「人数を教えてください」メール例文・書き出しと結びの挨拶
「人数を教えてください」という依頼は、会議やイベント、研修、懇親会、食事会などの出席者数を確認する際に使用されます。また、予約の手配、資料の準備、座席の割り振り、食事や飲み物の手配など、さまざまな業務において、正確な人数を把握することが必要な場面で活用されます。
相手がまだ人数を確定できていない場合もあるため、催促のような印象を与えないよう配慮しつつ、可能な範囲で早めに知らせてもらうよう依頼することが重要です。特に、準備の都合上期限がある場合は、「〇日までにお知らせいただけますと助かります」など、期限を明記することでスムーズなやり取りが可能になります。
メールを送る際の注意点
人数を確認する際のメールでは、相手にプレッシャーを与えず、スムーズに回答してもらえるような表現を使うことが大切です。
まず、メールの件名は「〇〇の参加人数について」「出席人数の確認のお願い」「〇〇のご参加人数をお知らせください」など、わかりやすくすることで、相手がすぐに内容を把握しやすくなります。
本文では、最初に簡単な挨拶を述べた後、「〇〇についての準備のため、参加予定の人数をお伺いできますでしょうか」と、具体的に何のために人数を知りたいのかを伝えることが重要です。
また、相手がまだ確定していない場合に備え、「現時点での目安でも構いません」「後ほど変更がありましたら、お知らせください」といった一文を添えると、相手が気軽に回答しやすくなります。
さらに、期限を明示する場合は「〇日までにお知らせいただけますと幸いです」「準備の関係上、〇日までにご連絡いただけますと助かります」とやんわりと伝えることで、相手に負担を感じさせずに対応を促すことができます。
失礼がない伝え方
- 〇〇の準備のため、ご参加予定の人数をお知らせいただけますでしょうか。現時点での目安でも構いませんので、わかり次第ご連絡いただけますと幸いです。
- お手数ですが、〇〇についての参加人数を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。お決まりになりましたら、お知らせいただけますと助かります。
- 〇〇の手配の関係で、ご参加の人数をお伺いできればと思い、ご連絡差し上げました。決まり次第、ご一報いただけますでしょうか。
- 〇〇の準備を進めておりますので、参加予定の人数をお知らせいただければと思います。変更がある場合は、後ほどでも構いませんので、ご一報ください。
- お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の参加予定人数をお知らせいただけますでしょうか。目安でも結構ですので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。〇〇の準備のため、ご参加予定の人数をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
- お忙しいところ恐れ入ります。〇〇について、参加予定の人数を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 〇〇の進行にあたり、事前に参加人数を把握する必要がございますので、確認のためご連絡させていただきました。
- 先日はご調整いただきありがとうございました。〇〇についての準備を進めるにあたり、参加人数をお知らせいただけますでしょうか。
- いつもご協力いただき、誠にありがとうございます。〇〇の手配に関しまして、参加予定の人数をお知らせいただきたく存じます。
締めの挨拶
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- 変更がある場合は、後ほどでも結構ですので、お知らせいただけますと助かります。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。何卒よろしくお願い申し上げます。
- 〇〇の準備を進めるため、可能な範囲でお早めにご連絡いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
- 何かご都合がございましたら、遠慮なくお知らせください。ご連絡をお待ちしておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
人数確認メールの例
- いつもお世話になっております。〇〇の準備のため、ご参加予定の人数をお伺いしたく、ご連絡いたしました。お決まりになりましたら、お知らせいただけますでしょうか。現時点での目安でも構いませんので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。何かございましたら、お気軽にお問い合わせください。引き続き、よろしくお願いいたします。
- お忙しいところ恐れ入ります。〇〇について、参加予定の人数を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。手配の関係上、〇日までにご連絡いただけますと助かります。変更がございましたら、後ほどでも構いませんので、お知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
