「何時頃お越しになりますか」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶

相手に対して失礼にならないよう、かつ丁寧な印象を与えるための工夫が大切です。文章全体にわたって、相手への敬意や配慮が感じられるような言い回しを心がけ、急かすようなニュアンスや強い口調にならないように注意します。具体的な時間の提示を求める場合でも、相手の都合を尊重しながら、柔らかく尋ねる表現にすることで、誤解を招かずに円滑なやり取りが可能となります。文章の中では、相手が安心して予定を教えやすい環境を作り出すことが重要です。また、用件の背景や自分自身の予定も併せて記載することで、相手にとって回答しやすい内容になるよう工夫することが望まれます。

失礼のない伝え方

以下に、失礼にならず、相手に安心感を与えられる伝え方の例を五つ示します。

お忙しい中恐縮ですが、もし可能であれば、到着される大体のお時間をお知らせいただけますと幸いです。ご都合の良い時間帯を教えていただけると、こちらも準備がしやすくなりますのでよろしくお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、当日のお越しになる予定のお時間についてご教示いただければ、こちらの調整がしやすく大変助かります。何卒ご配慮のほどよろしくお願い致します。
ご多忙のところ恐れ入りますが、もしご都合がよろしければ、お越しになるおおよそのお時間をお知らせいただけると幸いです。こちらでもスムーズにご対応できるよう、準備を整えたく存じます。
誠に恐縮ではございますが、当日のご到着のお時間についてご連絡いただけますと、こちらの運営もより一層円滑に進めることが可能となります。何卒ご協力くださいますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、到着予定時刻をお知らせいただければ、こちらで適切な対応ができるよう努めさせていただきたく存じます。どうかご理解の上、ご回答いただければと存じます。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

このテーマにおいて、書き出しと締めの挨拶は、メール全体の雰囲気を左右する大切な要素です。初めのご挨拶では相手に対する感謝の気持ちや、今回の連絡の目的を丁寧に伝えることが重要です。締めの挨拶では、今後の連絡やお会いすることへの期待、またはお互いの都合を考慮した結びの言葉を丁重に記載することで、全体の印象がより良くなります。文章は常に相手への配慮と丁寧な言い回しを心がけ、あたかも面と向かって話しているかのような温かみのある文体で構成するのが望ましいと考えられます。

書き出しの挨拶

以下に、メールの書き出しに適した挨拶の例を五つ示します。

お忙しいところ失礼いたします。いつもご配慮いただき誠にありがとうございます。今回、ご連絡差し上げましたのは、貴重なお時間についてお伺いしたく存じたためでございます。
平素より大変お世話になっております。このたびは、突然のご連絡を差し上げることとなり、恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。
ご多忙の折、突然のメールでご迷惑をおかけいたしますが、心より感謝申し上げます。今回のご連絡は、今後の予定調整につきましてご相談させていただくためでございます。
いつも温かいご支援を賜り、誠にありがとうございます。この度、ご連絡をさせていただきましたのは、貴重なお時間のご都合についてお伺いしたく存じたからでございます。
日頃より大変お世話になっております。突然のご連絡となり恐縮ですが、今回の件につきまして、ぜひご確認いただければと存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。

締めの挨拶

続いて、メールの締めにふさわしい挨拶の例を五つ示します。

以上、何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたしますとともに、貴重なお時間をいただけますことに心より感謝申し上げます。
ご多忙中とは存じますが、何かご不明な点がございましたらご遠慮なくお知らせいただければ幸いです。どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。
このたびの件につきましては、引き続きご協力を賜りますようお願い申し上げます。お返事を心よりお待ちいたしておりますとともに、重ねて御礼申し上げます。
最後になりますが、何卒ご高配賜りますようお願い申し上げ、今後のご連絡を心待ちにしております。引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

