SharePointのリスト情報をExcelに変換する方法：データ活用をもっとスムーズに！
「SharePointのリストで管理しているデータを、Excelで分析したり、印刷したりしたいんだけど、どうすればいいの？」「Excelに変換して、社内の他の人と共有したいんだよね」
SharePoint（シェアポイント）のリストは、表形式で情報を整理するのに非常に便利な機能です。タスク管理や備品管理、顧客情報など、さまざまなデータをSharePointのリスト上で効率的に管理できます。しかし、時にはそのデータをExcel（エクセル）形式で手元にダウンロードしたり、より詳細な分析を行ったり、他のExcelユーザーと共有したりしたい、と考えることもあるでしょう。
SharePointのリストをExcelに変換する基本的な考え方
SharePointのリストは、言ってみれば「デジタルな表」です。これをExcelに変換するということは、その「デジタルな表」のデータを、Excelという別の「表計算ソフト」で開ける形式にすること、またはExcelのシートに直接取り込むことを意味します。
なぜExcelに変換するの？
SharePointのリストは便利ですが、ExcelにはExcelの良さがあります。
- 詳細な分析や計算: Excelは、複雑な計算式を組んだり、グラフを作成したり、ピボットテーブルでデータを多角的に分析したりする機能に優れています。SharePointリストのデータをExcelに取り込むことで、これらの高度な機能を使って分析できるようになります。
- 印刷やレイアウトの調整: Excelは印刷のレイアウトを細かく調整できるため、SharePointのリストをそのまま印刷するよりも、より見栄えの良い形で出力できます。
- 共有のしやすさ: 社内でExcelファイルを共有する習慣がある場合、リストのデータをExcel形式で提供することで、多くの人が慣れたツールで情報を確認できるようになります。
- オフラインでの作業: Excelファイルとしてダウンロードすれば、インターネット接続がない環境でもデータを参照したり、簡単な編集を行ったりできます。
SharePointのリストをExcelに変換する具体的な方法
SharePointのリストの情報をExcelに変換する方法は、主に「直接エクスポートする」方法と、「接続して取り込む」方法があります。
方法1：リストから直接「Excelにエクスポート」する（最も簡単で一般的）
これが、SharePointのリストの情報をExcelに変換する最も簡単で一般的な方法です。リストの現在の表示内容（ビュー）がそのままExcelファイルとしてダウンロードされます。
- Excelに変換したいSharePointのリストを開く：まず、ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のリストを開いてください。例えば、タスク管理のリストや備品管理のリストなど、Excelに変換したい情報があるリストの画面です。
- 「エクスポート」ボタンを探してクリックする：リストの画面上部にあるメニューバーを見てください。そこに「エクスポート」というボタンがあるはずです。これを見つけてクリックします。
- 「Excelにエクスポート」を選ぶ：「エクスポート」ボタンをクリックすると、いくつかの選択肢が出てきますので、そこから「Excelにエクスポート」を選んでください。
- ダウンロードされたファイルを開く：この操作で、「query.iqy」という拡張子のファイルがあなたのパソコンにダウンロードされます。これは、ExcelがSharePointのリストに接続するための特別なファイルです。ダウンロードが完了したら、ブラウザのダウンロード履歴から、またはダウンロードフォルダから、この「query.iqy」ファイルをダブルクリックして開いてください。
- Excelでセキュリティ警告が出たら許可する：「query.iqy」ファイルを開くと、あなたのパソコンのExcelアプリケーションが起動します。この際、Excelが「外部データソースへの接続」に関するセキュリティ警告（例えば「データ接続が無効にされました」といったメッセージ）を表示することがあります。これは、インターネット上のデータを取り込むための一時的な警告ですので、内容を確認し、「有効にする」や「コンテンツの有効化」といったボタンをクリックして許可してください。
もし、サインインを求められた場合は、SharePointにアクセスしているMicrosoft 365アカウントでサインインを行ってください。
- リストのデータがExcelに表示される：セキュリティ警告を許可すると、SharePointリストのデータがExcelの新しいワークシートに自動的に取り込まれて表示されます。これで、Excelとしてデータを自由に編集したり、分析したりできるようになります。
- Excelファイルとして保存する:Excelに取り込んだら、忘れずに「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、通常のExcelファイル（.xlsx形式）として保存してください。
メリット
- 非常に簡単: 最も手軽な操作で、リストのデータをExcelに変換できます。
- 現在のビューが反映される: リストでフィルターをかけたり、並べ替えたりして表示している内容が、そのままExcelにエクスポートされます。
注意点
この方法でExcelに取り込んだデータは、元のSharePointリストとは直接連動しません。Excelファイルを開き直しても、自動でリストの最新データに更新されるわけではありません。最新のデータが必要な場合は、再度エクスポートし直す必要があります。
大量のデータ（例えば30,000行を超えるような場合）では、この方法でのエクスポートがスムーズに行えないことや、一部のデータが欠落することが稀にあります。
方法2：ExcelからSharePointリストに「データ接続」して取り込む（更新可能な連携）
この方法は、ExcelファイルとSharePointリストの間に「データ接続」を確立することで、ExcelからSharePointリストの最新データを手動で更新して取り込めるようにするものです。常に最新データが必要な分析レポートなどに向いています。
- SharePointのリストのURLをコピーする：まず、Excelに取り込みたいSharePointのリストを開きます。そのリストのURL（ウェブブラウザのアドレスバーに表示されているアドレス）をすべてコピーしておきます。
- Excelを開く：あなたのパソコンでExcelアプリケーションを起動し、新しい空白のブックを開くか、既存のExcelファイルを開いてください。
- 「データ」タブから「データの取得」を選ぶ：Excelのメニューバーにある「データ」タブをクリックします。その中にある「データの取得」というボタン（または「外部データの取り込み」）をクリックします。
- 「その他のデータソースから」→「SharePointリストから」を選ぶ：「データの取得」のメニューの中から、「その他のデータソースから」を選び、さらに「SharePointリストから」という項目を選んでください。
- SharePointのURLを入力する：「SharePointリスト」ダイアログが表示されますので、先ほどコピーしておいたリストのURLを「サイトURL」の欄に貼り付けます。
- サインインして接続を設定する：SharePointへの接続に関する画面が表示されるので、「Microsoftアカウント」または「組織アカウント」を選択し、SharePointにアクセスしているMicrosoft 365アカウントでサインインします。
- リストを選んで読み込む：接続が成功すると、そのSharePointサイトにあるリストやライブラリの一覧が表示されます。その中から、Excelに取り込みたいリストを選んで、「読み込み」ボタンをクリックします。
- リストのデータがExcelに取り込まれる：SharePointリストのデータが、Excelの新しいシートにテーブルとして取り込まれて表示されます。
メリット
データの更新が可能: Excelファイルを開いた後、Excelの「データ」タブにある「すべて更新」ボタンをクリックするだけで、SharePointリストの最新のデータに更新できます。これにより、常に最新の情報を参照したレポートを作成できます。
詳細な設定が可能: データを取り込む際に、Power Queryエディター（Excelのデータ変換ツール）を使って、データの整形や結合、フィルタリングなどをより詳細に設定できます。
注意点
この方法でExcelに取り込んだデータは、Excel側からSharePointリストのデータを変更することはできません。あくまでExcel側でデータを最新情報に更新（プル）する一方通行の連携です。
定期的に手動での更新操作が必要です。
方法3：CSVファイルとしてエクスポートし、Excelで開く（大量データや他のシステム連携に）
リストのデータをCSV（カンマ区切りテキスト）ファイルとしてダウンロードし、それをExcelで開く方法です。この方法は、特に大量のデータを変換したい場合や、SharePointリストのデータを他のシステムに取り込みたい場合などにも利用されます。
- SharePointのリストを開く：Excelに変換したいSharePointのリストを開きます。
- 「エクスポート」ボタンから「CSVにエクスポート」を選ぶ：リストの画面上部にあるメニューバーの「エクスポート」ボタンをクリックし、表示される選択肢の中から「CSVにエクスポート」を選んでください。
- CSVファイルをダウンロードして開く：これで「.csv」拡張子のファイルがあなたのパソコンにダウンロードされます。ダウンロードが完了したら、このCSVファイルをダブルクリックして開いてください。通常、Excelアプリケーションが起動し、データが列ごとに分かれて表示されます。
メリット
シンプル: 余計な接続情報を含まないため、ファイル形式として非常にシンプルです。
汎用性: CSVは多くのソフトウェアで読み込めるため、Excel以外のシステムにデータを取り込みたい場合にも利用できます。
注意点
この方法も、元のSharePointリストとは直接連動しません。最新のデータが必要な場合は、再度CSVをエクスポートし直す必要があります。
CSVファイルは文字コードの問題（特に日本語）で、Excelで開いたときに文字化けすることが稀にあります。その場合は、Excelの「データ」タブにある「テキストまたはCSVから」機能を使って、適切な文字コード（例: UTF-8）を指定して取り込む必要があります。
まとめ
SharePointのリストのデータをExcelに変換する方法は、大きく分けて「直接エクスポート」と「データ接続」の二つがあります。
- 手軽に一回だけ変換したいなら、リストから直接「Excelにエクスポート」するのが最も簡単です。
- 常にExcelで最新のデータを確認したいなら、Excelから「SharePointリストにデータ接続」する方法がおすすめです。
- シンプルにテキストデータとして扱いたいなら、「CSVにエクスポート」も選択肢になります。