- 〇〇の進行にあたり、事前に参加人数を把握する必要がございますので、確認のためご連絡させていただきました。ご都合により変更がある場合は、随時ご連絡いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
- 先日はご調整いただきありがとうございました。〇〇についての準備を進めるにあたり、参加人数をお知らせいただけますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- いつもご協力いただき、誠にありがとうございます。〇〇の手配に関しまして、参加予定の人数をお知らせいただきたく存じます。ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
注意しないといけない場合
人数確認を依頼する際は、相手に負担をかけないようにすることが大切です。特に、人数が確定していない可能性がある場合は、「目安でも構いません」「変更がある場合は、後ほどお知らせください」といった柔軟な表現を用いることで、相手が回答しやすくなります。
また、催促にならないよう、「お手すきの際にご連絡ください」「ご無理のない範囲でお知らせください」といった一言を添えることで、相手にプレッシャーをかけずにスムーズなやり取りができます。さらに、人数によって準備が必要な場合は、その理由を伝えることで、相手に理解を得やすくなります。
目上の方へ「人数を教えてください」
ご参加者数のご確認について
いつも大変お世話になっております。先般の打合せに際し、今後の手配や会場準備の都合上、参加される皆様のお人数を正確に把握したく存じます。具体的には、各ご出席予定のお方のお名前、所属部署および総人数についてご教示いただけますと、今後の進行計画や必要な資料の準備に大いに役立つものと確信しております。お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、迅速なご回答を賜りますようお願い申し上げます。なお、今回の確認は、後日の再調整や万全の準備体制を整えるための重要な資料として活用させていただく所存です。何卒ご高配のほどお願い申し上げ、まずは取り急ぎご連絡申し上げます。
どうぞ引き続きご指導賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
出席人数に関するご教示を賜りたく存じます
いつも格別のご指導をいただき、誠にありがとうございます。先日のご指示に基づき、次回予定しております会議に関しまして、参加される皆様の総人数を把握する必要がございます。そこで、誠に恐れ入りますが、出席予定の皆様の人数およびその内訳（ご担当や役職など）についてご回答いただければと存じます。いただいた情報は、会議運営の基礎データとして、会場手配および進行管理に活用させていただく予定です。大変ご多忙のところ、恐縮ではございますが、何卒早急にご教示くださいますようお願い申し上げます。
引き続きご高配を賜りますようお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
会議出席人数の詳細についてご確認願います
いつも大変お世話になっております。今回、来る会議に向けた準備を進めるにあたり、参加される方々の総人数および各自の役割について、正確な情報が必要となっております。つきましては、打合せにご参加いただく方々の合計人数と、可能であればその内訳（部門別や役職別の人数）についてご教示いただけますでしょうか。いただいた情報は、今後の会議運営において、円滑な進行と的確な対応を実現するために非常に重要なものと考えております。何卒ご確認のうえ、ご回答賜りますようお願い申し上げます。
どうぞ今後とも変わらぬご指導ご鞭撻をお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
ご出席者数についてのご連絡のお願い
平素より格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。次回の重要な会議開催に際しまして、参加予定のお方々の総人数を確認する必要がございます。誠にお手数をおかけいたしますが、出席予定の方々のお名前やご所属など、可能な範囲で構いませんので、総人数のご連絡をお願いできればと存じます。いただいた情報は、会場の確保や資料作成、さらには今後の進行計画の見直しに大いに役立てさせていただく所存です。何卒ご協力のほどお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎご連絡申し上げ、重ねて御礼申し上げます。
打合せ参加人数のご確認とご回答のお願い
いつもご多忙の中、貴重なお時間を頂戴し誠にありがとうございます。先般の打合せに関連し、出席予定の皆様の人数およびその内訳について確認させていただきたく、メールを差し上げた次第です。今回の確認は、今後の会議準備や必要な手配に直結する大変重要な事項でございます。つきましては、恐れ入りますが、参加予定の方々の総人数をご教示いただければ幸いです。いただきました情報は、迅速かつ円滑な会議運営のために確実に活用させていただきます。
何卒ご回答いただけますようお願い申し上げ、今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
出席予定者の総人数に関するご連絡のお願い
