SharePointの「こんなことできるの！？」驚きの活用術：便利機能から応用編まで徹底解説
あなたの会社では、SharePoint（シェアポイント）をどのように活用されていますか？ 「ファイルの共有くらいかな…」と感じているなら、それは非常にもったいないことです。SharePointは、実は企業内の情報共有、共同作業、業務プロセスを劇的に改善する、とてつもない可能性を秘めたデジタルツールなのです。その真価を理解し、適切に活用することで、組織の生産性や情報セキュリティは格段に向上します。
【基礎編】SharePointの基本的な「便利機能」
まずは、SharePointを使いこなす上で欠かせない、基本的ながらも非常に強力な機能をご紹介します。これらの機能を活用するだけでも、日々の業務効率は格段に向上し、情報管理の質も大きく改善されるはずです。
1. ファイルの共同編集とバージョン管理
SharePointは、単なるファイル置き場ではありません。Officeファイルとの連携が非常に強固なため、共同作業の効率を最大化します。
いつでもどこでも共同作業で生産性アップ
- Word、Excel、PowerPointなどのOfficeファイルをSharePointのドキュメントライブラリに保存すれば、複数のメンバーが同時に、リアルタイムで同じファイルを編集できます。これは、従来のファイルサーバーやローカル保存では考えられなかった革新的な機能です。
- お互いの編集箇所がカーソルや色で瞬時に表示・識別されるため、「誰かがファイルを開いているから編集できない」「自分の変更が他の人の上書きで消えてしまった」「最終版がどれか分からない」といった、共同作業における一般的なストレスや問題は、もはや過去のものとなります。
- こんなことできるの？：
- 会議中に議事録を複数人で同時入力することで、リアルタイムで情報を共有し、参加者全員で認識を合わせながら効率的に議事録を作成できます。これにより、会議後の議事録作成・共有の手間が大幅に削減され、議論の内容がすぐに共有されるため、次のアクションへの移行も迅速になります。
- 企画書や報告書をチーム全員でリアルタイムでブラッシュアップすることで、メールでのバージョン管理や変更点のすり合わせといった煩雑な作業が不要になります。各自が専門分野を担当し、同時に編集を進めることで、圧倒的なスピードで高品質な資料を完成させることが可能になります。
- プロジェクトの進捗報告書をオンライン上で共同作成し、関係者全員が最新情報を共有することができます。これにより、情報伝達のタイムラグがなくなり、常に最新の状況に基づいて意思決定を行うことが可能になります。
- 変更履歴の自動保存（バージョン管理）で安心:
- SharePointのドキュメントライブラリでは、ファイルの変更履歴（バージョン）が自動的に保存されます。これは、ファイルが更新されるたびに新しいバージョンとして記録される機能で、デフォルトで有効になっています。
- これにより、もし誤って内容を上書きしてしまったり、特定の変更が望ましくなかったりした場合でも、いつでも以前のバージョンを確認したり、指定した過去のバージョンに簡単に戻したりすることが可能です。ファイルの上書きによるデータ損失のリスクを極めて低減します。
- こんなことできるの？：
- 重要な契約書や企画書の改訂履歴を詳細に追跡し、いつ、誰が、どのように変更を加えたかを正確に把握できます。これは、監査対応時や、法的な紛争が発生した際の証拠保全において非常に重要な機能となります。
- 共同作業中に誰かが誤った変更を加えても、すぐに前の正常なバージョンに戻せるため、チームメンバーは安心して編集作業に集中できます。これにより、心理的なハードルが下がり、より積極的な共同作業が促されます。
- 異なるバージョンのファイルを比較する機能を利用すれば、どこが変更されたのかを視覚的に確認できるため、変更内容のレビューや理解を深めることができます。
ドキュメントライブラリの活用（情報整理）
SharePointのドキュメントライブラリは、単にファイルを置くだけの場所ではありません。強力な整理・分類機能により、情報の見つけやすさや管理のしやすさを飛躍的に向上させます。
- 目的別のファイル保管場所で迷子ゼロ:
