「ご参考までにご覧ください」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶

相手に対して参考となる情報や資料を共有したいときに使われます。特に、何かを決める際に判断の材料となる情報を提供したい場合や、相手がすぐに確認できるように補足として案内する際に便利な表現です。

例えば、仕事のやり取りの中で、過去のデータや関連する文書を共有するときに使うことができます。相手がより良い判断をするために役立つ内容を提供する場合、「ご参考までにご覧ください」と添えることで、強制的に見てもらうのではなく、あくまで参考として受け取ってもらえるような、やわらかい伝え方になります。

また、何かを説明したあとに「詳しく知りたい場合はこちらをご覧ください」といった気持ちを込めて伝える際にも使われます。相手に押し付けることなく、必要に応じて確認できるように配慮した言い方であり、ビジネスメールや報告書、会議資料の案内など、さまざまな場面で活用されています。

この表現を使うことで、相手が無理なく情報を受け取れるようになり、押しつけがましさを感じさせずにスムーズなコミュニケーションを取ることができます。

メールを送る際の注意点

相手に分かりやすく伝えるために気をつけること

メールでこの言葉を使う場合は相手がどのように受け取るかを意識することが大切です。例えば、「ご参考までにご覧ください」とだけ書いてしまうと、相手はどのような目的で送られてきたのか分からず、対応に迷ってしまうことがあります。そのため、事前に「この資料は○○のために役立つ情報が含まれています」など、簡単に説明を添えておくと、相手もスムーズに内容を理解しやすくなります。

また、相手が忙しい場合、すぐに確認できないことも考えられます。そのため、無理に見てもらうのではなく、「お時間のあるときにご確認いただけますと幸いです」といった一言を加えると、相手に対する配慮が伝わります。

さらに、添付ファイルやリンクを送る場合には、内容について簡単に説明を加えたり、どの部分を重点的に見ればよいのかを示したりすると、相手の負担を減らすことができます。例えば、「○○について詳しくまとめた資料ですので、ご参考までにご覧ください」と伝えることで、相手が目的を理解しやすくなります。

失礼がない伝え方

相手に配慮しながら案内する丁寧な言い方

こちらの資料に関係する情報をまとめておりますので、ご参考までにご覧いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。
先日の件につきまして、関連する資料を添付いたしました。お時間のある際にご参考までにご覧いただければと存じます。どうぞよろしくお願いいたします。
こちらのデータが少しでもお役に立てばと思い、お送りいたします。ご参考までにご覧いただけますと助かります。必要な情報がございましたら、お知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、今回のご検討に役立つかと思い、資料を共有させていただきます。ご参考までにご覧いただけますと幸いです。
過去の事例をまとめた資料を添付しておりますので、ご参考までにご確認いただければと存じます。お役に立てる情報がありましたら幸いです。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

メールのはじめに添える丁寧な挨拶

いつもお世話になっております。お忙しい中、ご対応いただき誠にありがとうございます。今回、ご参考になりそうな資料をお送りしたく、ご連絡いたしました。
先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。本件について、補足となる情報をまとめた資料がございましたので、ご案内いたします。
ご多忙のところ失礼いたします。日頃よりお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。本日、ご検討の際に役立つと思われる資料をお送りさせていただきました。
いつも細やかなお気遣いをいただき、ありがとうございます。本件に関しまして、過去の事例を整理した資料がございますので、念のためお送りいたします。
先日お話しした内容に関連する情報がございましたので、補足としてお送りいたします。少しでもご参考になれば幸いです。

メールを終えるときに使う丁寧な挨拶

お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡くださいませ。
お手数をおかけいたしますが、必要な情報がございましたらお知らせいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
何か気になる点がございましたら、お気軽にご相談くださいませ。引き続きよろしくお願い申し上げます。
お忙しいところご覧いただきありがとうございます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
お時間がある際にご確認いただけますと助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。

相手が受け取りやすい伝え方の例文

相手に配慮を示しながら案内する方法

こちらの資料に補足情報をまとめておりますので、ご参考までにご確認いただければと存じます。何か追加で必要な情報がございましたら、お知らせください。
先ほどの件について、詳細をまとめた資料がございましたので、お送りいたします。ご参考までにご覧いただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、こちらの資料をご覧いただくことで、少しでもご判断の助けになればと思っております。お時間のある際にご確認くださいませ。
今後のご検討にお役立ていただけるかと思い、過去の事例を整理した資料をお送りいたします。ご参考までにご確認いただければと存じます。
関連するデータを添付いたしましたので、お手すきの際にご確認いただけますと助かります。何か気になる点がございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。

