「お問い合わせいただきました件につきまして」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶
相手からの問い合わせに対して、正式に返答するときに使います。特に、ビジネスの場面では、顧客や取引先、社内の関係者などから質問や確認依頼を受けた際に、「お問い合わせいただきました件につきまして」と前置きすることで、丁寧な印象を与えつつ、問い合わせ内容に対する回答を伝えることができます。
例えば、商品やサービスについての質問があった場合、注文状況の確認依頼を受けた場合、または契約内容や手続きに関する問い合わせをもらった場合など、正式な回答が必要な場面でよく使用されます。
また、電話や口頭で受けた問い合わせに対して、後ほどメールや文書で正式に回答する際にも使えます。例えば、「お問い合わせいただきました件につきまして、以下のとおりご案内申し上げます」と書くことで、ビジネスマナーを意識した文章になり、相手に対して信頼感を与えることができます。
この言葉を適切に使うことで、相手に「自分の問い合わせがしっかりと受け止められ、正式に回答されている」と感じてもらうことができ、円滑なコミュニケーションにつながります。
メールを送る際の注意点
相手にわかりやすく、丁寧に回答を伝える
メールでこの言葉を使う際には、相手にわかりやすく、かつ丁寧に回答を伝えることが大切です。単に「お問い合わせいただきました件につきまして」と書くだけでは、回答の内容が分かりづらくなるため、できるだけ明確な表現を心がけましょう。
例えば、「○○に関するお問い合わせをいただきましたので、以下のとおりご案内いたします」と続けると、相手もすぐに内容を理解できます。また、問い合わせ内容が複数ある場合には、「お問い合わせいただきました件について、以下の項目に分けてご案内申し上げます」と整理することで、読みやすくなります。
さらに、問い合わせに対する回答が不確定であったり、今後対応が必要な場合には、「現在、担当部署に確認中でございますので、分かり次第改めてご連絡いたします」といった補足を入れると、相手に誠実な印象を与えることができます。
失礼がない伝え方
丁寧に問い合わせへの回答を伝える方法
- お問い合わせいただきました件につきまして、以下のとおりご案内申し上げます。内容をご確認のうえ、ご不明な点がございましたらお気軽にお知らせください。
- 先日はお問い合わせをいただき、誠にありがとうございました。ご連絡いただきました件につきまして、以下のとおりお知らせいたします。
- お忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます。お問い合わせいただきました内容について、下記のとおりご案内いたしますので、ご確認くださいませ。
- お問い合わせの件につきまして、確認を進めておりました。以下のとおりご回答申し上げますので、お手数ですがご確認をお願いいたします。
- 先日はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。本件につきまして、以下のとおりお知らせいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
メールのはじめに添える丁寧な挨拶
- いつもお世話になっております。先日お問い合わせいただきました件につきまして、回答がまとまりましたのでご連絡申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。お待たせいたしましたが、お問い合わせの件について、以下のとおりご案内申し上げます。
- 先日はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。ご依頼の内容につきまして、確認が完了いたしましたので、ご報告いたします。
- お忙しいところご連絡いただき、誠にありがとうございます。先日ご相談いただきました件について、下記のとおりご案内いたします。
- いつも弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。お問い合わせいただきました件について、以下のとおりご回答申し上げます。
メールの最後に添える丁寧な挨拶
- ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 何か追加でご質問等がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。今後とも、よろしくお願いいたします。
- お忙しい中ご確認いただき、誠にありがとうございます。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- 本件につきまして、ご不明点がございましたらお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
- 取り急ぎ、ご回答申し上げます。引き続き、何かございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
