配慮しながら丁寧に話し始めます。

「○○（会社名）の△△と申します。お忙しいところ失礼いたしますが、少しお時間を頂戴できますでしょうか？」
「○○（会社名）の△△でございます。お手数ですが、少しだけお時間をいただけますか？」
「○○（会社名）の△△でございます。お忙しい中恐縮ですが、少しお話しする時間をいただけますか？」
「○○（会社名）の△△と申します。突然のお電話をお許しいただき、少しお時間をいただけますでしょうか？」
「○○（会社名）の△△でございます。お手数をおかけいたしますが、少しお時間をおいただきたく存じます。」
「○○（会社名）の△△と申します。お忙しいところ申し訳ありませんが、少しお時間をいただけますか？」
「○○（会社名）の△△でございます。お時間を少しだけいただけますでしょうか？」
「○○（会社名）の△△と申します。お忙しいところ、ほんの少しお時間を頂けると助かります。」
「○○（会社名）の△△でございます。少しの間、お時間を頂けますか？」
「○○（会社名）の△△と申します。ご多忙のところ恐れ入りますが、少々お時間をいただきたいのですが。」

感謝の表現

「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。」と、最初に応募者の時間や努力に対して感謝の気持ちを表します。これにより、応募者が自分の努力を評価されていると感じ、心地よい印象を持ってもらえます。

「まず初めに、弊社の採用選考にご応募いただき、心より感謝申し上げます。」
「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。」
「ご多忙の中、弊社の採用選考にご応募いただき、深く感謝申し上げます。」
「この度は、弊社の採用にご応募いただき、心より御礼申し上げます。」
「まずは、弊社の採用選考にご応募いただき、感謝の気持ちでいっぱいです。」
「ご応募いただき、誠にありがとうございました。選考においてお力を尽くしていただきましたことを、心よりお礼申し上げます。」
「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。ご応募いただいたことに感謝いたします。」
「ご応募いただきまして、ありがとうございます。選考においてご尽力いただきましたことを、心より感謝申し上げます。」
「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。ご応募に感謝しております。」
「まずは、弊社の採用選考にご応募いただき、厚くお礼申し上げます。」

不採用の旨の伝達

不採用を伝える際は、直接的に「不採用です」と伝えるのではなく、「誠に心苦しいのですが、慎重に選考を行った結果、今回はご期待に沿う結果とならず、採用を見送らせていただくこととなりました。」といった言い回しを用い、応募者の価値を否定しないよう配慮します。

「大変申し訳ございませんが、厳正な選考の結果、今回はご期待に添えない結果となりました。」
「誠に残念ではございますが、慎重な選考の結果、今回はご希望に沿うことができませんでした。」
「大変心苦しいのですが、選考の結果、今回はご期待に応えられない結果となりました。」
「慎重に選考させていただきましたが、残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。」
「誠に申し訳ございませんが、選考の結果、今回はご期待に添えない結果となりました。」
「この度は、誠に申し訳ございませんが、選考の結果、今回は不採用とさせていただくことになりました。」
「心よりお詫び申し上げますが、選考の結果、ご期待に添うことができませんでした。」
「大変残念ですが、選考を経て、今回はご期待に添えない結果となりましたことをご報告申し上げます。」
「慎重に検討した結果、誠に心苦しいのですが、今回はご期待に沿う結果とならず、不採用となりました。」
「大変申し訳ございませんが、今回の選考ではご期待に添えない結果となりました。」
「慎重に選考を行った結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。」
「誠に残念ですが、選考の結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。」
「慎重な選考を経た結果、今回はご期待に応えられませんでしたことをお知らせいたします。」
「心苦しい限りではございますが、厳正な選考を経て、今回はご期待に添えませんでした。」
「誠に申し訳ないのですが、選考の結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。」
「慎重に選考させていただいた結果、今回は不採用となりましたことをお伝えします。」
「選考を重ねた結果、残念ながら今回はご期待に沿えませんでしたことをお知らせいたします。」
「この度は心苦しいご報告となりますが、慎重な選考の結果、今回は採用を見送らせていただきます。」
「誠に申し訳ございませんが、慎重に選考を進めた結果、今回はご期待に添えない結果となりました。」
「選考の結果、今回はご期待に沿えず、大変申し訳ない結果となりました。」

選考理由の説明

選考理由は簡潔に説明します。「多数の優秀な応募者の中からの厳しい選考となり、総合的な判断に基づく結果でございます。」といった言い回しで、応募者に直接的なフィードバックを与えることなく、選考基準や企業の事情により決定されたことを伝えます。

