取引先に上司同行を伝える
取引先との打ち合わせや訪問の際に、自分だけではなく上司も同行することを事前に伝えるために使用します。上司の同行を事前に伝えることで、相手側も適切な対応を準備でき、スムーズなやり取りにつながります。
このような連絡は、以下のような場面で必要になります。
- 新しい案件や重要な商談がある場合
- 上司の紹介を兼ねて訪問する場合
- 契約やプロジェクトの進捗について正式な確認が必要な場合
- 取引先の要望により、責任者が対応する必要がある場合
- 関係強化のために、上層部同士の挨拶が必要な場合
上司が同行することを伝える際は、相手に気を遣わせすぎないよう配慮しながら、できるだけ丁寧に伝えることが重要です。
メールを送る際の注意点
上司同行の目的を明確にする
単に「上司が同行します」と伝えるのではなく、「〇〇の件について説明をさせていただくため」や「弊社の責任者より直接ご挨拶をさせていただきたく」など、同行の意図を明確にすることで、相手が納得しやすくなります。
相手の負担にならないよう配慮する
上司が同行すると相手側も「準備が必要なのでは」と気を遣うことがあります。そのため、「お時間をいただく形となり恐縮ですが」「短時間の訪問となりますが」など、負担を軽減する表現を入れると良いでしょう。
訪問の日程調整を丁寧に行う
同行者が増えることで、訪問日程の調整が必要になる場合があります。「改めて日程のご相談をさせていただければ幸いです」や「ご都合の良い日時がございましたらお知らせください」といった柔軟な表現を入れると、調整がしやすくなります。
上司の役職や名前を伝える
初対面の場合は、上司の役職や名前を事前に伝えておくと、相手側も心の準備がしやすくなります。「当日は、弊社〇〇（役職）の△△もご一緒させていただきます」といった形で明記すると良いでしょう。
形式ばった表現になりすぎないようにする
上司が同行すると聞くと、相手が緊張することもあります。必要以上にかしこまった表現を使わず、自然な文章で伝えると、相手も安心しやすくなります。
失礼がない伝え方
上司同行のご案内と日程のご相談
お世話になっております。次回の〇〇についての打ち合わせに関しまして、弊社〇〇（役職）の△△も同行させていただきたく存じます。短い時間にはなりますが、直接ご挨拶させていただければと考えております。ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
ご訪問のご案内と上司の同行について
お世話になっております。次回のご訪問につきまして、弊社〇〇（役職）の△△もご一緒させていただく予定です。今後の進め方について直接お話をさせていただきたく存じますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇についての打ち合わせ：上司同行のご連絡
お世話になっております。〇〇の件につきまして、弊社〇〇（役職）の△△も同行させていただくこととなりました。今回の打ち合わせでは、今後の方針についてもご相談できればと考えております。お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
上司とのご挨拶の機会について
お世話になっております。このたびのご訪問に際し、弊社〇〇（役職）の△△も同行し、ご挨拶をさせていただきたく存じます。お時間を頂戴することとなり恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇の件に関するご訪問：上司同行のご案内
お世話になっております。次回の〇〇に関する打ち合わせにつきまして、弊社〇〇（役職）の△△も同行する運びとなりました。詳細については当日ご説明させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し
- いつもお世話になっております。貴社の皆様におかれましては、ご多忙の折、ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
- 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
- 先日は〇〇についてご対応いただき、心より御礼申し上げます。
- いつも弊社とのお取引にご協力いただき、厚く御礼申し上げます。
- 貴社の皆様には日頃より大変お世話になっております。
締めの挨拶
- ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
- 何かご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。
- 当日はどうぞよろしくお願いいたします。引き続きよろしくお願い申し上げます。
- ご多忙の折、お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
- 相手に無理な調整を強いないようにする
- 上司同行の理由を伝え、相手が納得できるようにする
- 役職や名前を事前に伝え、相手が準備しやすいよう配慮する
- 同行によって、相手の負担が増えないような表現を使う
- 日程調整が必要な場合は、柔軟な対応を心がける
その際の言い方
上司同行のご案内と日程のご相談
ご訪問のご案内と上司の同行について
〇〇についての打ち合わせ：上司同行のご連絡
上司とのご挨拶の機会について
〇〇の件に関するご訪問：上司同行のご案内
上司も同行します|失礼がないように取引先に連絡メール例文
上司の同行について事前確認をお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のお願い 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただければと存じます。 部長も本件に関して深く関心を寄せており、直接お話を伺いたいとの意向でございます。 急なお願いとなり恐縮ではございますが、ご了承いただけますでしょうか。 ご不都合がございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
柔らかいトーンで伺いを立てる場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご相談 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社への訪問にあたり、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただければと考えております。 部長自身が本件に関心を持っており、ぜひ貴社のご意見を直接伺いたいとの意向です。 ご同行に問題がないか、ご確認いただけますと幸いです。ご不都合がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
取引先に上司同行を伝えるメール例文
初めて上司が同行する場合
件名：〇月〇日の訪問について（上司同行のお知らせ）
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
早速ですが、〇月〇日（曜日）の貴社訪問に関しましてご連絡申し上げます。今回の訪問には、弊社〇〇部部長の〇〇（上司の名前）も同行させていただくこととなりました。
