「拙い文章ですみません」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶

自分の文章が十分に伝わるか自信がないときや、相手に失礼がないか不安なときに使われます。特に、初めて連絡を取る相手や、立場が上の方にメールを送る際に、文章に対する謙遜の気持ちを表すために用いられます。

たとえば、説明が十分でないかもしれないと感じたときや、誤解を生む可能性があるときに、この言葉を添えることで、相手に理解を求めることができます。また、書き慣れていない内容を伝える場合や、相手に正確に伝わるか不安なときにも、この表現を使うことで、やわらかい印象を与えることができます。

相手が親しい関係であれば、そのまま伝えても問題ない場合が多いですが、ビジネスの場面では、文章の不備を認めることで信頼を損ねる可能性もあります。そのため、丁寧な表現を意識しつつ、誤解を避けるような言い回しを選ぶことが重要になります。

メールを送る際の注意点

相手にどのような印象を与えるかを考えることが大切です。たとえば、「拙い文章ですみません」と書くことで、文章の質が低いと自分で認めてしまうことになります。そのため、過度にへりくだった表現を使うと、かえって相手に不安を与えてしまうことがあります。

また、謙遜しすぎると、自信のない印象を与えることにもつながります。ビジネスの場面では、文章の正確さが求められるため、必要以上に謝るのではなく、相手が理解しやすいように伝える工夫をすることが大切です。たとえば、「分かりにくい点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです」といった表現を用いることで、相手に配慮を示しつつ、丁寧な印象を与えることができます。

さらに、伝えたいことが明確に伝わるように、簡潔で分かりやすい文章を心がけることも重要です。余計な表現を入れすぎると、かえって文章が読みにくくなるため、簡潔かつ丁寧に伝えることを意識するとよいでしょう。

失礼がない伝え方

相手に配慮を示しながら伝える方法

分かりやすくお伝えできているか不安ですが、ご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
うまくお伝えできているか分かりませんが、何かご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
文章が分かりづらい部分があるかもしれませんが、ご不明点がございましたら、ご遠慮なくお知らせいただけますと幸いです。
端的にまとめたつもりですが、もし補足が必要でしたら、お知らせいただければと思います。
できるだけ分かりやすくお伝えしたつもりですが、もし不明点がありましたら、お気軽にご相談くださいませ。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

書き出し

いつもお世話になっております。突然のご連絡となり恐縮ですが、本日は○○についてご相談させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。本日は○○についてお伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。
何かとお忙しいことと存じますが、日頃より大変お世話になっております。本日は○○に関して、ご意見をお聞かせいただきたく、ご連絡いたしました。
いつも温かいご対応を賜り、心より感謝申し上げます。本日は、○○に関する件で、ご無理のない範囲でお時間をいただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、○○の件につきまして、ご相談させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

締めの挨拶

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。引き続き、よろしくお願い申し上げます。
ご無理のない範囲で、ご確認いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。ご都合のよいタイミングでご確認いただけますと助かります。
何かございましたら、いつでもご連絡くださいませ。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
急ぎの案件ではございませんので、ご都合に合わせてご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

注意しないといけない状況は？

この表現を使う際には、相手がどのように受け取るかを慎重に考えることが大切です。「拙い文章」と言うことで、自信がない印象を与えたり、相手に余計な気遣いをさせてしまったりすることがあります。そのため、必要以上にへりくだらず、丁寧かつ誠実な姿勢を示すことが重要です。

また、ビジネスの場面では、過剰に自分の文章を卑下すると、かえって信頼感を損ねることがあります。そのため、「もし分かりづらい点がございましたら、お気軽にお知らせください」といった表現を用いることで、相手に配慮しつつ、安心して読んでもらえるように工夫することが大切です。

適切な伝え方

できるだけ分かりやすくお伝えするよう努めましたが、ご不明な点がございましたら、お知らせくださいませ。
うまくお伝えできているか不安ですが、何かございましたら、ご遠慮なくお尋ねいただけますと幸いです。
端的にまとめたつもりですが、補足が必要でしたら、遠慮なくご連絡くださいませ。
説明が不足している点があるかもしれませんが、ご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。
文章だけでは伝わりにくい部分があるかもしれませんので、何かございましたら、ご遠慮なくお知らせいただけますと幸いです。

