SharePointリストとは？Excelを超えた情報管理ツール！作成方法も徹底解説
「SharePointリストってよく聞くけど、結局何ができるの？」「Excelと何が違うの？」
もしあなたがSharePointリストについて、このような疑問を抱いているなら、この記事はきっとお役に立ちます。SharePointリストは、単なる情報の羅列ではありません。Excelのような表形式でデータを管理できるだけでなく、SharePointやMicrosoft 365の他のサービスと連携することで、業務プロセスを劇的に効率化できる、非常に強力な情報管理ツールなのです。
SharePointリストとは？
SharePointリストは、SharePointサイト上で構造化されたデータ（情報）を管理するための機能です。簡単に言えば、Excelの表のように、行と列を使って情報を整理・格納するデータベースのようなものです。
例えば、以下のような情報をリストで管理できます。
- タスクリスト: プロジェクトのタスク、担当者、期限、進捗状況
- 備品管理: 会社の備品名、購入日、管理者、所在場所、状態
- 顧客連絡先: 顧客名、担当者、連絡先、最終連絡日、商談状況
- FAQ（よくある質問）: 質問、回答、カテゴリ、作成日
- イベント管理: イベント名、開催日、場所、参加者、費用
- 申請書管理: 申請の種類、申請者、申請日、承認状況、承認者
Excelとの大きな違いは、単にデータを保存するだけでなく、SharePointサイト内で共有・共同編集が容易であり、さらにバージョン管理、アクセス権限設定、ワークフロー連携（Power Automate）、簡易アプリ作成（Power Apps）など、高度な機能と連携できる点にあります。
SharePointリストの主な特徴とメリット
SharePointリストがなぜ多くの企業で活用されているのか、その主な特徴とメリットを見ていきましょう。
構造化されたデータ管理
情報を「列」（項目）と「行」（アイテム）で整理するため、データが常に決まった形式で入力され、一貫性が保たれます。これにより、データの検索、フィルター、並び替えが非常に容易になります。
Webブラウザでどこからでもアクセス・編集
SharePointサイトにアクセスできる環境があれば、PC、タブレット、スマートフォンなど、デバイスを問わずWebブラウザからリストの閲覧・編集が可能です。特別なソフトウェアは不要です。
複数人での共同編集
複数のユーザーが同時に同じリストを閲覧・編集できます。誰かが入力した内容はすぐに他のユーザーの画面にも反映されるため、リアルタイムでの情報共有と共同作業が可能です。
豊富な列の種類
テキスト、数値、日付と時刻、選択肢（プルダウン）、ユーザー（人）、はい/いいえ（チェックボックス）、ハイパーリンク、通貨など、様々な種類の列を設定できます。これにより、管理したい情報の性質に合わせて最適な入力形式を選べます。
ビューによる柔軟な表示
リストのデータを、目的に応じて様々な形式で表示できます。例えば、「未完了のタスクのみ表示」「特定の担当者のタスクのみ表示」「期限が近い順に並べ替え」など、フィルターや並び替え、グループ化を適用したカスタムビューを複数作成し、切り替えて利用できます。
アクセス権限の細かな設定
リスト全体、またはリスト内の個々のアイテム（行）に対して、閲覧、編集、削除などのアクセス権限を細かく設定できます。これにより、機密性の高い情報も安全に管理できます。
バージョン履歴:
リストアイテムの変更履歴が自動的に記録されます。誰が、いつ、どのような変更を加えたかを追跡でき、必要であれば過去のバージョンに戻すことも可能です。
Microsoft 365サービスとの強力な連携
- Power Automate (旧Microsoft Flow): リストへのアイテム追加や変更をトリガーに、自動でメール通知を送ったり、承認ワークフローを開始したり、他のシステムと連携したりできます。
- Power Apps: リストをデータソースとして、専門知識がなくても簡単に業務アプリ（入力フォームなど）を作成できます。
- Power BI: リストのデータをPower BIで分析・可視化し、リアルタイムのダッシュボードを作成できます。
- Microsoft Teams: Teamsのタブとしてリストを追加し、チーム内で直接リストを閲覧・編集できます。
- Excel: リストのデータをExcelにエクスポートしたり、Excelからリストにデータをインポートしたりできます。
通知機能:
リストのアイテムが追加、変更、削除された際に、指定したユーザーやグループに自動でメール通知を送る設定が可能です。
SharePointリストの作成方法（ステップバイステップ）
それでは、実際にSharePointリストを作成する手順を見ていきましょう。今回は、最も一般的な「空白のリスト」を作成する方法を解説します
ステップ1：SharePointサイトにアクセスする
- Webブラウザを開き、リストを作成したいSharePointサイトにアクセスします。
- サイトの左側のナビゲーションメニュー、またはサイトのトップページにある「+ 新規」ボタンをクリックします。
