「代理を立ててください」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶
「代理を立ててください」は、自分が業務や会議、打ち合わせ、イベントなどに参加できないため、代わりの担当者を立ててもらう必要がある場合に使用されます。ビジネスの場面では、急な出張や病欠、他の業務との兼ね合いでどうしても出席が難しいときに、責任を持って進行できる別の人をお願いする際に適切な表現となります。
また、正式な契約手続きや交渉の場面において、本人でなくても進行可能な場合に、「代理を立てることが可能であるかどうか」確認する意図でも使われることがあります。この表現は、依頼の仕方によっては強い印象を与えることがあるため、相手の状況を考慮し、丁寧な言葉を選ぶことが大切です。
メールを送る際の注意点
① 理由を明確に伝える
ただ「代理を立ててください」と依頼するだけでは、相手に納得してもらえない場合があります。なぜ自分が対応できないのか、できるだけ具体的に説明し、納得感を持たせることが大切です。
例:
「急な業務都合により、当日の会議への出席が難しくなりました。そのため、大変恐縮ですが、代理の方を立てていただけますでしょうか。」
② 代理を立てる相手の条件を伝える
特に専門的な話し合いや意思決定が求められる場面では、代理を立てる際の条件を明記すると、スムーズに対応してもらいやすくなります。
例:
「会議の内容を十分に理解している方にご対応いただけますと幸いです。」
③ 事前準備について相談する
代理の方がスムーズに業務を進められるように、必要な資料や背景情報を共有することを提案するのも重要です。
例:
「代理の方がご対応しやすいように、事前に必要な情報を共有させていただきますので、ご相談いただければと思います。」
失礼がない伝え方
柔らかい表現
- 急なお願いで恐縮ですが、当日出席が難しくなりました。つきましては、代理の方にご対応いただくことは可能でしょうか。
- 勝手なお願いを申し上げて申し訳ございませんが、当日出席が叶わず、代理の方をご手配いただけますと幸いです。
- 先約があり出席が難しくなりましたため、代理の方にご対応いただくことをご検討いただけますでしょうか。
- 事前に調整ができず、申し訳ございません。代理の方をお願いすることは可能でしょうか。
- 急なご連絡となり申し訳ありません。やむを得ない事情により、代理の方をご手配いただけますでしょうか。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。本件につきまして、ご相談がありご連絡いたしました。
- 大変お世話になっております。急なお願いで申し訳ございませんが、ご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 先日ご案内いただいた件について、ご確認のお願いがあり、ご連絡させていただきました。
- いつもご対応いただき、誠にありがとうございます。今回、日程の都合上、代理の方をご手配いただきたく、ご相談申し上げます。
- お世話になっております。本日はご相談があり、ご連絡を差し上げました。
締めの挨拶
- 代理の件について、何かご不明な点や調整が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
- お手数をおかけし申し訳ありませんが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。何かございましたら、遠慮なくお知らせください。
- ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。事前に必要な情報がございましたら、お申し付けください。
- 急なお願いとなり申し訳ございませんが、ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。代理の方にも後ほどご挨拶させていただきます。
- ご対応いただけますと幸いです。何かご不明点がございましたら、ご遠慮なくご相談ください。今後ともよろしくお願いいたします。
注意しないといけない状況
「代理を立ててください」と依頼する際には、以下のような点に注意が必要です。
① 代理の方が対応可能かどうか事前に確認する
依頼する側の都合で代理を求めるだけでは、相手に負担をかけてしまうことがあります。事前に「対応可能な方がいるかどうか」を確認し、無理のない範囲でお願いすることが重要です。
② 代理の方へのサポートを準備する
代理の方がスムーズに対応できるように、必要な資料や背景情報を共有することが求められます。また、当日フォローが必要な場合は、誰が対応するのかも明確にしておくことが大切です。
