交換商品の発送完了通知メールを送る際の書き方・注意点
交換商品の発送完了通知メールでは、迅速な対応をお伝えし、お客様に安心感を与えることが大切です。件名は「交換商品の発送が完了しました」と分かりやすく安心感を与える表現にします。本文では、交換商品の発送が完了したことを伝え、配送情報（追跡番号や配送会社名など）を明記します。「商品がお手元に届くまで、もう少々お待ちください」といった配慮のある表現を取り入れ、配送状況の確認方法も案内します。また、商品が到着した際の確認ポイントや、何か不具合があった場合の連絡先を添えることで、安心して受け取れるようサポートします。最後に「引き続きご愛顧いただけますようお願い申し上げます」と締めくくり、温かく丁寧な印象を与えます。
例文集（文例）
【交換商品の発送が完了しました】
〇〇〇様 このたびは弊社の商品交換対応をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了についてお知らせいたします。 お客様よりご依頼いただきました交換商品を、下記の通り発送いたしました。 お手元に届くまで今しばらくお待ちくださいませ。 【発送商品詳細】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇（例：ヤマト運輸、日本郵便など） ・追跡番号：〇〇〇 商品の到着予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】となります。 配送状況は以下のリンクからご確認いただけます。 [配送状況確認ページ]（リンクを挿入） お客様にはお手数をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。 商品が到着しました際には、内容をご確認いただきますようお願い申し上げます。 引き続き、お客様にご満足いただけるサービス提供に努めてまいります。 ご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換品の発送完了のお知らせ】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご交換いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送が完了したことをお知らせいたします。 以下の詳細をご確認ください。 【発送商品情報】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇（例：佐川急便、ヤマト運輸など） ・追跡番号：〇〇〇 商品の到着予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】です。 追跡番号を以下のリンクからご確認いただけます。 [追跡リンク]（リンクを挿入） 商品が届きましたら、内容にお間違いがないかご確認いただけますようお願い申し上げます。 何かご不明な点がございましたら、弊社カスタマーサポートまでお気軽にご連絡くださいませ。 お客様のご満足を第一に、今後もサービス向上に努めてまいります。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換対応商品を発送いたしました】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了についてお知らせ申し上げます。 以下の内容で交換商品を発送いたしましたのでご確認ください。 【発送内容】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 商品の到着予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】です。 配送状況の確認は、以下のリンクをご利用ください。 [配送状況確認リンク]（リンクを挿入） このたびは商品交換にお時間をいただき、誠に申し訳ございませんでした。 お手元に届きましたら、商品の内容をご確認くださいますようお願い申し上げます。 引き続き、安心してお取引いただけるサービスを目指し努めてまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換品発送のお知らせ：追跡番号をお知らせします】
〇〇〇様 このたびは弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了に関するお知らせを申し上げます。 お客様よりご依頼いただいた交換商品を、下記の内容で発送いたしました。 【発送商品詳細】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 配送状況の確認や詳細については、以下のリンクをご利用くださいませ。 [配送追跡リンク]（リンクを挿入） 商品が到着しましたら、内容をご確認いただきますようお願い申し上げます。 万が一商品に不備がございましたら、弊社までご連絡いただけますようお願い申し上げます。 お客様にはご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げるとともに、今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換商品の発送が完了しました：詳細をご確認ください】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了についてお知らせ申し上げます。 お客様からご依頼いただきました交換商品を、下記の通り発送いたしました。 内容をご確認の上、お手元に届くまで今しばらくお待ちくださいませ。 【発送内容】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 商品の配送状況は、以下のリンクからご確認いただけます。 [配送状況確認リンク]（リンクを挿入） このたびは交換対応にお時間をいただき、誠に申し訳ございませんでした。 到着後には商品の内容をご確認いただき、万が一何か問題がございましたら、弊社サポートまでご連絡くださいませ。 今後ともお客様にご満足いただけるサービスを目指し、精進してまいります。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換商品の発送手続き完了のお知らせ】
〇〇〇様 このたびは弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了についてお知らせいたします。 以下の内容で交換商品を発送いたしましたので、詳細をご確認ください。 【発送内容】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇（例：ヤマト運輸、日本郵便など） ・追跡番号：〇〇〇 商品の到着予定日は【〇〇年〇〇月〇〇日】です。 配送状況は以下のリンクからご確認いただけます。 [追跡番号確認ページ]（リンクを挿入） 商品がお手元に届きましたら、内容をご確認いただけますようお願い申し上げます。 万が一、何か問題がございましたら、弊社までご連絡くださいませ。 お客様にはお手数をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 引き続き、安心してお取引いただけるよう努めてまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換対応商品の発送完了のご案内】
〇〇〇様 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了についてご案内申し上げます。 お客様よりご依頼いただきました商品を、下記の通り発送いたしました。 【発送商品詳細】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇（例：佐川急便、日本郵便など） ・追跡番号：〇〇〇 商品の配送状況については、以下のリンクよりご確認いただけます。 [配送状況確認リンク]（リンクを挿入） このたびは交換対応にお時間をいただき、誠に申し訳ございませんでした。 商品が到着次第、内容をご確認いただき、何か問題がございましたら弊社までご連絡ください。 今後ともお客様にご満足いただけるサービスを目指し、精進してまいります。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【交換商品の発送が完了しました：追跡番号のご案内】
〇〇〇様 このたびは弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、交換商品の発送完了に関する重要なお知らせをお届けいたします。 交換商品は以下の内容で発送が完了しております。 お手元に届くまで、配送状況をご確認いただけます。 【発送詳細】 ・商品名：〇〇〇（交換品） ・発送日：〇〇年〇〇月〇〇日 ・配送会社：〇〇〇 ・追跡番号：〇〇〇 追跡番号をご利用いただき、以下のリンクから配送状況をご確認ください。 [配送状況追跡リンク]（リンクを挿入） 商品が到着しましたら、内容をご確認いただき、何か問題がございましたらご連絡くださいませ。 このたびの交換対応にお時間をいただきましたことをお詫び申し上げます。 今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