目上の方へ使用してもよいのか、言い換えを意識した例文

思いを綴った文章へのお詫びと恐縮を伝える

日頃より多大なるご指導を賜り、厚く御礼申し上げます。先ほどお送りしたご報告メールにつきまして、私なりに現状を詳細に説明しようと努めたのですが、文章がうまくまとまらず、至らぬ点が多々あったかもしれません。読みづらさや意図が伝わり切らない箇所がありましたら、心よりお詫び申し上げます。拙い書きぶりですみませんが、少しでも正確に状況をお伝えしようと苦心した結果でございます。もし不明点や追加で確認なさりたいことがございましたら、いつでもお知らせください。以後、もっと端的かつ分かりやすいご報告を差し上げられるよう精進してまいります。引き続きご教示のほど、よろしくお願いいたします。

書類作成の不十分さを申し訳なく思う旨を伝える

いつも温かいアドバイスをくださり、誠にありがとうございます。先ほどお渡しした資料について、わかりにくい点が多かったかと存じ、大変心苦しく思っております。私の作成能力が未熟ゆえ、内容が散漫となってしまい、拙い文章ですみません。改めてご指摘いただければ、速やかに修正し、補足資料なども用意いたします。せっかく目を通していただくのに、お手間をかける形となってしまい誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。次回はもっと整った資料をご用意できるよう努めてまいります。

長文のメールを送った際の非礼を詫びる

日頃よりご高配をいただき、深く感謝申し上げます。先ほどのメールで書きたいことを詰め込みすぎてしまい、かなりの長文になってしまいました。読み返してみると要領を得ず、要点が散らばってしまい、拙い文章ですみません。もし読み進めるのが大変でしたら、簡潔な要約を改めてお送りいたします。お忙しい中貴重なお時間を頂戴し、誤解なくお伝えできたか懸念もございますので、ご不明な点や補足が必要な部分がありましたら、遠慮なくご指摘ください。今後はより簡潔にまとめるよう心掛けますので、引き続きご指導を賜れますと幸甚です。

口頭説明不足をメールで補足する際のお詫び

いつもお世話になっております。先ほどの会議ではうまく説明できず、もどかしい思いをいたしましたので、改めてメールにて補足させていただきます。しかし、文章を組み立てる段階で焦りが生じ、かなり散漫な内容になってしまったかもしれません。読みにくさや不明点がありましたら、拙い文章ですみませんがご容赦ください。何か追加でご確認されたい点がございましたら、すぐに再度まとめてご提示いたします。限られた時間で恐縮ですが、ご一読いただけると幸いです。今後は口頭でも要点をしっかりとお伝えできるよう努力いたしますので、よろしくお願いいたします。

上長への提案書で失礼がなかったか恐縮する

日頃のご指導に感謝いたします。先日提出させていただいた提案書ですが、初めての試みに際し、全体の構成や言い回しが拙く、やや読みにくい部分があったかと存じます。なにぶん私の文章力が至らぬため、お手数をおかけしてしまったと感じております。もし誤解を招くような箇所がありましたら、大変恐縮ではございますが、ご指摘いただければ幸いです。今後はより簡潔かつ明確な提案書を作成できるよう研鑽してまいりますので、どうか温かい目で見守っていただきますようお願い申し上げます。

詳細報告で用語が複雑になりすぎた際の反省

いつも有益なご教示を賜り、ありがとうございます。今回の進捗報告では技術用語や専門的な概念を盛り込みすぎた結果、読みやすさを損ねてしまったかもしれません。拙い文章ですみませんが、これ以上簡略化しようとすると正確さが損なわれる恐れがあったため、あえて詳細を残しました。もしわかりにくい部分がございましたら、補足説明をさせていただきますので、お申し付けいただけますと幸いです。次回以降は専門性とわかりやすさを両立できるよう、いっそう工夫してまいります。

結論が曖昧になった指示メールへの謝罪

平素より温かなご指導とご助力をいただき、心より感謝申し上げます。先のメールで私からお送りした指示の内容が、読んでいただく方には不明瞭な部分があったのではないかと反省しております。拙い文章ですみませんが、本来お伝えしたかったのは、作業の優先順位と期日の明確化でございました。もしご理解いただけていないところや、補足したほうがよい箇所がありましたら、早急に再連絡いたします。今後は指示内容をより明確にし、迷いを与えない書き方を意識していく所存です。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

