代替案（違う方法・代わりの計画）を提案するメール例文【適した書き出し・書き方】
代替案を提案する場面は、予定していた内容が実行できない場合や、より良い方法があると考えられる場合に発生します。例えば、納期の調整が必要になった際や、予算やリソースの都合で当初の計画を変更せざるを得ない場合、あるいは相手の希望に対応しつつ、現実的な方法を見つける必要がある場合などが挙げられます。
特に、ビジネスの場では、単に「できません」と断るのではなく、代替案を提示することで、相手にとってもより良い選択肢を提案し、円滑な合意形成につなげることができます。相手が納得できる形で代替案を伝えることで、信頼関係を維持しながら、状況に応じた最適な解決策を見つけることが可能になります。
また、代替案を示す際には、相手の立場を考慮しながら、柔軟な対応を心がけることが大切です。単に別の方法を提示するだけでなく、「なぜこの案が適しているのか」をしっかり説明し、相手が納得しやすいように伝えることが求められます。
メールを送る際の注意点
代替案を提案する際には、相手に納得してもらいやすい伝え方を心がけることが重要です。相手にとって受け入れやすい表現を選びながら、丁寧に説明をすることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。以下の点に注意しながら、適切なメールを作成しましょう。
- 最初にお詫びを伝える
予定していた内容を変更する場合、まずは「ご期待に添えず申し訳ありません」「当初の計画とは異なってしまい恐縮ですが」など、相手に配慮した言葉を添えることで、印象を和らげることができます。 - 代替案の理由を明確にする
単に代替案を提示するだけではなく、「なぜこの方法を選んだのか」を具体的に説明することが大切です。例えば、「この方法であれば、納期に影響を与えずに対応が可能です」「ご要望に近い形で実施できるかと存じます」といった形で、相手にとってのメリットも伝えると良いでしょう。 - 複数の選択肢を提示する
可能であれば、いくつかの代替案を提示することで、相手が選びやすくなります。例えば、「A案ではコストを抑えられますが、B案では納期を短縮できます」といったように、それぞれの特徴を説明しながら選択肢を示すと、よりスムーズな合意が得られます。 - 相手の意向を尊重する
代替案を提示する際には、「こちらの案で進めさせていただければ幸いです」と一方的に決めるのではなく、「ご検討のうえ、ご意見をいただけますと幸いです」など、相手の意向を尊重する姿勢を示すことが大切です。 - 柔らかい表現を使う
代替案を押し付けるのではなく、「もし可能でしたら」「ご都合がよろしければ」など、相手に選択の余地を残す表現を用いることで、より丁寧な印象を与えることができます。
失礼がない伝え方
代替案を提案する際には、相手に不快な印象を与えず、納得感を持ってもらえるように伝えることが大切です。以下のような表現を用いると、より柔らかく丁寧な印象を与えられます。
- 当初のご提案とは異なりますが、別の方法をご提案させていただきます。もし可能でしたら、ご検討いただけますでしょうか。
- ご希望に沿えるよう調整を試みましたが、〇〇の点で難しいため、代わりにこちらの方法をご提案いたします。お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- 〇〇について、ご要望の内容を踏まえたうえで、別のご提案をさせていただければと思います。ご意見をいただけますと幸いです。
- 予定していた〇〇ですが、現状の状況を考慮し、別の方法をご提案させていただきます。ご都合がよろしければ、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
- もし可能でしたら、〇〇の方法で進めることをご検討いただけますでしょうか。お手数ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。本日は、〇〇についてご提案があり、ご連絡させていただきました。
- お忙しいところ恐縮ですが、〇〇の件について、別の方法をご提案させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 先日は〇〇についてご相談いただき、誠にありがとうございました。改めて、別のご提案をさせていただければと思います。
- いつもお力添えをいただき、ありがとうございます。〇〇について、ご相談があり、ご連絡させていただきました。
- 先日は〇〇についてご検討いただき、誠にありがとうございます。本日は、別のご提案をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
締めの挨拶
- お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
- もしご不明な点などございましたら、お気軽にお知らせください。引き続き、よろしくお願い申し上げます。
- ご意見をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご都合に合わせて調整可能ですので、お気軽にご相談ください。何卒よろしくお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
代替案を提案する際には、以下のような点に特に注意が必要です。
- 相手の希望を完全に無視した代替案を提示しないようにする
- 一方的に「この方法で進めます」と決定事項のように伝えないようにする
- 相手のメリットを考慮した内容になっているかを確認する
- 代替案の説明が不十分だと、納得してもらえない可能性があるため、理由をしっかり説明する
- 可能な限り柔軟な対応を心がけ、相手に選択肢を提示する
依頼の仕方
- 当初の予定とは異なりますが、〇〇の方法をご提案させていただければと存じます。ご検討いただけますと幸いです。
- 〇〇の件につきまして、別の方法をご提案させていただければと思い、ご連絡いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
- ご希望を踏まえつつ、代替案をご用意いたしました。お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
- 〇〇の件について、より良い方法をご提案できればと思います。ご意見をいただけますと幸いです。
- 予定していた方法が難しいため、別の方法をご提案させていただきます。何卒よろしくお願いいたします。
代替案を提案するメール例文
例文1: 提案内容に改善を加えた代替案を提案する場合
件名：代替案のご提案について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇についてのご提案を検討させていただき、誠にありがとうございました。 ご提案内容を拝見したうえで、より効率的かつコスト削減につながる代替案を考案いたしましたので、ご紹介させていただきます。 【代替案の概要】 ・〇〇の手法を見直し、〇〇工程を短縮 ・コストを約〇％削減可能 詳細については、別添の資料をご確認いただけますと幸いです。 ご不明な点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文2: 実現可能性を考慮した代替案を提案する場合
件名：実現可能な代替案のご提案 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 先日いただきました〇〇のご提案につきまして、実現可能性の観点から検討した結果、以下の代替案をご提案させていただきます。 【代替案のポイント】 ・〇〇素材の利用で現行仕様を維持しつつコスト削減 ・短期間で導入が可能 お手数をおかけいたしますが、詳細は添付資料をご覧いただき、ご意見をいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文3: 現状の課題解決に適した代替案を提案する場合
件名：課題解決に向けた代替案のご提案 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびの〇〇に関するご提案内容を拝見し、課題解決の一助となる以下の代替案を考案いたしましたので、ご確認いただければと存じます。 【代替案の概要】 ・〇〇を導入することで、〇〇課題を解消 ・効果的な実施スケジュールを提示 詳細については添付資料をご確認ください。お忙しいところ恐縮ですが、ご意見をいただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文4: コストを重視した代替案を提案する場合
件名：コスト重視の代替案のご提案 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびの〇〇プロジェクトにつきまして、コスト削減の観点から以下の代替案をご提案申し上げます。 【代替案の概要】 ・〇〇を利用することでコストを約〇％削減 ・運用後の維持費も〇〇％低減 ご検討いただけると幸いです。詳細は添付資料にて記載しておりますので、併せてご覧くださいませ。 ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文5: 緊急性を伴う代替案を提案する場合
件名：緊急性に対応した代替案のご提案 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 現在進行中の〇〇に関しまして、緊急性を考慮した代替案を以下の通りご提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・短期間で導入可能な〇〇方法 ・〇〇のリソースを活用し、早期実現 お忙しいところ恐縮ではございますが、添付の詳細資料をご確認のうえ、ご検討いただけますと幸いです。 ご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文6: 既存提案のリスクを回避するための代替案を提案
件名：リスク回避のための代替案のご提案 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 先日ご提案いただきました〇〇に関しまして、リスク回避の観点から検討した結果、以下の代替案をご提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・〇〇方式を採用し、〇〇リスクを軽減 ・導入後の安定稼働を確保 詳細は添付の資料にて記載しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。 ご意見やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文7: スケジュール短縮を目的とした代替案を提案
件名：スケジュール短縮に向けた代替案のご提案 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 〇〇プロジェクトにおけるスケジュール短縮を目的として、以下の代替案をご提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・作業工程を簡略化する〇〇方法を採用 ・導入までの期間を〇週間短縮可能 添付資料に詳細を記載しておりますので、ご確認いただき、ぜひご検討いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文8: 顧客ニーズに応えるための代替案を提案
件名：顧客ニーズを考慮した代替案のご提案 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびの〇〇プロジェクトにつきまして、顧客ニーズをより的確に反映する以下の代替案をご提案申し上げます。 【代替案の概要】 ・〇〇仕様を調整し、ユーザビリティを向上 ・顧客満足度を高める付加価値の提供 詳細は添付資料をご覧いただけますと幸いです。ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文9: 長期的視点を考慮した代替案を提案
件名：長期的視点に基づく代替案のご提案 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 〇〇プロジェクトにつきまして、長期的なコスト削減と安定運用を実現するために、以下の代替案をご提案いたします。 【代替案の概要】 ・〇〇を採用することで運用コストを削減 ・長期的なメンテナンス負荷を軽減 詳細については添付資料をご覧くださいませ。お忙しいところ恐縮ですが、ぜひご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 何かご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文10: サステナビリティを考慮した代替案を提案
件名：サステナブルな代替案のご提案 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇における環境負荷軽減を考慮し、以下の代替案をご提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・再生可能な〇〇素材を使用した仕様 ・環境負荷を軽減し、同時にコスト削減を実現 添付資料に詳細を記載しておりますので、ぜひご覧くださいませ。ご意見やご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文11: 現行提案のコストと機能を両立する代替案を提案
件名：コストと機能を両立した代替案のご提案 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 先日ご提案いただきました内容を基に、コスト面と機能性を両立する代替案を以下の通りご提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・〇〇素材を用いることでコスト削減を実現 ・同等の機能を維持しつつ、導入期間を短縮 添付資料にて詳細をご確認いただけますと幸いです。ご意見や追加のご要望がございましたら、ぜひお知らせくださいませ。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文12: 納期短縮のための代替案を提案
件名：納期短縮に対応した代替案のご提案 〇〇様 平素より当社サービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびのご依頼内容につきまして、納期短縮を実現するために、以下の代替案をご提案申し上げます。 【代替案の概要】 ・生産工程を簡略化し、短納期に対応可能 ・一部仕様を変更することで、納期を〇週間短縮 詳細は添付資料をご確認ください。ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文13: チーム間連携を強化する代替案を提案
件名：チーム連携強化に向けた代替案のご提案 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 現在進行中の〇〇プロジェクトにおけるチーム間の連携を強化するため、以下の代替案を提案させていただきます。 【代替案の概要】 ・プロジェクト管理ツール「〇〇」を導入 ・情報共有の効率化を図り、進捗管理を可視化 詳細については添付の資料にてご確認ください。ご意見や追加のご提案がございましたら、ぜひお知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文14: 市場環境に適応した代替案を提案
件名：市場変化に対応した代替案のご提案 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 現在の市場環境を考慮し、〇〇プロジェクトにおいて以下の代替案を提案いたします。 【代替案の概要】 ・最新の市場データを活用した新しいマーケティング戦略 ・価格戦略の見直しによる競争力の強化 詳細については、添付資料をご確認いただけますと幸いです。お忙しい中恐縮ですが、ご意見をお寄せいただければ幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
例文15: 長期的なコスト削減に焦点を当てた代替案を提案
件名：長期的なコスト削減を目指した代替案のご提案 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 長期的な視点でのコスト削減を目指し、以下の代替案をご提案申し上げます。 【代替案の概要】 ・新技術「〇〇」の導入で長期運用コストを約〇％削減 ・メンテナンス頻度を低減し、業務負担を軽減 詳細につきましては添付資料をご確認いただけますと幸いです。ご不明点や追加のご要望がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