注意しないといけない状況は？

この表現を使うときには、相手がどのように受け取るかを考えることが重要です。「ご参考までにご覧ください」とだけ伝えてしまうと、相手がどのように扱えばよいのか迷うことがあります。そのため、資料の内容や目的を簡単に説明し、どのように活用すればよいのかを伝えることが大切です。

また、相手によっては、送られた情報に対して返信をすべきかどうか迷うことがあります。そのため、「特にご返信は不要ですが、お気づきの点がございましたらお知らせください」といった言葉を添えると、相手も気軽に受け取ることができます。

このように、ただ資料を送るだけではなく、相手がどのように受け取るかを考えて、優しく伝えることが大切です。

目上の方へ使用する際の提案

研修資料を案内する件について

いつも多大なるお力添えを賜り、心より感謝申し上げます。先日のご指導を受け、後進育成に活用できそうな研修資料をまとめてみました。内容には、過去に先輩方が培われた知見や効果的な指導の実例などが含まれており、新人教育の際に大いに参考になる部分があるのではないかと存じます。お忙しいところ恐縮ではございますが、全体像をご確認いただくと、現状把握や今後の方針にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡いたしました。もし気になる点がございましたら、お手数ですがお気軽にお知らせいただけますと幸いです。今後ともご教示を賜りながら、より良い活動に取り組んでまいりますので、引き続きご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

過去の事例をまとめた内容のご紹介

日頃より温かいご高配をいただき、誠にありがとうございます。以前ご相談させていただいた案件に関連し、社内で蓄積していた過去の事例をリストアップし、簡単に分析した資料を作成いたしました。先輩方の取り組みを振り返ることで、同様の課題に直面したときの対応策を検討しやすくなるのではないかと存じます。お手を煩わせてしまう恐れはございますが、全体の流れをご理解いただくうえでも、まずは一読いただければ幸いです。もしご意見や追加でお知りになりたい事項がありましたら、ご遠慮なくお知らせください。これからもご支援を仰ぎながら、円滑な業務運営を目指して邁進してまいります。

手順書をご覧いただくための連絡

平素はお忙しい中、貴重なお時間を割いてご指導くださり、ありがとうございます。先ほど社内プロセスを改善するために作成した手順書を整えましたので、あらためてご報告いたします。全体を通して無理のない流れを心掛けましたが、実際に活用いただくときには修正が必要となる可能性がございます。そこで、まずは内容をご確認いただき、ご経験や知見からアドバイスをいただければ嬉しく存じます。ご多用のところ恐縮ではございますが、ご覧いただいたうえでお気づきの点などありましたら、どうぞご遠慮なくお伝えください。今後もご教示を仰ぎつつ、少しでも業務の効率化に貢献できるよう取り組んでまいります。

新規プロジェクトの資料確認をお願いする案内

日頃より多岐にわたりご教授をいただき、感謝の念に堪えません。新しく動き出すプロジェクトに関し、担当メンバーが中心となって作成した初期資料がございます。内容はまだ大枠ではありますが、方向性をご検討いただく際の参考になるよう、要点をわかりやすく整理したつもりです。お忙しいところ恐れ入りますが、一度ご覧になり、ご提案やご助言を頂戴できれば幸いです。より実践的な計画へと昇華させるためにも、先輩方の視点からお気づきの点をお知らせいただけると非常に助かります。何とぞよろしくご高察くださいますようお願い申し上げます。

全体像を把握いただくための追加情報

常日頃から丁寧にお導きいただき、深く感謝しております。今回ご指摘いただいた事項を補足する意味合いで、関連する追加情報をまとめました。以前の資料だけでは不十分だった内容や、最新のデータなどを織り交ぜておりますので、判断材料としてご活用いただけるのではないかと存じます。大変お忙しい中とは存じますが、まずは全体の要点に目を通していただき、疑問点や補足の必要がある部分などありましたらお知らせいただければ幸いです。引き続き精進してまいりますので、ご助言のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

