上司も同行します|失礼がないように取引先に連絡メール例文・書き方
書き方の注意点
- 丁寧な挨拶から始める メールの冒頭には、相手に対する丁寧な挨拶を入れましょう。例えば、「お世話になっております」や「いつもお世話になっております」などが適切です。
- 目的を明確に伝える メールの主旨を明確に伝えることが重要です。上司が同行する理由や目的を簡潔に説明しましょう。
- 上司の紹介 上司の名前や役職を明記し、相手に対して失礼がないように配慮します。上司の役職や担当業務についても簡単に触れると良いでしょう。
- 同行のお願い 上司が同行することについて、相手に了承を得る形でお願いする表現を使いましょう。例えば、「同行させていただきたく存じます」や「ご理解賜りますようお願い申し上げます」などが適切です。
- 感謝の言葉で締めくくる メールの最後には、相手に対する感謝の言葉を添えましょう。例えば、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます」などが適切です。
上司の同行について事前確認をお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のお願い 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただければと存じます。 部長も本件に関して深く関心を寄せており、直接お話を伺いたいとの意向でございます。 急なお願いとなり恐縮ではございますが、ご了承いただけますでしょうか。 ご不都合がございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
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柔らかいトーンで伺いを立てる場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご相談 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社への訪問にあたり、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただければと考えております。 部長自身が本件に関心を持っており、ぜひ貴社のご意見を直接伺いたいとの意向です。 ご同行に問題がないか、ご確認いただけますと幸いです。ご不都合がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
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同行が適切か確認をお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご確認 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇の件につきまして、弊社〇〇部長の〇〇を同行させていただければと考えております。 直接お話を伺いながら、今後の計画について具体的な意見交換をさせていただければと思っておりますが、ご同行が適切かどうか、ご確認いただけますと幸いです。 ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
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理由を明示して許可を伺う場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行のご相談 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行を希望しております。 〇〇部長は、〇〇の件について直接ご意見を伺い、具体的な進行方法についてご相談させていただきたいとの意向でございます。 ご多忙のところ恐縮ですが、部長の同行についてご確認いただけますでしょうか。 お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
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確認を柔らかくお願いする場合
件名：【〇〇訪問の件】上司同行についてのお願い 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の訪問に際し、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただければと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。 部長も本件に大変関心を持っており、直接お話を伺いながら今後の方針について検討させていただければと考えております。 ご同行が問題ないか、ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
新規取引先への初訪問で上司が同行する場合
件名：【初訪問のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 この度、〇月〇日（〇）に貴社へ初めてのご訪問をさせていただくにあたり、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 部長もこのたびの新しいご縁に大変興味を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいとの意向です。当日は、弊社の取り組みや今後の展望についても共有させていただければと考えております。 急なお願いとなり恐縮ではございますが、ご承知おきいただけますと幸いです。当日お会いできますことを心より楽しみにしております。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
既存取引先との契約更新時に上司が同行する場合
件名：【契約更新に関するお打ち合わせ】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております契約更新のお打ち合わせに関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただくこととなりました。 部長からも直接、ご挨拶とともに契約内容に関するご提案をさせていただく予定でございます。貴社とのより良い関係を築くための意見交換の場にできればと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。 ご多忙中恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
商談において上司が同行する場合
件名：【商談の件】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）の商談に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同席させていただきたく存じます。 今回の商談では、双方の視点を交えながら、より具体的な方向性を見出すことを目的としております。部長からも直接お話をさせていただくことで、双方にとって有意義な機会となれば幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