日頃よりお世話になっている〇〇様に直接ご挨拶させていただくことを兼ねて、私からのご説明を補足いただきながら、より詳細なご提案をさせていただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇（自分の名前）
定例訪問時に上司が同行する場合
件名：次回訪問時の上司同行について
〇〇株式会社
〇〇様
平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
さて、〇月〇日（曜日）の定例訪問に関しましてご連絡です。今回の訪問には、弊社〇〇部の部長である〇〇（上司の名前）も同行させていただく予定でございます。
〇〇（上司の名前）は、貴社のプロジェクトに大変興味を持っており、具体的な課題や今後の方向性について直接お話ししたいとの希望がございます。
お忙しいところ恐縮ですが、当日はよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇（自分の名前）
特別な議題がある場合
件名：〇月〇日の訪問における上司同行の件
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
この度、〇月〇日（曜日）に予定している訪問につきましてご連絡いたします。当日は、弊社〇〇部の部長である〇〇（上司の名前）も同行させていただきます。
今回の訪問では、今後の具体的な提案内容に関する重要な議題を中心にお話を進めたく、〇〇（上司の名前）からも直接説明させていただく予定です。
貴社にて調整事項やご確認いただきたい内容がございましたら、何なりとお知らせくださいませ。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇（自分の名前）
先方に配慮を示した上司同行の依頼
件名：訪問時の上司同行についてのお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
さて、〇月〇日（曜日）に予定しております貴社訪問に関しまして、同行者についてのご連絡です。当日は、弊社〇〇部部長の〇〇（上司の名前）を同席させていただきたく存じます。
〇〇（上司の名前）は、これまでの進捗について直接感謝の意をお伝えしたいと考えており、また、今後の方向性についてもご相談させていただければとの意向でございます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご承知おきいただければ幸いです。当日は何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇（自分の名前）
同行が適切か確認をお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご確認 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇の件につきまして、弊社〇〇部長の〇〇を同行させていただければと考えております。 直接お話を伺いながら、今後の計画について具体的な意見交換をさせていただければと思っておりますが、ご同行が適切かどうか、ご確認いただけますと幸いです。 ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
理由を明示して許可を伺う場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご相談 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行を希望しております。 〇〇部長は、〇〇の件について直接ご意見を伺い、具体的な進行方法についてご相談させていただきたいとの意向でございます。 ご多忙のところ恐縮ですが、部長の同行についてご確認いただけますでしょうか。 お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
確認を柔らかくお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行についてのお願い 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の訪問に際し、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただければと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。 部長も本件に大変関心を持っており、直接お話を伺いながら今後の方針について検討させていただければと考えております。 ご同行が問題ないか、ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
新規取引先への初訪問で上司が同行する場合
件名：【初訪問のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 この度、〇月〇日（〇）に貴社へ初めてのご訪問をさせていただくにあたり、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 部長もこのたびの新しいご縁に大変興味を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいとの意向です。当日は、弊社の取り組みや今後の展望についても共有させていただければと考えております。 急なお願いとなり恐縮ではございますが、ご承知おきいただけますと幸いです。当日お会いできますことを心より楽しみにしております。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
既存取引先との契約更新時に上司が同行する場合
件名：【契約更新に関するお打ち合わせ】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております契約更新のお打ち合わせに関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただくこととなりました。 部長からも直接、ご挨拶とともに契約内容に関するご提案をさせていただく予定でございます。貴社とのより良い関係を築くための意見交換の場にできればと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。 ご多忙中恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
商談において上司が同行する場合
件名：【商談の件】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）の商談に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同席させていただきたく存じます。 今回の商談では、双方の視点を交えながら、より具体的な方向性を見出すことを目的としております。部長からも直接お話をさせていただくことで、双方にとって有意義な機会となれば幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
