製品返品の対応依頼メール例文|製品の不具合について返品の対応をお願いする
【製品返品の対応依頼】
■株式会社△△
カスタマーサポート部 △△（氏名）
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
先日お送りいただいた製品について、残念ながら不具合が発生しました。製品の状態を確認した結果、〇〇部品に不具合が見つかり、正常に使用することができませんでした。そのため、返品対応をお願いしたく、以下の通りご連絡させていただきます。
【製品情報】
- 製品名：△△〇〇（型番：〇〇〇〇）
- 購入日：〇月〇日
- 不具合内容：〇〇部品に不具合（詳細説明）
- 添付資料：不具合の写真を添付しております。
【返品希望】
- 返品方法についてご案内いただけますでしょうか。
- 返品にかかる送料については、どのように対応させていただけるかご確認をお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。迅速な対応をいただければ幸いです。
【不具合製品の返品依頼】
■株式会社□□
カスタマーサポート部 □□（氏名）
お世話になっております。株式会社□□の□□です。
先日、貴社から購入した〇〇〇〇（型番：〇〇〇〇）製品に不具合が発生したため、返品の対応をお願い申し上げます。詳細は下記の通りです。
【不具合の詳細】
- 購入製品：〇〇〇〇（型番：〇〇〇〇）
- 購入日：〇月〇日
- 発生した不具合：〇〇が正しく動作しない（具体的な問題内容）
- 添付資料：不具合の写真を添付いたします。
【返品手続きのお願い】
- 返品の際の手続きについてご案内いただけますでしょうか。
- 返品に際する送料負担やその他条件についてご確認をお願い申し上げます。
ご対応いただける際には、迅速なご連絡をお待ちしております。何卒よろしくお願い申し上げます。
【電子機器の製品返品対応のお願い】
株式会社△△
カスタマーサポート部 △△（氏名）様
いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
先日ご提供いただいた「〇〇〇〇（型番：△△△△）」についてですが、初期不良が発生していることが確認されました。製品の詳細な状態を確認したところ、電源が正常に入らない・動作が不安定になるといった不具合が発生しております。業務での使用に影響が出ているため、返品対応をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
【該当製品情報】
- 製品名：〇〇〇〇（型番：△△△△）
- 購入日：〇月〇日
- 不具合の詳細：
- 電源ボタンを押しても起動しない場合がある
- 起動しても、動作が不安定でフリーズすることが多い
- 添付資料：不具合の発生状況を撮影した動画・写真を添付しております。
【返品についてのご相談】
- 返品の受付手続きについて詳細をご教示いただけますでしょうか？
- 返品送料の負担について、貴社の規定をご案内いただけますと幸いです。
- 不具合品を返品後、代替品を手配いただけるか、もしくは返金対応となるのか、ご確認をお願い申し上げます。
急ぎの案件となるため、可能な限り早めにご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
【アパレル製品の不具合による返品対応のお願い】
〇〇株式会社
カスタマーサポートセンター ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。
先日、貴社より購入させていただいたアパレル製品「△△（商品名）」に関しまして、縫製不良が見つかりました。製品を確認したところ、袖口の縫い目がほつれており、一度の着用でさらに裂けてしまう可能性がございます。そのため、返品・交換の対応をお願いできればと思い、ご連絡いたしました。
【対象商品情報】
- 商品名：△△（型番：〇〇〇〇）
- 購入日：〇月〇日
- 不具合内容：袖口の縫い目のほつれ（詳細な写真を添付いたします）
- 商品の状態：未使用／試着のみ
【返品に関するお願い】
- 返品手続きについてのご案内をいただけますでしょうか？
- 交換品をご用意いただくことは可能でしょうか？
- 返品の際の送料負担について、貴社の対応方針をご教示ください。
迅速なご対応をいただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【食品卸商品の品質不良による返品依頼】
株式会社〇〇
品質管理部 ご担当者様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△です。
貴社より納品いただいた食品商品の一部に、品質不良が見つかりました。弊社の倉庫にて検品を実施したところ、パッケージ内に異物が混入しているものが確認されました。現在、該当ロットの製品は販売を一時中止しておりますが、返品・交換の手続きを進めさせていただきたく、ご連絡いたしました。
【該当商品情報】
- 商品名：△△（商品コード：〇〇〇〇）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：パッケージ内に異物混入が確認されました（詳細写真を添付しております）
- 状態：未開封／一部開封済
【返品に関するご相談】
- 該当ロットの返品対応について、ご案内をお願いできますでしょうか？
- 代替品の手配、または返金対応について、貴社の方針をご教示ください。
- 今後の品質管理について、ご対応策などございましたらお知らせください。