今後の方向性を検討いただくための関連資料

いつもご指導いただきありがとうございます。このたびの会議を受け、今後の方向性を検討する材料として、いくつかの関連資料を用意いたしました。そこには、過去の実績や他部署での類似取り組みの経緯など、意思決定にお役立ていただけそうな情報を集約しております。ぜひ一度ご覧のうえ、ご意見を賜れれば幸いです。もし更に深掘りした検討が必要となりましたら、改めて詳細をまとめてご報告いたします。引き続きご指導を仰ぎながら、より良い成果を目指して取り組んでまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

2. 取引先の企業へ使用する際の提案

新企画に関する資料送付のご案内

平素より大変お世話になっております。いつも弊社をご支援いただき、誠にありがとうございます。先日お伝えした新企画の概要を、改めて資料にまとめました。企画全体の目的や進行計画をより鮮明にする内容が含まれておりますので、貴社におかれましても今後のご判断材料としてご活用いただければ幸いです。もしご不明点や追加でご要望などございましたら、遠慮なくお知らせください。弊社としても誠意をもって対応し、互いに協力し合いながら円滑に進めていきたいと考えております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

共同プロジェクトの事例集をお送りします

日頃より弊社をご利用いただき、ありがとうございます。先日は共同プロジェクトに関するご相談をいただきましたが、話し合いを進めるにあたり、過去に他社様と連携した事例集が参考になるかと存じます。成果を上げるうえでのポイントや、見落としがちな課題への対策などを簡潔にまとめておりますので、ぜひ一度お目通しいただければ幸いです。疑問やご意見などがございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。貴社と有意義な連携を図るべく、今後とも真摯に取り組んでまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。

追加提案を盛り込んだ資料のご紹介

平素は格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。先日いただいたご要望をもとに、弊社の提案内容をさらに補足・拡充した資料が完成いたしました。具体的な改善策や導入後のメリットなどを、なるべくわかりやすく記載しております。ご検討いただく際の下支えになるように作成いたしましたが、もし足りない部分や追加で記載してほしい情報がありましたら、いつでもお知らせください。貴社の方針やニーズに合わせて柔軟に対応させていただく所存ですので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

商品の特徴をまとめたレポートの送付

いつも弊社とお取引いただき、誠にありがとうございます。ご検討中の商品につきまして、特徴や優位性、実際の運用事例などをまとめたレポートをお送りいたします。初めての導入をご検討されるとのことでしたので、導入時の手順やサポート体制の概略なども盛り込んでおります。貴社のビジネスにどのように活かせるかイメージしやすいよう仕上げましたので、ぜひご覧いただければと存じます。もし詳細なお打ち合わせが必要でしたら、日程を調整のうえ、ご訪問またはオンラインにてご説明いたしますので、ご連絡をお待ちしております。

共同キャンペーン計画の下書きをお送りします

いつも大変お世話になっております。以前よりご要望をいただいていた共同キャンペーンに関し、弊社で初期段階の計画をまとめました。キャンペーン期間や対象となる顧客層、告知方法などを盛り込んでおりますので、まずは大まかな方向性をご確認いただければ幸いです。なお、実施にあたっては貴社ならではのアイデアもぜひ反映させていただきたいと考えておりますので、修正案や追加事項がございましたら、ぜひお知らせください。両社にとって有意義な成果を得られるよう、引き続き連携を深めてまいりたいと存じます。

成果測定に関するデータ集を添付した連絡

平素より弊社をご利用いただき、重ねてお礼申し上げます。先日のミーティングでご要望を受けた成果測定に関するデータ集が完成しました。これまで弊社が実施した各種施策の成果指標や、取り組みの分析結果などを整理してありますので、今後の戦略立案に少しでもお役立ていただければと考えております。疑問点や深掘りしたい情報がありましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。今後も貴社との協力関係を強固なものにしていくため、全力でサポートさせていただきます。

手続きに関するガイドライン共有のご案内

日頃から親身にご対応いただき、心より感謝しております。先日ご質問をいただいた新規手続きの流れを、分かりやすいガイドラインにまとめました。各ステップで必要となる書類や手続きにかかる期間などをできるだけ明確に記載しておりますので、お手続きの際のご参考にしていただければ幸いです。作成にあたり、過去に寄せられたお問い合わせをもとに疑問点を洗い出し、可能な限りカバーいたしましたが、不明点が残る場合はお気軽にお知らせください。今後も皆様にとって安心してご利用いただける環境作りに努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

