どうしても無理、絶対に無理をメールで丁寧に伝える敬語の例文と注意点
「どうしても無理」や「絶対に無理」といった強い否定を伝える際には、相手に対して配慮した丁寧な言葉遣いが求められます。直接的な表現を避け、「誠に申し訳ございませんが」や「難しい状況でございます」といった柔らかな表現を使い、相手に負担を与えないよう心がけることが重要です。
- 「誠に申し訳ございませんが」などのクッション言葉で丁寧さを加える。
- 「現状では難しい状況でございます」などの間接的な表現を使用する。
- 相手の立場を尊重しつつ、感謝やお詫びの言葉を添える。
- 必要であれば、代替案や次善策を提示して誠意を示す。
スケジュールの調整が難しい場合
件名：お打ち合わせ日程について 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご提案いただきました日程につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状では調整が難しい状況でございます。大変恐縮ではございますが、別の日程をご提案いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
要望への対応が不可能な場合
件名：ご要望について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびいただきましたご要望につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状のリソースでは対応が難しい状況でございます。別の方法で対応可能か検討を進めておりますので、改めてご報告いたします。 ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
納期の短縮が困難な場合
件名：納期短縮について 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご依頼につきまして、誠に申し訳ございませんが、現時点では納期を短縮することが難しい状況でございます。可能な限り早急に対応すべく努めておりますが、現状の工程を踏まえますと〇月〇日が最短となります。 何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。
予算内での対応が不可能な場合
件名：お見積りの件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご依頼内容についてお見積りを作成いたしましたが、誠に申し訳ございません、いただいたご予算内での対応が難しい状況でございます。可能な範囲で調整案をご提案させていただきますので、ご検討いただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
急な変更対応が困難な場合
件名：変更対応についてのお願い 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきました変更内容につきまして、誠に申し訳ございませんが、急な対応が難しい状況でございます。引き続き、最善の対応策を検討しておりますが、少々お時間を頂戴する形となります。 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
特定のサービス提供が困難な場合
件名：サービス提供について 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご依頼に関しまして、誠に申し訳ございませんが、現状ではご希望のサービスを提供することが難しい状況でございます。代わりに可能な代替案を検討し、改めてご提案させていただきます。 ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
指定された形式での資料作成が不可能な場合
件名：資料作成についてのお願い 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきました資料作成につきまして、誠に申し訳ございませんが、指定いただいた形式での対応が難しい状況でございます。代替案として、〇〇形式での作成をご提案させていただきます。 ご不便をおかけし申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
期限内での対応が困難な場合
件名：対応期限について 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきました件につきまして、誠に申し訳ございませんが、提示いただいた期限内での対応が難しい状況でございます。できる限り早急に進めてまいりますが、〇月〇日までのお時間をいただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
特定の機能を追加する対応が難しい場合
件名：機能追加のご要望について 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご要望につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状のシステムでは特定の機能を追加することが難しい状況でございます。別の方法でご要望に近い対応を検討させていただきます。 ご期待に添えず心苦しく存じますが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。
イベントの日程変更ができない場合
件名：イベント日程について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご相談いただきましたイベントの日程変更につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状の調整では変更が難しい状況でございます。既定の日程で進行させていただけますと幸いです。 お力添えをいただけますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願い申し上げます。
在庫不足で納品が難しい場合
件名：納品に関するご連絡 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご注文いただきました商品につきまして、誠に申し訳ございませんが、現在在庫が不足しており、納品が難しい状況でございます。次回入荷予定を確認のうえ、改めてご連絡申し上げます。 ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。
特定の契約条件が受け入れられない場合
件名：契約条件についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびのご提示いただきました契約条件につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状では受け入れることが難しい状況でございます。代替案を検討し、ご提案を差し上げたく存じます。 引き続きご協力いただけますようお願い申し上げます。
短期間でのシステム構築が不可能な場合
件名：システム構築のスケジュールについて 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご依頼いただきましたシステム構築につきまして、誠に申し訳ございませんが、提示いただいた短期間での完成は難しい状況でございます。現在の工程では〇月〇日が目安となります。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
急な増産対応が難しい場合
件名：増産対応についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびご依頼いただきました増産対応につきまして、誠に申し訳ございませんが、現状の生産体制では対応が難しい状況でございます。引き続き、調整可能な範囲を検討してまいります。 ご期待に沿えず恐縮ではございますが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
予定外のコスト負担が難しい場合
件名：コスト調整について 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 ご提案いただきましたコスト変更案につきまして、誠に申し訳ございませんが、当方の予算内で対応することが難しい状況でございます。可能な調整案を検討し、追ってご連絡差し上げます。 お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
