SharePoint検索がヒットしない原因と解決策
「SharePointでファイルを探しているのに、何度検索しても出てこない…」「あの文書、確かに存在するはずなのに…」
日々の業務でSharePoint（シェアポイント）を利用していると、このような「検索しても目的の情報が見つからない」という状況に遭遇し、ストレスを感じることは少なくありません。SharePointの検索機能は、その強力さゆえに、使えないと業務に大きな支障が出てしまいます。
しかし、ご安心ください。SharePointの検索がヒットしない、または期待通りの結果が得られない原因は、多くの場合、特定のパターンに分類でき、それぞれに明確な対策や改善方法が存在します。検索の仕組みへの理解不足から、設定の不備、システム側の遅延まで、考えられる原因を一つずつ確認し、適切に対処していくことで、あなたのSharePoint検索は劇的に改善されるはずです。
検索の仕組みとインデックス作成の理解
SharePointの検索は、ファイルサーバーのように直接ファイルを読み込んでいるわけではありません。検索を機能させるためには、「クロール」と「インデックス作成」というプロセスが不可欠です。
- クロール (Crawl): SharePointの検索エンジンが、サイト内のコンテンツ（ファイル、リストアイテム、ページなど）を巡回し、その内容を読み取るプロセスです。
- インデックス作成 (Indexing): クロールされたコンテンツの情報を「検索インデックス」と呼ばれるデータベースに登録するプロセスです。検索クエリが実行されると、このインデックスが参照され、関連する結果が返されます。
このプロセスには時間がかかります。そのため、ファイルをアップロードしたり、更新したりしても、検索結果にすぐに反映されないことがあります。
SharePoint検索がヒットしない主な原因と対策・改善方法
検索がヒットしない場合、以下の原因が考えられます。一つずつ確認していきましょう。
インデックスがまだ作成されていない、または更新が遅れている
ファイルをアップロード/更新したばかりの場合に最もよくある原因です。
原因
- ファイルをアップロードしたり、内容を更新したりしたばかりで、まだ検索クローラーがそのコンテンツを読み込み、インデックスを再作成するまでの処理が完了していない。
- 大規模なサイトや多数の変更があった場合、インデックスの更新に時間がかかることがある。
- SharePoint Onlineでは通常数分～数時間で反映されますが、大規模な更新やシステム負荷が高い場合は、それ以上かかることもあります。
- SharePoint Server (オンプレミス) の場合、クロールのスケジュールが頻繁でない、またはクロールに失敗している。
対策・改善方法
時間をおいて再試行する:
これが最もシンプルで効果的な対策です。数分〜数時間待ってから、再度検索を試してみてください。多くの場合、これで解決します。
サイトのインデックスを再作成する（管理者向け）:
緊急性がある場合や、何日経っても検索結果に反映されない場合は、サイト管理者が手動でサイトのインデックスを再作成するよう指示できます。
やり方: SharePointサイトの右上にある歯車アイコン（設定）→「サイトのコンテンツ」→「サイトの設定」→「検索」セクションの「検索とオフラインの可用性」→「サイトのインデックスを再作成」をクリックします。これはサイト全体を再クロールさせるため、数時間かかる場合があります。
ライブラリ/リストの再インデックス（管理者向け）
特定のライブラリやリストだけがヒットしない場合は、その単位で再インデックスを指示できます。
やり方: 該当ライブラリ/リストの設定 → 「詳細設定」→「ドキュメント ライブラリを再インデックスする」または「リストを再インデックスする」をクリックします。
検索範囲（スコープ）が狭すぎる
検索を開始する場所によって、検索の対象範囲が異なります。
原因
検索を開始した場所が、ファイルが存在する場所よりも狭い範囲に設定されている。
例: 目的のファイルがサイトコレクションAにあるのに、サイトコレクションBの検索ボックスから検索している。
例: チームサイトの検索ボックスで検索しているが、目的のファイルは別のハブサイトに接続されたサイトにある。
SharePoint Onlineの検索範囲の目安