3. 新規取引先に使用する際の提案

ご要望を踏まえた提案書の確認をお願いする連絡

はじめまして、このたび弊社へご興味を持ってくださり、大変うれしく存じます。先日お伺いしたご要望をもとに、弊社のサービスや商品を活用いただく際の提案書を作成いたしました。初歩的な部分から深い活用例まで幅広く網羅しているつもりですので、全体像をご理解いただく上でご覧いただければ幸いです。もしご不明点や、さらに掘り下げて知りたい点がございましたら、気兼ねなくお知らせください。これから始まるご縁を大切に、誠実に対応してまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

会社概要や実績資料の送付

このたびは弊社との新たなお取引をご検討いただき、誠にありがとうございます。まずは弊社の会社概要とこれまでの実績を簡潔にまとめた資料をお送りいたします。業種やサービス内容がご要望に合致するかをご判断いただく材料として、ご活用いただければと存じます。細かなところでご質問やご要望などありましたら、遠慮なくお申し付けください。まだお互いに不明な点も多いかと存じますが、丁寧なコミュニケーションを大切にしながら進めていければと考えております。何卒よろしくお願いいたします。

サービス導入イメージをお伝えするための資料

はじめまして、弊社とのご縁をいただき、心より感謝申し上げます。先日のご相談内容をもとに、実際に弊社サービスを導入された場合のイメージを描いた資料を取りまとめました。導入の流れやサポート範囲、さらに期待できる効果を示すことで、少しでも安心してご検討いただけるように努めております。初回ということもあり、なお不十分な点があるかもしれませんが、ぜひ一度ご覧いただき、率直なご意見をいただけると幸いです。今後の連携が実りあるものとなるよう、誠意をもって対応させていただきます。

開始に向けた流れを示した計画書の送付

このたびは弊社にお声がけをくださり、誠にありがとうございます。お話を進めるうえで、必要となりそうな手続きや初期準備を一望できる計画書を作成いたしました。着手から運用開始までの道筋をなるべく簡潔に示しておりますので、まずは全体の概要をご確認いただければと存じます。もし追加のご希望やご質問がありましたら、遠慮なくお聞かせください。これから始まる協力関係を円滑に構築していくため、しっかりとサポートさせていただきます。よろしくお願いいたします。

課題解決策を記した提案レポートをご覧いただきたい旨

はじめまして、今回ご連絡を差し上げる機会をいただき、大変光栄に存じます。貴社が抱えているとお伺いした課題について、弊社なりに解決策を検討し、レポートにまとめてみました。過去の事例や弊社のノウハウも踏まえつつ、具体的な進め方を提案しておりますので、お読みいただくことで実施のイメージを得ていただけるのではないかと期待しております。もし疑問点や修正案がございましたら、何でもご指摘ください。今後とも末永くお付き合いいただけるよう、一層励んでまいります。

サポート実績をまとめた資料をご紹介

はじめまして、弊社と新たに連携いただける機会をいただき、誠にありがとうございます。これまで弊社が培ってきたサポート実績をまとめた資料を作成いたしました。業界や分野によって異なるニーズに対応してきた具体的な経緯などを掲載しておりますので、ご検討いただく際の参考になるかと存じます。初めてのやりとりでご不安も多いかと思いますが、お気づきの点や聞きたいことがございましたら、遠慮なくお声がけください。誠実で丁寧なサポートを心がけ、貴社との実りある関係を築いていきたいと願っております。

詳細な仕様を示すドキュメントのご案内

このたびは弊社製品に興味を持ってくださり、大変ありがとうございます。先にご説明した要点に加え、より詳細な仕様を明記したドキュメントをご準備いたしました。製品の機能面や連携方法など、具体的な記載が含まれておりますので、ご利用イメージをさらに固めていただけるかと存じます。ご質問やご懸念などございましたら、どんな些細なことでもお尋ねください。初めての共同作業となりますが、円滑なやりとりと確かな成果を目指し、引き続き真摯に取り組んでまいります。

4. 顧客・お客様へ使用する際の提案

キャンペーン内容を詳しくまとめた情報共有

日頃より弊社のサービスをご愛顧いただき、ありがとうございます。先日ご案内したキャンペーンにつきまして、特典内容や利用方法を詳しく整理した資料を作成いたしました。適用条件などの細かい点も含め、なるべくわかりやすく記載しておりますので、ぜひご検討の際の参考にしていただければ幸いです。もしご不明な点や追加で知りたいことがありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。お客様にご満足いただけるよう、これからもより良いサービスづくりに努めてまいります。

