日程調整|日程をこちらから挙げる場合のメールの書き方・注意点
日程調整メールで自ら日程を提案する際には、以下のポイントに注意して丁寧かつ明確なメールを作成しましょう
- 件名: 件名には、メールの目的が一目でわかるようにします。例えば、「日程調整のお願い」といった表現が適しています。
- 丁寧な挨拶: メールの冒頭には、丁寧な挨拶を入れましょう。例えば、「いつもお世話になっております」や「ご担当者様」といった表現が適しています。
- 具体的な提案日程: 提案する日程を具体的に示します。例えば、「以下の日程でご都合はいかがでしょうか」といった表現とともに、複数の日程を提示します。
- 柔軟性の表明: 提案した日程が難しい場合の代替案を示します。例えば、「上記の日程が難しい場合は、他の日程も調整可能ですので、ご希望の日程をお知らせください」といった表現が適しています。
- 感謝の気持ち: 相手に対する感謝の気持ちを伝えましょう。例えば、「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします」といった表現が適しています。
- 連絡先の提供: 質問や確認事項がある場合の連絡先を提供します。例えば、「ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までご連絡ください」といった表現が適しています。
- 締めの言葉: メールの最後には、再度感謝の気持ちを伝え、丁寧に締めくくります。例えば、「今後ともよろしくお願いいたします」といった表現が適しています。
日程調整|日程をこちらから挙げる場合のメールの例文
取引先との会議日程を調整する場合
件名:会議日程のご相談
お世話になっております。○○です。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
次回の打ち合わせについてご相談させていただきたく、ご連絡差し上げました。
以下の日程の中からご都合の良い日をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
当日の会議では、以下の内容についてご意見を伺いたいと考えております
- 前回お話しいただいた内容を基にした、○○プロジェクトの進行スケジュール案の確認
- お見積もりに関するご承認いただきたい項目の説明
- 次回のマーケティングキャンペーンに向けた具体的な施策案のご提案
なお、必要な資料がございましたら、事前にご共有いただけますと助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
社内でのチーム会議の日程を調整する場合
件名:チーム会議の日程調整のお願い
お疲れ様です。○○です。
来週以降で予定しているチーム会議の日程についてご相談です。以下の日程を候補として挙げさせていただきました。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
議題としては以下の内容を予定しています
- 進行中の○○プロジェクトの進捗確認と次のフェーズのスケジュール調整
- 課題として挙がっている○○の対策案についての議論
- 来月の○○イベントに向けた分担業務の確認
全員が参加できない場合も、進行に影響のないように資料を事前に共有しますのでご安心ください。
可能な日程をご返信いただけますよう、よろしくお願いいたします。
カジュアルな場での予定を調整する場合
件名:ランチミーティングの日程について
○○さん
いつもお世話になっております。○○です。
先日お話ししたランチミーティングの件で、日程を調整させていただきたくご連絡差し上げました。以下の日程でいかがでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
リラックスした雰囲気で、以下についてお話しできればと考えています
- 現在のプロジェクト進捗や今後の展望
- これまでの取り組みについてのフィードバック
- 今後の連携に向けたアイディア交換
その他話したい内容がございましたら、気軽に教えていただけると嬉しいです。
ご都合の良い日程をお知らせください。よろしくお願いいたします。
日程を自分から提案する場合
件名:打ち合わせ日程のご相談
お世話になっております。
○○の△△です。
先日は「〇〇」の件についてご内諾いただき、ありがとうございました。
早速ですが、企画の方向性について打ち合わせをお願いできればと思っております。
つきましては、以下の日程でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
打ち合わせは約1時間を予定しており、こちらからお伺いする形を考えております。
こちらの日程でご都合が合わない場合は、調整いたしますので、
ご都合の良い日程をご連絡いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
海外とのプロジェクトで、社内の翻訳者も同席する打ち合わせの場合
件名:オンライン会議の日程について
お世話になっております。○○です。
この度、○○プロジェクトに関してオンライン会議を設定させていただきたくご連絡差し上げました。
以下の日程の中でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
当日は以下の内容について意見交換をさせていただければと考えております
- 現地ニーズを踏まえた仕様変更案の確認
- 翻訳作業の進捗共有およびスケジュール調整
- 今後の納期と確認手順の合意
社内の翻訳者も同席予定で、言語面のサポートを行います。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
人事担当者として、新人研修の日程調整を依頼する場合
件名:新人研修日程のご相談
