SharePointからExcelへデータを取り出す方法：簡単ステップでデータ活用！
「SharePointにある表のデータをExcelで使いたいんだけど、どうすれば一番簡単にできるの？」「分析や印刷のために、SharePointの情報をExcelに持っていきたいな」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、会社の大切な情報をWeb上で管理するのにとても便利ですが、時にはそのデータを、みんなが使い慣れているExcel（エクセル）で活用したい、と考えることがありますよね。例えば、複雑な計算をしたり、グラフを作ったり、あるいは印刷のためにレイアウトを整えたりしたい、といった場合です。
SharePointの「表形式のデータ」をExcelに取り出す方法
SharePointには、「リスト」と呼ばれる表形式で情報を管理する機能があります。タスクの進捗、備品の情報、顧客の連絡先など、SharePointのリストで管理している情報をExcelにしたい場合、次の方法が最も簡単で一般的です。
リストから直接「Excelにエクスポート」する
この方法が、SharePointのリストの情報をExcelに変換する一番簡単で、よく使われるやり方です。リストの画面に表示されている内容が、そのままExcelファイルとしてあなたのパソコンにダウンロードされます。
- ExcelにしたいSharePointのリストを開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のリストの画面を開いてください。例えば、チームのタスクを管理しているリストや、備品の在庫を確認するリストなどです。
- 画面上部の「エクスポート」ボタンを探してクリックします。リストの画面の上部には、ファイルを操作するための様々なボタンが並んでいます。その中に「エクスポート」というボタンがあるはずです。これをクリックしてください。
- 表示されるメニューから「Excelにエクスポート」を選びます。「エクスポート」ボタンを押すと、いくつかの選択肢が出てきますので、そこから「Excelにエクスポート」を選んでください。
- ダウンロードされたファイルを開きます。この操作によって、「query.iqy」という名前のファイルがあなたのパソコンにダウンロードされます。これは、ExcelがSharePointのリストに接続するための特別な情報が書かれたファイルです。ダウンロードが完了したら、ブラウザのダウンロード履歴から、またはダウンロードフォルダを開いて、この「query.iqy」ファイルをダブルクリックして開いてみてください。
- Excelが起動し、セキュリティの確認が出たら許可します。「query.iqy」ファイルを開くと、あなたのパソコンにインストールされているExcelアプリケーションが自動的に起動します。この時、Excelが「インターネット上のデータを取り込む」ことに関するセキュリティの警告を表示することがあります。例えば、「外部データ接続が無効にされました」といったメッセージが出るかもしれません。内容をよく確認し、「有効にする」や「コンテンツの有効化」といったボタンをクリックして、データの取り込みを許可してください。もし、サインインを求められた場合は、SharePointにアクセスしているのと同じMicrosoft 365アカウントでサインインを行ってください。
- リストのデータがExcelの新しいシートに表示されます。セキュリティの警告を許可すると、SharePointリストに表示されていたデータが、Excelの新しいワークシートに自動的に取り込まれて表示されます。これで、Excelとしてそのデータを自由に編集したり、分析したり、グラフを作成したりできるようになります。
- Excelファイルとして保存します。Excelに取り込んだら、忘れずにExcelの「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、通常のExcelファイル（例えば「.xlsx」形式）としてあなたのパソコンに保存してください。
この方法のポイント
- とても簡単: いくつかのクリック操作だけで、すぐにリストのデータをExcelに取り出せます。
- 現在の表示をそのまま: リストの画面で、特定の条件でデータを絞り込んだり（フィルターをかけたり）、並べ替えたりして表示している場合、その表示されている内容がそのままExcelにエクスポートされます。
この方法で知っておいてほしいこと
- この方法でExcelに取り込んだデータは、元のSharePointリストとは直接つながりません。つまり、Excelファイルを開き直しても、SharePointリストのデータが自動で最新情報に更新されるわけではありません。もし最新のデータが必要になったら、もう一度リストから「Excelにエクスポート」の操作をやり直す必要があります。
- 非常にたくさんのデータ（例えば30,000行を超えるような場合）では、この方法でのエクスポートがスムーズに行えないことや、データの一部が欠けてしまうことが稀にあります。
SharePointに保存されている「Excelファイル自体」をダウンロードする方法
もしSharePointのドキュメントライブラリに、すでにExcelファイルが保存されている場合、それをあなたのパソコンにダウンロードするのは非常に簡単です。
個々のExcelファイルをダウンロードする
- ダウンロードしたいExcelファイルがあるSharePointの場所を開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のExcelファイルが保存されているドキュメントライブラリやフォルダーを開いてください。
- ダウンロードしたいExcelファイルを選びます。ダウンロードしたいExcelファイルの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