製品比較表を添付したご連絡

いつも弊社とのお取引を賜り、誠にありがとうございます。ご要望を受け、複数の製品を比較検討しやすいように一覧表を作成いたしました。機能面や価格帯、サポート体制などの違いをまとめていますので、どれが最もご要望に合うか判断していただく参考になるかと存じます。不明点があれば、遠慮なくお問い合わせください。お客様のニーズに合致する製品を見極めて、納得のいく形で導入いただけるよう、スタッフ一同全力でサポートいたします。今後とも弊社をよろしくお願いいたします。

よくある質問をまとめたガイド送付

このたびも弊社をお選びいただき、ありがとうございます。お問い合わせの多い内容やトラブルシューティングをまとめたガイドを新たに作成いたしました。初めての操作で戸惑う場面などを想定し、なるべく簡潔にポイントを列挙しておりますので、日常的にお使いいただくうえでお役立ていただけるかと存じます。もちろんガイドで解決しない疑問やご不安がある場合は、いつでもサポート窓口へご連絡ください。お客様にとって快適な利用環境を提供できるよう、今後も努力を続けてまいります。

機能改善の経緯を示すレポートのご提供

いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。先日のアンケートでいただいたご意見を踏まえ、実施した機能改善の詳細をレポートにまとめました。どのような課題をどのように解決したか、ご使用いただくうえでどんなメリットがあるかなどを記載しておりますので、アップデート後のサービスをご利用になる際の一助となれば幸いです。さらなる改善のご要望やお気づきの点がございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。お客様にご満足いただけるサービスへと成長させるため、今後も真摯に向き合ってまいります。

会員プログラム改定に関するご案内

日頃から弊社をお引き立ていただき、ありがとうございます。このたびの会員プログラム改定に伴い、特典内容やランク条件などを見直しましたので、その変更点をまとめた資料をご用意いたしました。ご利用履歴に基づく優待や新設されたポイント制度など、既存会員様にも新規会員様にもメリットがあるよう検討を重ねております。ご不明点や疑問等ございましたら、気兼ねなくお問い合わせください。より多くの方に快適に利用していただけるプログラムとなるよう、運営チーム一同、今後も改善を重ねてまいります。

新バージョンリリースのお知らせと補足情報

いつも弊社をご利用くださり、誠にありがとうございます。次期リリースに向けた最終調整が完了し、新バージョンをリリースできる運びとなりました。そこで、アップデート内容や利用開始までの手順を分かりやすくまとめた資料をお届けいたします。現状の環境を大きく変えることなく移行できるよう配慮しておりますが、移行時にご不安やご質問があれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。新バージョンでも引き続きご満足いただけるよう、スタッフ一同しっかりとサポートいたしますので、今後ともご利用をよろしくお願いいたします。

5. 社内メールで使用する際の提案

全社員向けの業務マニュアル更新連絡

お疲れさまです。このたび、業務マニュアルを一部改訂し、新しいバージョンを社内ポータルに掲載いたしました。現場から寄せられた改善要望を反映し、手順やルールの明確化を図っております。少し分量が多いかもしれませんが、作業効率の向上やミス低減を狙った内容が含まれておりますので、一度目を通していただけると助かります。もし分かりにくい箇所や追記すべき事項を見つけた場合は、遠慮なく担当部署へご連絡ください。皆で協力し合いながら、より働きやすい職場環境を整えていきましょう。

部署間連携のためのガイドライン共有

お疲れさまです。先日の会議で話題に上がった、部署間の連絡方法や承認フローを明文化したガイドラインを作成しました。これまで連携が煩雑になりがちな場面に焦点を当てて、具体的な進め方をまとめた内容になっています。業務をスムーズに進行させるうえで、ご参考になれば幸いです。何か意見や改善案がありましたら、ぜひお知らせください。今後も部門を超えた連携を深めるために、皆で協力し合ってより良い体制を整えていきたいと思いますので、引き続きご協力をお願いいたします。