プロジェクトの進捗報告で上司が同行する場合
件名：【プロジェクト進捗報告のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇プロジェクトの進捗報告に際し、弊社〇〇部長の〇〇が同行させていただきます。 部長からは、これまでの進捗に対する所感と、今後の方向性についても直接お話をさせていただく予定です。貴社のご意見を伺いながら、より具体的な計画を策定できればと考えております。 ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
不具合対応のために上司が同行する場合
件名：【不具合対応に関する訪問】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）の訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇が同行いたします。 このたびの不具合について真摯に対応し、再発防止のための取り組みを直接お伝えするために、部長自らお伺いさせていただく運びとなりました。貴社にご不便をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。 当日は、状況の詳しいご説明と再発防止策の詳細についてご案内いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
新商品の提案に上司が同行する場合
件名：【新商品提案の件】上司同行のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の新商品提案に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきます。 部長自身が本商品の企画に携わっており、その魅力や特徴について直接お伝えしたいとのことで、同行を決定いたしました。貴社のご意見を伺いながら、より貴社にマッチした提案を検討したいと考えております。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
支援計画の説明で上司が同行する場合
件名：【支援計画に関する説明】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 この度、〇月〇日（〇）に弊社の〇〇支援計画についてご説明にお伺いする際、〇〇部長が同行させていただきます。 部長からは、支援計画の全体像や今後の方向性について、直接説明させていただく予定です。貴社との連携をさらに深めるための重要な訪問と考えております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
成果報告の場に上司が同行する場合
件名：【成果報告のご案内】上司同行の件 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております〇〇プロジェクトの成果報告会に、弊社〇〇部長の〇〇も出席いたします。 これまでの取り組みの成果と今後の展望について、部長からも直接ご挨拶と説明をさせていただければと存じます。貴社のご意見を賜り、さらなる改善に活かしてまいりたいと考えております。 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
取引先へのアポイントメントに上司が同行する場合
件名：【〇月〇日〇〇訪問の件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）に予定しております貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 今回、部長の同行は、〇〇プロジェクトに関してより深い情報共有を行い、貴社のご意見を直接お伺いするためでございます。〇〇部長自身もこの件について大変関心を持っており、今回の機会を活かし、今後の協力関係をさらに強化できればと考えております。 当日は、具体的な状況や今後の進行についてお話を進めさせていただければと思います。何か特にご準備いただく事項がございましたら、事前にご連絡いただけますと幸いです。 ご多忙のところお手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
打ち合わせや会議に上司が同行する場合
件名：【打ち合わせの件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定しております打ち合わせに関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同席させていただきたく存じます。 今回の打ち合わせでは、〇〇についてより具体的な方向性を決定する重要な機会であると考えております。そのため、部長から直接提案や意見をお伝えし、貴社のご意見も詳しくお伺いできればと思っております。部長自身、このプロジェクトに大変興味を持っており、より良い成果を出すために積極的に関わりたいとの意向でございます。 ご多忙の中恐縮ではございますが、当日は引き続きご協力のほどよろしくお願い申し上げます。また、事前に共有いただける資料やアジェンダなどがございましたら、遠慮なくお知らせください。 当日お会いできるのを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
柔らかいトーンで同行を伝える場合
件名：【訪問の件】上司同行のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 〇月〇日（〇）の貴社訪問に関しまして、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただきたく存じます。 部長も〇〇様とのお取引について、日頃から大変関心を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいと申しております。今回の訪問を通じて、今後の協力体制をより強固にし、具体的な計画を進める良い機会にできればと考えております。 急なお知らせとなり恐れ入りますが、どうぞご了承いただければ幸いです。当日は少しでも有意義な時間となりますよう準備を進めてまいりますので、よろしくお願い申し上げます。 なお、ご確認事項や当日にお話したいテーマなどがございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
非公式な場面で上司同行を伝える場合
件名：〇月〇日訪問の件 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日（〇）に予定している訪問についてご連絡いたします。この度、弊社〇〇部長の〇〇も同行させていただくこととなりました。 部長自身、以前から貴社の〇〇プロジェクトについて強い関心を持っており、ぜひ直接お話を伺いたいとの意向です。当日は和やかな雰囲気の中で、具体的なご意見やご提案を共有できればと考えております。 また、特に当日お話いただきたいテーマやご準備いただく事項などがございましたら、事前にご連絡いただけますと幸いです。私たちも当日に向けて万全の準備を進めてまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――――――― 署名（会社名・所属・氏名・連絡先など） ――――――――――――――――――――
