SharePointで新しいファイルの追加を確認する方法：見逃しを防ぐ3つのアプローチ
「SharePointの共有フォルダーに、誰かが新しいファイルをアップロードした時にすぐに気づきたいな」「毎日手動で確認するのは手間だから、自動で通知が来るようにできないかな？」
こんな風に感じたことはありませんか？ チームでSharePointを使っていると、新しいファイルが追加された際に、その情報を素早く把握することは、業務をスムーズに進める上で非常に重要です。手動で定期的にフォルダーを開いて確認するのも一つの手ですが、もっと効率的な方法があれば嬉しいですよね。
SharePointには、新しいファイルの追加を自動で通知したり、簡単に確認したりするための便利な機能がいくつか用意されています。
SharePointの「通知（アラート）」機能を使う（手軽にメールで受け取る）
SharePointの標準機能である「通知（アラート）」を設定すると、指定したフォルダーやドキュメントライブラリに新しいファイルが追加された際に、自動的にメールで通知を受け取ることができます。これは、最も手軽に設定できる方法です。
設定方法
- SharePointサイトで通知を設定したいフォルダーを開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、新しいファイルの追加を確認したいドキュメントライブラリ、そしてその中の特定のフォルダーまで移動してください。
- フォルダーを選択し、「…」（三点リーダー）または「アラート」をクリックします。通知を設定したいフォルダーの横にあるチェックボックスをクリックして選択します。次に、画面上部や、フォルダーを右クリックした際に表示されるメニューの中から「…」（三点リーダー）をクリックし、さらに「アラート」または「通知」を選択します。
- 【ヒント】: ドキュメントライブラリ全体の新着通知を受け取りたい場合は、どのファイルやフォルダーも選択せずに、ドキュメントライブラリの画面上部にある「…」（三点リーダー）や「アラート」ボタンをクリックします。
- 通知の設定を行います。「アイテムの変更時に通知する」という設定画面が表示されます。
- 通知のタイトル: メールで届く通知の件名になります。分かりやすい名前に変更できます（例: 「〇〇プロジェクト新着ファイル通知」）。
- 通知の送信先: 通知を受け取るメールアドレスを指定します。デフォルトではあなたのアドレスが入っています。
- 通知の対象: ここが重要です。「新しいアイテムが追加されたとき」にチェックを入れます。必要であれば、「既存のアイテムが変更されたとき」など他のオプションも選択できます。
- 通知の送信タイミング:
- すぐに通知を送信する: ファイルが追加されるたびに、すぐに通知メールが届きます。
- 日次で通知を送信する: 1日に1回、その日の新着ファイルをまとめて通知してくれます。
- 週次で通知を送信する: 1週間に1回、その週の新着ファイルをまとめて通知してくれます。
- 設定が完了したら、「OK」をクリックします。
メリット
- SharePointの標準機能なので、特別なツールや知識は不要です。
- メールで通知が届くため、見逃しにくいです。
- フォルダー単位だけでなく、ドキュメントライブラリ全体や、特定のファイルに対しても設定できます。
デメリット
- 通知メールが大量に届くと、メールボックスが煩雑になる可能性があります（特に「すぐに通知を送信する」場合）。
- メールの件名や本文のカスタマイズには限界があります。
Power Automate（パワー・オートメイト）を使う（柔軟な自動化と通知）
Power Automate（旧Microsoft Flow）を使えば、SharePointに新しいファイルが作成されたことをトリガーにして、より柔軟な通知や自動処理を設定できます。メールだけでなく、Microsoft Teamsへの投稿、Slackへの通知、承認フローの開始など、様々なアクションと連携できます。
設定方法の概要（例: 新着ファイルをTeamsに通知）
- Power Automateにサインインします。ウェブブラウザでPower Automate（https://www.google.com/search?q=make.powerautomate.com）にアクセスし、サインインします。
- 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。「一から作成」を選ぶか、既存のテンプレートを検索することもできます。
- トリガーを設定します。トリガーの検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「フォルダー内にファイルが作成されたとき」または「ファイルが作成または変更されたとき (プロパティのみ)」などのトリガーを選択します。