相手に配慮しながら伝える例文
問い合わせに対する回答を丁寧に伝える方法
- お問い合わせいただきました件につきまして、以下のとおりご回答申し上げます。ご確認のうえ、ご不明な点がございましたらお知らせくださいませ。
- 先日はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。本件について、以下のとおりご案内いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- お待たせいたしました。お問い合わせいただきました内容につきまして、担当部署より回答がありましたので、ご案内申し上げます。
- 先日ご質問いただきました件に関しまして、確認が取れましたので、以下に詳細をご案内いたします。何か追加でご不明点がございましたら、ご連絡くださいませ。
- お問い合わせいただきました内容について、ご回答申し上げます。なお、さらに詳細が必要な場合は、お気軽にお知らせいただけますと幸いです。
注意しないといけない状況は？
この言葉を使う際には、相手の問い合わせに対して、正確かつ誤解のない回答を伝えることが重要です。特に、問い合わせの内容が複雑な場合や、正式な返答が必要な場合には、「現時点での状況」と「今後の対応」を明確にすることが大切です。
例えば、すぐに回答ができない場合には、「現在、担当部署にて確認中でございます。確認が取れ次第、改めてご連絡申し上げます」と伝えることで、相手が不安にならずに済みます。また、確定していない情報を伝える際には、「現時点での情報となりますが」と前置きをすることで、誤解を防ぐことができます。
さらに、問い合わせの内容によっては、返信を受けた相手が次にどのように対応すればよいのかを明確にすることも重要です。「もし追加の情報が必要でしたら、ご遠慮なくお知らせください」などと伝えることで、相手が次の行動を取りやすくなります。
このように、「お問い合わせいただきました件につきまして」という言葉を適切に活用し、相手にとってわかりやすい返信を心がけることが、円滑なやり取りにつながります。
目上の方へ「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
早急に情報をまとめて報告したい思い
いつも温かいご指導をいただき、ありがとうございます。先日は上席よりお問いかけいただいた内容について、社内関連部署から情報を集約しましたのでご案内いたします。お問い合わせいただきました件につきましては、現在確認中の要素が多少残っておりますが、まずは大枠をご報告いたします。もし補足や修正が必要でしたら、遠慮なくご指摘ください。今後、追加情報が判明した際には速やかにお伝えし、的確な判断材料となるように努めますので、引き続きご指導を賜りますようお願いいたします。私自身まだ未熟ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
現在の進行状況をお伝えし、次のステップを相談
いつも多岐にわたりご指導くださり、心より感謝申し上げます。上席から先日伺ったご質問につきまして、お問い合わせいただきました件につきまして確認を進めたところ、大まかな進捗や必要資料は整理が完了いたしました。ただ、最終的な方向性を決めるには、いくつかのリスク要因を検証しておく必要があると感じております。そこでご多忙の中恐縮ですが、再度お時間を頂戴し、次のステップをどのように踏むかご相談させていただく機会をいただけますでしょうか。急ぎ結論を出すべき状況であることは理解しておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
引き続き詳しい状況を伺いたい意図を伝える
いつも親身なご助言を賜り、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、大まかな下調べを実施しましたが、さらに確かな情報を得るためにも、もう少し詳しい状況を確認させていただきたく存じます。現段階で把握した情報では、複数の選択肢が考えられ、それぞれメリットと課題があると感じております。具体的な行動計画を策定する前に、もし可能であれば上席としてのご見解や経験談など、ご教示いただけませんでしょうか。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
複雑な要望への見解を教えてもらうお願い
いつも的確なアドバイスをありがとうございます。先日の会議で挙がった複雑な要望につきまして、お問い合わせいただきました件につきまして改めて検討したところ、いくつかのアプローチが考えられるものの、判断材料が不足しており方向性が固まらない状況です。そこで上席にしか分からない過去の事例や、類似ケースの対処法をお伺いできればと思います。もしお時間をいただけるようでしたら、お忙しいとは存じつつも改めてお知恵をお借りできれば大変助かります。引き続きご指導いただけますよう、お願い申し上げます。
提出物の再確認を依頼し、今後の方針を決めたい旨