- SharePointスタートページ/ホームサイトの検索ボックス: テナント内のすべてのSharePointサイト（OneDriveも含む）が検索対象。
- ハブサイトのホームの検索ボックス: そのハブサイトおよびハブに接続されたすべてのサイトが検索対象。
- ハブサイト以外の各SharePointサイトのホームの検索ボックス: そのサイト内のみが検索対象。
対策・改善方法
検索を開始する場所を確認する
検索を開始した検索ボックスが、どの範囲を検索しているかを確認します。検索ボックスのプレースホルダーテキスト（例：「このサイトで検索」「SharePoint内で検索」）で判断できます。
より広い範囲で検索する
もし特定のサイト内で検索している場合は、SharePointスタートページ（Microsoft 365のポータルからSharePointアイコンをクリックして開くページ）の検索ボックスから検索を試してみましょう。これにより、テナント全体のファイルが検索対象になります。
Teamsで共有されたファイルであれば、Teamsの検索機能を使うのも有効です。
ファイルやサイトの「検索対象」設定が無効になっている
SharePointでは、サイトやリスト、ファイルが検索対象になるかどうかを設定できます。
原因
- サイト全体が検索結果に表示されないように設定されている。
- 特定のドキュメントライブラリやリストが検索結果から除外されている。
- 個々のファイルに「サイトの検索結果に含めない」という設定がされている。
- Robots.txt（検索エンジンのクロールを制御するファイル）によってクロールが妨げられている（オンプレミスでカスタム設定している場合など）。
対策・改善方法
サイトの検索可視性設定を確認する（管理者向け）:
- 該当のSharePointサイトを開き、歯車アイコン（設定）→「サイトのコンテンツ」→「サイトの設定」→「検索」セクションの「検索とオフラインの可用性」をクリックします。
- 「検索結果にこのサイトの表示を許可する」が「はい」に設定されていることを確認します。もし「いいえ」になっていたら「はい」に変更し、「OK」をクリックします。変更後、再インデックスが必要です。
ライブラリ/リストの検索設定を確認する（管理者向け）:
- 該当のドキュメントライブラリまたはリストの設定を開き（「設定」→「ライブラリの設定」または「リストの設定」）、「詳細設定」をクリックします。
- 「検索」セクションの「このドキュメントライブラリ（またはリスト）のアイテムを検索結果に表示しますか？」が「はい」に設定されていることを確認します。
個々のファイルの検索除外設定を確認する:
特定のファイルがヒットしない場合、そのファイルがプロパティとして「検索から除外」されている可能性があります。ファイルを選択し、「情報」パネル（右側の詳細ペイン）を確認します。または、そのファイルを一度ダウンロードし、プロパティを確認します。
言語認識の問題（特に日本語のファイル）
SharePointの検索は、コンテンツの言語を自動認識しようとします。しかし、この認識が誤ると、日本語のファイルが日本語の検索でヒットしないことがあります。
原因
日本語のファイルが、SharePointの検索インデックスによって「英語」や他の言語として誤認識されている。この場合、日本語で検索しても、そのファイルを検索エンジンが日本語として扱わないため、ヒットしません。
特に、Office文書（Word, Excelなど）のプロパティの言語設定が、内容と異なる場合に発生しやすいです。
対策・改善方法
言語認識の問題をチェックする
- SharePointの検索ボックスで、
language:ja [検索キーワード]と入力して検索してみます。これでヒットするのに、普通の検索でヒットしない場合は、言語認識の問題の可能性が高いです。 - 逆に、
-language:ja [検索キーワード]と入力して、日本語のキーワードでヒットするファイルの中に、本来日本語として認識されるべきファイル（日本語ファイル）が含まれていないかを確認します。
ファイルの言語プロパティを日本語に設定する（手動）
- ヒットしないファイルのプロパティを編集し、