ステップ2：リストの作成を開始する
- 「+ 新規」メニューから「リスト」を選択します。
- リストの作成画面が表示されます。ここではいくつかの選択肢があります。
- 空白のリスト: ゼロから自分で列を定義して作成します。最も柔軟性が高い方法です。
- Excelから: 既存のExcelファイルからデータをインポートしてリストを作成します。
- 既存のリストから: 既に作成済みのリストの構造（列など）をコピーして新しいリストを作成します。
- テンプレートから: Microsoftが提供するテンプレート（例：タスクトラッカー、問題追跡、コンテンツカレンダーなど）を利用して作成します。 今回は「空白のリスト」を選択します。
ステップ3：リストの情報を入力する
- 「空白のリストの作成」画面で、以下の情報を入力します。
- 名前: リストのタイトル（例: 「備品管理リスト」「プロジェクトタスク」など）。後から変更可能です。
- 説明: リストの目的や内容を簡単に説明するテキスト（任意）。
- サイトのナビゲーションに表示: 左側のナビゲーションメニューにこのリストを表示するかどうか（チェックボックス）。通常はチェックを入れておくとアクセスしやすくなります。
- 入力後、「作成」ボタンをクリックします。
ステップ4：列（カラム）を追加する
リストが作成されると、デフォルトで「タイトル」という列が一つだけ表示されます。ここに、管理したい情報の項目（列）を追加していきます。
- リストの画面で、「+ 列の追加」ボタンをクリックします。
- 追加したい列の種類を選択します。
- 1行テキスト: 短いテキスト（例: 備品名、氏名）
- 複数行テキスト: 長いテキスト（例: 備考、説明）
- 場所: 地図情報と連携した場所情報
- 数値: 数値のみ（例: 数量、金額）
- 日付と時刻: 日付や時刻（例: 購入日、期限）
- はい/いいえ: チェックボックス（例: 完了、承認済み）
- ユーザー: SharePointユーザーを選択（例: 担当者、承認者）
- 選択肢: ドロップダウンリストから選択（例: 部門、ステータス）
- 通貨: 通貨形式の数値
- ハイパーリンク: URLリンク
- 画像: 画像ファイル
- 参照: 別のリストやライブラリのアイテムを参照
- その他: さらに詳細な列の種類を選択できます。
- 選択後、列の名前を入力し、必要に応じてその他の設定（例: 必須項目にする、既定値、選択肢の追加など）を行います。
- 「保存」をクリックして列を追加します。
- 管理したい項目分、この手順を繰り返して列を追加していきます。例：備品管理リストの場合
- 「タイトル」（デフォルト）を「備品名」として使う
- 「+ 列の追加」→「選択肢」→「カテゴリ」（例: PC、モニター、ソフトウェア、その他）
- 「+ 列の追加」→「ユーザー」→「管理者」
- 「+ 列の追加」→「日付と時刻」→「購入日」
- 「+ 列の追加」→「数値」→「金額」
- 「+ 列の追加」→「選択肢」→「状態」（例: 良好、修理中、廃棄済み）
- 「+ 列の追加」→「複数行テキスト」→「備考」
ステップ5：リストにアイテム（データ）を追加する
列の追加が完了したら、実際にデータを入力していきます。
- リストの画面で、「+ 新しいアイテム」ボタンをクリックします。
- 追加した列に対応する入力フィールドが表示されますので、必要な情報を入力します。
- 入力後、「保存」をクリックします。
- この手順を繰り返して、必要なデータをリストに追加していきます。
ステップ6：ビューを作成・活用する（任意）
リストのデータが増えてきたら、ビューを活用して見やすく整理しましょう。
- リストの画面上部にある現在のビュー名（デフォルトでは「すべてのアイテム」）のドロップダウンをクリックします。
- 「ビューの作成」を選択します。
- ビューの名前（例: 「未完了タスク」「PC備品一覧」）を入力し、表示形式（リスト、カレンダー、ギャラリーなど）を選択します。
- 「フィルター」「並べ替え」「グループ化」などの設定を行い、「作成」をクリックします。
- フィルター: 特定の条件に合うアイテムのみを表示（例: 「ステータス」が「未完了」のアイテムのみ）
- 並べ替え: 特定の列の値を基準に並べ替え（例: 「期限」が近い順）
- グループ化: 特定の列の値でアイテムをグループ化（例: 「担当者」ごとにグループ化）
- 作成したビューは、いつでも切り替えて利用できます。
SharePointリストで情報管理を効率化しよう！
SharePointリストは、単にデータを保存するだけでなく、共同作業、自動化、データ分析など、多岐にわたる業務改善に貢献できる強力なツールです。Excelでの管理に限界を感じている情報や、チームで共有・更新したい情報を、ぜひSharePointリストで管理することを検討してみてください。
最初はシンプルなリストから始めて、慣れてきたらPower Automateとの連携やPower Appsでのカスタムフォーム作成など、さらに高度な活用に挑戦してみることをお勧めします。SharePointリストを使いこなすことで、あなたのチームの情報管理と業務効率は格段に向上するはずです。