日頃から私どもの未熟な点を補ってくださり、心より感謝しております。先日ご依頼いただいた案件につきまして、途中経過の報告をまとめました。お問い合わせいただきました件につきまして、まだ不備がないか最終的なチェックをしていただきたく存じます。そのうえで、近いうちに最終方針を決めるための打ち合わせを行えればと考えております。些細な疑問点でも結構ですので、ご指摘いただければすぐに対応いたします。今後の成果に繋げるため、ご協力を何卒よろしくお願いいたします。
社内ルールの見直しに関する質問を明確化したいとき
いつも組織全体を見通したご指示をくださり、大変参考になっております。お問い合わせいただきました件につきまして、社内ルールの見直しに関して既に一部セクションで検討を始めました。実際の運用へ移すにあたり、細部で調整が必要となりそうな項目がいくつか浮上しております。もし上席として優先度や方向性にご希望がありましたら、お差し支えのない範囲でお伺いできませんでしょうか。私どもとしては、早期に課題を洗い出してスムーズな移行が図れるよう全力を尽くします。
視点が足りない部分を補っていただきたい依頼
いつも幅広い視野で私どもを導いてくださり、感謝申し上げます。今回、お問い合わせいただきました件につきまして資料を作成してまいりましたが、どうも一面的な捉え方に終始している感が否めません。ぜひ上席のご経験や知見から見た場合、どの部分に注目すべきかご教示いただけると大変助かります。まだ下書き段階ではありますが、添付の資料をご確認いただき、もし足りない視点や改善すべき箇所がありましたら、お手数ですがご指摘いただけませんでしょうか。より質の高い提案につなげるため、ご協力をお願いいたします。
2. 取引先の企業へ「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
納期に関する不明点を解消する連絡
平素より弊社をお引き立てくださり、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、具体的な納期を提示できるよう各関連部門と調整を進めております。現状の進捗としては、原材料の調達が順調に進んでおり、大きな遅延は見込んでおりません。ただ、最終段階で追加の品質検査を念入りに行う場合、少し余裕を持ったスケジュールが必要となりそうです。正式な納期が確定次第、改めてご連絡させていただきますので、何卒ご理解をお願いいたします。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
製品仕様の要望に対する進捗報告
いつも弊社の商品をご検討いただき、感謝申し上げます。お問い合わせいただきました件につきまして、仕様変更が可能かどうかを技術担当と協議しましたので経過をお伝えします。現行モデルへの追加変更には一部部品の再設計が必要となるため、少々お時間を頂戴するかもしれませんが、前向きに実現できる見込みです。費用面や納期につきましては、再度確認し次第お知らせいたします。もし現段階で特に優先してほしい要素があれば、お手数ですがご指示いただけますでしょうか。最適な形でご要望にお応えできるよう努めます。
保守サービスの内容確認を促す回答
日頃より弊社保守サービスにお力添えくださり、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、サービス範囲や緊急対応のプロセスを再確認してまいりました。結果的に、基本料金内でカバーできる範囲とオプション契約が必要となるケースとがあるため、別紙の一覧表を作成しております。こちらをご覧いただき、お客様の運用状況に合わせて適切な選択肢をお知らせいただければ大変助かります。万が一、ご説明が不足しているようでしたら、追加情報をすぐにご提供いたしますので、遠慮なくお声掛けください。
デモの可否について丁重に説明する返信
このたびは弊社へのご相談をありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、製品デモの可否をお尋ねいただきましたが、現在のところ試作品数に限りがあり、すぐにご用意できるか判断が難しい状況です。可能性を模索するため、他の担当部署とも調整を進めておりますので、少々お時間をいただければ幸いです。もし、ご希望の時期や重点的に見たい機能などありましたら、事前にお知らせくだされば対応を迅速化できるかと存じます。誠に勝手ではありますが、ご理解いただきたくお願い申し上げます。
請求書の内容に関する回答
いつも弊社とのご取引を円滑に進めていただき、感謝しております。お問い合わせいただきました件につきまして、先日お送りした請求書の内容について詳細を確認したところ、金額の内訳に間違いはなく、書式も従来通りとなっていることを確認いたしました。もしご納得のいかない点がございましたら、具体的な箇所を教えていただけると助かります。改めて精査し、必要な場合は訂正書をお送りいたします。お手数をお掛けし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
納品後のクレーム対応を案内する文面
