Power AutomateでTeamsに「自動リマインダー通知」を設定する方法：忘れがちな業務やイベントをスマートに通知！
「Teams（チームズ）のチャネルに、毎週決まった曜日に会議のリマインダーを自動で送りたいな」「毎日、終業時間になったら、日報提出のリマインダーを自動で流したいんだけど、Power Automate（パワー・オートメイト）で設定できるの？」「特定のイベントが近づいたら、自動でTeamsに通知を送って、みんなに注意喚起したいんだけど、どうすればいいの？」
こんな風に感じたことはありませんか？ チームでの業務において、決まった時間に繰り返されるリマインダーや、特定のイベントに対する注意喚起は非常に重要です。しかし、手動で毎回メッセージを作成して投稿するのは、手間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうこともありますよね。
Microsoft Power Automateを使えば、プログラミングの知識がなくても、指定したスケジュールに基づいて、Teamsのチャネルや個人チャットに自動でリマインダー通知を送信する仕組みを簡単に構築できます。これにより、手作業でのリマインダー業務から解放され、チーム内の情報伝達の効率と確実性が飛躍的に向上します。
Teamsへの「自動リマインダー通知」ってどんなこと？なぜ自動化が必要なの？
Power AutomateでTeamsに自動リマインダー通知を送る、とは、あなたが設定したスケジュール（例えば「毎日午前9時」や「毎週金曜日の午後」）に基づいて、Power Automateが自動的にTeamsの特定のチャネルや個人チャットへ、作成しておいたリマインダーメッセージを投稿する仕組みのことです。
なぜTeamsへの「自動リマインダー通知」が必要なのか？その主なメリット
このフローを自動化することには、たくさんの良い点があります。
- 忘れ防止と業務の確実性向上:会議、締め切り、提出物、定期的な確認事項など、忘れがちな業務やイベントに対するリマインダーを自動化することで、見落としを防ぎ、チーム全体の業務遂行の確実性を高めます。
- 手作業の削減と業務効率化:毎回手動でリマインダーメッセージを作成したり、投稿したりする手間が一切なくなります。これにより、あなたはより重要な業務に集中できるようになり、日々の業務効率が向上します。
- チーム全体の意識統一:決まった時間にリマインダーが流れることで、チームメンバー全員が同じ情報を同じタイミングで受け取ることができ、意識の統一や行動の促進につながります。
- コミュニケーションの活性化:リマインダー通知に、質問や意見を促す内容を含めることで、チャット内でのコミュニケーションのきっかけを作ることができます。
- 一貫性のある情報発信:常に同じ形式や内容のリマインダーが自動で送信されるため、情報発信の品質と内容の一貫性が保たれます。
Teamsへの「自動リマインダー通知」の主要なアクションと準備
Power AutomateでTeamsに自動リマインダー通知を送るには、主に以下の二つのステップを組み合わせます。
1. フローを「スケジュール」で開始する
まず、Power Automateに「いつリマインダーを送りたいのか」を教える必要があります。これは、フローが自動で動き出す「きっかけ」（トリガー）を、スケジュールとして設定します。
- 「スケジュール済みクラウド フロー」トリガー:「毎日」「毎週」「毎月」など、あなたが望む間隔や特定の時刻を設定して、フローを自動的に起動させることができます。これが、自動リマインダー通知の心臓部となります。
2. Teamsの「チャネルにメッセージを投稿」する
次に、スケジュールされたタイミングで、Teamsの指定したチャネルや個人チャットにリマインダーメッセージを投稿する操作を行います。
- 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する (Teams)」アクション:Teamsの特定のチャネルや個人チャットにメッセージを投稿するためのアクションです。リマインダーの本文を自由に設定でき、日付や時間など、動的なコンテンツを含めることも可能です。
- 「チャットまたはチャネルにアダプティブ カードを投稿して応答を待機する (Teams)」アクション（応用）:リマインダー通知に、ボタン（例: 「確認しました」「完了しました」）やテキスト入力欄（例: 「コメント」）を含めたい場合に利用します。これにより、ユーザーからの応答をカード上で直接受け取り、その後のフローに連携させることができます。
Teamsに「自動リマインダー通知」を送る具体的な手順
ここでは、「毎週月曜日の朝9時に、Teamsの特定のチャネルに『週次ミーティングのリマインダー』を自動送信する」というフローを例に、具体的な作成手順をステップバイステップで解説します。
事前準備：リマインダー通知を投稿したいTeamsのチャネルを確認
リマインダー通知を投稿したいTeamsの「チーム」と「チャネル」（例: チーム名「プロジェクトA」、チャネル名「ミーティング」）があることを確認しておきましょう。