新規ツール導入に関する説明資料の周知

お疲れさまです。今回導入が決定した新ツールの概要や、操作画面のサンプル画像をまとめた資料を共有いたします。従来システムとどのように違うのか、どの作業が簡略化できるのかなどをわかりやすく示すよう心掛けました。実際の利用開始日はまだ先になりますが、今のうちに目を通していただくことで当日の戸惑いが軽減されるかと存じます。ご不明点や懸念事項がございましたら、お手数ですが開発チームまたは導入担当者へお問い合わせください。全社的な効率化に向け、皆さんと連携しながら進めていきましょう。

内部研修プログラムの詳細案内

お疲れさまです。今期からスタートする内部研修プログラムについて、カリキュラムやスケジュールをまとめた資料を作成しましたので、お知らせいたします。若手社員向けの基礎講座から、専門性の高い分野まで幅広く網羅しており、スキルアップを目指す多くの社員の方々にとって参考となる内容を盛り込みました。参加希望の締め切りや研修方法に関する注意点も記載しておりますので、ご確認いただけると助かります。社内全体のレベルアップを図る絶好の機会ですので、興味のある方はぜひご活用ください。

新プロジェクトの概要と進行手順を示す資料

お疲れさまです。先日発表された新プロジェクトの概要と、初期段階での進行手順を整理した資料を作成しました。既存プロジェクトとの兼ね合いを含め、作業順序や担当分担などのポイントを分かりやすく示すよう工夫しております。社内全体で協力し、効率良くプロジェクトを進めるためにも、まずは全体像を共有させていただくことが重要と考えました。もし担当箇所に不明点がある方は、早めにプロジェクトリーダーへ相談いただければ幸いです。新しい試みを成功に導くため、力を合わせて取り組んでいきましょう。

実績共有ミーティング資料をお送りします

お疲れさまです。定期的に開催している実績共有ミーティングに向け、前回以降の成果や課題を集約した資料を作成いたしました。各チームの取り組み内容や進行状況が一覧で分かるようにまとめていますので、次回ミーティングの前にぜひ一度ご覧いただき、意見交換の準備をしていただけると助かります。追加で盛り込みたい情報がある場合は、追って連絡いただけますと幸いです。活発な議論を通じて、より建設的なアイデアを生み出していきたいと考えておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。

全社目標に関連する資料の展開連絡

お疲れさまです。今期の全社目標に照らし合わせ、どのように部署ごとのタスクを設定していくかを解説した資料を用意いたしました。数値目標や期間設定など、具体性を持たせることで、業務全体の指針として活用できる内容となっています。日頃の業務とどう結びつくかを把握するうえでも、ご一読いただければ幸いです。もし、より詳細に落とし込んだ計画案を作成されている部門がありましたら、そちらと併せて参照いただけるとさらに理解が深まるかと思います。全員で目標達成を目指し、力を合わせてまいりましょう。

6. 使用する際の注意点とまとめ

相手との関係性や立場をふまえ、敬意の払われた言い回しになるよう十分配慮しましょう。言葉遣いを変えるだけでなく、挨拶や締めくくりの文章にも丁寧さを反映することが大切です。
送り先の方が読みやすいよう、資料や案内内容の目的やポイントを簡潔にまとめて提示し、「ご参考までにご覧ください」と伝える意図を明確にすると、情報を受け取る相手にとって理解しやすくなります。
文中だけでなく、添付資料やリンク先の名称をわかりやすく記載するなど、受け取った側が混乱しない工夫を心がけましょう。情報を提供する理由や期待するアクションを添えることで、やりとりが円滑になります。
同じ表現を繰り返さないように配慮することも大切です。「ご参考までにご覧ください」をそのまま使うだけでなく、「ご確認いただけると助かります」など、少し表現を変えると内容が単調にならずに伝わります。
相手から追加の要望や質問が出る可能性を視野に入れ、連絡先や相談窓口を明示しておくと安心感を与えられます。特に新規取引先や初めて導入いただくサービスでは、この点を重視しておくと良いでしょう。
メール本文が長くなりすぎる場合は、要点を箇条書きにまとめ、添付資料に詳細を委ねるなどの工夫が必要です。相手の負担を考えつつ、情報を過不足なく伝えるバランスを取りましょう。
社内メールや目上の方への案内、取引先との連絡では、それぞれ重視すべきマナーや配慮すべき内容が異なります。共通して大事なのは、わかりやすい内容と丁寧さであり、「ご参考までにご覧ください」と伝える資料自体を受け手が使いやすい形にすることが望ましいです。