いつも温かいご指導とご支援を賜り、心より御礼申し上げます。今回、次回会議の円滑な実施に向け、参加される方々の総人数を正確に把握する必要がございます。大変恐れ入りますが、出席予定者の総人数および、可能であればその内訳についてもご回答いただけますと幸いです。いただいた情報は、会議の進行管理、会場手配および今後の資料準備において重要な役割を果たすものでございます。どうかご高配のほどお願い申し上げ、まずは取り急ぎご連絡申し上げます。
引き続き、ご指導賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
参加者数のご連絡を賜りたく存じます
いつも大変お世話になっております。次回の会議開催に伴い、参加される皆様の総人数を確認させていただきたく、ここにご連絡差し上げます。お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、出席予定の方々の総人数をご教示いただければ、会議の手配および進行計画の策定に大変有用な情報となります。いただいた情報は、細部にわたる準備のために確実に活用させていただく所存です。何卒ご協力のほどお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
今後とも変わらぬご指導のほどお願い申し上げます。
取引先企業へ「人数を教えてください」
御社ご担当者様への参加人数確認のお願い
いつも格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。先般ご案内申し上げた打合せに関し、御社よりご参加いただく皆様の総人数を正確に把握する必要がございます。お手数をおかけいたしますが、出席予定の皆様の人数、また可能であれば部門ごとの内訳についてもご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会議運営、会場手配、および今後の進行計画において大変重要な基礎データとなります。何卒ご確認のうえ、早急にご回答賜りますようお願い申し上げます。
今後とも御社との円滑な連携を図るため、引き続きご高配のほどお願い申し上げます。
出席人数のご連絡をお願いできればと存じます
平素より大変お世話になっております。弊社主催の会議に際し、御社からご参加いただく皆様の人数を確認させていただきたく、改めてご連絡申し上げます。恐れ入りますが、参加予定の総人数および、もし可能であれば担当者別の内訳についてもご教示いただけますと、今後の会議準備や円滑な進行のために非常に有用な情報となります。いただいた情報は、会議の進行管理、会場の確保および必要資料の作成に活用させていただく予定でございます。
何卒ご協力くださいますようお願い申し上げ、重ねて御礼申し上げます。
ご出席予定者数の詳細についてのご回答のお願い
いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。弊社では、来る会議に関しまして、御社からご参加いただく皆様の総人数を把握する必要がございます。つきましては、出席予定の皆様の総人数ならびに、可能であればその内訳（担当部署や役職別など）についてもご教示いただけますでしょうか。いただいた情報は、会議運営のための重要な資料として、確実に活用させていただく所存です。大変お手数ではございますが、何卒ご確認の上、ご回答くださいますようお願い申し上げます。
今後とも、変わらぬご高配のほどよろしくお願い申し上げます。
会議参加者数に関するご連絡のお願い
平素より大変お世話になっております。弊社主催の打合せにおきまして、御社からご参加いただく皆様の総人数を正確に把握するため、出席予定の総人数についてご回答いただきたく存じます。いただいた情報は、会議の進行管理、会場手配および関連資料の準備に直結するため、非常に重要なデータとなります。恐れ入りますが、何卒早急なご回答を賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくご対応くださいますようお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
ご参加予定の人数についてのご回答のお願い
いつもお世話になっております。今般の会議開催に伴い、御社からご参加いただく皆様の総人数を把握する必要がございます。お手数ではございますが、参加予定の総人数ならびに、可能な場合はその詳細な内訳についてもご連絡いただけますでしょうか。いただいた情報は、会議の円滑な運営および各種手配に大いに活用させていただく所存です。何卒ご高配のほどお願い申し上げ、早急なご回答を心よりお待ち申し上げます。
出席者数に関する詳細なご回答をお願い申し上げます
いつも大変お世話になっております。弊社では、次回打合せの準備のため、御社からご参加いただく方々の総人数を正確に把握する必要がございます。つきましては、出席予定の皆様の総人数および、可能であれば部署別や役職別の内訳も併せてご回答いただければ幸いです。いただいた情報は、会議運営や進行計画において非常に重要な役割を果たすものでございます。何卒ご協力賜りますようお願い申し上げます。
ご参加人数のご連絡を賜りたく存じます
いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。弊社主催の会議に際し、御社からご参加いただく皆様の総人数について確認させていただきたく、ここにご連絡申し上げます。大変恐縮ではございますが、出席予定の人数を正確にご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、今後の会議準備および各種手配に必ず役立たせていただく所存です。どうぞよろしくお願い申し上げます。
新規取引先へ「人数を教えてください」
初回ご面談にあたり参加人数のご確認をお願い申し上げます
突然のご連絡失礼いたします。弊社との新たな連携を図るため、初回ご面談の開催に際し、参加される皆様の総人数を正確に把握したく存じます。恐れ入りますが、出席予定の皆様の人数および、ご担当者のお名前やご所属などの内訳も可能な範囲でご教示いただけますと、面談の準備や資料作成に大いに役立つものと考えております。いただいた情報は、今後の具体的なご提案や打合せ内容の調整に必ず活用させていただきます。
何卒ご協力賜りますようお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
新規のお取引に向けた参加人数のご連絡のお願い
いつもお世話になっております。弊社との新規お取引にあたり、初回打合せの準備を進めるにあたり、参加される皆様の総人数を把握する必要がございます。大変お手数をおかけいたしますが、出席予定の方々の総人数をご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会場手配、進行管理および今後のご提案のための貴重なデータとなります。何卒ご高配のほどお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
初回打合せ参加者数に関するご回答のお願い
初めまして。弊社との新規連携に関しまして、初回打合せを計画しておりますが、参加される皆様の総人数について事前に把握したく、ご連絡申し上げます。恐れ入りますが、出席予定の皆様の総人数および、可能であれば各ご担当者の内訳についてもご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、今後の面談運営や準備において非常に重要な資料として確実に活用させていただく所存です。
何卒ご協力くださいますようお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
初回ミーティングの参加者数についてご教示ください
いつもお忙しい中、突然のご連絡失礼いたします。弊社との初回ミーティング開催に際し、参加される皆様の総人数を正確に把握する必要がございます。つきましては、出席予定の総人数についてご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、ミーティングの進行や会場手配のために不可欠なものでございます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
ご面談参加人数に関するご連絡のお願い
平素より大変お世話になっております。弊社との新規お取引にあたり、初回ご面談を実施するにあたり、参加される皆様の総人数を事前に把握したく存じます。お手数ではございますが、出席予定の総人数をお知らせいただけますと、面談の準備およびご提案内容の精査に大変有用な情報となります。何卒ご協力賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
初回会合の参加者数についてのご回答をお願い申し上げます
いつもお世話になっております。弊社との初回会合開催に向け、参加される皆様の総人数を正確に把握するため、出席予定の総人数をご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会合の運営および必要な手配のために必ず活用させていただく所存です。大変恐縮ではございますが、何卒ご高配のほどお願い申し上げます。
まずは取り急ぎご連絡申し上げます。
ご参加人数の詳細についてご回答願えますでしょうか
いつも大変お世話になっております。弊社との新規連携にあたり、初回打合せの準備のため、参加される皆様の総人数および、可能な範囲で内訳のご回答も合わせてご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、面談の進行管理および会場手配において極めて重要な資料となります。何卒ご協力くださいますようお願い申し上げ、今後とも良好な関係を築いていければと存じます。
お客様へ「人数を教えてください」
イベント参加者数のご確認のお願い
いつも弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。このたび、サービス向上を目的とした特別イベントを開催するにあたり、参加されるお客様の総人数を正確に把握する必要がございます。お手数をおかけいたしますが、イベントへのご参加予定のお客様の総人数および、可能であればご家族や同伴者の数など、詳細な情報をご教示いただけますと、会場手配および進行管理のために非常に有用な資料となります。何卒ご協力くださいますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
ご利用予定のお客様の人数につきご回答のお願い