- 「フォルダー内にファイルが作成されたとき」は、指定したフォルダー直下の新しいファイルのみを検出します。
- 「ファイルが作成または変更されたとき (プロパティのみ)」は、指定したライブラリ全体、または特定のフォルダーとそのサブフォルダー内の新しいファイルや変更されたファイルを検出できます。
- サイトのアドレスと、監視したいドキュメントライブラリ、そしてフォルダー（オプション）を指定します。
- アクションを設定します。トリガーの後に「新しいステップ」を追加し、実行したいアクションを設定します。
- 例1: Teamsに通知する場合
- アクション検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャネルにメッセージを投稿する」などのアクションを選択します。
- 投稿先のチームとチャネルを指定し、メッセージ本文に「新しいファイルが追加されました: [ファイル名]」のように、SharePointトリガーから取得できる「動的なコンテンツ」（例: ファイル名、ファイルへのリンク、作成者など）を挿入します。
- 例2: メールで通知する場合（より詳細な内容）
- アクション検索ボックスに「メール」と入力し、「メールの送信 (V2)」などのアクションを選択します。
- 宛先、件名、本文を自由にカスタマイズし、動的なコンテンツを使ってファイルの詳細情報を含めることができます。
- 例1: Teamsに通知する場合
- フローを保存し、テストします。フローに名前を付けて保存し、実際に指定したSharePointフォルダーにファイルをアップロードして、フローが正しく動作するかテストします。
メリット
- 通知方法や内容を非常に柔軟にカスタマイズできます。
- 通知だけでなく、他の自動処理（例: ファイルの移動、メタデータの更新、承認フローの開始など）と組み合わせることができます。
- 特定のファイル名やファイルの種類など、より詳細な条件に基づいて通知をトリガーできます。
デメリット
- Power Automateの基本的な操作や概念を理解する必要があります。
- フローが複雑になると、作成や管理に手間がかかる場合があります。
SharePointの「最新のアクティビティ」や「詳細」パネルを確認する（手動で確認）
自動通知を設定しない場合でも、SharePointのWeb画面上で新しいファイルの追加を視覚的に確認する方法があります。
方法1: ドキュメントライブラリの「最新のアクティビティ」を確認する
SharePointサイトのトップページや、ドキュメントライブラリのトップページには、「最新のアクティビティ」や「アクティビティ」といったセクションが表示されることがあります。ここには、最近追加されたファイルや変更されたファイルの情報が表示されるため、一目で新着を確認できます。
方法2: ドキュメントライブラリの「詳細」パネルを確認する
ドキュメントライブラリで、ファイルやフォルダーを選択すると、画面右側に「詳細」パネル（または「情報」パネル）が表示されます。このパネルには、選択したアイテムのプロパティ（作成者、作成日時、更新日時など）や、アクティビティ（誰がいつ、どのような操作をしたか）が表示されます。
- SharePointサイトでドキュメントライブラリを開きます。
- 右上の「i」アイコン（情報アイコン）をクリックして「詳細」パネルを表示します。もしパネルが表示されていない場合、画面右上の丸い「i」のようなアイコンをクリックすると表示されます。
- パネル内の「アクティビティ」セクションを確認します。このセクションに、最近のファイル追加や変更の履歴が表示されます。
メリット
- 特別な設定は不要で、いつでもすぐに確認できます。
- サイト全体の最近の動きを把握するのに役立ちます。
デメリット
- 自動通知ではないため、定期的に自分で確認しに行く必要があります。
- 特定のフォルダー内の新着のみを厳密に追跡するには、少し手間がかかります。
あなたのニーズに合わせた確認方法を選ぼう！
SharePointで作成したフォルダーへのファイル新着を確認する方法は、あなたの「どのくらい早く知りたいか」「どんな情報が欲しいか」「どのくらいの自動化を求めるか」によって最適なものが変わります。
- 手軽にメールで通知を受け取りたいなら、SharePointの「通知（アラート）」機能がおすすめです。
- より柔軟な通知や、他のシステムとの連携、詳細な条件設定をしたいなら、Power Automateが強力な味方になります。
- 手動で確認するだけで十分なら、SharePointの「最新のアクティビティ」や「詳細」パネルで視覚的に把握できます。
これらの方法を上手に活用して、SharePointでのファイル管理をより効率的に、そして見逃しなく行えるようにしてくださいね。