③ 代理を立てることが難しい場合の代替案を考えておく
もし代理を立てることが難しい場合は、オンラインでの参加や日程変更などの別の方法を提案することも検討しましょう。
柔らかい伝え方の例
- 当日出席が難しくなってしまいました。ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、代理の方をご手配いただくことは可能でしょうか。
- 直前のお願いとなり恐縮ですが、業務の都合により代理の方にご対応いただくことは可能でしょうか。
- 予定が重なってしまい、当日出席ができない状況となりました。代わりにご対応いただける方をご手配いただけると幸いです。
- 急なお願いで申し訳ございませんが、当方の都合により代理の方にお願いすることをご検討いただけますでしょうか。
- ご多忙のところ申し訳ありませんが、代理の方をご手配いただくことは可能でしょうか。事前に必要な情報は共有させていただきます。
目上の方へ「代理を立ててください」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
いつも力添えをいただいている上司へのお願い
いつも多方面でご指導いただき、心より感謝しております。実は、来週予定されている会議について、私自身がどうしても外せない社外研修に出席しなければならなくなりました。これまでに日程を調整しようと試みましたが、主催者側の都合もあり、どうしても参加を避けられない状況です。大変申し訳ない思いでいっぱいですが、この会議を空白にするわけにはいかないと感じております。つきましては、恐れながら、私の代理として出席してくださる方を社内の中からお願いすることは可能でしょうか。議題の要点や準備すべき資料は、私のほうで責任をもって整え、引き継ぎ内容を書面にまとめてお渡しいたします。上司の貴重なお時間を割いていただくことに重ねて恐縮ではありますが、もし信頼のおける方を推薦いただけましたら、非常に助かります。今後はこのような重複を避けられるよう計画的にスケジュールを組みますので、何卒ご理解を賜りますようお願いいたします。お忙しいところ恐縮ですが、どうかよろしくお願いいたします。
急な出張に伴う会議の対応をお願いしたいとき
日頃より、温かいご指導と励ましをありがとうございます。突然のご連絡で恐縮ですが、来週の社内会議についてご相談があります。実は、当初は問題なく出席できると思っていたのですが、先ほど別件で遠方出張の指示が入り、やむを得ず当日の予定が重なってしまいました。社内会議では重要な意思決定が行われる予定のため、私がいないことで混乱や遅延が生じるのは避けたいと考えております。そこで大変恐れ多いのですが、私の代理として出席いただける方を、上司からご紹介いただくことは可能でしょうか。必要書類や議題の背景情報につきましては、すぐに共有いたしますし、事前の打ち合わせにも対応する所存です。お忙しい時期にご面倒をお掛けし、申し訳ございませんが、皆様にご迷惑がかからないよう最善を尽くしたいと考えております。何卒ご支援のほどよろしくお願いいたします。
部下への業務引き継ぎを上司に相談するとき
いつも丁寧にご指導くださり、誠にありがとうございます。次回のプロジェクト定例会について、私自身が事業部との緊急ミーティングに呼ばれてしまい、同日の同時刻に参加が難しくなりました。定例会はプロジェクト全体の進捗状況を共有する大切な場ですので、欠席することはできるだけ避けたいと考えております。そこで、急なお願いではありますが、私の部下の中でも業務に詳しいメンバーを代理として出席させることを許可していただけないでしょうか。もちろん、引き継ぎ事項は事前にしっかりと打ち合わせをし、当日発言すべき内容や質疑応答の想定などを細かく伝えるつもりです。上司としても、私に代わる人材が不安要素になる可能性があると承知しておりますが、何とかプロジェクトを円滑に進めるためにご理解をいただきたく存じます。もしご意見やご不安点がありましたら何なりとお知らせください。どうかよろしくお願いいたします。
社内式典への出席が難しい際の仲介依頼
日頃より大変お世話になっております。来月予定されている社内式典につきまして、私もぜひ出席したいと思っておりましたが、急遽、その日程に外部研修が重なってしまいました。式典は社内の大切な行事ですので、ただ欠席するだけでは関係者に失礼に当たると考えております。そこで、誠に恐縮ながら、上司からどなたか適任の方を代理出席としてご指名いただけないでしょうか。もし可能であれば、式典の趣旨や進行内容を十分に把握している方を選んでいただけますと幸いです。私のほうでもできる限り、事前に必要事項をお伝えし、挨拶が必要な場面がある際には、その内容をまとめてお渡しする予定です。ご足労をお掛けしますが、会社の重要行事をスムーズに進めたいという思いからのお願いですので、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