お世話になっております。○○です。
このたび、新入社員の研修日程についてご相談したく、メールをお送りいたしました。下記の日程の中でご参加可能な日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
研修では以下のプログラムを予定しております
- 業務概要の説明および社内ルールの確認
- 先輩社員との座談会を通じた実務的なアドバイス共有
- 質疑応答とフォローアップの時間
内容がスムーズに進むよう資料をご用意しておりますが、追加で取り上げたい内容がございましたら事前にご連絡ください。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
カジュアルなディスカッション形式のアイデア会議の場合
件名:アイデア会議の日程について
お世話になっております。○○です。
新商品のコンセプトについて皆様とディスカッションする会議を企画しています。以下の日程で実施を考えておりますが、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
- ○月○日(○曜日)○○~○○
当日は、以下の議題を元に自由な意見交換を予定しています
- ○○市場における顧客ニーズの仮説と検証案
- 新商品のデザインや特徴についてのアイデア共有
- チームで選定した試作品の評価と改善案
少人数でリラックスした雰囲気の会議にしたいと考えております。事前に参考資料をお送りする予定ですので、ぜひ目を通していただければ幸いです。
皆様の貴重なご意見を伺えることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。
不動産業:内覧日程を調整する場合
件名:物件内覧の日程について
お世話になっております。○○不動産の○○です。
このたび、○○様にご興味をお持ちいただいている物件の内覧日程についてご相談させていただきたく、ご連絡差し上げました。以下の日程の中でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
内覧の際には、以下のポイントをご説明させていただきます
- 物件の間取りや設備の詳細
- 周辺環境や交通アクセスの特徴
- ご契約手続きの流れや注意点
ご多忙のところ恐れ入りますが、可能な範囲でご検討いただければ幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。
IT業界:システム導入に関する打ち合わせの場合
件名:システム導入に関する打ち合わせ日程のご提案
お世話になっております。○○システム株式会社の○○です。
先日お話ししました、貴社の業務効率化を目指したシステム導入プロジェクトについて、詳細をお打ち合わせさせていただければと存じます。以下の日程をご提案いたしますので、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
当日の主な議題は以下の通りです
- システム導入のスケジュール案
- 必要なカスタマイズ内容の確認
- 初期導入後のサポート体制について
プロジェクトの円滑な進行を目指し、詳細にご説明させていただきます。ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
教育業界:オンライン授業の内容調整の場合
件名:オンライン授業の打ち合わせ日程について
お世話になっております。○○学習塾の○○です。
このたび、新年度のオンライン授業について詳細を確認するための打ち合わせをお願いできればと考えております。以下の日程の中でご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
打ち合わせでは、以下の内容についてご相談させていただきます
- カリキュラムの詳細と進行スケジュールの確認
- 生徒向けの教材の選定および提供方法
- オンライン授業ツールの使用方法とサポート体制
ご要望や懸念点がございましたら、ぜひ事前にお知らせください。お忙しい中恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
製造業:品質改善のミーティング調整の場合
件名:品質改善ミーティングの日程について
お世話になっております。○○製作所の○○です。
貴社との共同プロジェクトにおける品質改善について、お打ち合わせの日程をご提案させていただきます。以下の候補日の中から、ご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
当日の主な内容は以下を予定しております
- 製品検査データの共有と分析結果の確認
- 改善策の具体案と実行可能性の検討
- 次回ステップの合意と実施スケジュールの設定
スムーズな進行に向けて、資料をご用意いたしますので、ご安心ください。どうぞよろしくお願い申し上げます。
小売業:新商品販売に関する会議調整の場合
件名:新商品の販売計画についての会議日程
お世話になっております。○○商店の○○です。
新商品「○○」の販売計画について、具体的な打ち合わせを行いたく、以下の日程をご提案させていただきます。ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
- ○月○日(○曜日)○時~○時
会議では、以下の内容について話し合う予定です
- 販売ターゲットとプロモーション方法の選定
- 販売価格と初回入荷数の決定
- キャンペーンやイベント企画の検討
具体的な販売計画の策定に向けて、積極的にご意見を伺えれば幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
柔軟な調整を提案する場合
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△です。
