SharePointとOutlookの連携方法：メールや予定をSharePointともっと便利につなげよう！
「SharePointで管理している予定をOutlookのカレンダーでも見たいな」「チームの連絡メールをSharePointにまとめて保存できたら便利なのに」「メールが届いたら、SharePointのタスクが自動で増えるようにできないかな？」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、会社やチームの情報を共有する大切な場所ですが、日々のコミュニケーションの中心はOutlook（アウトルック）のメールや予定表ですよね。この二つのツールがもっとスムーズにつながったら、仕事がぐんと楽になるはずです。
SharePointとOutlookは、Microsoft 365（マイクロソフト・サンロクゴ）の一部として、とても便利に連携できる仕組みが用意されています。これにより、情報を行ったり来たりさせる手間が減り、チームの連携がさらにスムーズになります。
なぜSharePointとOutlookを連携するの？そのメリット
SharePointとOutlookを連携することには、たくさんの良い点があります。これは、情報の一元管理と、作業の効率化に大きく貢献します。
予定やタスクをまとめて管理できる
SharePointでチームのイベントやプロジェクトの締め切りなどをカレンダーやタスク管理機能で管理している場合、それをOutlookの予定表やタスクに連携させることができます。これにより、普段使い慣れているOutlookの画面で、SharePointの予定も一緒に確認できるようになり、見落としを防ぎ、スケジュール管理がスムーズになります。
チームのメールやファイルを一か所に集約
プロジェクトに関する重要なメールのやり取りを、SharePointのドキュメントライブラリにまとめて保存できると、後から情報を見つけやすくなります。特定のメールの添付ファイルをSharePointに自動で保存したり、SharePointのファイルへのリンクを簡単にメールで送ったりするなど、ファイルとメールの連携が非常にスムーズになります。
情報共有がより円滑になる
Outlookで受け取った情報や、作成した予定が自動でSharePointに反映されたり、逆にSharePointの更新情報がOutlookのメールで通知されたりすることで、チーム内の情報共有がより円滑になります。これにより、情報の抜け漏れが減り、全員が同じ最新の情報に基づいて作業を進められるようになります。
業務プロセスを自動化できる
Power Automate（パワー・オートメイト）というツールを使うと、Outlookのメールの受信をきっかけにSharePointでタスクを作成したり、SharePointで承認されたらOutlookでメールを自動送信したりするなど、より高度な業務プロセスを自動で動かすことができます。これは、日々の繰り返し作業を効率化する上で非常に強力な連携です。
SharePointの予定やタスクをOutlookと連携する方法
SharePointで管理しているカレンダーの予定やタスクを、Outlookの予定表やタスクと同期させて、一緒に確認・管理できるようにする方法です。
SharePointのカレンダーをOutlookの予定表に追加する
SharePointのサイトに作られたカレンダーの予定を、あなたのOutlook予定表に表示させることができます。これにより、Outlookを開けば、個人の予定だけでなく、チームのイベントもまとめて確認できるようになります。
- Outlookの予定表に追加したいSharePointのカレンダーを開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のカレンダーを開いてください。例えば、チームのイベントスケジュールを管理しているカレンダーなどです。
- カレンダーの画面上部の「カレンダーをOutlookに接続」ボタンを探してクリックします。カレンダーの画面上部にあるメニューバーを見てください。そこに「カレンダー」というタブ（またはメニュー）があるはずです。これをクリックすると、その中に「Outlookに接続」というボタンがあるはずです。これを見つけてクリックしてください。
- Outlookアプリの起動を許可します。「Microsoft Outlookを開く」といった確認のポップアップが表示される場合がありますので、「開く」または「許可」をクリックしてください。
あなたのパソコンにインストールされているOutlookアプリが起動し、SharePointのカレンダーがOutlookに追加される準備が始まります。
- Outlookで追加の確認をします。Outlookアプリが起動すると、「このインターネット予定表をOutlookに追加しますか？」といった確認メッセージが表示されます。内容を確認し、「はい」をクリックしてください。
- SharePointのカレンダーがOutlookに表示されます。Outlookの予定表の左側に、SharePointのカレンダーの名前（例: 「チームイベントカレンダー」）が追加され、そのカレンダーの予定がOutlookの予定表に表示されるようになります。Outlookの予定表で、SharePointのカレンダーのチェックボックスをオンにすれば、個人とチームの予定を重ねて見ることができます。
SharePointのタスクをOutlookのタスクと同期する
SharePointで管理しているタスクを、Outlookのタスク管理機能と同期させて、一緒に管理できるようにする方法です。
- Outlookのタスクに追加したいSharePointのタスクリストを開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のタスクリストを開いてください。
- タスクリストの画面上部の「タスク」メニューを探してクリックします。タスクリストの画面上部にあるメニューバーを見てください。そこに「タスク」というタブ（またはメニュー）があるはずです。これをクリックします。
- 「Outlookに接続」ボタンを探してクリックします。「タスク」メニューの中に「Outlookに接続」というボタンがあるはずです。これを見つけてクリックしてください。
- Outlookアプリの起動を許可し、同期の確認をします。カレンダーの場合と同様に、Outlookアプリの起動許可と、タスクリストをOutlookに追加するかの確認が出ますので、「はい」をクリックしてください。