書き出しおよび締めの挨拶の例文

さらに、以下に具体的な文章例を五つ示します。

初めに、いつもお力添えをいただき誠にありがとうございます。今回、貴重なお時間に関してお伺いしたいと思いメールをお送りいたしました。何時頃お越しになるかご教示いただけると、こちらでしっかりと準備を整えることができ、大変助かります。どうぞご検討の上、ご回答いただけますようお願い申し上げます。
いつも大変お世話になっております。突然のご連絡となり恐縮ですが、今後の予定についてご相談させていただきたく存じます。お忙しい中ご迷惑をおかけいたしますが、何時頃ご到着いただけるかを教えていただければ、こちらもスムーズに対応することが可能となります。ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。今回のご連絡は、予定調整のため、何時頃お越しになるかをお知らせいただきたく存じ、メールを差し上げた次第です。お手数をおかけいたしますが、貴重なお時間に合わせたご連絡をいただければ幸いに存じます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
平素より大変お世話になっております。急なご連絡となり誠に恐縮ですが、当日のご到着予定時刻についてご教示いただければと存じます。こちらも十分に準備を整えるため、何時頃お越しになるかをお知らせいただけますと非常に助かります。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
いつも温かいご支援を賜り、心より感謝申し上げます。今回、今後の予定についてご相談させていただくため、何時頃お越しになるかをお伺いするためのメールを差し上げました。ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご確認いただき、適宜ご回答いただけますようお願い申し上げます。

注意しないと状況は？

この言葉を使う際に十分注意しなければならないのは、相手に対して急かすような印象を与えたり、押し付けがましく感じさせてしまう可能性がある点です。相手が急な予定変更や予期せぬ事情で到着時刻が変動することも考えられますので、こちらからの尋ね方が一方的に感じられないように、十分な配慮と柔らかい言い回しを選ぶことが重要です。また、メールや文章でのやり取りにおいては、相手の状況や心情に寄り添い、質問の内容があくまで確認という姿勢であることを明確に伝える必要があります。過度な圧力や責任感を感じさせないよう、文章全体にやさしい語り口と心遣いを散りばめることが、相手との信頼関係を保つ上で非常に大切となります。さらに、誤解が生じないように、具体的な要求を避け、あくまで柔軟な対応ができるような文章構成にすることが、より良いコミュニケーションを実現するための鍵となります。

適切な活用方法について

以下に、長文で丁寧かつ具体的に相手に伝えるための言い回しの例を五つ示します。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、今回のご連絡につきましては、もしご都合に差し支えなければ、あらかじめ到着のおおよその時刻をお知らせいただけると、こちらで細かい準備を進めることができ、安心してお待ちすることができます。相手のご事情を十分に考慮しながらも、円滑な進行を図るために、どうかご協力いただければと存じます。
このたびは突然のお願いとなり、誠に申し訳なく存じますが、可能な範囲でご到着予定時刻をお知らせいただければと考えております。皆様のお忙しい日常を尊重しながら、こちらも万全の体制で対応させていただきたく、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
ご多忙中、誠に恐れ入りますが、もし差し支えなければ、当日のお越しになるおおよその時間をお教えいただけると大変助かります。こちらもその時間に合わせて、心を込めた準備を整える所存でございますので、何卒ご配慮の上ご回答いただければ幸いに存じます。
日頃より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。今回のご連絡は、相手様のご都合を最大限に尊重しつつ、こちらでも最善の準備をさせていただくため、もしご負担でなければお越しになるおおよその時間をお知らせいただけると非常にありがたく存じます。
お忙しい中、突然のお願いとなり大変恐縮ではございますが、今回のご依頼につきましては、できる限り相手様のご都合に合わせた準備を進めさせていただきたく、到着予定時刻をお伝えいただけると幸いです。どうかご無理のない範囲でご協力いただけますよう、心からお願い申し上げます。

目上の方へ使用する際の提案

お越しいただく際の大まかなご予定を伺う件

いつも多大なるご指導をいただき、誠にありがとうございます。先日のご相談内容を踏まえまして、お打ち合わせの詳細について準備を進めております。ご多用の中恐縮ではございますが、ご来社いただけるお時間の目安をあらかじめ教えていただけますと、当日のご案内や必要書類の手配をスムーズに行えるかと存じます。もしご都合に合わせて柔軟に対応すべき点があれば、事前にお申し付けいただければ大変助かります。限られたお時間を有効に活用させていただくためにも、ひとまずの予定をご教示いただけますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬご指導をいただきながら、適切にスケジュールを組んでいければと願っております。どうぞよろしくお願い申し上げます。