プロジェクトの進捗報告で上司が同行する場合
件名：【プロジェクト進捗報告のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇プロジェクトの進捗報告に際し、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただきます。 部長からは、これまでの進捗に対する所感と、今後の方向性についても直接お話をさせていただく予定です。貴社のご意見を伺いながら、より具体的な計画を策定できればと考えております。 ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
不具合対応のために上司が同行する場合
件名：【不具合対応に関する訪問】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）の訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行いたします。 このたびの不具合について真摯に対応し、再発防止のための取り組みを直接お伝えするために、部長自らお伺いさせていただく運びとなりました。貴社にご不便をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 当日は、状況の詳しいご説明と再発防止策の詳細についてご案内いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
新商品の提案に上司が同行する場合
件名：【新商品提案の件】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の新商品提案に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきます。 部長自身が本商品の企画に携わっており、その魅力や特徴について直接お伝えしたいとのことで、同行を決定いたしました。貴社のご意見を伺いながら、より貴社にマッチした提案を検討したいと考えております。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
支援計画の説明で上司が同行する場合
件名：【支援計画に関する説明】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 この度、〇月〇日（〇）に弊社の〇〇支援計画についてご説明にお伺いする際、〇〇部長が同行させていただきます。 部長からは、支援計画の全体像や今後の方向性について、直接説明させていただく予定です。貴社との連携をさらに深めるための重要な訪問と考えております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
成果報告の場に上司が同行する場合
件名：【成果報告のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇プロジェクトの成果報告会に、弊社〇〇部長の〇〇も出席いたします。 これまでの取り組みの成果と今後の展望について、部長からも直接ご挨拶と説明をさせていただければと存じます。貴社のご意見を賜り、さらなる改善に活かしてまいりたいと考えております。 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
取引先へのアポイントメントに上司が同行する場合
件名：【〇月〇日〇〇訪問の件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 今回、部長の同行は、〇〇プロジェクトに関してより深い情報共有を行い、貴社のご意見を直接お伺いするためでございます。〇〇部長自身もこの件について大変関心を持っており、今回の機会を活かし、今後の協力関係をさらに強化できればと考えております。 当日は、具体的な状況や今後の進行についてお話を進めさせていただければと思います。何か特にご準備いただく事項がございましたら、事前にご連絡いただけますと幸いです。 ご多忙のところお手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
打ち合わせや会議に上司が同行する場合
件名：【打ち合わせの件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております打ち合わせに関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同席させていただきたく存じます。 今回の打ち合わせでは、〇〇についてより具体的な方向性を決定する重要な機会であると考えております。そのため、部長から直接提案や意見をお伝えし、貴社のご意見も詳しくお伺いできればと思っております。部長自身、このプロジェクトに大変興味を持っており、より良い成果を出すために積極的に関わりたいとの意向でございます。 ご多忙の中恐縮ではございますが、当日は引き続きご協力のほどよろしくお願い申し上げます。また、事前に共有いただける資料やアジェンダなどがございましたら、遠慮なくお知らせください。 当日お会いできるのを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
柔らかいトーンで同行を伝える場合
件名：【訪問の件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 部長も〇〇様とのお取引について、日頃から大変関心を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいと申しております。今回の訪問を通じて、今後の協力体制をより強固にし、具体的な計画を進める良い機会にできればと考えております。 急なお知らせとなり恐れ入りますが、どうぞご了承いただければ幸いです。当日は少しでも有意義な時間となりますよう準備を進めてまいりますので、よろしくお願い申し上げます。 なお、ご確認事項や当日にお話したいテーマなどがございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
非公式な場面で上司同行を伝える場合
件名：〇月〇日訪問の件 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定している訪問についてご連絡いたします。この度、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただくこととなりました。 部長自身、以前から貴社の〇〇プロジェクトについて強い関心を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいとの意向です。当日は和やかな雰囲気の中で、具体的なご意見やご提案を共有できればと考えております。 また、特に当日お話いただきたいテーマやご準備いただく事項などがございましたら、事前にご連絡いただけますと幸いです。私たちも当日に向けて万全の準備を進めてまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