- SharePointのタスクがOutlookのタスクに表示されます。Outlookのタスク画面（またはOutlook Today）に、SharePointのタスクリストの項目が表示されるようになります。これにより、Outlookのタスク管理画面からSharePointのタスクも一緒に管理できるようになります。
SharePointのファイルや情報をOutlookと連携する方法
メールでファイルを送ったり、受信したメールのファイルをSharePointに保存したりするなど、ファイルや情報とメールを連携させる方法です。
SharePointのファイルをメールに簡単に送る
SharePointに保存されているファイルを、メールの添付ファイルとして送るのではなく、ファイルへのリンクをメールで簡単に送ることができます。これにより、受信者は常に最新のファイルにアクセスできます。
- メールで送りたいSharePointのファイルを選びます。SharePointのドキュメントライブラリで、メールで送りたいファイルの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
- 画面上部の「共有」ボタンをクリックします。ファイルを選択すると、画面上部のメニューバーに「共有」ボタンが表示されますので、これをクリックします。
- 共有設定を確認し、宛先にメールアドレスを入力して「送信」します。共有ダイアログが表示されたら、誰がこのリンクにアクセスできるか（例: 「[あなたの組織名] のユーザー」や「特定のユーザー」など）を確認・設定します。その後、「宛先」の欄に相手のメールアドレスを入力し、必要であればメッセージを追加して「送信」ボタンをクリックします。すると、ファイルへのリンクが記載されたメールが自動でOutlookから送られます。
Outlookのメールや添付ファイルをSharePointに保存する（手動）
受信したメールやその添付ファイルを、手動でSharePointに保存したい場合、Outlookの機能を活用できます。
- Outlookで保存したいメールを選びます。Outlookの受信トレイなどで、SharePointに保存したいメールを開くか、選択します。
- Outlookのリボンメニューにある「SharePoint」関連の機能を探します。Outlookのリボンメニュー（上部のボタンが並んでいる場所）に、SharePointまたはTeamsと連携するためのボタン（例えば「SharePointに保存」や「Microsoft Teamsに共有」など）が追加されている場合があります。
- Outlook Web App (OWA) の場合: メールを選択し、右上の「…」（その他のアクション）をクリックすると、「SharePointに保存」や「Teamsに共有」といったオプションが表示されることがあります。これらを選ぶと、メールをPDFとしてSharePointに保存したり、Teamsのチャネルに共有したりできます。
- Outlookデスクトップアプリの場合: アドインやカスタマイズによって「SharePointに保存」ボタンが追加されている場合があります。また、ファイルをドラッグ＆ドロップでSharePointの同期フォルダに保存することも可能です。
Power Automateを使ってSharePointとOutlookを自動で連携する（応用編）
より高度な連携や、繰り返し行う作業を自動化したい場合は、Power Automate（パワー・オートメイト）というツールを使うのが非常に効果的です。プログラミングの知識は不要で、簡単な設定で自動化の仕組み（フロー）を作れます。
メール受信をきっかけにSharePointで何かを自動実行する
- Power Automateでフローを作成します。Power Automateのウェブサイト（https://www.google.com/search?q=make.powerautomate.com）にアクセスし、「自動化したクラウドフロー」を選びます。
- トリガーを「新しいメールが届いたとき」に設定します。フローが動き出すきっかけ（トリガー）として、Outlookコネクタの「新しいメールが届いたとき (V2)」を選び、特定の件名や差出人からのメールに絞り込む設定をします。
- SharePointに関するアクションを追加します。メールが届いた後に自動で実行したいSharePointの操作を追加します。例えば、
- メールの添付ファイルをSharePointのドキュメントライブラリに自動で保存する。
- メールの件名や本文から情報を抽出し、SharePointのリストに新しい項目として自動で登録する。
- 特定の条件のメールが届いたら、SharePointで承認依頼を開始する。
- フローを保存し、テストします。フローを保存した後、テストメールを送って、期待通りに自動化されるか確認します。
SharePointの活動をきっかけにOutlookでメールを自動送信する
- Power Automateでフローを作成します。同様にPower Automateのウェブサイトで「自動化したクラウドフロー」を選びます。
- トリガーをSharePointのイベントに設定します。例えば、SharePointコネクタの「項目が作成されたとき」（リストに新しい情報が追加されたとき）や「ファイルが作成または変更されたとき」（ドキュメントライブラリにファイルが更新されたとき）を選びます。
- Outlookに関するアクションを追加します。トリガーが起動した後に自動で実行したいOutlookの操作を追加します。例えば、
- 「メールを送信する (V2)」アクションを使って、関係者に自動で通知メールを送る。
- 「イベントを作成する (V4)」アクションを使って、Outlookカレンダーに自動で予定を追加する。
- フローを保存し、テストします。
SharePointとOutlookを連携して、情報とコミュニケーションをスムーズに！
SharePointとOutlookの連携は、あなたの情報管理とコミュニケーションの効率を大きく向上させます。
- 簡単な連携: SharePointのカレンダーやタスクをOutlookと同期させれば、普段使いのアプリでSharePointの情報もまとめて確認できます。
- ファイルとメールのスムーズなやり取り: SharePointのファイルをメールで送る際も、リンクで簡単に共有でき、常に最新情報が伝わります。
- Power Automateで高度な自動化: メールとSharePointのイベントを連携させ、繰り返し作業を自動化することで、業務効率が飛躍的に向上します。
これらの連携方法を使いこなすことで、あなたは情報共有とコミュニケーションをよりスムーズにし、日々の業務を効率的に進められるようになるでしょう。