ご来社日のご調整についてお願いする件

平素より多方面にわたってお力添えをいただき、深く感謝しております。先日ご連絡いただいた案件について、ぜひご直接のお話を伺いたく、おいでいただけるお日にちとお時間をおうかがいしたく存じます。資料の閲覧や関係者との打ち合わせを合わせて段取りしたいと考えておりますため、事前に大まかな到着予定をお教えいただければ幸いです。万が一当初の予定に変更が生じる際も、早めにお知らせいただけますと助かります。貴重なお時間を頂戴いたしますが、より良い形でお話を進めるためにもご協力をお願い申し上げます。

当日の訪問時間を確認させていただきたい件

日頃より多くの学びを与えていただき、心より御礼申し上げます。今回新たなプロジェクトに関連して、実務面のご意見をうかがいたいと考えております。ご多用のところ恐れ入りますが、差し支えない範囲で訪問いただける時間帯を教えていただけますでしょうか。ご到着のタイミングに合わせ、関連部署とも連携したスケジュールを組んでおきたい所存です。もし短い滞在でも十分なお打ち合わせができるよう、あらかじめ必要事項を整えてお待ちいたしますので、よろしくご教示ください。引き続きご教授を賜りながら、円滑に準備を進めてまいります。

新企画の打ち合わせに関わる来社時間をうかがう件

いつも温かいご高配を賜り、誠にありがとうございます。先日ご提案いただいた新企画に関し、より具体的な内容を詰めるための場を設けたく存じます。勝手を申しますが、ご来社のご予定がわかると、担当者や関係部署との同席を調整しやすくなりますので、大まかな到着予定をお知らせいただけませんでしょうか。事前にお時間を把握できれば、当日のご案内がよりスムーズになると考えております。何かご不都合がありましたら、臨機応変に対応いたしますので、気兼ねなくお知らせください。今後ともご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

ご訪問時刻の目安をお伺いしておきたい件

平素より公私にわたり多くの学びをいただき、心から感謝しております。先日のご依頼に伴い、弊社内での準備を整える必要がございまして、できれば事前にお越しいただくお時間を確認させていただきたく存じます。ご到着の目安を把握できれば、担当メンバーがそろってお出迎えし、スムーズに打ち合わせへ移行できるよう手配いたします。もし何か特別なご要望や、ご都合による変更がありましたら、遠慮なくお申し付けください。今後も忌憚ないご意見をいただきながら、一歩ずつ業務を前進させていきたいと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

面談実施日のお越しのタイミングを伺う件

いつも貴重な知見を共有してくださり、ありがとうございます。先日の面談依頼に関して、具体的な日時を設定させていただきたく、ご都合のよろしい時間帯がございましたら教えていただけますでしょうか。こちらでは、面談に必要な資料や設備の準備を整えておきたく存じますので、あらかじめお越しになるおおよその時間を確認しておけると助かります。日程や時間帯に変更の可能性がある場合も、お気軽にご相談ください。今後ともご教授を仰ぎつつ、有意義なやり取りを続けてまいりたいと考えております。

当日スケジュール調整のため到着予定を伺う件

日頃より多大なるご指導を賜り、誠にありがとうございます。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、弊社にお越しいただく際の到着予定時刻をあらかじめお知らせいただけますと幸いです。事務局や受付との連携をとり、万全の体制でお迎えできるよう準備を進めたく考えております。ご予定にご変更がある際には、可能な範囲で早めにご連絡いただけますと助かります。これからもご助言を賜りつつ、円滑に業務を進めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

2. 取引先の企業へ使用する際の提案

来社予定時刻のご連絡をお願いするお知らせ

いつも大変お世話になっております。先日お電話でお話しした打ち合わせの件につきまして、弊社受付や会議室の都合上、何時ごろにお見えになるかを事前にお伺いできれば助かります。もし遅れてお越しになるような状況が生じましたら、その旨も早めに教えていただけますと幸いです。当日は担当者や関係セクションがスムーズにご案内できるよう準備を整えておきますので、どうぞよろしくお願いいたします。ご連絡をお待ちしております。