「〇〇」の進行に関して、打ち合わせの機会をいただきたく、ご連絡させていただきました。
以下の日程にてご都合の良い時間帯をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
もしご都合の悪い日程がございましたら、別の候補をお伝えいただければ、
柔軟に調整いたしますのでご安心ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。
日程調整に対する丁寧な確認
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△です。
先日は「〇〇」に関して、詳細のご確認をいただき、ありがとうございます。
このたび、打ち合わせをお願いしたくご連絡させていただきました。
つきましては、以下の日時でご都合の良い時間帯をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
もし上記の日時にご都合が合わない場合は、他の日程をご提案いただければ幸いです。
調整させていただきますので、お手数ですがご確認をお願いいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
日程に対する配慮を表現する場合
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△です。
「〇〇」についてお話を進めるため、打ち合わせをお願いしたく存じます。
以下の日程でご都合をお聞かせいただければ幸いです。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
もしご都合が合わない場合は、代わりの日程をご指定いただければ、
調整させていただきますのでご遠慮なくお知らせください。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
複数の候補を提案する場合
件名:打ち合わせ日程のご相談
お世話になっております。
○○の△△でございます。
先日は、「〇〇」についてのご確認、誠にありがとうございました。
今後の進行について、より詳細な打ち合わせをさせていただければと考えております。
そのため、以下の候補日程にてご都合をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
ご多忙のところ恐縮ですが、上記日程でご都合の良い時間帯をお教えいただけると幸いです。
もし、いずれの日時もご都合が悪い場合は、他の日程をご提案いただけますようお願い申し上げます。
打ち合わせは約1時間を予定しており、こちらからお伺いする形を取らせていただきます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
柔軟に対応する姿勢を見せる場合
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△です。
「〇〇」についての進行に関して、今後の具体的な方向性を話し合うため、打ち合わせをお願いしたいと考えております。
つきましては、以下の候補日程でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
もし上記の日程でご都合が合わない場合は、他の日程をご提案いただければ、
調整させていただきますのでご安心ください。
なお、打ち合わせは約1時間程度を予定しており、
貴社のご都合に合わせた形で進行させていただければと思っております。
お手数ですが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
先方への配慮を示す場合
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△でございます。
「〇〇」の件に関して、さらに詳細な打ち合わせを行いたくご連絡差し上げました。
つきましては、以下の日程の中でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
上記の日程のいずれかがご都合の良い時間帯かと思いますが、もしご都合が合わない場合、
別の候補をお知らせいただけますと幸いです。
打ち合わせは約1時間を予定しておりますが、
貴社のご都合に合わせて調整させていただきますので、ご安心ください。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒ご確認いただきますようお願い申し上げます。
お互いに都合を調整する意向を示す場合
件名:打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○の△△です。
先日は「〇〇」に関するお話をいただき、ありがとうございました。
その後、さらに具体的な内容を話し合うために、打ち合わせをお願いしたく考えております。
つきましては、以下の日程でご都合の良い時間をお教えいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
もし上記の日程が難しい場合でも、別の日程を提案させていただければと思いますので、
ご都合の良い日程をご教示いただけると幸いです。
また、打ち合わせは約1時間程度を予定しておりますが、
もし時間が足りない場合は、柔軟に調整いたしますので、お気軽にお知らせください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
IT企業のプロジェクトミーティング(システム開発)
件名:プロジェクトミーティング日程調整のお願い
お世話になっております。
○○株式会社の△△です。
「〇〇プロジェクト」に関して、進行中のシステム開発に関する打ち合わせをお願いしたくご連絡させていただきました。