languageというプロパティ（列として表示されていない場合でも内部的に存在することがあります）の値を「ja」（日本語）に設定します。 - Office文書の場合は、ファイルを開き、ファイル→情報→プロパティで言語設定を確認・変更できる場合があります。
コンテンツタイプの言語設定を最適化する（管理者向け）
特定のコンテンツタイプが誤った言語で認識されている場合、そのコンテンツタイプの「サイト列」の言語設定を見直します。
やり方: サイトの設定 → 「Web デザイナー ギャラリー」の「サイトの列」→「作成」をクリックし、「列名」に「search_language」と入力、「この列の情報の種類」から「1行テキスト」を選択します。既定値に「ja」と入力して作成します。これをコンテンツタイプやドキュメントライブラリに追加し、ファイルを更新することで言語情報を明示的に付与します。
検索スキーマのマッピングを確認する（管理者向け）
SharePoint管理センターの「検索スキーマ」で、クロールされたプロパティと管理プロパティのマッピングを確認し、言語関連のプロパティ（例: ows_language）が正しく管理プロパティにマッピングされているかを確認します。
検索キーワードやクエリのミス、特殊文字の使用
検索クエリの入力方法や、ファイル名に含まれる特殊文字が原因でヒットしないことがあります。
原因
- 検索キーワードに誤字脱字がある。
- 全角スペースと半角スペースを混在させている。
- ファイル名やコンテンツに、検索エンジンが正しく処理できない特殊文字（例:
?,*,|など）が含まれている。 - 検索したいキーワードが、ドキュメントの本文中に非常に少なく、関連性が低いと判断されている。
対策・改善方法
キーワードを正確に入力する
もう一度、誤字脱字がないか確認しながら正確にキーワードを入力します。
様々なキーワードで試す
別の類義語や、より一般的なキーワード、あるいはドキュメントの一部に含まれる可能性のあるフレーズで検索を試してみます。
「” “」（完全一致）検索を利用する
特定のフレーズをそのまま検索したい場合は、キーワードを二重引用符（"）で囲んで検索します（例: "〇〇プロジェクト計画書"）。
高度な検索構文を利用する
- SharePoint検索では、AND, OR, NOT,
filetype:,author:,modified:などのキーワードを使って検索を絞り込めます。 - 例:
プロジェクト AND (提案書 OR 報告書) filetype:docx - 例:
author:"山田太郎" modified:lastweek
ファイル名の特殊文字を避ける
ファイル名に検索エンジンが誤認識する可能性のある特殊文字の使用は避け、アルファベット、数字、ハイフン、アンダースコアなどを使うように推奨します。
アクセス権限の問題
ユーザーがファイルやサイトへのアクセス権限を持っていないため、検索結果に表示されない。
原因
検索を実行しているユーザーが、目的のファイルやサイトに対するアクセス権限を持っていない。SharePointの検索は、ユーザーがアクセス権を持つコンテンツのみを検索結果に表示します。
対策・改善方法
アクセス権限を確認する
ファイルやサイトの所有者、またはSharePoint管理者に連絡し、あなたのユーザーアカウントが目的のファイルやサイトに対して十分なアクセス権限（例: 閲覧、編集）を持っていることを確認してもらいます。
特に、外部共有されたファイルや、権限の継承が中止されたフォルダ内のファイルの場合に、権限不足でヒットしないことがあります。
まとめ
SharePointの検索で情報がヒットしない問題は、単一の原因でなく、クロールの状況、サイト設定、コンテンツの特性、そしてユーザー側の操作方法など、多岐にわたる要因が複合的に絡み合って発生することがほとんどです。
まずは「時間をおいて再試行」し、「検索を開始する場所」を確認するといった簡単なことから始めましょう。それでも解決しない場合は、サイトの検索設定、コンテンツの言語認識、そしてアクセス権限といった、より詳細な原因を特定し、対処していく必要があります。
SharePoint検索を最大限に活用するためには、管理者はもちろん、ユーザー自身も検索の仕組みや基本的な使い方を理解し、「インデックスが作成されるのを待つ」「正確なキーワードを使う」「必要な場合は高度な検索構文を利用する」といった意識を持つことが重要です。