商談に際してご到着時間を確認する連絡

平素より弊社サービスにお力添えをいただき、誠にありがとうございます。今度の商談では、新たなご提案をよりよい形でお示しするため、事前に社内の調整を行いたく存じます。つきましては、ご来社の目安となる時刻をあらかじめお知らせいただけないでしょうか。もし遅延が見込まれる際は、できるだけ迅速にご連絡いただけると助かります。商談を円滑に進めるためにも、当日のスケジュールを把握しておきたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。

日程確定に向けた訪問時間の再確認

日頃から弊社と良好なお取引を賜り、ありがとうございます。先日仮で決定したお打ち合わせ日時について、最終的に確定させる前に、当日お越しになる時間帯が確実かどうかご確認をお願いできますでしょうか。会議室の予約状況や関連部署のスケジュールを調整し、当日スムーズに進行できるよう準備をしたい所存です。変更などがある場合は、お手数ですができるだけお早めにご一報をいただけますと幸いです。今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。

打ち合わせ当日の到着見込みを伺うお願い

平素より格別のご高配を賜り、重ねてお礼申し上げます。次回の打ち合わせにあたり、当日ご来社いただく際の到着予定時刻を教えていただきたくご連絡いたしました。お越しのタイミングがわかると、受付へのアナウンスや資料準備の最終確認をスムーズに行えるため大変助かります。ご面倒をおかけして恐縮ですが、何卒ご協力いただけますようお願いいたします。もし当日トラブルなどが生じた際は、担当宛にご連絡いただければ柔軟に対応いたしますので、ご安心ください。

ご面談に先立ち訪問時刻を把握したい件

いつも弊社をご利用いただき、心から感謝いたします。ご面談の機会を設けさせていただくにあたり、当日お越しいただけるお時間を事前にご確認させていただけないでしょうか。混雑状況によっては別の会議室を手配する必要があるため、お差し支えのない範囲で構いませんので、ざっくりとした予定でも結構です。万が一、ご都合の変更や不測の事態がありました際には、どうか遠慮なくご連絡ください。円滑なお打ち合わせに向けて、万全の体制を整えてお待ちしております。

プレゼンテーションの準備に関する来社時間のお願い

平素より弊社と協力関係を築いていただき、ありがとうございます。今回ご説明するプレゼンテーションは、画面共有や試作品のデモなど複数の準備が必要となっております。スムーズに進行するためにも、ご来社いただく目安の時刻を把握しておきたく、連絡を差し上げました。直前になって到着時刻が変わる可能性がある場合でも、早めにご一報いただければ柔軟に対応いたします。何か特別にご用意すべき資料などがあれば、あわせてご指示いただけますと幸いです。

契約手続きのご説明に向けたご訪問予定の確認

いつも弊社への信頼をお寄せくださり、誠にありがとうございます。ご契約に関する詳細なご説明をさせていただくため、弊社までお越しいただけるとお伺いしております。つきましては、当日のご訪問時刻について、可能な範囲で事前にお知らせいただけませんでしょうか。担当部署が書類をそろえ、お越しを心待ちに準備するうえで大変助かります。もし当日ご予定に変更が出た場合も、すぐにご連絡いただけますと幸いです。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

3. 新規取引先に使用する際の提案

初回訪問にあたりお越しになる時間を伺う件

このたびは新しくご縁をいただき、誠にありがとうございます。初回のお打ち合わせ日時につきまして、日程はすでにすり合わせたものの、当日何時ごろにお越しいただくかをお伺いできればと存じます。お互いまだ勝手が分からない部分も多いかと思いますが、スムーズにご案内できるよう社内で準備を整えておきたく考えております。もし開始時間が流動的であっても結構ですので、およその目安をご教示いただけると幸いです。気になる点や要望などがございましたら、遠慮なくお知らせください。