2. 取引先の企業へ使用してもよいのか、言い換えを意識した例文

お詑めした書類の表現力が未熟である旨を伝える

いつも弊社に多大なるご協力を賜り、誠にありがとうございます。このたびお送りした書類につきまして、要点を整理する段階で慎重を期した結果、文章がやや冗長となり、かえって読みにくくなっているかもしれません。拙い表現で恐縮ではございますが、何か意味がとりづらい点や不整合などがございましたら、遠慮なくご指摘いただければ幸いです。いただいたご意見を踏まえ、早急に内容を修正し、改訂版をお届けするよう努めてまいります。今後とも円滑なお取引を続けていけますよう、どうかよろしくお願い申し上げます。

新商品紹介メールの稚拙さを詫びる

いつも弊社商品を積極的に取り扱ってくださり、厚く御礼申し上げます。本日お送りした新商品のご案内メールですが、文面を練る時間があまり取れず、未熟な書きぶりとなっているかもしれません。拙い文章ですみませんが、もし伝わりにくい点がありましたら、お手数をおかけしますがご質問をいただけますと幸いです。実際の仕様や特徴をわかりやすくお伝えしたい気持ちが先走ってしまい、逆に混乱を招いてしまう恐れを感じております。ご期待に添えるよう、引き続き分かりやすい資料の作成に努めてまいります。

ご提案書の構成が煩雑であることを謝罪する

平素より弊社との良好な関係を築いていただき、誠にありがとうございます。今回お送りした提案書につきまして、複数の要素を一度に盛り込みたい思いからページ数が増え、読みにくい箇所があるかもしれません。拙い文章ですみませんが、詳細を詰め込む中で構成が複雑になってしまったと反省しております。もし全体像を簡潔にまとめた資料が必要な場合は、改めて作成いたしますので、ご遠慮なくお声がけください。引き続き、貴社のお力になれるよう内容を磨いてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

プレゼン資料の文言が十分ではない旨を伝える

このたびは弊社の企画にご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。プレゼン資料をお送りしたのですが、作成段階で急ぎ対応した部分があり、表現や言い回しが至らない箇所があるかと存じます。お忙しいところ大変恐縮ですが、拙い文章ですみませんとご了承いただけましたら幸いです。もし不明瞭な点がございましたら、追加で口頭にてご説明いたします。貴社のご意向をしっかりと把握し、より完成度の高い企画を目指してまいりますので、何卒ご検討をよろしくお願いいたします。

契約更新時に出した契約書の文面を詫びる

日頃から弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。契約更新にあたり、新たに作成した契約書の文面が煩雑になってしまい、読みにくい点があったかもしれません。拙い文章ですみませんが、合意事項を漏れなく盛り込みたいと思うあまり、文言が膨らんでしまいました。気になる箇所や要修正の箇所がございましたら、ご面倒をおかけしますが、お知らせいただければ早急に修正案をお出しいたします。引き続きご満足いただけるサービスを目指し、努めてまいります。

価格見積もりで必要情報の説明不足を詫びる

いつも弊社とお付き合いくださり、ありがとうございます。このたびお送りしたお見積書に関しまして、内容に関する補足説明がやや不足していたかもしれず、大変申し訳なく思っております。拙い文章ですみませんが、合計金額の内訳を分かりにくい形で記載してしまった恐れがあります。もし一部でもご不明点がございましたら、すぐに詳細をまとめ直してお届けいたします。お取引がスムーズに進むよう、今後はよりわかりやすい資料を作成するよう心掛けてまいります。

取引先への案件報告メールが長すぎる謝罪

平素より格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。このたびの案件につきまして、経緯と詳細を分かりやすくお伝えしようと考えて書き進めたところ、結果的に大変な長文となってしまいました。お読みいただく際にご負担をおかけする形となり、拙い文章ですみません。何か簡潔に確認したいポイントがありましたら、箇条書きにした要約をお送りすることも可能ですので、お気軽にご連絡ください。今後は要点をまとめたうえで、より簡明な報告ができるよう努めますので、引き続きよろしくお願いいたします。