- SharePointサイト内に複数の「ドキュメントライブラリ」を作成することで、プロジェクト別、部署別、資料の種類別（例：経理資料、営業資料、技術マニュアル）など、目的に応じてファイルを体系的に整理できます。
- これにより、誰もが直感的に「あのファイルはここにあるはず」と推測できるような環境を構築し、ファイルを探すための無駄な時間を大幅に削減できます。
- こんなことできるの？：
- 「経理部用ドキュメントライブラリ」には予算や決算書、「新製品開発プロジェクト資料」には企画書や設計図、「社内規定集」には就業規則や各種申請書テンプレートといった具合に、情報の内容や利用頻度に応じて明確に分けられた保管場所を提供できます。
- 新入社員や異動者でも、情報の所在を迷うことなく効率的にアクセスできるため、オンボーディング期間の短縮や自律的な学習を促進します。
- 各ドキュメントライブラリに異なるアクセス権限を設定することで、情報のセキュリティを確保しつつ、必要な情報だけを共有することが可能になります。
- メタデータによる詳細な管理で検索性を最大化:
- ファイルに「作成部署」「プロジェクト名」「承認状況」「発行日」「顧客名」「ドキュメントタイプ」といった「メタデータ（情報を示すデータ）」をタグのように付与できます。これは、ファイル名やフォルダー名だけでは表現しきれない詳細な情報を付加し、管理するための強力な機能です。
- これにより、厳格なフォルダー階層に縛られることなく、より柔軟かつ強力なファイル検索・分類・絞り込みが可能になります。
- こんなことできるの？：
- 何百、何千もの請求書ファイルの中から、「2025年Q1のA社からの『承認済み』で、かつ『未支払い』の請求書」だけを瞬時に絞り込んだり、特定のプロジェクトの「最新版」のドキュメントだけをバージョン管理の履歴から抽出して表示させたりすることが可能になります。
- SharePointのドキュメントライブラリビューをカスタマイズすることで、Excelのように柔軟に表示をフィルター・並び替えできるため、膨大なファイルの中から目的のものを素早く見つけ出し、業務効率を劇的に改善します。
- ドキュメントの承認ワークフローの状態（「承認待ち」「承認済み」「却下」など）をメタデータとして管理し、一目で文書のステータスを把握できるようにすることで、ペーパーレス化と同時にプロセス管理の透明性を高めることができます。
強力な検索機能
SharePointの検索機能は、単なるファイル名検索を超えた、高度な情報発見ツールです。
- 全文検索で情報資産を最大限に活用:
- SharePointは、サイト内のファイル名、ドキュメントの本文内容（Word、Excel、PDFなどの中身）、リストのデータ、ニュース記事、Wikiページなど、SharePointに保存されているあらゆる情報を横断的に検索できます。これにより、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
- こんなことできるの？：
- もし「〇〇プロジェクトの提案書で、A社に関する記述があったはずだけど、どのフォルダーに保存したか、あるいはファイル名を覚えていない」といった場合でも、SharePointの検索窓にキーワードを入力すれば、関連するファイルやページを瞬時に探し出してくれます。これは、従来のファイルサーバーでは実現が難しい高度な全文検索能力であり、情報迷子になる時間を劇的に削減します。
- 過去のプロジェクト資料や技術ノウハウ、顧客とのやり取りなど、膨大な情報資産の中から、必要な情報に素早くアクセスできるため、知識の再利用を促進し、新たな価値創造に繋げることができます。
- 絞り込みとフィルターで検索精度を向上:
- 検索結果を、ファイルの種類、作成者、更新日時、特定のメタデータ（例：「プロジェクトフェーズ：設計中」「ドキュメントタイプ：議事録」）などでさらに絞り込むことができるため、膨大な検索結果の中から、より効率的に目的の情報にたどり着けます。
- こんなことできるの？：
- 検索結果に表示された数千のファイルの中から、「自分が作成したPowerPoint資料で、過去3ヶ月以内に更新されたもの」だけをフィルターで絞り込み、本当に探している情報に最短で到達することができます。