以下の日程でご都合の良い時間をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
打ち合わせは約1時間を予定しており、貴社の担当者様にお越しいただけると助かります。
もし上記の日程がご都合が悪い場合は、代わりの日程をお知らせいただければと思いますので、
ご遠慮無くご連絡ください。
何卒、よろしくお願いいたします。
建設業の現場視察と打ち合わせ
件名:現場視察及び打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○建設株式会社の△△です。
「〇〇建設プロジェクト」について、進行中の現場視察及び打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。
以下の日程でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
現場視察はおおよそ30分程度、その後、プロジェクトに関する打ち合わせを1時間ほど予定しております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、上記の日程でご確認いただき、
ご都合のよい時間帯をご連絡いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
飲食業の新メニュー提案ミーティング
件名:新メニュー提案の打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○レストランの△△です。
「〇〇新メニュー」に関する提案について、貴社のご意見をお伺いするため、打ち合わせをお願いしたくご連絡差し上げました。
以下の日程でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
新メニューの提案内容をしっかりとご確認いただき、フィードバックをいただけるような時間を確保したいと思います。
もしご都合が合わない場合、別途ご提案させていただきますので、
お手数ですが、日程をご調整の上、ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
法律事務所の契約書レビューのための打ち合わせ
件名:契約書レビューに関する打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○法律事務所の△△です。
「〇〇契約書」の内容について、最終的な確認のために打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。
以下の日程でご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
今回の打ち合わせでは、契約書の重要な項目に関する詳細なレビューを行いたいと考えております。
もしご都合がつかない場合は、代わりの日程を調整させていただきますので、
お手数ですがご連絡をいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
広告代理店の広告キャンペーン打ち合わせ
件名:広告キャンペーンに関する打ち合わせ日程調整のお願い
お世話になっております。
○○株式会社の△△でございます。
先日は、広告キャンペーンに関して貴重なお話をいただきありがとうございました。
キャンペーンの方向性を具体的に決定するために、もう少し詳細なお打ち合わせをさせていただきたいと思っております。
そのため、以下の日程でご都合のよろしいお時間をご連絡いただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
打ち合わせはおおよそ1時間程度を予定しておりますが、内容によっては少し長引く可能性もあります。
もしご都合が悪い場合や他の日程でご希望があれば、柔軟に調整させていただきますので、
ご都合の良い日程をお知らせいただけますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
製造業の納品スケジュール確認ミーティング
件名:納品スケジュール確認のための打ち合わせ日程調整
お世話になっております。
○○株式会社の△△です。
「〇〇製品」の納品スケジュールについて、最終的な確認と調整を行うために、打ち合わせの時間を設けさせていただきたく存じます。
つきましては、下記の日程でご都合のよろしい時間をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
納品のスケジュールに関しては、いくつかの確認事項がございますので、
打ち合わせは1時間程度を予定しております。
上記日程でご都合の良い時間帯をお知らせいただけますようお願い申し上げます。
また、もし他にご都合がよろしい日程があれば、調整させていただきますので、お気軽にご連絡ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
人材採用面接日程調整
件名:面接日程調整のお願い
お世話になっております。
○○株式会社の△△でございます。
先日は、お忙しい中、応募者の件でご連絡をいただき、ありがとうございました。
つきましては、面接の日程を調整したいと考えております。
以下の日程でご都合のよろしいお時間をお知らせいただけますでしょうか。
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
・〇〇月〇〇日(〇)〇〇時~〇〇時
面接はおおよそ30分~1時間程度を予定しております。
もし上記日程がご都合に合わない場合、別の日程をご提案させていただきますので、
ご遠慮なくお知らせいただければと思います。
何卒、よろしくお願いいたします。