ご来社時刻をお知らせいただきたいお願い

このたびは弊社サービスに興味を持っていただき、誠にありがとうございます。最初の打ち合わせに際し、当日お越しいただく際の時刻目安を共有していただけませんでしょうか。ご来社いただいてからの流れを円滑に進めるため、担当者や資料の用意をきちんと揃えておきたいと考えております。もし交通状況などで遅れが予想される場合は、恐れ入りますがご連絡いただけると助かります。まだお互い理解を深める段階ではありますが、誠実にやりとりを続けてまいりたい所存ですので、どうぞよろしくお願いいたします。

初顔合わせ当日の到着予定を確認する連絡

このたびは弊社と新たな連携をご検討くださり、心から感謝しております。お忙しい中で恐縮ですが、初顔合わせの打ち合わせ当日に何時ごろ弊社へ来られるかお知らせいただきたくご連絡いたしました。社内での段取りを円滑に進めるため、受付や会議室の予約をスムーズに行いたいと考えております。もし電車のダイヤやご予定次第で到着が前後する場合も、ひとことお知らせいただけますと大変助かります。何かご不明点やご要望などがございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。

お越しいただく時間帯の調整をお願いする件

このたびは弊社に関心を寄せてくださり、誠にありがとうございます。お打ち合わせ当日、弊社の受付担当がスムーズにご案内できるよう、差し支えなければご来社いただくお時間の目安を事前にお伺いできれば幸いです。少しでもお待たせしないよう、開始までの流れをしっかり組み立てておきたく存じます。ご都合が変わる場合も、遠慮なくお申し付けください。今後、円滑なやりとりを重ねながら、双方にとって有益な関係を築いていけるよう尽力してまいります。

ご提案内容説明の訪問時間を教えていただきたい件

このたびは弊社の提案をご検討くださり、誠にありがとうございます。詳細な内容を直接お伝えしたく、対面でのご説明をご希望いただきましたが、当日どのあたりの時間帯にご到着なさるかをお伺いできますでしょうか。お越しいただくタイミングに合わせて、資料の準備や担当メンバーとの打ち合わせを調整いたします。まだ初めてのやりとりも多いかと存じますが、しっかりと対応させていただきますので、引き続き何なりとお聞かせください。

ご連絡時に到着予定のご案内をお願いしたい内容

このたびはお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。弊社まで直接お越しいただけるとのことですが、当日の予定についてお伺いしたく存じます。特に会議室の使用枠の関係で、訪問予定のお時間を把握させていただくと準備が進めやすい状況です。もし交通機関の都合などで大きく到着時間が前後しそうな場合は、早めにご連絡いただければ助かります。まずは今回をきっかけに、信頼あるやりとりを築いていければと考えております。

事前準備のためお越しになる時間をうかがう連絡

はじめまして、このたび弊社へのご関心をお寄せいただきありがとうございます。初めてのご来社にあたり、事前にお伺いしたいのは、お越しになる大まかな時刻です。関連資料や簡単なデモンストレーションなどをご用意することで、より充実したお話ができればと考えております。到着の時間帯がわかりましたら、受付にも周知し、速やかに応対いたします。今後、ご要望や疑問など遠慮なくお知らせいただければ幸いです。

4. 顧客・お客様へ使用する際の提案

当店へのご来店予定をお伺いするお願い

日頃より弊社サービスをご愛用くださり、誠にありがとうございます。新商品の発売日をご案内した際に、実際に店舗へ足をお運びくださると伺いましたので、差し支えなければご来店のご予定時刻をあらかじめお知らせいただけませんでしょうか。店舗スタッフがより丁寧にご紹介できる体制を整えておきたいと考えております。もし当日急用などで遅れが生じる際は、その旨お知らせいただければ柔軟に対応いたします。心をこめてお迎え準備を進めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

アフターサービス受付への来店時間を確認する連絡

いつも弊社商品をお選びいただき、ありがとうございます。先日ご依頼いただいたアフターサービスの手続きを円滑に進めるため、当店にお越しいただける大まかな時間帯を事前に教えていただけると助かります。部品の在庫確認や書類の準備を行い、スムーズに対応できるよう備えておきたいためです。もし当日の交通事情やご都合で遅れる場合も、連絡いただければ最適なサポートを提供できるよう調整いたしますので、ご不便があれば遠慮なくご相談ください。引き続き弊社をご愛顧くださいますよう、よろしくお願いいたします。

