【お詫び状】約束した飲み会を断る（キャンセル）メール・書き出し・締めの挨拶
約束していた飲み会や食事会に、急な予定や体調不良、業務の都合などの理由で参加できなくなった場合に送るメールです。相手が幹事を務めていたり、人数調整をしていたりすることもあるため、できるだけ早めに連絡をすることが大切です。
飲み会は、仕事の付き合いとしての場面もあれば、友人同士の親睦を深める大切な機会でもあります。そのため、急にキャンセルする場合は、単に「行けません」と伝えるのではなく、誠意を持って謝罪し、相手への配慮を忘れないようにすることが重要です。
また、可能であれば代替案を提示したり、次回の機会への意欲を示したりすることで、相手との関係を良好に保つことができます。
メールを送る際の注意点
飲み会をキャンセルする際のメールは、単なる欠席の連絡ではなく、相手への配慮を示すことが重要です。特に、幹事を務める人に対しては、店の予約や人数調整などの手間をかけさせてしまうことを考え、申し訳ないという気持ちをしっかり伝えましょう。
まず、 できるだけ早く連絡をする ことが大切です。直前のキャンセルになればなるほど相手に迷惑をかけるため、可能な限り早めに連絡を入れます。
また、理由を明確に伝えることも重要です。ただし、 詳細を伝えすぎる必要はなく、簡潔にまとめる ことで、言い訳がましくならず、相手も受け取りやすくなります。例えば、「体調がすぐれず、やむを得ず欠席させていただきます」「業務の都合でどうしても参加が難しくなりました」など、簡潔に伝えるのがよいでしょう。
さらに、 代替案や次回の機会への意欲を伝える ことで、関係が悪化するのを防ぐことができます。「次回はぜひ参加させていただきたい」「改めてお礼をお伝えする機会を作りたい」といった言葉を添えることで、誠意が伝わります。
最後に、「直前のご連絡になり申し訳ありません」「幹事の方にはお手数をおかけし、大変申し訳なく思います」といった一言を加えることで、相手に対する敬意を示すことができます。
失礼がない伝え方
できるだけ早く連絡をし、誠意を伝える
急なご連絡となり申し訳ありません。先日お約束しておりました飲み会ですが、体調が優れず、やむを得ず欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。ご迷惑をおかけすることとなり、大変申し訳ございません。次の機会にはぜひ参加させていただきたいと思っております。
理由を簡潔に伝え、謝罪の気持ちを強調する
楽しみにしていたのですが、急な業務対応が入り、どうしても参加が難しくなってしまいました。幹事の方には人数調整などでお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。次回はぜひご一緒させていただければと思います。
相手の手間を考え、お詫びを丁寧に述べる
直前のご連絡となり、誠に申し訳ありません。仕事の都合で急遽予定が変更となり、今回は参加を見送らざるを得なくなりました。お手数をおかけしてしまい、大変恐縮ですが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。また改めてお誘いいただけますと嬉しく思います。
次回の参加への意欲を示す
幹事の方にはお手間をおかけし、大変申し訳ございません。どうしても外せない予定が重なってしまい、今回は欠席させていただくこととなりました。次回お会いできるのを楽しみにしておりますので、またぜひお声がけいただけますと嬉しいです。
感謝の気持ちを添える
せっかくお誘いいただいたのに申し訳ありません。急な体調不良で、今回は欠席とさせていただきます。楽しみにしていたので残念ですが、また皆さんとお会いできる機会を楽しみにしております。お手数をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し
- お世話になっております。先日お約束しておりました飲み会の件について、ご連絡させていただきました。
- いつもお世話になっております。大変申し訳ないのですが、予定していた飲み会に参加が難しくなってしまいました。
- お忙しいところ恐れ入ります。楽しみにしておりました飲み会ですが、急な事情により、今回は欠席させていただきたくご連絡いたしました。
- 幹事を務めてくださっている方には大変申し訳ないのですが、やむを得ない事情により、参加が難しくなってしまいました。
- 先日はお誘いいただき、ありがとうございました。大変心苦しいのですが、今回は欠席させていただくことになり、ご連絡させていただきました。
締めの挨拶
- 急なご連絡となり申し訳ありませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。また次の機会にはぜひ参加させていただきたいと思っております。
- ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。次回の機会にはぜひご一緒させていただきたいと考えておりますので、何卒よろしくお願いいたします。
- 幹事の方にはお手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。次回はぜひ参加させていただきますので、またお声がけいただけますと幸いです。
- 楽しみにしていたのですが、今回はやむを得ず欠席となり、本当に申し訳ございません。また改めてお会いできる機会を楽しみにしております。
- 直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ありませんでした。またご一緒できる機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと思います。
注意しないといけない状況
飲み会のキャンセルを伝える際は、相手がどのような立場にあるのかを考慮することが大切です。例えば、幹事を務めている人に対しては、予約や人数調整に手間がかかることを考え、「お手数をおかけしました」と伝えるのが望ましいです。
また、頻繁にキャンセルする場合、相手に悪い印象を与えることがあるため、 「次回は必ず参加したい」「改めてお礼をお伝えする機会を作りたい」 といった言葉を添えることで、誠意を示すことができます。
直前のキャンセルは特に迷惑をかけるため、可能な限り早めに連絡を入れ、必要に応じて別の日程を提案することも検討しましょう。
【お詫び状】約束した飲み会を断る（キャンセル）メール例文
例文1: 体調不良を理由に断る場合
件名：飲み会の件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいておりました〇月〇日の飲み会について、大変申し訳ないのですが、体調が優れず、今回は参加を見送らせていただきたく存じます。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけすることをお詫び申し上げます。 次の機会にはぜひご一緒させていただきたく思っておりますので、その際はお声がけいただけますと幸いです。 このたびは本当に申し訳ございません。どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文2: 家庭の事情を理由に断る場合
件名：飲み会のキャンセルについて 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇です。 楽しみにしておりました〇月〇日の飲み会ですが、家庭の事情で急遽伺うことが難しくなりました。 ご調整いただいた中での欠席となり、大変申し訳ございません。 また次の機会にはぜひ参加させていただきたいと考えております。 皆様にどうぞよろしくお伝えください。このたびはご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文3: 急な仕事を理由に断る場合