3. 新規取引先に使用してもよいのか、言い換えを意識した例文

初回コンタクト文面の不慣れを謝罪する

このたびは弊社に興味をお寄せいただき、誠にありがとうございます。初めてご連絡するにあたり、趣旨をうまくまとめられず、やや拙い文章になってしまったかもしれません。もし分かりにくい点がございましたら、すぐに補足説明いたしますので、お知らせいただければ幸いです。まだまだ至らぬ点が多々あるかと存じますが、誠実に対応してまいりますので、どうぞご寛容のほどよろしくお願い申し上げます。

サービス概要書の端的な説明が足りない旨を伝える

このたび弊社サービスのお問い合わせをいただき、心より感謝いたします。ご要望に応じてサービス概要書をお送りしたのですが、内容を分かりやすく噛み砕いたつもりでも、拙さが残っていると感じております。もし疑問点がございましたら、簡単なQ&A形式で再度まとめ直すことも可能ですので、遠慮なくお申し付けください。今後もお客様の立場で理解しやすい資料作りを目指しながら、スムーズにお取引を進められるよう尽力いたします。

サンプル送付時の説明文に足りない部分があることを詫びる

このたびは弊社製品サンプルにご興味を持ってくださり、ありがとうございます。添え状として詳しくご案内を差し上げたつもりでしたが、文面を見返すと肝心な特徴などを十分に強調できず、やや拙い内容かもしれません。もしこのサンプル品の使い方や注目すべき点が伝わりづらかった場合は、お手数ですがご質問をお寄せいただけますでしょうか。今後はより的確な情報を盛り込み、初めての方にも安心して試していただける資料を追求してまいります。

クレーム対応後の謝意メールで拙さを認める

このたびは弊社の不備によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした。さらに、クレーム対応に関するお詫びメールでも、慌ただしく文面を作成したため、わかりにくい表現が含まれていたかもしれません。拙い文章ですみませんが、今後は再発防止策とともに、明確かつ丁寧な報告を心がけます。至らぬ点が続き大変恐縮ですが、少しでもご不安を拭えるよう、全力で改善に努めてまいります。

商談の仮契約書が不自然な言い回しになった旨を伝える

このたびは弊社へご興味を示してくださり、ありがとうございます。商談の初期段階で仮契約書のドラフトを作成いたしましたが、項目ごとに文章表現にばらつきがあり、読みにくくなっているかもしれません。初めてのひな形ゆえ、拙い文章ですみませんが、ご要望に合わせて柔軟に修正いたしますので、どうぞご意見をお寄せください。今後もご満足いただける形を目指しながら、丁寧に対応させていただきます。

ヒアリング内容のまとめがぎこちないと伝える

今回初めてのお打ち合わせにて多くの情報をヒアリングさせていただき、誠にありがとうございました。早速まとめたレポートを共有いたしますが、急いで文章に起こしたため構成が未整理な部分もあると感じております。拙い文章ですみませんが、何か読み違いが起きそうな箇所や不十分な説明がありましたら、ご指摘いただけますと幸いです。今後とも貴社のご要望をしっかり反映できるよう、わかりやすい資料作成を重ねてまいります。

提案メモの語弊を気にする旨を伝える

このたびは弊社をお選びいただき、ありがとうございます。最初のご提案メモをお送りいたしますが、相手のニーズを正確に汲み取れたか不安なあまり、文章が冗長になりがちです。もし妙な誤解を招きかねない文言がありましたら、拙い文章ですみませんが、どうかご指摘いただければ助かります。今後の打ち合わせで、丁寧に修正しながら前向きな合意点を模索してまいりましょう。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

4. 顧客・お客様へ使用してもよいのか、言い換えを意識した例文

マニュアル更新時に言葉足らずを詫びる

いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。先日お届けした最新マニュアルですが、新機能追加に伴い説明を充実させようとした結果、逆に読みづらくなってしまった箇所があるかもしれません。拙い文章ですみませんが、ご不便をおかけしないよう、もし操作がわかりにくい場合は遠慮なくお知らせください。今後は使う方の視点で整理し、より簡明なマニュアルを目指して改訂を重ねる所存ですので、どうかご協力をお願いいたします。