- 画面上部の「ダウンロード」ボタンをクリックします。ファイルを選択すると、画面上部のメニューバーに「ダウンロード」というボタンが表示されますので、これをクリックします。あるいは、ファイルを右クリックして、表示されるメニューから「ダウンロード」を選ぶことでも同じ操作ができます。
- パソコンにファイルがダウンロードされます。この操作で、選んだExcelファイルがあなたのパソコンの「ダウンロード」フォルダに保存されます。あとは、通常のExcelファイルとして自由に開いて編集できます。
複数のExcelファイルをまとめてダウンロードする
- ダウンロードしたい複数のExcelファイルを選びます。上記と同様に、目的のドキュメントライブラリやフォルダーを開き、ダウンロードしたい複数のExcelファイル（またはフォルダー）の左にあるチェックボックスをそれぞれクリックして選択します。
- 画面上部の「ダウンロード」ボタンをクリックします。複数のファイルを選んだ場合でも、画面上部に「ダウンロード」ボタンが表示されますので、これをクリックしてください。
- まとめてzipファイルとしてダウンロードされます。複数のファイルやフォルダーを選んでダウンロードすると、それらは通常、一つの「zipファイル」（圧縮されたファイル）としてダウンロードされます。ダウンロードが完了したら、このzipファイルをダブルクリックして開き、中にあるExcelファイルを取り出して使ってください。
この方法のポイント
- 非常に直感的: いつものファイルをダウンロードする操作と同じ感覚で行えます。
- ファイルの実体を手元に: SharePoint上にあるExcelファイルそのものを、あなたのパソコンに保存できます。
ExcelとSharePointリストを「データ接続」する方法（少し応用）
これは少しだけ応用的な方法ですが、ExcelファイルとSharePointリストの間に「データ接続」を確立することで、ExcelからSharePointリストの最新データを手動で更新して取り込めるようにするものです。常に最新データが必要な分析レポートなどに向いています。
- SharePointのリストのアドレス（URL）をコピーします。まず、Excelに取り込みたいSharePointのリストを開きます。そのリストのウェブブラウザのアドレスバーに表示されているURLをすべてコピーしておきます。
- Excelを起動します。あなたのパソコンでExcelアプリケーションを起動し、新しい空白のブックを開くか、既存のExcelファイルを開いてください。
- Excelの「データ」タブから「データの取得」を選びます。Excelのメニューバーにある「データ」タブをクリックします。その中にある「データの取得」というボタン（または「外部データの取り込み」）をクリックしてください。
- 「その他のデータソースから」→「SharePointリストから」を選びます。「データの取得」のメニューの中から、「その他のデータソースから」を選び、さらに「SharePointリストから」という項目を選んでください。
- コピーしておいたSharePointのURLを入力します。「SharePointリスト」の接続ダイアログが表示されますので、先ほどコピーしておいたリストのURLを「サイトURL」の欄に貼り付けます。
- サインインして接続を設定します。SharePointへの接続に関する画面が表示されるので、「Microsoftアカウント」または「組織アカウント」を選択し、SharePointにアクセスしているMicrosoft 365アカウントでサインインを行います。
- リストを選んで読み込みます。接続が成功すると、そのSharePointサイトにあるリストやドキュメントライブラリの名前が一覧で表示されます。その中から、Excelに取り込みたいリストを選んで、「読み込み」ボタンをクリックします。
- リストのデータがExcelに取り込まれます。SharePointリストのデータが、Excelの新しいシートに表として取り込まれて表示されます。
この方法のポイント
- データが更新できる: Excelファイルを開いた後、Excelの「データ」タブにある「すべて更新」ボタンをクリックするだけで、SharePointリストの最新のデータに更新できます。これにより、常に最新の情報を参照したレポートを作成できます。
- 詳細な加工が可能: データを取り込む際に、Power Queryエディター（Excelのデータ変換ツール）を使って、データの整形や結合、フィルタリングなどをより詳細に設定できます。
この方法で知っておいてほしいこと
- この方法でExcelに取り込んだデータは、Excel側からSharePointリストのデータを変更することはできません。あくまでExcel側でデータを最新情報に更新（取り込む）する一方通行の連携です。
- 最新のデータを取得するためには、Excelの「データ」タブから手動で「すべて更新」操作を行う必要があります。
SharePointのデータをExcelで便利に活用しよう！
SharePointからExcelへデータを取り出す方法は、あなたの目的によって使い分けができます。
- SharePointの表のデータを、手軽にExcelで使いたいなら、リストの画面から直接「Excelにエクスポート」するのが一番簡単です。
- SharePointに保存されているExcelファイルそのものを、あなたのパソコンに欲しい場合は、ファイルを選んで「ダウンロード」ボタンを押しましょう。
- Excelで常にSharePointリストの最新データを確認しながら分析したいなら、Excelの機能を使って「SharePointリストにデータ接続」する方法がおすすめです。
これらの方法を使いこなすことで、SharePointのデータをExcelで自由に活用し、あなたの業務をさらにスムーズに進めることができるでしょう。