商品デモをご覧になる際の来社時刻を尋ねる件

いつも弊社へのご信頼を寄せていただき、感謝申し上げます。商品デモンストレーションをご希望とのことで、実際にお手に取っていただける場を設ける予定ですが、その際のご来社時間をあらかじめお伺いできますでしょうか。担当スタッフが最適なデモの流れを組み立てたうえで、待ち時間をなるべく短くできるよう努めたいと考えております。もし日程変更があれば柔軟に対応いたしますので、お気軽にご要望をお知らせください。弊社製品をより深く理解していただくきっかけとなるよう、全力でご案内いたします。

ショールーム見学のご予定を確認したいお願い

このたびは弊社ショールームにご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。見学をご希望とのことでしたので、事前にお越しになるお時間の目安を共有していただきたくご連絡いたしました。ショールームでは担当スタッフが製品の特徴や導入事例などをわかりやすく説明できるよう、事前準備を進めてまいりますので、可能な範囲で到着予定をお知らせいただけますと助かります。万が一お越しになれなくなった場合も、お早めにご連絡いただければ別日程の調整をいたします。ぜひ有意義なお時間となるよう、お手伝いさせていただきます。

アンケート当選品の受け取り予定時刻を伺う連絡

いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、アンケートにご協力いただいた方の中から抽選で当選されたことをご連絡いたしました。賞品のお渡しは店頭にて承っておりますので、ご来店可能な大体の時間帯をご教示いただけますでしょうか。できる限りスムーズにご案内できるよう、スタッフ一同準備してお待ちしたく存じます。受け取りが難しい場合は代替手段も検討いたしますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。末永く弊社をご愛顧いただければ幸いです。

年末感謝セールご来店のタイミングを尋ねる案内

いつもお買い上げいただき、ありがとうございます。年末の感謝セールにて特典をご用意しており、ご来店予定があると伺い大変うれしく思っております。店内が混雑する可能性もあるため、差し支えなければご都合のよいお時間をざっくりお知らせくださると、お待ちいただく時間を極力抑えられるようこちらで工夫いたします。もし予定に変更があっても、随時柔軟に対応いたしますので、ご希望があれば遠慮なくお知らせください。感謝の気持ちを込めて、スタッフ一同精一杯お手伝いさせていただきます。

イベント当日の来社予定を把握したい件

いつも弊社の各種イベントにご参加いただき、ありがとうございます。来週開催予定のイベントへのご出席が決まりましたら、お越しの時間帯を可能な範囲でご一報いただければ幸いです。会場案内やプログラムのご説明を円滑に進められるよう、受付担当と連携を取ってお待ちしたいと考えております。当日思わぬ混雑があるかもしれませんが、なるべくスムーズにご案内できるよう努めますので、ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡ください。特別な内容をご用意してお待ちしております。

5. 社内メールで使用する際の提案

ミーティング当日の到着時間を把握したい連絡

お疲れさまです。来週の部署間ミーティングについて、開始前に簡単な確認作業を行う予定です。そこで、可能な範囲で会議室に到着される目安の時間を教えていただけると助かります。みなさんの集合状況を見ながら、資料配付や機材のセッティングを早めに済ませておきたいと考えております。もし当日予定が変わる場合は、チャットやメールでご連絡いただけるとありがたいです。円滑に進行できるようご協力をよろしくお願いいたします。

本社からの出張メンバー到着予定を確認する連絡

お疲れさまです。明日、本社から数名が打ち合わせのために来訪されると伺っておりますが、何時ごろ到着される予定かご存じであれば共有いただけないでしょうか。受け入れ担当として、事前に会議室や案内資料を準備しておきたいためです。もし移動に遅れなどが生じる情報をお持ちでしたら、合わせてご連絡ください。短い時間の中でも濃い内容のやりとりができるよう、努めて準備を整えますので、よろしくお願いいたします。