チュートリアル案内メールの説明不足を謝罪する

いつも弊社をご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。新機能をご案内するためのチュートリアルメールを配信いたしましたが、読者の方によっては専門用語が難しく感じられるところがあるかもしれません。拙い文章ですみませんが、操作手順をもう少し噛み砕いて記載すべきだったと反省しております。ご質問や不安などがありましたら、カスタマーサポートが丁寧にご説明いたしますので、お気軽にお問い合わせください。より親切で分かりやすいガイドを目指し、引き続き努力してまいります。

クレームへのお詫び文が分かりにくい場合の言い換え

このたびは弊社サービスにおいて不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。お詑めしたお詫び文は、原因と対策を示そうとするあまり文章量が増え、かえって理解しづらい表現になった恐れがあります。拙い文章ですみませんが、何とぞご容赦いただければ幸いです。もし読み取れない部分がございましたら、再度要点をまとめてお知らせいたします。今後ともお客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう、改善に努めてまいります。

保証書の但し書きで不明瞭さを認める旨を伝える

このたびは弊社製品をお選びいただき、ありがとうございます。保証書の但し書きを更新するにあたり、いろいろな利用場面を想定して文を追加した結果、一部に曖昧な表現が含まれているかもしれません。拙い文章ですみませんが、もし条件を把握しづらい部分などありましたら、すぐに補足説明を差し上げますので、ご連絡をお願いいたします。大切なお客様に迷惑をおかけしないよう、内容の明確化に取り組んでいく所存です。

大量の割引情報メールの構成が雑になった謝罪

日頃より弊社からのお得な情報をチェックしてくださり、ありがとうございます。今回配信した割引情報メールは、キャンペーン項目が多岐にわたったため、文章を整理しきれず、拙い構成になってしまいました。読みにくい箇所がありましたら、深くお詫び申し上げます。もし特に興味をお持ちのセール内容がわかりにくい場合は、別途詳細をまとめたメールをお送りしますので、お気軽にご連絡ください。次回以降はカテゴリー別に整理するなど工夫してまいります。

会員制度改定の通知がわかりにくかった際の言い換え

いつも弊社の会員制度をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび会員制度を部分的に改定するにあたり、複数の変更点を一度にお知らせしようとした結果、通知文が長くなってしまいました。拙い文章ですみませんが、もし理解しづらい項目などがありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。改定の背景や目的をお伝えしつつ、少しでもメリットを感じていただけるよう、運営一同努力してまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

アフターサービス関連のメールが丁寧さに欠けた謝罪

日頃より弊社のアフターサービスを頼ってくださり、心よりお礼申し上げます。先ほどお送りしたサポート受付のご案内メールですが、期限や手続きの詳細を十分に書き込もうとした結果、まとまりのない文章になってしまいました。拙い文章ですみませんが、要点を簡潔に示すべきだったと深く反省しております。もし何か伝わりにくい点がございましたら、追加で説明させていただきます。今後はさらなる改善を図りながら、お客様の負担を軽減できるよう尽力いたします。

5. 社内メールで使用してもよいのか、言い換えを意識した例文

全社員へ送る報告文がわかりにくい点へのお詫び

お疲れさまです。このたびの報告メールは、社内各所から寄せられた情報をまとめたため、文章がやや冗長になってしまいました。拙い文章ですみませんが、大切な情報を漏らさないよう詰め込んだ結果、読みづらい形となったかもしれません。もし理解しにくい箇所や補足説明が必要な部分がありましたら、お手数ですが担当宛にご連絡いただければ助かります。今後は必要に応じて要約や見出しを工夫し、少しでも分かりやすい報告を目指していきたいと考えております。

プロジェクト共有メールの冗長さを詫びる

お疲れさまです。プロジェクト進行状況の共有メールにつきまして、詳細を盛り込みたいばかりに文章量が増え、結果的に読みにくい内容になったと感じております。拙い文章ですみませんが、どうかご容赦いただけますと幸いです。もし確認に時間がかかる場合は、ポイントを箇条書きにした短縮版をお渡しすることも可能ですので、ご遠慮なくご依頼ください。今後はさらに要点を整理し、メンバーが迅速に把握できるメールを配信してまいりますので、よろしくお願いいたします。