「多くの素晴らしい候補者の中での選考となり、総合的な評価に基づく結果となりました。」
「優れた応募者の中から慎重に選考を行い、総合的な判断をもとに決定いたしました。」
「たくさんの優秀な応募者の中からの厳選された結果となり、総合的な評価に基づくものです。」
「多くの素晴らしい候補者がいらっしゃいましたが、慎重な選考を経ての判断となります。」
「選考において、非常に優れた応募者の中から厳正な判断を行った結果でございます。」
「数多くの優れた応募者の中から選ばせていただいた結果、総合的に判断した結果となります。」
「厳しい選考を行い、非常に優秀な方々の中から総合的な評価に基づき、結果が出ました。」
「応募者の皆さまが非常に優れた方々であったため、慎重に選考を行い、総合的に判断させていただきました。」
「選考過程で、たくさんの優れた応募者がいらっしゃいましたが、総合的な評価を基に決定いたしました。」
「厳正な選考の結果、非常に多くの素晴らしい応募者の中からの総合的な判断となります。」
「多くの応募者の中で厳正な選考を行った結果、総合的に判断させていただいた結果となりました。」
「非常に優秀な応募者が多く、慎重に選考を進めた結果、総合的な評価をもとに決定しました。」
「数多くの優れた候補者の中で慎重に選考し、最終的には総合的な判断に基づく結果となりました。」
「たくさんの素晴らしい応募者の中から慎重に選考を行った結果、総合的に評価した結果となります。」
「多くの素晴らしい応募者が集まり、厳正な選考を経て、総合的な評価に基づく結果となりました。」
「選考において、多数の優秀な候補者から慎重に選ばせていただき、最終的な判断は総合的なものです。」
「応募者の皆様が非常に優れた方々ばかりで、総合的に慎重に選考を行った結果でございます。」
「厳しい選考を経て、多くの素晴らしい応募者の中から総合的に判断した結果となります。」
「多くの素晴らしい応募者から慎重に選ばせていただき、結果として総合的な判断をもって決定いたしました。」
「選考基準に基づいて厳正に判断した結果、多数の優秀な応募者の中からの総合的な結果となります。」

今後の可能性への言及

「今後、再びご縁がございました際には、ぜひ改めてご検討させていただければと存じます。」と、将来的なチャンスを伝えることで、応募者が前向きに次の機会に備える気持ちを持てるよう配慮します。

「今後、再びお目にかかる機会がありました際には、改めてご検討させていただければと思います。」
「今後、別の機会がございました際には、ぜひ再度ご検討いただけると幸いです。」
「今後、もし再度ご縁をいただけることがあれば、その際にはぜひご検討いただければと思います。」
「今後、またご縁がありましたら、ぜひその際にはご検討させていただけますようお願い申し上げます。」
「もし今後、再びご縁がございました際には、ぜひとも改めてご検討いただけると幸いです。」
「今後、新たにご縁をいただける際には、ぜひともその際に再度ご検討いただければと思います。」
「再度ご縁がございました場合には、ぜひ改めてご検討いただけますようお願い申し上げます。」
「今後、何かの機会に再びお会いできた際には、改めてご検討いただけるよう心よりお願い申し上げます。」
「また別の機会がございました際には、その際にはぜひご検討いただければと思います。」
「もし今後、再びご縁をいただける際には、その際にぜひご検討いただければと考えております。」
「将来的に再びご縁がございました際には、ぜひその際に改めてご検討いただければと思います。」
「今後、再びご縁ができることがあれば、ぜひその際にはご検討いただければ幸いです。」
「もし将来、再度ご縁がございました場合には、その時に再度ご検討させていただければと思います。」
「次回、ご縁があった際には、ぜひ改めてご検討いただけると幸いです。」
「今後、別の機会に再びお会いできることを願っております。その際にはぜひご検討いただければと存じます。」
「再度ご縁があった際には、ぜひとも改めてご検討いただけますようお願い申し上げます。」
「今後の機会に再びご縁がございました際には、ぜひ改めてご検討いただけることを心より願っております。」
「またご縁がある際には、ぜひその際に改めてご検討いただければと思います。」
「今後、再度ご縁がございました際には、どうかその際に再度ご検討いただければと存じます。」
「次回ご縁をいただける際には、ぜひとも改めてご検討いただければと考えております。」

電話連絡時の注意点

言葉遣いとトーン

電話の中で使う言葉は、全体を通じて丁寧でなければなりません。しかし、過度に堅苦しくなりすぎず、柔らかいトーンで話すことが大切です。適切な敬語を使うことで、相手に敬意を示すことができます。また、言葉選びは中立的に行い、「あなたの能力が足りなかった」といった直接的な表現は避けましょう。

事前の準備

電話をかける前に、伝えるべき内容を整理し、シナリオを作成しておくとスムーズに対応できます。また、どのような質問にも迅速かつ正確に答えられるように準備しておくことが重要です。応募者が驚いたり困惑したりしないように、話すべき内容を明確にしておきましょう。

応募者のプライバシーへの配慮

電話をかける際には、応募者が落ち着いて話せる環境で行うように心がけましょう。公共の場や雑音の多い場所では、応募者が集中して話を聞くことができないため、静かな場所での通話が望ましいです。

応募者の反応への対応

応募者が不満を述べたり、質問をしたりする場合には、感情的にならず冷静に対応しましょう。必要に応じて後日文書での説明を提案することも選択肢の一つです。また応募者が納得できるように、一方的な説明だけでなく、丁寧な説明やフォローアップを心がけることが重要です。

まとめ

不採用の電話連絡は応募者にとっては非常に残念な結果です。しかし企業側が丁寧に対応することで、応募者の印象を良いものにし、今後の関係を円満に保つことができます。重要なポイントは、感謝と敬意を忘れず、丁寧な言葉遣いや中立的な表現を心がけることです。さらに、事前準備とプライバシーへの配慮、応募者の反応への真摯な対応を行うことで、応募者が前向きに次の機会に挑戦できるようサポートすることが可能です