日頃より弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、納品後に発生した不具合に関するご指摘を拝見し、直ちに調査を行っております。現時点での確認では、原因は部品の初期不良の可能性が高いとみており、速やかな交換対応を進める予定です。詳細な検証結果については、改めて報告書を添えてお知らせいたしますので、それまで今しばらくお待ちいただけますでしょうか。万が一追加で問題が起こった際には、すぐにご連絡ください。誠実に対応いたします。
他社製品との比較検討をサポートする回答
いつも弊社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、他社製品との比較項目をまとめて提出してほしいとのご要望を受け、社内でデータを収集いたしました。価格帯や性能、サポート体制の違いなど、一覧表にまとめておりますので、添付ファイルをご確認いただければ幸いです。もしご不明点があれば、補足資料をすぐにご準備いたします。どうぞご判断の材料としてお使いいただき、再度ご意見をお寄せいただければと存じます。
3. 新規取引先に「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
初回ヒアリング後の要点を整理し答える書き方
初めまして。このたびは弊社製品にご興味を持ってくださり、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、先日のヒアリングを踏まえた要件を整理し、下記のポイントで回答させていただきます。まだ正確なコスト試算や納期は仮置きですが、概算での方向性は見え始めております。もし疑問やご不安な点がありましたら、いつでもお知らせください。具体的な契約形態やサポートの範囲など、柔軟にご要望を取り入れながら前向きに話を進められれば幸いです。
デモ依頼を新規に受け、可否を伝える連絡
初めまして。弊社へお問い合わせいただき、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、現在ご依頼のデモを行うスケジュールを社内で確認しております。ただ、他のプロジェクトも同時に走っており、すぐにデモを実施できるかは少し調整が必要な状況です。できるだけ早い段階で具体的な日時やデモの内容を確定させたいと考えていますので、もうしばらくお待ちいただけると助かります。詳細が決まり次第、あらためてご連絡差し上げますので、どうかよろしくお願いいたします。
サービス詳細と試用期間の案内
初めまして。弊社サービスへのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきましては、現状の運用形態をヒアリングしたうえで試用期間を設けることが可能です。試用期間中は無償で基本機能をお試しいただける反面、一部高度な機能は制限される場合がある点をご留意ください。もし期間や制限内容について特別なご希望がございましたら、ぜひご相談ください。より快適に導入を進められるようサポートしてまいりますので、ご遠慮なくお申しつけいただけますと幸いです。
新たに紹介された企業へのカタログ送付方法提示
初めまして。○○様からご紹介をいただき、ご連絡させていただきました。お問い合わせいただきました件につきましては、弊社カタログの最新版を紙ベースかデジタルデータのどちらかでお届け可能です。もし急ぎで検討を進めるようでしたら、デジタル版をメールでお送りし、後から紙ベースを追送する形もございます。ニーズに合わせて対応いたしますので、最適な受け取り方法や時期などご要望をお知らせいただければと存じます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ネット経由の問い合わせに迅速対応する姿勢を示す
初めまして。ウェブサイトからのお問い合わせを拝見いたしました。このたびは弊社商品への関心を寄せてくださり、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、現行ラインナップの中で最もご要望に近い機能を持つモデルをいくつかピックアップしました。添付の資料に仕様と参考価格を記載しておりますので、ご確認いただけますでしょうか。もし細部についてさらにお聞きになりたい場合は、オンラインでの簡単なデモも可能です。積極的にご対応いたしますので、引き続きご検討いただければ幸いです。
見積り依頼の流れを説明して回答
初めまして。お問い合わせありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきましては、まず基本プランとオプションの組み合わせをどのように設定するかで見積り金額が大きく変わってまいります。社内で一括管理できる体制を整えていますので、要件を整理したうえで確定したご要望を教えていただければ、48時間以内を目途に見積りをお示しできる予定です。ご検討いただきながら、追加の質問があれば何なりとお申しつけください。最適なプランを一緒に探れれば幸いです。
初回連絡のあとフォローアップする意思表示
