「内部情報を取引先に漏洩してしまった謝罪」失礼なく丁寧にビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
- 社内の管理体制の不備により、重要な情報が誤って取引先に伝わってしまったとき
- 内部のチェックミスで送信先を誤り、大切な情報が外部に渡ってしまったとき
- 誤操作やシステム上の不具合により、情報の取り扱いに問題が生じたとき
- 業務上の確認不足で、情報の取り扱いが不適切になったとき
メール送付時の留意事項
取引先に謝罪の意を伝える際には、誠実さと責任感を前面に出し相手の信頼を取り戻すための十分な配慮が必要です。文章全体の流れを意識しながら、具体的な改善策や今後の取り組みについても明記することが大切です。
- 文章全体において、誠意と反省の気持ちをくみ取れるような丁寧な言葉遣いを心がける
- 誤りの原因や経緯について、必要な範囲で正直に説明し、言い逃れや曖昧な記述を避ける
- 今後の再発防止に向けた具体的な対策や改善策について、相手に安心感を与える内容を盛り込む
- 相手の立場や気持ちを十分に考慮し、心からのお詫びの気持ちを文章に反映させる
- メール全体の構成や文章の流れが読みやすく、相手に負担を感じさせないよう工夫する
丁寧な言い回しの工夫
- このたびは、当社の管理体制に不備があり、重要な情報が誤って外部に伝わってしまいましたことを深く反省し、今後は再発防止に向けた具体的な改善策を講じる所存でございます。
- 貴社に大変なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。今回の事態を真摯に受け止め、原因究明と対策の徹底に努める決意でございます。
- 当社の不注意により、貴重な情報が外部へ漏れてしまいましたことにつきまして、重ねて深く反省し、今後の管理体制の見直しと改善を徹底する所存でございます。
- 内部管理の不行き届きにより、貴社にご迷惑をおかけしましたことを心からお詫び申し上げ、同様の事態が二度と発生しないよう、全社を挙げた対策を実施してまいります。
- このたびの事態につきまして、当社の責任を痛感するとともに、貴社に対して真摯な反省と共に再発防止に努める決意を新たにしております。
適した挨拶の選び方について
書き出しの挨拶
- 平素よりお世話になっております。まずは、当社の不手際により大切な情報が漏れてしまいましたことに対し、心よりお詫び申し上げる次第でございます。
- 日頃のご支援に深く感謝申し上げますとともに、この度の不始末によりご迷惑をおかけしましたことを、誠に申し訳なく存じます。
- いつも格別のご高配を賜り、心から感謝申し上げます。本日は、私どもの管理上の不備により貴社にご迷惑をおかけしましたことを真摯にお詫びするためご連絡申し上げます。
- 日々のご厚情に深く御礼申し上げます。今回、内部情報の取り扱いに関する重大な誤りが生じましたことにつきまして、深い反省の念を込めてお詫び申し上げます。
- 平素は格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。このたび、私どもの不注意により重要な情報が外部に漏れてしまいました件に関し、誠心誠意お詫び申し上げる所存でございます。
締めの挨拶
- 今後、再発防止に向けた具体的な改善策を実施してまいる所存でございますので、何卒ご理解とご指導を賜りますようお願い申し上げます。
- このたびの件につきまして、深い反省とともに信頼回復に努める決意でございます。引き続きご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 重ねてのご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げ、今後はより一層の注意を払い、改善に努める所存でございます。
- 今後の取り組みにより、再び同様の事態が起こらぬよう全力を尽くす所存でございますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
- このたびの不始末を真摯に反省し、再発防止に向けた取り組みを着実に進める所存でございます。どうか今後とも変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。
上位者及び取引先への使用に際しての留意点
- 丁寧でわかりやすい言葉遣いを用い、相手の気持ちを考慮した文章作りを心がける
- 謝罪の原因や経緯について、曖昧さなく正直に記載する
- 今後の再発防止に向けた具体的な対策や改善策を明記し、信頼回復に努める姿勢を示す
- 相手が不快な思いをしないよう、慎重かつ丁寧な言い回しを選ぶ
- 相手との関係性を損なわないよう、十分な敬意と感謝の気持ちを表現する
使用を控えるべき場合とその理由について
- 誤った情報が漏れた原因を十分に説明できない場合、責任回避と受け取られる可能性がある
- 言葉遣いが過度に軽率であったり、あいまいな表現が多いと、真摯な反省の意図が伝わりにくくなる
- 内容が簡潔すぎたり、具体性に欠けると、信頼回復に向けた努力が伝わらなくなる
- 重要な改善策や再発防止の取り組みが記載されず、口先だけの謝罪に終始してしまう場合
- 感情に任せた文章が含まれていると、相手に対して不快感を与える恐れがある
慎重な言い方
- このたびの漏洩に関し、当社の管理体制における不備を深く反省し、再発防止に向けた具体的な対策を直ちに講じる所存でございます。
- 内部の確認不足により大切な情報が外部に伝わってしまったことを痛感し、今後はより厳重な管理体制の確立に努める決意でございます。
- 誠に申し訳なく存じますが、今回の不始末を真摯に受け止め、社内体制の抜本的な見直しと改善に全力を尽くす所存でございます。
- このたびの漏洩に対し、深い反省と共に原因の徹底的な調査を実施し、今後同様の事態が発生しないよう万全の対策を講じる決意でございます。
- 貴社にご迷惑をおかけしましたことを重く受け止め、再発防止に向けた具体的な改善策を速やかに実行するとともに、信頼回復に向けた努力を惜しまぬ所存でございます。