この件につきまして、お手数をおかけいたしますが、早急にご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
【電子機器の製品返品対応のお願い】
株式会社△△
カスタマーサポート部 △△（氏名）様
いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
先日ご提供いただいた「〇〇〇〇（型番：△△△△）」についてですが、初期不良が発生していることが確認されました。製品の詳細な状態を確認したところ、電源が正常に入らない・動作が不安定になるといった不具合が発生しております。業務での使用に影響が出ているため、返品対応をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
【該当製品情報】
- 製品名：〇〇〇〇（型番：△△△△）
- 購入日：〇月〇日
- 不具合の詳細：
- 電源ボタンを押しても起動しない場合がある
- 起動しても、動作が不安定でフリーズすることが多い
- 充電中に異常な発熱が見られる
- 添付資料：不具合の発生状況を撮影した動画・写真を添付しております。
【返品についてのご相談】
- 返品の受付手続きについて詳細をご教示いただけますでしょうか？
- 返品送料の負担について、貴社の規定をご案内いただけますと幸いです。
- 不具合品を返品後、代替品を手配いただけるか、もしくは返金対応となるのか、ご確認をお願い申し上げます。
- 代替品がある場合、納期についてもご教示いただけますと助かります。
急ぎの案件となるため、可能な限り早めにご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
【アパレル製品の不具合による返品対応のお願い】
〇〇株式会社
カスタマーサポートセンター ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。
先日、貴社より購入させていただいたアパレル製品「△△（商品名）」に関しまして、縫製不良が見つかりました。製品を確認したところ、袖口の縫い目がほつれており、一度の着用でさらに裂けてしまう可能性がございます。そのため、返品・交換の対応をお願いできればと思い、ご連絡いたしました。
【対象商品情報】
- 商品名：△△（型番：〇〇〇〇）
- 購入日：〇月〇日
- 不具合内容：袖口の縫い目のほつれ（詳細な写真を添付いたします）
- 商品の状態：未使用／試着のみ
- その他：タグ・付属品もすべて揃っています
【返品に関するお願い】
- 返品手続きについてのご案内をいただけますでしょうか？
- 交換品をご用意いただくことは可能でしょうか？
- 返品の際の送料負担について、貴社の対応方針をご教示ください。
- 交換品の在庫状況と、納期の目安も教えていただけますと助かります。
迅速なご対応をいただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【食品卸商品の品質不良による返品依頼】
株式会社〇〇
品質管理部 ご担当者様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△です。
貴社より納品いただいた食品商品の一部に、品質不良が見つかりました。弊社の倉庫にて検品を実施したところ、パッケージ内に異物が混入しているものが確認されました。現在、該当ロットの製品は販売を一時中止しておりますが、返品・交換の手続きを進めさせていただきたく、ご連絡いたしました。
【該当商品情報】
- 商品名：△△（商品コード：〇〇〇〇）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：パッケージ内に異物混入が確認されました（詳細写真を添付しております）
- 状態：未開封／一部開封済
- 該当ロット数：50パック
【返品に関するご相談】
- 該当ロットの返品対応について、ご案内をお願いできますでしょうか？
- 代替品の手配、または返金対応について、貴社の方針をご教示ください。
- 今後の品質管理について、ご対応策などございましたらお知らせください。
- 販売中止となっているため、できるだけ早めの対応をお願いしたく存じます。
この件につきまして、お手数をおかけいたしますが、早急にご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
【工業機器の部品不良による返品対応のお願い】
△△製造株式会社
技術サポート部 ご担当者様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
貴社より納品いただいた「〇〇〇〇（型番：△△△△）」の部品に関しまして、一部に不具合が見つかりました。組み立て工程で検査を行ったところ、寸法のズレと表面仕上げの不良が確認され、組み付けが難しい状況となっております。そのため、返品対応をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
【対象部品情報】
- 部品名：〇〇〇〇（型番：△△△△）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- 寸法が規定値と異なる（誤差±〇〇mm以上）
- 表面仕上げに傷やバリが多く見られる
- 該当数量：100個（全ロット）
【返品に関するご相談】
- 返品の手続きについて、詳細をご教示いただけますでしょうか？
- 代替品を迅速にご手配いただけるか、確認をお願いいたします。