初めまして。このたびは弊社へのご関心を持っていただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、一通り回答させていただきましたが、その後疑問や追加で確認しておきたいことなどはございませんでしょうか。初めてのお取引となるにあたり、些細な点でも誤解があるとスムーズな導入が難しくなりかねません。何かありましたら遠慮なくご指摘いただければ早急に対応いたします。良好な関係を築けるよう、今後ともよろしくお願いいたします。
4. 顧客・お客様へ「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
返信遅れへの詑びと具体的対応策の提示
いつも弊社をご利用いただき、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、少々返信が遅れてしまい申し訳ありません。内部で対応策を検討した結果、考えうる解決策をいくつか提示させていただきます。資料にまとめておりますので、ご検討いただければ幸いです。もしお気になる点やもっと詳しく知りたい点がありましたら、遠慮なくご連絡ください。ご面倒をおかけしますが、今回の件が円滑に解決するよう全力を尽くします。
機能の詳細を丁寧に解説する案内
日頃より弊社商品をお引き立てくださり、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、機能面のご質問がありましたので、わかりやすい形にまとめてみました。添付の説明書には、基本操作から応用的な使い方まで幅広く記載しております。もし実践的な利用シチュエーションを想定した追加のアドバイスが必要でしたら、お気軽にお知らせください。お客様の使いやすさを最優先に、さらにサポートを充実させていく所存ですので、どうぞよろしくお願いいたします。
質量やサイズについての問い合わせに回答する形
いつもご愛顧いただき、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、製品の質量やサイズに関するご質問をいただきましたので、改めて正確な数値をお知らせいたします。本メールの添付ファイルをご覧いただければ一目瞭然かと存じます。実際の使用環境や搬入経路に合わせて注意点も含めて整理しましたので、ご一読のうえ何か追加でご不明点がありましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。お客様の安全かつ快適な導入をサポートいたします。
複数製品の違いを比較提示する返信
このたびは弊社へのお問い合わせをありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、複数の製品を候補として考えていらっしゃるとのことでしたので、それぞれの特長や価格帯を比較しやすい一覧を作成しました。使用目的や予算に応じた選び方も簡単にまとめていますので、ご参照いただければと思います。もしさらに細かな質問や希望条件がありましたら、メールやお電話で遠慮なくご相談ください。最適な選択をお手伝いできるよう努めます。
クレームを解消するための対応方針を伝達
いつも弊社をご支持いただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、製品不具合に対してご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございませんでした。社内で緊急の調査を行ったところ、初期不良が疑われる状況です。すぐに代替品のご手配を進めるとともに、根本的な原因究明も実施します。もし現時点で特にご要望やご不明な点がありましたら、何でもお申しつけください。迅速に状況を改善すべく全力を尽くしますので、どうかご理解を賜りますようお願いいたします。
スペック上の制限を説明し誤解を解くメール
平素より弊社商品を選んでくださり、ありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、スペック表に表しきれていない制限事項がいくつかあるため、追加でご案内いたします。高負荷時の動作や稼働温度範囲など、外的環境によって影響を受ける可能性がありますので、別紙にて詳しくまとめました。もしお客様の使用条件に相違があるようでしたら、調整方法も提案できますのでご相談ください。お手数ではございますが、ご確認いただき、ご安心してご利用いただければ幸いです。
商品交換要望に応える仕組みを詳述
いつも弊社サービスへのご信頼、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきまして、商品交換の手続き方法を改めてお知らせいたします。まず、お手元の製品にどのような状態不良があるかを確認させていただき、そのうえで無償交換対象かどうかを判断させていただく流れです。保証期間や使用状況によって条件が変わる場合もありますので、念のため添付資料をご覧ください。何かご不明な点がありましたら、こちらから電話でご説明することも可能です。速やかに解決するよう努力いたします。
5. 社内メールで「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
社内システムの運用質問に回答する案内