件名：飲み会欠席のご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 楽しみにしておりました〇月〇日の飲み会ですが、急な業務が入ってしまい、参加することが難しくなってしまいました。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 また、落ち着いた際にぜひ改めてお時間をいただけますと幸いです。 このたびはご迷惑をおかけしたこと、重ねてお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文4: 自分の都合を率直に伝える場合
件名：飲み会のご予定について 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいておりました〇月〇日の飲み会についてですが、個人的な都合でどうしても参加が難しくなってしまいました。 お誘いいただいたにもかかわらず申し訳ございません。 次回はぜひ参加させていただきたいと考えておりますので、またお声がけいただけますと嬉しいです。 このたびはご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文5: 緊急の理由で当日キャンセルをする場合
件名：本日の飲み会についてのお願い 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 本日の飲み会ですが、急用が発生してしまい、どうしても参加が難しくなりました。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。 次回の機会にはぜひご一緒させていただきたいと考えております。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文6: 予算の都合を理由に断る場合
件名：飲み会の件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいておりました〇月〇日の飲み会ですが、誠に申し訳ないのですが、私自身の予算の都合により今回は参加を見送らせていただきたく存じます。 せっかくお誘いいただいたのに、このような理由でご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 次回の機会にはぜひ参加させていただきたいと考えておりますので、またお声がけいただけますと幸いです。 このたびはご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文7: 他の予定が重なった場合
件名：飲み会欠席のご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいていた〇月〇日の飲み会ですが、すでに別の予定が入っていることに気づき、参加が難しくなってしまいました。 せっかくお誘いいただいたのに申し訳ございません。 次回はぜひ調整させていただき、参加させていただきたいと思います。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文8: 長時間の移動を理由に断る場合
件名：飲み会の欠席について 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびお誘いいただいた飲み会ですが、開催地が遠方のため、今回は残念ながら欠席させていただきたく存じます。 ご調整いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。 次回お会いできる機会を楽しみにしております。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文9: 急な天候不良を理由に断る場合
件名：飲み会についてのご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 本日の飲み会ですが、天候が悪化しており、安全を考慮した結果、参加を見送らせていただきたく存じます。 直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。 次回はぜひ改めてお伺いさせていただきたいと存じます。 何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文10: 仕事の疲労を理由に断る場合
件名：飲み会欠席のご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいておりました飲み会ですが、最近の業務の疲れが重なっており、体調管理のため今回は参加を控えさせていただきたく存じます。 楽しみにしておりましたので、このようなご連絡となり申し訳ございません。 また元気になった際にぜひご一緒させていただければと思います。 このたびはご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文11: 家族の用事を理由に断る場合
件名：飲み会欠席のご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 楽しみにしておりました〇月〇日の飲み会ですが、急な家族の用事が入ってしまい、残念ながら参加が難しくなってしまいました。 ご予定を調整いただいた中で、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。 次の機会にはぜひ参加させていただきたく存じます。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文12: 自己都合で参加が難しい場合
件名：飲み会のキャンセルについて 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびお誘いいただいていた〇月〇日の飲み会ですが、個人的な事情により参加が難しくなりました。 お声がけいただいたのにこのような結果となり、申し訳ない気持ちでいっぱいです。 また次の機会にはぜひご一緒させていただければと思います。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文13: 体調不良が続いている場合
件名：飲み会欠席のご連絡 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 ご予定いただいておりました〇月〇日の飲み会ですが、体調不良が続いており、今回は欠席させていただきたく存じます。 楽しみにしていたので大変心苦しいのですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。 また体調が回復した際には、ぜひお声がけいただければと思います。 このたびはご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文14: 予期せぬトラブルを理由に断る場合
件名：飲み会の件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびの〇月〇日の飲み会ですが、予期せぬトラブルが発生してしまい、参加が難しくなってしまいました。 ご迷惑をおかけする形となり、申し訳ございません。 次回はぜひ改めて参加させていただきたいと思っておりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
例文15: 直前に断る場合
件名：飲み会欠席のご連絡（直前のご連絡） 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 本日の飲み会についてですが、急用が発生し、やむを得ず参加を見送らせていただくことになりました。 直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 次回は必ず参加させていただきたく存じますので、どうぞお声がけくださいませ。 このたびはご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 〇〇（名前） -------------------------------------------