システム導入案内メールで失礼があったかもしれない場合の謝罪

お疲れさまです。新システムの導入案内メールを配信いたしましたが、内容が急ぎの作業でまとめられたため、拙い文章に終始してしまったかと思います。肝心のメリットや利用フローが十分に説明できていない気がし、読み手の皆さんに混乱を与えてしまっていないか心配です。もし不明点や追加説明をご希望の場合は、お手数ですが気軽にお問い合わせください。いただいたご意見を踏まえつつ、わかりやすく再整理した資料を作成したいと考えております。

研修レポートが要点を外している謝罪

お疲れさまです。先日実施した研修のレポートを共有いたしましたが、初めてのまとめ作業で手間取ってしまい、文面が拙くなってしまいました。要点が外れている箇所や、理解しづらい説明があるかもしれません。拙い文章ですみませんが、必要に応じて口頭で補足させていただきますので、ご指摘いただけますと幸いです。以後、研修レポート作成にあたっては、読み手が早く正確に情報を得られるよう、報告方法を改善していきたいと思います。

他部署との連絡メールの文言が不正確だった際の文面

お疲れさまです。先ほど送付した他部署連絡に関するメールですが、内容を急ぎ詰め込みすぎたため、文言の不正確さや重複が生じてしまいました。拙い文章ですみませんが、もし混乱や誤解が生まれそうな箇所があれば、ご連絡いただけると助かります。可能なかぎり迅速に再送し、正確な情報をお伝えいたします。日頃から各部署の方々にスムーズに動いていただくためにも、今後は慎重にチェックを行い、誤りのない連絡文を心がけます。

上司への報告で簡潔さを欠いた謝罪

お疲れさまです。上司の皆様へ向けて作成した報告メールですが、改善点や成果などをまとめようとして内容が散漫になってしまい、お読みいただきにくかったのではと案じております。拙い文章ですみませんが、もしご理解いただけていない箇所がありましたら、改めて補足説明を差し上げます。次回以降はもう少し要旨を絞り、短い文面で必要十分な情報を伝えられるよう意識してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

全体会議レジュメが煩雑になったことへのお詫び

お疲れさまです。全体会議用に作成したレジュメを先ほどお送りいたしましたが、議題を網羅しようと欲張った結果、文量が増えてしまいました。拙い文章ですみませんが、何か見落としや混同しそうな点がございましたらお知らせいただければ幸いです。レジュメに過不足があると、会議の進行に支障をきたす恐れもありますので、事前にご意見を伺えればと存じます。引き続き、円滑な会議運営に向けて情報を整理してまいりますので、よろしくお願いいたします。

6. 使用する際の注意点、まとめ

直接「拙い文章ですみません」と書くと、必要以上に卑下した印象を与えることがあります。前後に「至らない点があるかもしれませんが」「文面に不備があるかもしれませんが」といったクッション言葉を添えて、相手に配慮する書き方が望ましいです。
相手が「読みにくい」「わかりにくい」と感じた場合に備え、追記や質問を受け付ける姿勢をあらかじめ示すと、相手も遠慮なく疑問点を伝えやすくなります。例：「何か説明が不足している点がありましたら、お手数ですがご連絡をお願いいたします」など。
へりくだりすぎると、ビジネスの場では頼りなさを印象づける可能性があります。お詫びや反省の気持ちは示しつつも、過度に恐縮しない表現を選ぶことが大切です。
「拙い文章」である理由や背景を簡単に説明することで、相手も状況を理解しやすくなります。例えば「急ぎ作成しましたので」「初めての文書作成で要領を得ず」など、少しだけ事情を添えるとやり取りが円滑になる場合もあります。
文章の拙さを認めるだけでなく、今後どう改善するかを示すことが大事です。たとえば「次回は要点を箇条書きにして分かりやすくまとめます」「もっと校正に時間をかけて整理いたします」など、具体的な対策を書くと誠意が伝わりやすくなります。
相手が目上の方の場合や、取引先の場合は、表現を少し変えて「拙い文章で恐縮ですが」や「不十分な点がございましたら何卒ご容赦ください」など、より丁寧な表現を検討しましょう。
何度も繰り返して使う表現ではないため、他の言い回しも交えると文章のバリエーションが出ます。たとえば「至らぬ点が多く」「読みにくい形になり」「言葉足らずで」といった表現を使い分けると、同じ指摘でも印象に違いが出ます。