SharePointとOneDriveの違いとは？目的と使い分けを徹底解説
Microsoft 365（旧Office 365）を使っていると、「SharePoint（シェアポイント）」と「OneDrive（ワンドライブ）」という二つの名前をよく耳にするかと思います。どちらもファイルを保存したり、共有したりできるので、「結局何が違うの？」「どっちを使えばいいの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、OneDriveは「個人の作業スペース」、SharePointは「チームや組織の共同作業スペース」という大きな違いがあります。
この二つのサービスは、それぞれの目的に合わせて設計されており、適切に使い分けることで、より効率的で安全なファイル管理と共同作業を実現できます。
OneDrive（OneDrive for Business）：あなたの「個人用クラウドストレージ」
OneDrive for Business（ビジネス向けOneDrive）は、Microsoft 365ユーザーに提供される個人用のクラウドストレージです。
OneDriveの主な特徴
個人の作業スペース
- あなた個人のファイルやドキュメントを保存する場所です。他の人にはデフォルトで表示されません。
- 「マイドキュメント」や「デスクトップ」のクラウド版と考えると分かりやすいでしょう。
どこからでもアクセス可能：
インターネット環境があれば、PC、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスからでも自分のファイルにアクセスできます。
簡単な共有
保存したファイルを、特定の個人やグループと簡単に共有できます。共有リンクを発行したり、直接共有相手を指定したりすることが可能です。一時的なファイル共有や、少人数での共同作業に適しています。
同期機能
PCの特定のフォルダーとOneDriveを同期することで、オフラインでもファイルにアクセスしたり、変更を自動でクラウドに反映させたりできます。
バージョン履歴
ファイルの変更履歴が自動的に保存されるため、誤って上書きしてしまっても以前のバージョンに戻すことができます。
OneDriveが適しているシーン
個人で作成・編集しているドキュメントの保存：
下書き中の企画書、個人で管理しているメモ、会議の議事録など。
一時的なファイル共有
少人数（数人程度）のチームメンバーや、特定の相手にだけファイルを共有したい場合。
出先や自宅から仕事のファイルにアクセスしたい場合。
PCのローカルストレージのバックアップ
PCが故障しても、OneDriveに保存していればデータが失われる心配がありません。
SharePoint：チームと組織の「共同作業ハブ」
SharePointは、チームや組織全体で情報を共有し、共同で作業を進めるためのプラットフォームです。単なるファイル保存場所ではなく、情報共有サイト、共同作業スペース、ワークフローの基盤など、多岐にわたる機能を持っています。
SharePointの主な特徴
チームの共同作業スペース
- 特定のチームや部署、プロジェクトごとに「サイト」を作成し、そのサイト内でファイル、情報、ニュース、タスクなどを一元的に管理・共有します。
- サイトのメンバー全員が、サイト内のコンテンツにアクセスできるようになります（権限設定による）。
高度な権限管理
サイト、ドキュメントライブラリ、フォルダー、ファイルといった様々なレベルで、詳細なアクセス権限を設定できます。これにより、機密性の高い情報も安全に管理できます。
ドキュメント管理機能
ファイルのバージョン管理、チェックイン/チェックアウト、コンテンツタイプ、メタデータ（タグ付け）など、組織的なドキュメント管理を強力にサポートする機能が充実しています。
情報共有ポータル
ニュース、お知らせ、イベントカレンダー、Q&Aなど、チームや組織内の情報を集約し、共有するためのポータルサイトとしても活用できます。
Microsoft Teamsとの連携
Teamsの各チャネルで共有されるファイルは、裏側で対応するSharePointサイトのドキュメントライブラリに保存されます。TeamsはSharePointのフロントエンド（入り口）の一つとも言えます。
ワークフローや自動化の基盤
Power Automateと連携して、承認フローやファイル処理の自動化など、複雑な業務プロセスを構築するための基盤となります。
SharePointが適しているシーン
部署やプロジェクトチームでの共同作業
チームで共有する資料、プロジェクトの進捗管理、共同で作成するドキュメントなど。
組織内の情報共有ポータル
社内ニュース、規定集、FAQ、業務マニュアルなど、全社や特定の部門に公開したい情報。
機密性の高いドキュメントの管理
詳細なアクセス権限設定が必要な契約書、人事情報、財務データなど
ドキュメントのライフサイクル管理
ファイルの作成から承認、アーカイブ、削除までを組織的に管理したい場合
Microsoft Teamsと連携したファイル共有。
SharePointとOneDriveの使い分けのポイント
まとめると、SharePointとOneDriveは、以下のように使い分けるのが一般的です
| 特徴 | OneDrive for Business | SharePoint |
| 目的 | 個人のファイル保存と一時的な共有 | チーム・組織での共同作業と情報共有 |
| オーナー | 個人 | チーム、部署、プロジェクト（組織） |
| デフォルトのアクセス権 | 自分のみ | サイトメンバー全員 |
| 主な用途 | 個人の下書き、作業中のファイル、少人数での共有 | チーム共有資料、プロジェクト管理、社内ポータル、基幹ドキュメント |
| 連携 | 個人PCとの同期、簡単な共有 | Teams、Power Automate、Power Appsなどとの連携が強力 |
| 管理の複雑さ | シンプル | 高度な機能を持つため、管理ルールが必要 |
具体的な使い分け例
あなたが個人で作成中の企画書
- 最初はOneDriveに保存し、下書きを進めます。
- チームメンバーにレビューしてもらいたい段階になったら、OneDriveから共有リンクを発行して共有します。
- 最終版が完成し、チームの共有資産として永続的に管理したい場合は、SharePointの該当するチームサイトに移動させます。
チームで共有するプロジェクト資料
- 最初からSharePointのプロジェクトサイトのドキュメントライブラリに保存します。
- Teamsを使っている場合は、Teamsのチャネルの「ファイル」タブにアップロードすれば、自動的にSharePointに保存されます。
個人的なメモや一時的なファイル
OneDriveに保存します。
社内規定や業務マニュアルなど、全社で共有するドキュメント
SharePointのポータルサイトに保存し、適切なアクセス権を設定します。
まとめ
SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoft 365の強力なツールですが、それぞれ異なる役割と目的を持っています。
- OneDrive：あなたの「個人用作業スペース」
- SharePoint：チームや組織の「共同作業ハブ」
この違いを理解し、適切に使い分けることで、ファイル管理の効率化とチームの生産性向上に大きく貢献できるでしょう。ぜひ、あなたの業務に合わせて最適なサービスを活用してみてください