平素より弊社サービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。今般、サービス改善の一環として実施するイベントに際し、参加されるお客様の総人数を正確に把握する必要がございます。大変恐縮ではございますが、ご参加予定の総人数をご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、イベントの運営、会場の確保、及びご案内資料の作成に活用させていただく所存です。
何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
サービス向上イベントの参加者数についてご確認ください
いつも弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。このたび、サービス向上を目的としたイベント開催にあたり、参加されるお客様の総人数を事前に把握したく、ご連絡申し上げます。お手数をおかけいたしますが、ご参加予定の総人数をお知らせいただけますと、円滑な会場準備および運営計画の策定に大変役立つものと存じます。何卒ご回答賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
ご出席予定のお客様の総人数のご連絡をお願い申し上げます
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。近日開催予定のサービス説明会にあたり、参加されるお客様の総人数を正確に把握する必要がございます。誠に恐れ入りますが、ご出席予定のお客様の総人数および、可能であればご参加形態の内訳（個人・団体など）についてご教示いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、説明会の進行および会場手配において重要な資料として活用させていただきます。
何卒ご協力くださいますようお願い申し上げます。
イベント参加者数に関する詳細ご回答のお願い
いつも弊社サービスをご利用いただき、心より御礼申し上げます。サービス向上を目的とした特別イベント開催に際しまして、参加されるお客様の総人数を把握する必要がございます。お手数をおかけいたしますが、出席予定の総人数および、もし可能であればご参加されるお客様の属性（年代や地域など）についてもご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、イベントの円滑な運営やご案内資料の作成に大変有用なものとなります。
何卒ご協力のほどお願い申し上げ、どうぞよろしくお願いいたします。
ご参加者数の詳細につきご教示願えますでしょうか
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。今般、サービスに関する説明会を開催するにあたり、参加されるお客様の総人数を正確に把握したく存じます。大変恐縮ではございますが、出席予定の総人数と、可能であれば参加者の内訳（例えば、ご家族の同伴状況など）についてご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会場の確保や進行管理において極めて重要な資料となります。
何卒ご協力くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
イベント参加者数に関するご確認のお願い
いつも弊社サービスをご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。今回、サービス向上に向けたイベント開催にあたり、参加されるお客様の総人数を正確に把握する必要がございます。恐れ入りますが、ご参加予定の総人数をお知らせいただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、イベント運営のための基礎資料として活用させていただくとともに、今後のサービス改善にも反映させていただく所存です。
何卒ご協力賜りますようお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
社内連絡のご案内
社内会議出席者数の確認のお願い
各部署の皆様、いつも大変お世話になっております。来る社内会議の開催にあたり、参加される社員の総人数を正確に把握する必要がございます。つきましては、各部署ごとに出席予定の総人数を取りまとめ、担当部署までご連絡いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会議の運営や会場の確保、さらには資料作成に直結する大切なデータとなります。何卒ご協力くださいますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
部内ミーティング出席者数のご報告のお願い
各位、日頃よりご尽力いただき、誠にありがとうございます。今回の部内ミーティングに際し、参加される社員の総人数を正確に把握するため、各グループごとに出席予定の人数を集計いただき、担当部署へご報告いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、ミーティングの進行管理や会場手配のために不可欠な資料となります。何卒ご協力のほどお願い申し上げ、まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