- 組織の特定の部門に関連するドキュメントだけを抽出したり、承認待ちのドキュメントだけを表示したりするなど、ユーザーのニーズに合わせて検索結果を柔軟にカスタマイズできます。
社内ポータルサイトの作成
SharePointは、企業の顔となる社内ポータルサイトを簡単に作成できる機能を提供します。これは、情報共有だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも貢献します。
- 組織の情報集約と効果的な発信:
- 全社員向けの「社内ポータルサイト」をSharePointで簡単に構築できます。会社の最新ニュース、イベント情報、社長メッセージ、各部署からの連絡事項、各種規程、FAQ（よくある質問と回答）などを一元的に集約し、全社員に効果的に情報共有できます。
- これにより、情報が各部署や個人のメールに埋もれることを防ぎ、誰もが最新の公式情報にアクセスできる「信頼できる唯一の情報源（Single Source of Truth）」を提供できます。
- こんなことできるの？：
- 部署や役職に関わらず、社員が必要な情報にいつでもアクセスできる「情報の玄関口」を作ることで、社内問い合わせを削減し、情報格差を解消できます。特に、新入社員のオンボーディングや、異動者のスムーズな立ち上がりを強力にサポートします。
- 災害時や緊急時に、緊急連絡先や安否確認システムへのリンク、公式情報などをポータルサイトのトップに掲載することで、迅速な情報伝達と危機管理に役立てることができます。
- カスタマイズ可能なデザインとコンテンツ:
- SharePointのモダンサイトは、直感的なインターフェースで、写真、動画、ニュース記事、テキストブロック、連絡先リスト、Power BIレポート、Teamsのフィードなど、様々な「Webパーツ」（部品）をドラッグ＆ドロップで配置し、分かりやすく視覚的に魅力的なページを作成できます。コーディング知識はほとんど必要ありません。
- こんなことできるの？：
- 新入社員向けのオンボーディングページを作成し、会社のビジョンや文化、部署の紹介、初期設定の手順、必要な手続きへのリンクなどを一か所にまとめ、新メンバーが安心して業務を開始できる環境を整備できます。
- プロジェクトの進捗ダッシュボードを埋め込み、主要なKPI（重要業績評価指標）をリアルタイムで表示することで、チーム全体の目標達成意識を高め、迅速な意思決定を支援します。
- 社員間の交流を促進するコミュニティサイト（例：サークル活動、ランチ仲間募集）を作成し、社員のエンゲージメント向上や部門間の壁を越えたコミュニケーションを促進できます。
【応用編】「こんなこともできるの？」驚きの活用術
SharePointの真の力は、他のMicrosoft 365サービスとシームレスに連携することで最大限に発揮されます。ここでは、一歩進んだ応用的な活用事例を、具体的なシナリオを交えてご紹介します。
Microsoft Teamsとの連携（チームワークを究極まで加速）
TeamsはSharePointが提供する共同作業の場を、よりリアルタイムでインタラクティブなコミュニケーションと結びつけます。
- Teamsのファイルの裏側とシームレスな連携:
- Microsoft Teamsの各チャネルで共有されるファイルは、ユーザーにはTeams上で見えているものの、実はその裏側にあるSharePointサイトの対応するドキュメントライブラリに保存されています。これにより、Teamsでの会話とファイルが自動的に紐づけられ、情報が散逸せず、一元的に管理されるメリットがあります。
- こんなことできるの？：
- Teamsのチャットでファイルについて活発に議論しながら、そのファイルを直接SharePointで開いて共同編集したり、SharePointのメタデータ（承認状況など）をTeamsのタブで表示させたりすることで、コミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携できます。これにより、「ファイルはどこ？」「最新版はどれ？」といった探す手間が一切なくなり、チームの生産性が劇的に向上します。
- Teamsのチャネルに保存されたファイルに対し、SharePointの強力な検索機能やバージョン管理機能を活用できるため、Teamsをメインのコミュニケーションツールとして使いながらも、バックエンドでの堅牢なファイル管理を実現できます。