- 今後の品質管理について、貴社での対策がございましたらご共有いただけますと幸いです。
生産スケジュールに影響が出ているため、早急な対応をお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
【医療機器の消耗品不良による返品対応のお願い】
〇〇メディカル株式会社
カスタマーサポート部 ご担当者様
お世話になっております。△△病院の△△と申します。
先日納品された医療機器の消耗品「△△（製品名）」について、不良品が混入していることが確認されました。使用前に検品を行ったところ、包装破損や内容物の欠損が見られたため、安全上の観点から返品対応をお願いしたく、ご連絡いたしました。
【該当商品情報】
- 製品名：△△（型番：〇〇〇〇）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：包装破損、内容物の欠損
- 該当数量：50セット
迅速な対応をお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
さらにボリュームを増やし、新たに2つの業種（建設業・飲食業）のケースを追加しました。
【建設機材の品質不良による返品対応のお願い】
〇〇建設株式会社
資材調達部 ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の資材管理担当の□□です。
先日納品いただいた建設機材「〇〇（型番：△△△△）」に関しまして、一部に品質不良が見つかりました。現場で使用する前に検査を行ったところ、部品の欠損や規格外の寸法違いが確認され、施工への影響が懸念されるため、返品対応をお願いしたくご連絡いたしました。
【該当製品情報】
- 製品名：〇〇（型番：△△△△）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- 一部の部品が欠損している（ボルトや接続部品の不足）
- 寸法が規定値と異なり、設計仕様に適合しない
- 強度試験の結果、耐荷重が基準を満たしていない可能性がある
- 該当数量：10セット
【返品に関するご相談】
- 返品および代替品の手配について、ご対応方針をお知らせください。
- 施工スケジュールへの影響を最小限にするため、代替品の納期についてご確認をお願いいたします。
- 返品送料や対応方法についての詳細をご教示ください。
- 今後の品質管理の改善策について、貴社のお考えを共有いただけますと幸いです。
現場での使用が迫っているため、早急な対応をお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
【飲食店用食品材料の品質不良による返品対応のお願い】
〇〇食品株式会社
品質保証部 ご担当者様
いつもお世話になっております。△△レストランの仕入れ担当、□□と申します。
貴社より納品いただいた食品材料「〇〇（品目名）」に関しまして、品質不良が見つかりました。厨房で使用前に検品を行ったところ、異物の混入および賞味期限の誤表記が確認されました。お客様への提供ができない状態のため、返品対応をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
【該当商品情報】
- 商品名：〇〇（品目名）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- 包装内に異物（プラスチック片）を確認
- 賞味期限の記載が誤っており、実際の期限より長く表示されている可能性あり
- 一部の商品で変色や異臭が発生
【返品に関するご相談】
- 該当商品の返品および代替品の提供について、ご対応をお願いできますでしょうか？
- 食品安全の観点から、他のロットに問題がないかのご確認をお願いいたします。
- 返品および代替品の配送スケジュールについて、ご案内いただけますと幸いです。
- 今後の品質管理対策について、お考えをお聞かせいただければと思います。
本件、衛生管理上の重要事項となるため、至急ご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
【物流用パレットの品質不良による返品対応のお願い】
〇〇物流株式会社
資材調達部 ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の物流管理担当、□□です。
先日納品いただいた**物流用パレット（型番：XX-123）**につきまして、品質不良が確認されました。倉庫にて検品を行ったところ、複数のパレットに以下の問題が発生しており、安全性の観点から返品対応をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
【該当製品情報】
- 製品名：物流用パレット（型番：XX-123）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- 複数枚のパレットにひび割れや欠けが見られる
- 一部のパレットが耐荷重基準を満たしておらず、重量物の運搬に適さない
- 木製部分にささくれや釘の露出があり、作業者の安全性に影響を及ぼす可能性がある
- 該当数量：20枚
【返品に関するご相談】
- 返品および代替品の手配スケジュールを教えてください。
- 今後の品質保証体制についてご説明いただけますでしょうか？
- 返品方法（引き取り手配・弊社からの発送）についてご指示をお願いいたします。
- 次回以降の納品時に品質を安定させるための対策についてもお聞かせください。