内部集会参加人数についてのご確認のお願い
各部署の皆様、いつも業務にご協力いただき誠にありがとうございます。今般、内部集会の開催にあたり、参加される社員の総人数を正確に把握するため、出席予定の人数を各部署でご確認いただき、担当部署までご連絡くださいますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会議の円滑な進行および必要な手配のために大変重要な基礎データとなります。何卒ご協力賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内研修出席者数のご連絡のお願い
各位、いつもお世話になっております。今般予定しております社内研修にあたり、参加される社員の総人数を正確に把握する必要がございます。大変お手数をおかけいたしますが、各部署ごとに出席予定の総人数を取りまとめ、速やかにご連絡いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、研修会場の手配や資料準備、さらには研修進行のための重要なデータとなります。何卒ご協力くださいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
部内ミーティング参加者数の集計のお願い
各部署の皆様、平素よりご協力いただき誠にありがとうございます。来たる部内ミーティングに際し、参加される社員の総人数を正確に把握するため、各部署で出席予定の人数を集計いただき、担当部署へご連絡くださいますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会議の運営および資料作成のために大変有用なものとなります。何卒ご高配のほどお願い申し上げ、どうぞよろしくお願いいたします。
内部会議参加者数に関するご回答のお願い
各位、いつも大変お世話になっております。次回の内部会議にあたり、参加される社員の総人数を事前に把握する必要がございます。各部署におかれましては、出席予定の総人数を正確にご回答いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、会議の進行管理および会場の確保のため、非常に重要な資料となります。何卒ご協力のほどお願い申し上げます。
まずは略儀ながらご連絡申し上げます。
社内集会出席者数の詳細についてのご連絡のお願い
各部署の皆様、いつもご協力いただき誠にありがとうございます。今般、社内集会の開催にあたり、参加される社員の総人数および、可能であれば部署別の内訳についても把握する必要がございます。大変お手数ではございますが、出席予定の総人数を取りまとめ、担当部署までご連絡いただけますようお願い申し上げます。いただいた情報は、集会の運営および資料作成に直結する重要なデータとなります。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
利用上の注意点とまとめ
- 依頼文「人数を教えてください」は、受け手に負担をかけないよう、依頼の背景や目的、必要な理由を具体的かつ丁寧に記載することが重要です。
- 目上の方へ送る場合は、常に謙虚な言い回しを用い、相手のご多忙を考慮した表現で、迅速なご回答をお願いするよう心がけること。
- 取引先企業へは、相手の業務に影響が出ないよう、簡潔かつ明瞭に依頼内容を伝え、会議運営や手配に直結する情報である旨を明記することが望まれます。
- 新規取引先へは、初対面であることを踏まえ、弊社の紹介や今後の展望に触れながら、参加人数の確認がスムーズな面談準備に不可欠である点を丁寧に説明する必要があります。
- お客様へは、サービス向上やイベントの円滑な運営を目的として、参加者数の正確な情報が不可欠であることをわかりやすく伝え、安心感を与える文面とすること。
- 社内連絡の場合は、各部署・グループごとに出席予定人数を正確に把握することで、会議や研修、集会の準備がスムーズに進むため、具体的な依頼内容と回答期限を明確に記載することが大切です。
- 各文例とも、必ず冒頭に丁寧なご挨拶を、また締めの言葉においても感謝や今後の協力を求める旨を記載し、相手が安心して回答できるよう配慮すること。
- 添付資料や別途の案内がある場合は、その旨を必ず明記し、相手が必要な情報に容易にアクセスできるよう、リンクやファイル名、連絡先を具体的に記載すること。
- 依頼内容が誤解を生じないよう、人数確認の理由や背景、今後の運営にどのように反映されるかを十分に説明し、後続の連絡が円滑に進むような体制を整えておくこと。
- 代理での依頼や確認を行う場合でも、必ず自らが責任を持って回答内容を確認し、誤りのない正確な情報提供に努めること。
- 全体の文章は、シンプルかつ明瞭に必要事項を漏れなく伝えるよう、事前に十分な推敲と検討を行い、冗長になりすぎないようバランスを保つことが重要です。
- 各メールは、相手先の立場や状況に合わせた敬語表現を徹底し、相手に対する敬意と信頼感を常に示すよう、文面全体の調和を図ること。
- また、回答期限や連絡先、追記事項などの情報も明記し、相手が迷わずに回答できるよう、具体的な指示を盛り込むことが望まれます。
- 最後に、依頼内容の正確な把握と迅速な回答を得るため、依頼後のフォローアップも計画し、必要に応じた追加連絡や確認の体制を整備することが重要です。