- TeamsからのSharePointサイトへの直接アクセス:
- Teamsのチャネルに、SharePointの特定のページ、ドキュメントライブラリ、リスト、またはニュースフィードをタブとして簡単に追加できます。これにより、チームメンバーはTeamsの画面を離れることなく、SharePointの情報に直接アクセスし、閲覧・編集が可能になります。
- こんなことできるの？：
- プロジェクトチームのTeamsチャネルに、SharePointで作成した「プロジェクト進捗管理リスト」をタブとして追加し、全員でリアルタイムで進捗を更新・確認できるようにすることで、別途進捗報告会を開く手間を削減し、状況を常に可視化できます。
- 営業チームのTeamsチャネルに、SharePointで作成した「顧客情報管理リスト」をタブとして表示させ、顧客との会話中にすぐに顧客情報を参照したり、更新したりできるため、顧客対応の質とスピードが向上します。
Power Automateとの連携
Power Automateと連携することで、SharePoint上での様々なイベントをトリガー（きっかけ）に、自動的に次のアクションを実行できます。これは、人間の手作業を削減し、業務エラーを低減し、業務のスピードを劇的に向上させる、強力な自動化の武器となります。
- ファイル関連の自動化で管理負荷を軽減:
- こんなことできるの？：
- SharePointの特定のフォルダー（例：「新規申請」フォルダー）にファイルがアップロードされたら、自動で関係者（例：経理部の担当者、またはTeamsの特定のチャネル）に「新しい申請が来ました」という通知を飛ばし、内容確認を促す。これにより、手動での通知漏れを防ぎ、業務の初動を迅速化します。
- 特定のキーワード（例：「重要」「承認必須」）を含むファイルがアップロードされたら、自動で承認フローを起動し、上司に承認依頼のメール（またはTeams承認依頼）を送る。承認者がTeams上で承認すると、自動でそのファイルの状態が「承認済み」に変更され、次の工程へ進むといった高度なワークフローを構築できます。
- 承認が完了したファイルは、自動で「承認済み」フォルダーに移動させ、同時に古いバージョンをアーカイブフォルダーに退避させる。これにより、ファイルの整理整頓が自動化され、常に最新かつ適切な状態のファイルが管理されます。
- 「契約書」や「稟議書」などのファイルに対し、最終更新日から〇日間アクセスがなければ自動で「アーカイブ済み」のステータスを付与したり、自動でアーカイブストレージに移動させたりする（コンテンツのライフサイクル管理）。これにより、ストレージの最適化と情報ガバナンスを両立できます。
- スキャンされた請求書などの画像ファイルをSharePointにアップロードすると、Power AutomateがAI Builder（OCR機能）と連携し、ファイルから自動で請求書番号、日付、金額などの情報を抽出し、基幹システムやExcelに自動でデータ入力する（RPAやデータコネクタの連携）。これにより、手動でのデータ入力作業を大幅に削減し、入力ミスを根絶できます。
- こんなことできるの？：
- リストを活用した業務自動化でプロセスを効率化:
- こんなことできるの？：
- SharePointリストに新しい「顧客からの問い合わせ」が登録されたら（Webフォームからのデータ入力など）、自動で担当者にTeamsでメンション付きの通知を送り、対応を促す。さらに、自動で担当者のOutlookカレンダーに「問い合わせ対応」のタスクを作成することも可能です。
- リストの「ステータス」が「完了」に変更されたら、自動で完了報告メールを作成し、関係者や顧客に送信する。これにより、報告の手間が省け、顧客へのレスポンスも迅速化します。
- 毎週月曜日の朝に、SharePointリストの「期限」が今週中となっているタスクを抽出し、各担当者とマネージャーにTeamsのチャネルで自動でリマインダーを投稿する。これにより、タスクの見落としを防ぎ、期限管理を自動化し、担当者の負荷を軽減します。
- こんなことできるの？：
Power Appsとの連携（簡易業務アプリをノンコードで開発）