ステップ1：Power Automateで新しいフローを作成します。
- ウェブブラウザを開き、Power Automateのウェブサイト（
make.powerautomate.com）にアクセスします。 - あなたのMicrosoft 365アカウントでサインインします。
- 左側のナビゲーションメニューで「作成」をクリックします。
- 表示されるフローの種類の選択肢の中から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択してください。これは、特定のスケジュールに基づいて自動で動かすフローです。
- フローの最初のスケジュールを設定します。
- フロー名: 分かりやすい名前を付けます（例: 「週次ミーティングリマインダー」）。
- 繰り返し間隔: 「1」を入力します。
- 頻度: ドロップダウンから「週」を選択します。（これにより、毎週実行されます。）
- 開始時刻: フローを初めて起動する日時を設定します。これは、フローが最初に実行される日付と時刻です。
- 特定の曜日: 「月」を選択します。（これにより、毎週月曜日に実行されます。）
- 時刻: リマインダー通知を送信したい時刻を設定します（例: 「09:00:00」と入力すると午前9時になります）。
- 「作成」ボタンをクリックします。
ステップ2：Teamsにリマインダーメッセージを投稿するアクションを追加します。
スケジュールされたタイミングで、Teamsに自動リマインダーメッセージを投稿します。
- 「繰り返し」トリガーの下に「新しいステップ」をクリックします。
- 検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する (Teams)」アクションを選択してください。
- アクションの詳細を設定します。
- 投稿者: 「Flow bot」を選択します。これにより、Power Automateのアイコンでメッセージが投稿されます。特定のユーザー名で投稿したい場合は「ユーザー」を選択します。
- 投稿先: 「チャネル」を選択します。
- チーム: リマインダー通知を投稿したいTeamsの「チーム」を選択します（例: 「プロジェクトA」）。
- チャネル: リマインダー通知を投稿したいチーム内の「チャネル」を選択します（例: 「ミーティング」）。
- メッセージ: ここに、Teamsに投稿したいリマインダーメッセージの内容を入力します。メッセージには、現在の日付や、会議の具体的な日時など、動的なコンテンツを含めると良いでしょう。メッセージの入力例:
@ミーティングチャネル 【週次ミーティングのリマインダーです！】 本日 @{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy年MM月dd日')} の週次ミーティングは、 午後2時から開始です。 議題の確認と、各自の進捗状況のご準備をお願いいたします。 会議リンク：[こちらをクリック](https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/...) よろしくお願いいたします。式の解説:
@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy年MM月dd日')}は、フローが実行された現在の日付を「YYYY年MM月DD日」の形式で自動的に挿入するための式です。これにより、メッセージがその日の日付を含むようになります。@ミーティングチャネル: チームの「ミーティング」チャネルに参加しているすべてのメンバーに通知を送るためのメンションです。必要に応じて@チーム名に変更することも可能です。[こちらをクリック](https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/...): 会議のTeamsリンクを分かりやすく表示するためのMarkdown形式のリンクです。実際の会議リンクに置き換えてください。
ステップ3：フローを保存して有効化します。
すべての設定が完了したら、フローを保存し、自動で動作するように有効化します。
- 画面右上の「保存」ボタンをクリックします。
- フローが保存されると、そのスケジュール設定に基づいて自動的に動作を開始します。
- フローが「オン」になっていることを確認してください。もし「オフ」になっている場合は、フローの詳細画面で「オンにする」ボタンをクリックして有効化します。
- テストを実行します。
- フローを保存した後、Power Automateのフロー詳細画面に戻り、「テスト」ボタンをクリックします。
- 「手動」を選択し、「テスト」をクリックします。
- Teamsアプリを開き、指定したチャネルにリマインダーメッセージが投稿されるのを確認します。メッセージの内容が期待通りかを確認してください。
- 自動実行のテストは、設定したスケジュール時刻になるまで待つ必要があります。
これで、指定したスケジュール（この例では毎週月曜日の午前9時）になると、Power Automateが自動的にTeamsの指定チャネルにリマインダー通知を投稿するようになります。