上層部面談に向けた訪問時間の再確認

お疲れさまです。来週予定している上層部との面談に関し、会議室に先入りしてセッティングを行う計画です。つきましては、面談を受ける方々がどのあたりの時間帯にお越しになるか、分かっている範囲で教えていただけませんでしょうか。なるべくスムーズに始められるよう、受付や案内係の配置も考慮したいと考えています。もし時間が確定していないようであれば、予想でも構いませんので情報をいただけるとありがたいです。引き続き協力し合いながら、成功裏に進めていきましょう。

チームミーティング前の集合時刻を尋ねる件

お疲れさまです。今度のチームミーティングでは、新プロジェクトのデモを行うことになりました。デモには事前調整が必要なため、みなさんがどのくらい前に会議室へ集まれるか確認させてください。10分ほど早めに来られるようであれば、機材のテストもスムーズに行えると思います。もし難しい場合でも、チャットで一報いただければ他のメンバーと調整いたします。なるべく全員がストレスなく参加できるよう配慮したいので、ご協力をお願いいたします。

部署長会議の開始前に確認したい到着時間のお願い

お疲れさまです。次回の部署長会議はプレゼンテーションが多く、開始前にプロジェクターや資料を配置する段取りを組んでおります。そこで、各部署長の到着予定時刻を把握できると非常に助かるのですが、すでに予定をご存じの方はいらっしゃいますでしょうか。もし遅れが予想される場合は、その旨教えていただけると調整がしやすくなります。皆さんが気持ちよく会議に臨めるよう、事前準備を徹底したいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

社内行事当日の来場時間を調整する連絡

お疲れさまです。今月末に予定されている社内行事について、受付での手続きやイベント進行を円滑に行うため、何時ごろ会場に到着されるか事前に伺いたくご連絡いたしました。当日は混雑が予想されるため、早めに来場される方やギリギリに到着される方など、ざっくりでも状況がわかると受付体制を整えやすいです。もし早く来場できる方がいれば、準備を手伝っていただけると助かります。皆さんで協力し合い、楽しい行事にしていきましょう。

研修会開始前の集合時間の再確認

お疲れさまです。来週実施する社内研修会に関し、開始時刻ぎりぎりになってしまうと受付が込み合う恐れがあるため、もし余裕をもって到着できる方はご協力いただきたいと思っています。大体何分前に会場入りできるか、目安があれば教えていただけますでしょうか。早めに資料配付や席の確保をしておくと研修会自体がスムーズに進みますので、ご無理のない範囲でお願いできれば幸いです。皆で効率よく学べるよう、事前準備を万全に整えていきましょう。

6. 使用する際の注意点、まとめ

相手に失礼のない言葉遣いを心がけることが大切です。特に目上の方や取引先に対しては、より丁寧な語句を選び、敬意を示す表現を使うよう意識しましょう。
「何時頃お越しになりますか」のままでは直接的すぎる印象を与える場合もあります。ケースによっては「お越しいただく目安を教えていただけますでしょうか」「お越しになる時刻のご都合はいかがでしょうか」など、やわらかい表現に言い換えると丁寧になります。
当日のスケジュール調整のために、なぜ事前に時間を知りたいのか、その理由や背景を簡潔に添えておくと、相手も協力しやすくなります。
連絡をもらった際の対応（たとえば、会議室の予約や受付への周知など）を明記すると、相手に「時間を伝えることがどのように役立つか」が伝わり、協力へのモチベーションが上がります。
予定が変わる場合への備えとして、「もし到着が遅れそうであれば、ひとことお知らせください」「当日変更があれば柔軟に対応いたします」など、相手が気軽に連絡しやすい言葉を添えることが望ましいです。
場合によっては相手の負担を減らすように、「お越しいただける時間帯の中で、調整が難しい場合は他の手段も検討いたします」など、別の選択肢を提示することも有効です。
社内メールでも油断せず、社内外問わず丁寧な連絡を心がける姿勢が大事です。どの立場や相手であっても、要点を明確に伝え、相手を思いやる言葉を添えれば、スケジュール管理が円滑になります。