Power Appsと連携することで、SharePointリストをデータソースとして、専門知識がなくても簡単に業務アプリケーションを開発できます。これにより、特定の業務に特化した、使いやすいインターフェースを提供できます。
- こんなことできるの？：
- SharePointリストで管理している備品データを基に、スマートフォンから手軽に備品を「貸出」「返却」できるモバイルアプリをPower Appsで作成し、そのアプリからの操作がSharePointリストにリアルタイムで反映されるようにする。これにより、紙での台帳管理やExcelでの手動入力の手間をなくし、備品管理の精度と効率を向上できます。
- 紙で行っていた稟議申請や経費申請を、Power Appsで直感的な申請フォームを作成し、その申請データをSharePointリストに保存する。さらに、その申請がSharePointリストに保存されたことをトリガーとしてPower Automateで承認フローを起動し、上司のTeamsに承認依頼が届く、といった完全にペーパーレス化された申請・承認システムを構築できます。これにより、申請から承認までのリードタイムを大幅に短縮し、業務の透明性を高めます。
Microsoft Formsとの連携
Microsoft Formsで作成したアンケートやフォームの回答を、SharePointリストに自動で収集・保存できます。これにより、手動でのデータ転記作業を排除します。
- こんなことできるの？：
- 社内アンケート、イベント参加登録フォーム、業務報告フォームなどをFormsで作成し、ユーザーが入力した回答データを自動でSharePointリストに蓄積する。これにより、手作業でのデータ転記をなくし、データの集計・分析を効率化できます。
- Power Automateと組み合わせれば、Formsで新しい回答があったら、その回答内容を基にTeamsに特定の通知を送る（例：「新しいアンケート回答がありました！内容を確認してください」）ことも可能です。これにより、回答の即時把握と対応を促します。
Power BIとの連携（データ可視化とリアルタイムダッシュボード）
SharePointリストやドキュメントライブラリに蓄積されたデータを、Power BIで分析・可視化し、リアルタイムのダッシュボードを作成できます。これにより、データに基づいた迅速な意思決定を支援します。
こんなことできるの？
- SharePointリストで管理している「営業案件」のデータをPower BIで読み込み、リアルタイムで「売上進捗状況」「案件獲得数」「顧客別傾向」「担当者別パフォーマンス」などをグラフや表で可視化したインタラクティブなダッシュボードを作成する。このダッシュボードをSharePointサイトのトップページにWebパーツとして埋め込めば、経営層や営業マネージャーがいつでも最新の状況を視覚的に把握できるようになり、迅速な意思決定をサポートします。
- ドキュメントライブラリのアクセスログや利用状況データをPower BIで可視化し、どのドキュメントが最も頻繁に参照されているか、どの部署のSharePoint利用率が高いか、特定のコンテンツへのアクセス傾向などを分析することで、情報共有戦略の改善や、コンテンツの見直しに役立てることができます。
まとめ
SharePointは、単なるファイル共有ツールやイントラネットサイト構築ツールではありません。それは、Microsoft 365の他のサービスと密接に連携し、「情報共有」「共同作業」「業務プロセス自動化」「データ活用」という、現代のビジネスに不可欠な要素を統合的に支える、非常に強力なデジタル基盤なのです。
今回ご紹介した機能や活用事例は、その広大な可能性のほんの一部に過ぎません。あなたの会社の具体的な課題や目的に合わせて、SharePointの様々な機能を組み合わせ、Power AutomateやPower Apps、Teams、Forms、Power BIといった他のサービスと連携させることで、驚くほど効率的でスマートな業務環境を構築することが可能です。
SharePointは、一度導入して終わりではなく、常にその機能を探索し、組織のニーズに合わせて進化させていくことで、その真価を発揮します。ぜひ、この機会にSharePointの奥深い世界を探求し、あなたの会社の「働き方改革」をさらに一歩進め、未来のビジネスを創造してみてはいかがでしょうか