Teamsへの「自動リマインダー通知」をスムーズに運用するための「大切なポイント」
Power AutomateでTeamsへの自動リマインダー通知機能は非常に便利ですが、そのメリットを最大限に引き出し、スムーズな運用を実現するためには、いくつかの重要な注意点を理解し、適切に対処する必要があります。
1. リマインダーの「内容」を常に最新かつ分かりやすく保つ
定期的に送信されるリマインダーが、常に受信者にとって価値のある情報であることが重要です。
- 動的なコンテンツの活用:メッセージに現在の日付や、Power Automateが取得したデータ（例: SharePointリストの最新情報、Excelの集計結果）を自動的に含めることで、リマインダーをよりパーソナルで、常に最新の価値ある情報にできます。
- メッセージ内容の定期的な見直し:長期間同じリマインダーを送り続けると、見慣れてしまって見落とされがちになります。数ヶ月に一度など、定期的にメッセージの内容を見直し、より効果的な表現や情報がないか検討しましょう。
- 視覚的な工夫:絵文字（例: ⏰, ✅, ⚠️）、太字、箇条書きなどを活用して、メッセージを視覚的に分かりやすくし、重要な情報が目立つように工夫しましょう。
- アダプティブカードの活用（応用）:より視覚的に魅力的でインタラクティブなリマインダーを送りたい場合は、Teamsコネクタの「チャットまたはチャネルにアダプティブ カードを投稿して応答を待機する」アクションを使って、ボタンや入力欄を含むリッチなカード形式のメッセージを送信することもできます。これは、ユーザーからの「確認しました」などの応答を促したい場合に特に有効です。
2. 送信「スケジュール」と「頻度」を適切に設定する
リマインダーを送信するスケジュールと頻度は、チームメンバーの「通知疲れ」を防ぐ上で非常に重要です。
- チームの業務習慣に合わせる:チームのメンバーがTeamsを最もよく確認する時間帯や曜日を選んでリマインダーを送信しましょう。例えば、業務開始前、会議の1時間前、終業時間などです。
- 多すぎない頻度:必要以上に頻繁なリマインダー送信は、メンバーに通知を無視される原因になります。本当に必要な情報だけを、適切な頻度で送信するようにしましょう。例えば、毎日送る必要がないものは週次や月次に設定します。
- タイムゾーンの考慮:複数のタイムゾーンにまたがるチームの場合、リマインダーが適切な現地時間に届くように、Power Automateのフロー設定でタイムゾーンを考慮するか、メッセージ内で時間を明記するなどの工夫が必要です。
3. エラー通知と監視を設定する
リマインダー通知の送信が予期せず失敗した場合に備えて、必ず「エラーハンドリング」を設定し、Power Automateのフローがエラーになったことを、自動であなた自身や管理者に通知する仕組みを構築しておきましょう。
- 設定方法:メッセージ投稿アクションの「…」（三点リーダー）から「設定」を開き、「構成：実行条件」で「前のステップが失敗した場合」にもチェックを入れ、そのパスで通知アクション（例: メール送信）を設定します。これにより、問題発生時にすぐに気づき、対応することができます。
- フローの監視:Power Automateの管理センターで、フローの実行履歴を定期的に確認し、エラーが発生していないかを監視する習慣をつけましょう。
4. テスト環境での十分な検証を行う
本番環境で実際に自動リマインダー通知を稼働させる前に、必ずテスト環境（テスト用のチームやチャネル）でフローを十分にテストしてください。
- スケジュール設定の確認:正しい日時と頻度でリマインダーが送信されるかを確認します。
- メッセージ内容の確認:送信されるリマインダーメッセージの見た目や内容に誤字脱字がないか、動的なコンテンツが正しく表示されるか、リンクが正しく機能するかなどを確認します。
- 通知の到達確認:実際に通知が指定したチャネルに届くかを確認します。
Power AutomateでTeamsへのリマインダーを「自動化」し、チームの生産性を向上させよう！
Power AutomateでTeamsチャネルに自動でリマインダー通知を送ることは、チーム内の情報共有を効率化し、業務の確実性を高めるための非常に強力なツールです。
- トリガー: 「スケジュール済みクラウド フロー」でリマインダーを送りたい日時と頻度を設定します。
- アクション: 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する (Teams)」でリマインダーの内容と送信先を設定します。
- メッセージには、現在の日付などの動的なコンテンツを含めることで、常に最新の情報を提供できるよう工夫しましょう。
- スケジュールと頻度を適切に設定し、エラーハンドリングと徹底したテストを行うことが、安定運用への鍵となります。
これらの知識と手順を上手に活用して、あなたのチームのリマインダープロセスを自動化し、日々の業務をよりスムーズで効率的なものに変えてくださいね。