お疲れさまです。先日、ご質問いただいた社内システムの操作方法につきまして、簡単ではありますが手順をまとめました。お問い合わせいただきました件につきまして、いまだに戸惑う方も多いようなので、図解を入れたマニュアルを添付しております。もし手順通りに進めても解決しない場合は、他の設定項目にも原因があるかもしれませんので、そのときは改めてお知らせください。皆さんがスムーズに業務を行えるよう、引き続きサポートしてまいります。
人事関連で届いた相談の一次回答
お疲れさまです。お問い合わせいただきました件につきまして、人事関係の手続きで確認が必要な点をいくつか整理いたしました。どのような流れで手続きを進めるか、誰の承認を得ればいいかなど、担当部署に尋ねたところ概要が見えてきました。詳しくは添付ファイルをご覧いただければ、フローがわかるようになっております。もし足りない情報がありましたら、追加でご連絡をお願いいたします。スムーズに完了させるため、私もできる限りフォローいたしますので、よろしくお願いします。
部署連絡を取りまとめた回答例
お疲れさまです。先日、部署横断で共有すべき問い合わせがありましたが、お問い合わせいただきました件につきまして関係部署からの回答をまとめました。各部署それぞれの立場から異なる見解もありましたが、共通して言える部分は添付の資料に箇条書きで示してあります。意思決定を行ううえで指針になるかと思いますので、ぜひご確認ください。もし矛盾点や不明瞭な点がありましたら、私が再度質問いたしますので、遠慮なくお申しつけください。今後とも連携を密にしていければ幸いです。
イベント企画に対する社内問い合せへの返信
お疲れさまです。お問い合わせいただきました件につきまして、今度の社内イベント企画ではスケジュールや参加方法に関して多くの質問が寄せられています。そこで、現在私どものチームで回答集を作成しており、部署ポータルサイトに順次アップする予定です。もし、その回答集を見ても解決しない内容がございましたら、お手数ですが再度メールにてご連絡いただけますでしょうか。企画を成功させるためにも、皆さまのご協力をお願い申し上げます。
備品管理担当としての回答へ補足する提案
お疲れさまです。備品の在庫や貸出状況に関するお問い合わせが増えておりますので、お問い合わせいただきました件につきまして、手続きの流れを整理しました。貸出に必要な書類はオンラインで申請可能ですが、実物の在庫確認は担当者立会いのもとで行う形になります。詳細は社内ウェブページに載せてありますが、もし操作や確認方法でわからないことがあれば、お気軽にご連絡ください。できる限りスムーズに運用できるように調整いたします。
プロジェクト情報を共有したあと追加で問合せをもらった際
お疲れさまです。先日共有したプロジェクト概要に関して、ご質問をいただきありがとうございます。お問い合わせいただきました件につきましては、現時点でまだ未確定の要素が多く、すぐに回答しきれない部分がありますが、要点をまとめてチーム内で協議を始めております。もし緊急度が高いのであれば、暫定的な対処案を提示することも可能ですので、必要があればその旨お知らせください。全体の方向性が固まり次第、再度メールあるいはミーティングでご報告いたします。
コンプライアンス関連の問合せに対する初動
お疲れさまです。お問い合わせいただきました件につきまして、コンプライアンス面の懸念があるとのことでしたので、早速法務部と協議を進めております。まだ最終的な見解は出ていないものの、大枠では指針を整理し始めています。もしすぐに確認したいことがありましたら、私のほうで可能な限りお答えします。万が一、急を要する案件であれば、法務部とも連携して迅速に対応いたしますので、ご遠慮なくご連絡ください。安全かつ円滑な業務遂行のため、何卒よろしくお願いいたします。
6. 「お問い合わせいただきました件につきまして」を使用する際の注意点、まとめ
- 要点を明確に伝える
どのような問い合わせに対する回答なのかを簡潔に示し、相手の混乱を防ぎます。冒頭で「どの件について話しているのか」をはっきりさせるとスムーズです。 - 可能な限り具体的な情報を提示
曖昧な返答では相手の疑問を十分に解消できません。「追加資料を添付する」「判断材料をリストアップする」など、確実性のある情報を提供すると良いです。 - 未確定事項を正直に伝える
まだ最終結論が出ていない場合は、その旨を正直に記し、いつ頃確定する見込みかを合わせて伝えると相手も安心して待てます。 - 次の行動を提示する
「必要なら追加で相談を受け付ける」「追加情報が入り次第再連絡する」など、相手にとっての次のステップを示すと、やりとりが円滑に進行します。 - 回答が遅れた場合は一言詫びる
相手に迷惑や不安を与えていることを認識して、謝意や配慮の言葉を添えると、誠意を伝えやすくなります。 - 個人情報や機密事項への配慮
特に企業間や社内対応の場合、守秘すべき情報には伏せ字やパスワード保護を用いるなど、安全な方法を案内することが大事です。 - 問い合わせの背景を理解して関心事項を捉える
相手が何を求めているのか、ビジネス的な文脈の背景を想定しつつ、回答の優先順位や重要度を判断し、先回りして必要情報を提供する姿勢が望ましいです。