人事面談の代理実施をお願いする謝罪を含む連絡
いつも温かいご助言をいただき、心から感謝しております。実は、私が担当している人事面談のスケジュールと、部内のプロジェクト運営が重なってしまい、どうにも両立が難しい見通しとなってしまいました。人事面談は社員一人ひとりの働き方や今後の成長を確認する重要な時間ですので、適当に済ませるわけにはいきません。しかしながら、プロジェクト納期も迫っており、私だけでは不備が生じる恐れが高いと感じております。そこで大変恐縮ですが、私に代わって人事面談を行っていただける適切な担当者を、上司からご指定いただければ幸いです。私のほうで各メンバーの情報やこれまでの評価経緯などをまとめた資料を作成し、引き継ぎとしてお渡しいたします。勝手な都合で申し訳ございませんが、何卒ご理解いただきたく、よろしくお願いいたします。
会社外の公式行事に代理を立てるための許可申請
日頃から幅広いお力添えを賜り、深く感謝しております。実は、先方企業の公式行事に招待をいただいており、本来であれば私自身が伺う予定でした。しかしながら、同日に弊社の新事業方針の緊急会議が入ってしまい、私がそちらに優先的に出席しなければならない状況です。公式行事を欠席するのは誠に心苦しいのですが、どうしても両方への参加が難しく、結果的に先方へご迷惑をお掛けする形は避けたく存じます。そこで、私の代理として外部行事に出席できる社員を指名することを、上司にご相談させていただきたく思います。事前に先方の行事概要やご挨拶のポイントなどをまとめ、代理で出席していただく方にもスムーズにご対応いただけるよう準備いたしますので、ご承諾いただけますようよろしくお願いいたします。
メディア対応で代役を立てる方の推薦を仰ぐ依頼
いつも貴重なアドバイスをくださり、大変勉強になっております。今度、業界誌の取材を受ける機会があるのですが、取材日がどうしても他の重要案件と重なってしまいました。弊社の取り組みを外部に正しくお伝えするためにも、取材にきちんと応じる必要があると痛感しております。しかし、私が両方を同日にこなすことは困難を極めると見込まれますので、誠に恐れ入りますが、メディア対応に慣れた方を代理として出席させていただきたいと考えております。上司から誰か適切な方をご推薦いただくことは可能でしょうか。インタビューで押さえておきたい内容やメッセージは、私のほうであらかじめ整理し、取材前に打ち合わせを実施して万全を期します。突然のお願いになり恐縮ですが、円滑な広報活動につなげたいと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
取引先の企業へ「代理を立ててください」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
弊社担当者の変更を依頼する始まり
平素より大変お世話になっております。ご予定いただいております商談につきまして、本来は私が同席すべきところ、急遽海外出張へ行かなければならなくなりました。皆様の大切なお時間をいただくにも関わらず、日程調整が難しくなり誠に申し訳ございません。ただ、今回の商談内容は弊社にとっても非常に重要ですので、空振りにならないよう努めたいと考えております。そこで大変恐れながら、私の代理として弊社の別の担当者を手配させていただければ幸いです。彼は当該案件の詳細を十分に把握しており、これまでの打ち合わせ内容も引き継ぎ済みです。つきましては、当日は私の代わりに全力で対応いたしますので、何卒ご理解いただきたくお願いいたします。後日改めて私自身からもご挨拶に伺う予定ですので、引き続きよろしくお願いいたします。
共同プロジェクトの会議参加が難しい際の連絡
日頃より格別のご高配を賜り、ありがとうございます。次回の共同プロジェクト会議への出席についてご連絡差し上げます。実は、弊社で急発生した別案件への対処が必要になり、私が当日そちらの対応に追われる見込みとなりました。プロジェクトの進行に支障が出ないよう最善を尽くしたいと思いますので、私の代理として別の担当者を参加させる形で調整中です。当の担当者は、これまでの経緯をしっかり把握しており、皆様とのやり取りもスムーズに行える能力を持っております。もし追加でご要望や事前準備がありましたら、早急に共有いただけますでしょうか。私も同時並行でフォローし、会議後は速やかに報告を受けて次のステップを円滑に進める所存です。急なお知らせになり申し訳ございませんが、引き続きよろしくお願いいたします。
発注内容の打ち合わせに代理を派遣する提案
いつも弊社をご愛顧くださり、心より感謝申し上げます。ご依頼いただいた発注内容の打ち合わせに関してご連絡いたします。実は、私がその日に外せない役員会議に出席することが決まり、打ち合わせ時間と完全に重複してしまいました。大切なプロジェクトであり、無理に延期をすると皆様のスケジュールにも影響を及ぼしかねませんので、弊社から別の担当者を代理で派遣させていただければと考えております。彼は今回の発注内容を事前に十分把握しており、必要な資料や条件面の調整も行うことができます。私も会議後に速やかに状況を確認し、合意内容を踏まえて対応を進めますので、どうかご安心ください。つきましては、今後ともご要望がございましたら遠慮なくお知らせいただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
商品企画プレゼンの場に別担当者が同行する旨の連絡
平素より多大なるご協力をいただき、ありがとうございます。来週予定しておりました商品企画のプレゼンテーションですが、急な問題で私が出張を延長せざるを得なくなり、当初のスケジュールに間に合わない見込みとなりました。そこで恐縮ですが、弊社の同僚である○○が私の代理としてプレゼンに参加させていただきたく存じます。彼は商品開発の内部情報を熟知しており、質疑応答にも十分対応できる経験を積んでおります。事前に私と打ち合わせを行い、プレゼン資料やデモ動画などはすべて準備いたしますので、これまでと同様に有意義な時間にしていただけると確信しております。せっかくご予定を合わせていただいたにもかかわらず私が直接伺えず、申し訳ございません。後日改めてご挨拶の機会を頂戴できれば幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
締結目前の契約確認を任せたい相談
いつも迅速な対応をいただき、心より感謝いたします。弊社と貴社との契約締結に向けて、最終段階の確認作業を進めてまいりましたが、私自身が急な病欠で予定していた打ち合わせに参加できなくなりました。契約の完了をこれ以上遅らせるのは好ましくないと考えておりますので、私の代理として法務部の同僚をそちらに伺わせる段取りで進めたいと思います。彼は契約条項や合意事項について十分な知識を持ち、法的な観点での質問にも対応可能です。また、これまで私が交わしたやり取りも一通り把握しているので、話が止まることなく進むと期待しております。体調が回復し次第、私も早急に確認し、問題がないように整えます。大事な時期にご不便をおかけして申し訳ございませんが、どうかご理解を賜りたく、よろしくお願いいたします。
販売促進イベントに同行できないときの対応
日頃から厚い信頼をお寄せいただき、ありがとうございます。先にご案内していた販売促進イベントへの同行に関して、ご一報がございます。突然のことではありますが、当日同時刻にどうしても回避できないトラブル対応が社内で発生しそうで、私がイベントに参加するのが極めて困難な状況になりました。このイベントは両社にとって大切なPRの機会であるため、弊社としても手薄にならないよう手配を進めております。具体的には、私に代わり営業部の同僚を派遣し、現地でのコミュニケーションやプレゼンを担当させる予定です。彼は商品知識も豊富で、イベント運営経験もあることから、スムーズな進行が期待できます。私が不在でご不安をおかけするかもしれませんが、万全のフォロー体制を整えておきますので、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
新サービス開始前の打ち合わせを他の社員に任せる報告
平素よりお力添えいただき、深く感謝いたします。貴社と進めております新サービスの立ち上げに関する最終打ち合わせについて、スケジュールの確認をさせてください。実は、私がどうしても避けられない社内監査の対応を任されており、打ち合わせ当日に不在となることが確定しました。このまま予定を先延ばしすると開発スケジュールに影響が及ぶため、私の代理としてプロジェクトチームのリーダーを派遣いたします。彼は仕様やコスト面などの詳細を把握しており、その場で具体的な調整案を提示できる能力を備えております。打ち合わせの内容は逐一共有し、私も速やかに確認と追加指示を出す予定ですので、引き続きスムーズに進行できるよう努めます。勝手な都合で申し訳ありませんが、今後ともよろしくお願いいたします。
新規取引先に「代理を立ててください」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
初めての商談に出向けない旨のおわび
このたびは弊社とのお取引にご関心を持っていただき、誠にありがとうございます。実は、ご提示いただいた日時での初回商談に私が直接お伺いする予定でしたが、社内で緊急事案が生じ、当日に外せない調整が入ってしまいました。大変失礼なお願いとは存じますが、新規のご縁を大切にしたいため、私の代理として経験豊富な同僚を派遣させていただけないでしょうか。彼は弊社の製品概要やサービスの特徴を把握しており、またお取引に必要な資料も完全に準備しているので、不便をおかけすることはないと考えております。もちろん後日、私自身からも改めてご挨拶に伺う所存です。急な変更でご迷惑をお掛けしますが、何卒ご検討くださいますようお願い申し上げます。
新規契約に向けた説明会の日程重複を謝罪する書き方
初めまして、弊社営業部の○○と申します。このたびは弊社のサービスにご興味を示してくださり、ありがとうございます。さて、説明会の開催日についてご連絡差し上げます。実は、私が対応することになっておりましたが、その日程に大事な社内プレゼンが同時に組み込まれてしまい、どうしても両方に参加することができなくなりました。せっかくの機会を無駄にしてしまわないよう、私の代理として弊社の専任担当者をお伺いさせたいと考えております。彼は契約条項やサービス概要について深い知識を持ち、質疑応答にも十分対応できる体制が整っております。私も後日フォローアップのために連絡を入れる予定ですので、どうか安心してお任せいただければ幸いです。急な変更でご不安をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
新製品デモンストレーションに代理を派遣する理由
このたびは弊社の新製品デモンストレーションのお声がけをいただき、誠にありがとうございます。ご指定いただいた日程でお伺いしたいと考えておりましたが、私が出席予定だった社外カンファレンスが日延べになり、同日に重なってしまいました。そこで恐縮ですが、私の代理としてチームメンバーの○○を派遣できればと存じます。彼は開発現場にも深く携わっており、新製品の特徴や導入のメリットを詳しくご案内できる人材です。もちろん、後ほど私も改めてご連絡を差し上げ、サポートに努めるつもりですので、安心してご検討ください。貴社と良いパートナーシップを築いていく第一歩として、しっかり対応させていただきます。何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
規約説明の場へ参加できない事情を述べるメール
このたびご縁があり、新規にお取引を検討いただきありがとうございます。契約前の規約説明の機会をいただいていたにもかかわらず、私が社内の法務担当と急遽進めねばならない契約見直しが発生し、当日そちらに時間を割かざるを得なくなりました。誠に申し訳ございませんが、お約束していた説明には私の代理として社内で協力しあっている別の営業担当を行かせたいと考えております。彼は規約の内容を熟知しており、疑問点にもしっかり回答できるスキルを持っています。まずはそちらでの説明をお受けいただき、追加でご不明点があればいつでも私に直接ご連絡ください。今後とも円滑なお付き合いを進められるよう最善を尽くしますので、引き続きよろしくお願いいたします。
見積もりプレゼンの日程を変更できない場合のお願い
初めてのご連絡となりますが、弊社製品へのお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。先日ご連絡いただいた見積もりプレゼンの日時を拝見いたしましたが、私個人の予定が社内監査対応と重なり、当日は動きが取れない状況です。貴社の貴重なお時間をいただくことになりますので、プレゼンを延期することはなるべく避けたいと考え、私の代理として弊社のスタッフを伺わせる案を検討しております。彼は当該製品の提案活動に長く携わっており、仕様の細部や価格交渉に関する情報もしっかりと把握しております。私も監査が終了次第、内容を確認し追加のサポートに当たりますので、スムーズなプレゼンにしていきたいと思います。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
新規コンサルティング導入時の代理担当者指名
ご多忙のところ、弊社コンサルティングサービスに興味をお持ちくださりありがとうございます。早速ですが、初回打ち合わせの日程に関して私自身がどうしても先に決まっていた社内研修を外すことができず、その日に伺うのが難しくなってしまいました。せっかく日程を合わせていただいたのにも関わらず、こちらの都合で申し訳ございません。ただ、代理として配属先のチームリーダーをお伺いさせれば、十分に有益な打ち合わせができると考えております。彼はコンサル業務にも長く携わっており、具体的な導入ステップやアフターフォローの流れを詳しく説明できるはずです。打ち合わせ終了後は私も状況を共有され次第、直ちにサポートに入りますので、円滑に導入プロセスを進めていきたいと思います。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
新規プロジェクト初回ミーティングに同行不能な報告
このたびは私どもの提案にご興味を持っていただき、大変うれしく存じます。初回ミーティングの日程について、私が現場視察のスケジュールをどうしても調整できず、同じ日時に外せない訪問が確定してしまいました。大切な初回ミーティングを延期するのは望ましくないと思われますので、私の代理としてプロジェクトメンバーの○○を送り込みたいと考えております。彼は提案内容のコンセプトにも深く関わっており、プロジェクトの方向性をしっかり共有しています。さらに、技術面の質問にも対応できる知識を持っているため、初回から十分な話し合いが可能かと存じます。私は後日必ず皆様へご連絡し、改めて詳細を確認して次の段階へ進める所存です。突然の申し出で恐縮ですが、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。
顧客・お客様へ「代理を立ててください」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
担当カウンセラーが臨時休暇となった際のお知らせ
平素より弊社サービスをご利用いただき、厚く御礼申し上げます。ご予約いただいておりましたカウンセリングセッションについて、担当の者が急病のため臨時休暇を余儀なくされてしまい、当日にお伺いできない状況となりました。せっかくご予定を立てていただいていたところ大変申し訳ございません。もしご希望でしたら、同じくカウンセリング経験豊富な別の者を代理として担当させていただくことも可能です。その際、カウンセリング内容やこれまでの経緯はしっかりと引き継ぎを行い、お客さまに負担をかけないよう努めます。もし日程変更も含めご検討いただければ幸いですが、いち早くご相談を再開できるように弊社としても柔軟に対応いたします。ご不便をおかけし誠に恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
保守点検スタッフが変更になる場合の連絡
いつも弊社のサポートサービスをご利用いただき、ありがとうございます。ご依頼いただいております保守点検のスケジュールについて、担当スタッフが不測の事態で長期休暇を取得せざるを得なくなり、当初予定していた訪問日に伺うことが難しくなりました。そこで、サービスに支障をきたさないよう、社内で最も対応力のある別のスタッフを代理として手配いたします。点検作業の手順やお使いの機器に関する情報は引き継ぎ済みですので、ご安心いただければ幸いです。もし何か気になる点や事前に確認しておきたいことがございましたら、お気兼ねなくお知らせください。お客さまのスケジュールに合わせて柔軟に対応いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
予約した担当スタイリストが不在になる謝罪
日頃より弊社サロンにお越しいただき、心から感謝しております。楽しみにしていただいているご予約に関して、大変申し上げにくいのですが、担当予定のスタイリストが急な家族の事情により当日出勤できないことが確定いたしました。もちろん無理に出勤を求めるのは難しいため、代わりとして信頼できる別のスタイリストを手配させていただきたいと考えております。施術履歴やお好みのスタイルなどはしっかり引き継ぎを行い、ご要望に合わせた提案をさせていただきます。もし担当者の変更ではご不安という場合は、ご予約の日時自体を改めて調整させていただくことも可能です。せっかくご利用いただくところ申し訳ございませんが、引き続きご満足いただけるよう全力で努めますので、どうぞご理解を賜りますようお願いいたします。
カスタマーサポートのオペレーター交代を知らせる文面
いつも弊社カスタマーサポートをご利用くださり、誠にありがとうございます。お問い合わせ中のお客さまには既にやり取りさせていただいている担当オペレーターがおりますが、急な配置転換の指示が出まして、当日より異なる業務を任されることになりました。そのため、引き続きの対応につきましては、別のオペレーターが代理でご連絡させていただきます。事前にお客さまのご要望履歴や問題点、進捗状況などは綿密に引き継いでおりますので、スムーズなサポートを提供できる見込みです。今後とも何かございましたら遠慮なくお聞かせください。お客さまのご負担を極力減らすために社内一丸となって対応いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
顧客訪問日に担当営業が出向けない連絡
日頃より弊社のサービスをご利用いただき、心より御礼申し上げます。実は、次回訪問の件でご連絡を差し上げました。担当営業がご契約内容の確認や製品追加の提案を行う予定でしたが、社内の緊急会議が同じ日に入ってしまい、どうしても外せない状況です。そこで誠に勝手ながら、私のほうで指名させていただいたもう一人の営業を代理として訪問させることは可能でしょうか。お客さまのご要望やこれまでのお話を十分理解しており、追加のご要望にも迅速に対応できると考えております。もちろん、後日あらためて担当営業からも連絡をさせ、最終的な確認やアフターフォローに努めます。ご迷惑をおかけいたしますが、引き続きよろしくお願いいたします。
商品クレーム対応の担当変更をお知らせする場合
このたびは弊社の商品についてご不便をおかけし、深くおわび申し上げます。ご連絡いただいたクレーム対応につきまして、当初担当していた者が急な転勤で部署を離れることになりました。そのため、今後の対応は別のスタッフが引き継ぐ形となります。すでにお知らせいただいた不具合状況やお客さまのご要望は、詳細に共有してありますので、改めて最初からご説明いただく必要はございません。引き続き早急に対応を進め、問題解決に向けて尽力いたしますので、どうかご安心ください。もし不明点や不安な点がありましたら、遠慮なくご連絡ください。誠心誠意、最後まで責任を持って対応いたします。
契約更新に伴う担当者再編を伝える依頼
このたびは長きにわたり弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。契約更新に際し、より適切なサポート体制を整えたいと考えており、担当者の配置を見直す運びになりました。これまでお世話をさせていただいた者ではなく、新たに配属されたスタッフが契約の詳細についてご説明に伺う予定です。突然の変更で戸惑いをおかけするかもしれませんが、担当者はお客さまの状況を把握するための研修をしっかり受けており、これまでの経緯も十分に理解しておりますので、引き続き安心してご利用いただけるよう努めます。実際にお会いした後でも、ご意見や不明な点がございましたらいつでもお知らせください。今後も継続的にサポートを充実させてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
社内メールで「代理を立ててください」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
急用で会議に出られないときの伝え方
お疲れさまです。明日の定例会議について、私が出席予定でしたが、急ぎの用事が入り、同時間帯に外出せざるを得なくなりました。議題に関しては事前にまとめた資料がありますので、どなたかに代わりに参加してもらえないでしょうか。該当の資料は今すぐ共有可能ですし、ポイントとなる項目を簡単にまとめたメモもあります。皆さんに余計な負担をかけてしまい申し訳ありませんが、会議の流れが滞らないよう、ご協力をお願いいたします。戻りましたら速やかに状況を確認し、私もフォローに入るつもりです。何かご要望や質問があれば遠慮なくお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
研修講師を他の社員に任せる連絡
お疲れさまです。来週予定の新入社員向け研修についてご相談があります。本来なら私が講師を担当するはずでしたが、急遽、取引先で不具合が発生し、現地へ飛ぶ必要があるため同時刻に出席できそうにありません。研修内容そのものはすべて資料化しており、進行手順もまとめてありますので、別の方に代理をお願いできないでしょうか。事前にポイントとなる話題や注意点などは共有しますし、対応に困るような質問が出た場合のために連絡手段も用意しておきます。急な依頼で申し訳ございませんが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
社内行事の準備担当を変更する案内
みなさん、日頃からチームワークを大切に動いてくださり感謝しています。来月の社内イベントについて、私が準備のまとめ役を引き受けていましたが、別部署とのコラボ案件が一気に動き出し、正直なところ時間配分が厳しくなってまいりました。全体の進行を遅らせるわけにはいかないので、代わりに誰かにまとめ役をバトンタッチしてもらえないかと思っております。もちろん、引き継ぎ資料や予算管理のリストなどはすでに整えており、要点をまとめたノートも用意してあります。イベントを成功に導くためにも、ご意見や協力が必要ですので、もし手を貸してくださる方がいればぜひ挙手をお願いします。みなさんには急なお願いとなりますが、どうかご理解をお願いいたします。
プレゼン当日の登壇者交代を提案する連絡
お疲れさまです。今週末に予定している社内プレゼンで、私がメインスピーカーを務めることになっておりました。しかし、ほぼ同時刻に役員クラスとの突発ミーティングが入り、プレゼンの時間帯に重なってしまいました。そこで、当日説明する資料や流れを整理したうえで、別の方に代理で発表していただけないか、ご意見を伺いたいです。すでにグラフやデータをアップデートし、説明スクリプトも共有可能な状態です。私がいなくても発表が円滑に進むようサポートしますので、厳しいようでしたら遠慮なくご指摘ください。プレゼン後の質疑応答のフォローなどは、私も後日引き継いで行うつもりです。どうぞよろしくお願いいたします。
セミナー参加枠を別の社員へ割り当てる相談
お疲れさまです。社外セミナーに参加する予定がありましたが、急ぎの顧客対応に追われることになり、どう考えてもセミナー当日に出向くのが難しくなりました。せっかくの参加枠を無駄にするのはもったいないので、興味のある方や時間の都合がつく方に代理として行っていただきたいと思います。参加後には、得られた情報を社内共有してもらえれば、みんなの学びにもなるはずです。セミナーの詳細やスケジュールはメールでお知らせしますので、もし引き受けられる方がいらっしゃいましたら、お手数ですが教えてください。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、何とぞよろしくお願いいたします。
緊急会議が重なったための代理サポート依頼
いつもチーム連携にご協力いただき、ありがとうございます。来週行われる定例ミーティングで私が中心になって資料を説明する予定でしたが、別の緊急会議が同日に入ってしまい、時間帯がかぶってしまいました。資料自体はほぼ完成しており、読み上げる内容も見やすくまとめています。皆さんにはいつも負担をかけてばかりで恐縮ですが、どなたか代理で説明を担当していただくことは可能でしょうか。何か疑問点があれば、事前にしっかり打ち合わせをさせていただきますし、帰社後に私もすぐフォローアップを行います。至らぬ点がありましたらご指摘ください。どうぞよろしくお願いいたします。
社内勉強会の進行役を交代したい事情
お疲れさまです。次の社内勉強会で進行役を務める予定だったのですが、重なって別プロジェクトのクライアント対応が急ピッチで進んでおり、勉強会に集中できる見通しが立たない状況です。勉強会自体はみんなの成長のためにも、しっかりした進行で進めたいと考えているので、私の代わりに進行役をやってくださる方を探しています。進行台本やトピックリスト、質疑応答の想定などはある程度まとめていますので、引き継ぎや準備が楽になるよう配慮します。短い期間で申し訳ありませんが、皆さんのご協力をお願いできれば助かります。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
「代理を立ててください」を使用する際の注意点、まとめ
- 自分の都合を正直に伝えつつ配慮を忘れない
やむを得ない事情で代理を依頼する場合でも、相手へのお詫びと感謝の姿勢をきちんと示すことが大切です。勝手な印象を与えないよう、事前に誠意をもって連絡しましょう。 - 代わりに行く人への引き継ぎを徹底する
資料や議題、要点などを整理し、代理の方がスムーズに対応できるよう準備することが重要です。引き継ぎ不足で混乱を招くと、相手先に迷惑をかけてしまう恐れがあります。 - 相手の不安を払拭できるよう説明する
「この人なら大丈夫」と思ってもらえるよう、代理の方の実績や知識を軽く紹介し、安心感を与えましょう。具体的なスキルや専門性を示すと効果的です。 - 後ほど自分自身が確認する意思を示す
代理を立てても本人がまったく関与しないと印象が悪くなるため、後日自分がフォローアップする予定があることを伝えると、相手に対する配慮が行き届きます。 - 時間やスケジュールの共有を明確にする
代理の方と相手先の間で混乱が起きないよう、打ち合わせ日時や進行方法をはっきり決めておきましょう。相手が余計な手間をかけないよう、こちらから積極的に情報を提示するのが望ましいです。 - 相手先の了承をきちんと得る
一方的に代理を送り込む形にならないよう、「代理を受け入れても大丈夫か」をしっかり確認する必要があります。先方が了承しない場合は、日程調整など別の対策を検討しましょう。 - 最終的な責任は本人が負う姿勢を崩さない
代理を立てても、結果的に生じた問題や対応責任から逃れようとしている印象を与えないことが大切です。「私も後ほどきちんとフォローします」という一言があるだけで、相手の安心感が増します。