現在、倉庫作業の効率を維持するため、早急な対応を希望しております。お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
【美容サロン向けヘアケア商品の品質不良による返品対応のお願い】
〇〇化粧品株式会社
品質管理部 ご担当者様
いつもお世話になっております。△△美容サロンの仕入れ担当、□□と申します。
貴社より納品いただいた**ヘアケア商品（〇〇シャンプー＆トリートメント）**につきまして、品質に問題が見つかりました。店舗にて開封・検品を行ったところ、以下の不具合が確認されましたので、返品対応をお願いしたくご連絡いたしました。
【該当商品情報】
- 商品名：〇〇シャンプー＆トリートメント（500mlボトル）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- シャンプーの一部に異物の混入が見られる
- トリートメントの粘度が通常より極端に薄く、効果が得られない可能性がある
- 香りが通常品と異なり、変質しているように感じられる
- パッケージのラベルが誤表記されており、成分表に不備がある
- 該当数量：50セット
【返品に関するご相談】
- 返品および交換対応について、早急にご指示をいただけますでしょうか？
- 現在サロンでのお客様への販売や施術使用が一時的にストップしているため、代替品の納期をお知らせください。
- 同一ロットの他製品にも同様の問題が発生している可能性があるため、追加の確認をお願いいたします。
- 今後の品質管理体制の見直しや改善策について、貴社のご意見をお聞かせください。
本件、美容サロンの信頼性に関わる重要な問題となりますため、迅速な対応をお願い申し上げます。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
さらにボリュームを増やし、新たに2つの業種（文具・オフィス用品業界・スポーツ用品業界）のケースを追加しました。
【文具・オフィス用品の品質不良による返品対応のお願い】
〇〇文具株式会社
品質管理部 ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△のオフィス管理担当、□□です。
先日納品いただきました**オフィス用ボールペン（モデル：EX-500）**について、品質不良が確認されました。弊社内で使用テストを行ったところ、以下の問題が発生しており、正常な使用が困難な状況です。そのため、返品および交換の対応をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
【該当製品情報】
- 製品名：オフィス用ボールペン（モデル：EX-500）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- 複数本のペンでインクが出ない、またはかすれる現象が発生
- ペンのキャップが緩く、持ち運び時に外れやすい
- クリップ部分が折れやすく、耐久性に問題あり
- 一部のパッケージに異なる商品ラベルが貼付されており、誤発注リスクが懸念される
- 該当数量：100セット（1セット10本入り）
【返品・交換に関するご相談】
- 返品の手順および代替品の手配スケジュールについて、ご指示をお願いいたします。
- 同一ロットの商品について、他のお客様から同様の問題が報告されていないかご確認いただけますでしょうか？
- 今後の品質管理の強化策について、貴社のご対応方針をお聞かせください。
- 次回以降の発注時に品質を確保するためのチェック方法について、ご相談させていただければと思います。
弊社オフィスでは、全社員が日常的に使用するため、スムーズな対応をいただけますと大変助かります。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
【スポーツ用品の品質不良による返品対応のお願い】
〇〇スポーツ用品株式会社
カスタマーサポート部 ご担当者様
いつもお世話になっております。△△スポーツクラブの用品担当、□□と申します。
貴社より納品いただいた**トレーニング用ヨガマット（モデル：ActiveFlex-200）**について、品質に関する問題が確認されました。メンバー様が利用する前にスタッフでチェックを行ったところ、以下の不具合が発生していることが判明いたしましたので、返品対応をお願い申し上げます。
【該当商品情報】
- 商品名：トレーニング用ヨガマット（モデル：ActiveFlex-200）
- 納品日：〇月〇日
- 不具合内容：
- マットの表面に剥がれや傷が複数箇所に見られる
- 一部のマットに滑り止めの加工がされておらず、安全性に問題あり
- ゴムの匂いが強く、使用者から不快感の声が上がる可能性がある
- 指定の寸法よりもサイズが小さく、規格違いの商品が含まれている
- 該当数量：50枚
【返品・交換に関するご相談】
- 返品の方法や代替品の発送スケジュールについて、ご指示をいただけますでしょうか？
- 同じロットの製品で他の不具合が発生していないか、追加のチェックをお願いしたいです。
- 次回以降の発注時に品質を確保するための対応策について、相談させてください。
- 今後の品質改善に向けて、製造・検品プロセスについて貴社の方針をお伺いできれば幸いです。
当クラブでは、メンバー様に安全かつ快適な環境を提供することを最優先としており、本件について迅速に対応していただけますと大変助かります。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます
