返品が受理されない場合の通知メールを送る際の書き方・注意点
返品が受理されない場合の通知メールでは、購入者に配慮した丁寧で誠実な対応が求められます。件名は「返品についてのご連絡」といった落ち着いた表現を使用します。本文では、返品が受理されなかった理由をポリシーに基づいて明確に説明し、「お手数をおかけしますが」など、購入者の立場に寄り添う言葉を添えます。例えば、「商品が使用済みであるため」や「返品期限を過ぎているため」といった具体的な理由を簡潔に伝えます。その際、返品ポリシーの該当部分を簡単に引用することで納得感を持たせます。
代替案（例えば交換やクーポン提供など）がある場合は、それを提示し、「引き続きお力になれれば幸いです」といった柔らかい表現を加えます。最後に「何かご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください」と締めくくり、安心感を与える配慮を忘れないことが大切です。
例文集（文例）
【返品が受理できない理由についてのご案内】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品に関するご連絡を申し上げます。 お送りいただいた返品商品【商品名】について、弊社の返品ポリシーを確認した結果、以下の理由により返品を受理することができませんでした。 【返品不可理由】 ・商品が使用済みであったため ・返品期間（〇〇日以内）を過ぎていたため ・セール品または返品対象外の商品であったため 返品ポリシーの詳細は、以下のリンクよりご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お客様にはご期待に添えず申し訳ございませんが、何かご不明点やご質問がございましたら、弊社カスタマーサポートまでお問い合わせください。 引き続き、お客様に安心してご利用いただけるサービスの提供を目指し努力してまいります。 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品受理不可のお知らせ：ポリシー確認のお願い】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品についての重要なご連絡を申し上げます。 このたびご返送いただきました商品【商品名】につきまして、弊社の返品ポリシーを確認した結果、以下の理由により返品を受理することができませんでした。 【返品不可理由】 ・商品が開封済みであるため ・返品受付期間を過ぎていたため ・返品対象外（例：セール商品）の商品であったため 返品ポリシーについては、以下のリンクから詳細をご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご不明な点がございましたら、カスタマーサポートまでご連絡くださいませ。 今後もお客様にご満足いただけるよう、改善を続けてまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品不可のお知らせ：ポリシーに基づく対応】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品が受理できない理由についてご案内いたします。 ご返送いただきました商品【商品名】につきまして、弊社の返品ポリシーに基づき以下の理由から返品を受け付けることができませんでした。 【返品不可理由】 ・返品対象外の商品（例：特注商品）であったため ・商品到着から返品受付期間を過ぎていたため ・商品が使用済み、または開封済みであったため 返品ポリシーの詳細はこちらよりご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） ご期待に添えず申し訳ございませんが、今後もお客様の満足度向上を目指しサービスの改善に努めてまいります。 何かご不明な点がございましたら、どうぞカスタマーサポートまでご連絡くださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品が承認されなかった場合のご案内】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品に関するご連絡を差し上げます。 お送りいただきました商品【商品名】について、弊社返品ポリシーの確認を行いました結果、以下の理由により返品を承認することができませんでした。 【返品不可理由】 ・セール品など返品対象外の商品であったため ・返品受付期間を過ぎていたため ・使用済み、または商品に損傷が見られたため 返品ポリシーの詳細は以下のリンクからご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お客様にはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。 何かご質問やご不明な点がございましたら、カスタマーサポートまでお問い合わせください。 お客様の満足度を高めるために今後も努力してまいります。 引き続きご愛顧いただけますようお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品がポリシーに合致しなかった場合のご案内】
〇〇〇様 平素より弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品に関する重要なお知らせを申し上げます。 お送りいただきました返品商品【商品名】につきまして、弊社返品ポリシーに基づき確認したところ、以下の理由により受理することができませんでした。 【返品不可理由】 ・返品受付期間を超過しているため ・商品が使用済みであったため ・返品対象外のカテゴリ（例：セール品、特注商品）のため 返品ポリシーの詳細につきましては、以下のリンクからご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お客様にはご不便をおかけし申し訳ございませんが、何かご不明な点やご質問がございましたら、カスタマーサポートまでお問い合わせください。 引き続き、お客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう努めてまいります。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品の受理ができない場合の対応について】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品についての重要なご案内を申し上げます。 ご返送いただきました商品【商品名】につきまして、返品ポリシーに基づき確認した結果、以下の理由により返品を受理することができませんでした。 【返品不可理由】 ・返品可能な期間を過ぎていたため ・返品対象外の商品（例：特注商品、セール商品）のため ・商品に使用の形跡が確認されたため 返品条件についての詳細は、以下のリンクよりご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お手数をおかけいたしますが、その他の対応をご希望の場合やご質問がございましたら、カスタマーサポートまでご連絡ください。 お客様の満足度を向上させるため、今後も改善を重ねてまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品受付不可のご連絡と次のご提案】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品受付に関する重要なご案内を差し上げます。 ご返送いただいた商品【商品名】につきまして、弊社返品ポリシーを確認した結果、以下の理由により返品を受理することができませんでした。 【返品不可理由】 ・返品受付期間（〇〇日以内）を過ぎていたため ・商品が使用済みであったため ・返品対象外（例：食品、特注商品）であったため 返品ポリシーの詳細はこちらよりご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お客様のご希望に沿えず申し訳ございませんが、その他のお手続きやご提案については、カスタマーサポートにてご相談いただければ幸いです。 今後もお客様に寄り添ったサービスを目指して改善してまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【返品不可のご案内：お客様へのお願い】
〇〇〇様 このたびは弊社商品をご返品いただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇〇より、返品受付不可についてのご案内を申し上げます。 お客様よりご返送いただきました商品【商品名】につきまして、返品ポリシーに基づく確認の結果、以下の理由により返品を承ることができませんでした。 【返品不可理由】 ・返品可能な期限を過ぎているため ・商品に使用の形跡が見られたため ・返品対象外（例：セール品）のカテゴリに該当するため 返品ポリシーの詳細は以下よりご確認いただけます。 [返品ポリシー詳細ページ]（リンクを挿入） お客様にはご不便をおかけいたしますが、返品対象外の商品の取り扱いについてのご相談がある場合は、弊社サポートまでご連絡ください。 お客様に安心してご利用いただけるサービスを目指し、今後も努力してまいります。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名：株式会社〇〇〇 TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 ホームページURL： 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇 メールアドレス：info@〇〇〇.com LINE： Instagram： Twitter： Facebook： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
