「今後取引を控えたい」失礼なく丁寧にビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
- 自社の経営戦略の見直しや業務体制の変更があった場合
- 取引に伴うリスクや安全面の問題が懸念される場合
- 市場環境の変化により従来の取引方法が適さなくなった場合
- 今後の業務効率化やリソースの再配分を進める必要が生じた場合
- 両社の今後の発展を考慮して、一度取引方法を見直す決断をした場合
メール送信時の注意事項
取引先へ「今後取引を控えたい」旨を伝えるメールを作成する際は、相手に対する敬意と誠意を十分に示し、誤解を生まないようにすることが重要です。メール文面全体で相手の立場に配慮し、感情的にならず、具体的かつ丁寧な言葉で状況を説明する必要があります。
- 相手に対して失礼のない丁寧な言い回しを用いる
- 自社の事情や判断理由を明確に伝え、曖昧さを避ける
- 今までのご支援への感謝の意をしっかりと示す
- 今後の関係が急に断絶する印象を与えないよう注意する
- 文章全体を通して、一貫して礼儀正しい文体を維持する
失礼のない伝達方法
取引先へ今後の取引を控える旨を伝える際は、相手の気持ちを考え、できるだけ丁寧かつ誠実な言い回しで連絡することが大切です。
- お忙しいところ恐れ入りますが、誠に勝手ながら当社の業務方針の見直しに伴い、今後の取引を控えさせていただく運びとなりました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- いつも大変お世話になっておりますが、社内の経営判断により、今後のご依頼につきましては慎重に検討させていただき、結果として取引を控えさせていただく決定に至りましたことをご了承いただけますと幸いです。
- 平素より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げますが、当社の事業戦略の転換により、これまでのご依頼について今後は見合わせる方針となりましたことを、何卒ご理解いただければと存じます。
- 長らくご愛顧いただいておりますことに深く感謝申し上げるとともに、社内の業務体制の変更により、今後のご依頼に関しましてはご期待に沿えかねる状況であることをご理解いただきたく存じます。
- 日頃よりお世話になっておりますこと、心より御礼申し上げますが、経営上の判断から今後の取引につきましては控えさせていただく旨、慎重に検討した結果でございますので、どうかご理解いただけますようお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
取引先への連絡文面においては、最初の挨拶と最後の結びの言葉が大変重要です。これらは相手に対する敬意を示すとともに、全体の印象を大きく左右します。
書き出しの挨拶
- いつも大変お世話になっておりますこと、心から感謝申し上げる次第でございますが、このたびはご連絡を差し上げるにあたり、慎重に文面を検討させていただきました。
- 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。この度は、慎重な判断の上でご案内を差し上げる運びとなりました。
- 日頃より深いご信頼とご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。今回は大切なお知らせをさせていただくため、文面に一層の注意を払っております。
- 常日頃のご高配に感謝申し上げるとともに、今回のご連絡に際しましても十分に配慮した文面を用意いたしました。
- 平素のご理解とご支援に心より感謝申し上げます。このたびは誠に勝手ながら、文面を通して大切なご案内をさせていただく所存でございます。
締めの挨拶
- 今後とも変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げますとともに、何かご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただければと存じます。
- このたびのご案内に関しまして、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げ、末筆ながらますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
- ご不便をおかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げますとともに、引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
- 本件に関しまして何かご質問等ございましたら、どうぞ遠慮なくお問い合わせくださいますようお願い申し上げ、これからもお力添えのほどお願い申し上げます。
- 改めまして、日頃のご愛顧に心より感謝申し上げるとともに、今後ともご理解とご支援を賜りますようお願い申し上げる次第でございます。
目上・取引先に使用して良い？また注意点は？
目上の方や大切な取引先に対して「今後取引を控えたい」という意思を伝える際は、非常に慎重な言葉選びが求められます。相手への敬意を十分に示すとともに、これまでのご支援に対する感謝の気持ちをしっかりと伝える必要があります。さらに、控える理由を具体的かつ明確に説明し、相手に対して不必要な誤解や不快感を与えないよう配慮することが重要です
- 相手に対する感謝の意と敬意を忘れず、全体の文面を丁寧な言葉で構成する
- 自社の事情や判断理由を具体的に説明し、曖昧な表現を避ける
- 今後の関係が断絶するわけではなく、柔軟な対応の可能性があることを示す
- 誤解を招かないよう、必要な情報は漏れなく記載する
- 文章全体を通して、礼儀正しく一貫性のある文体を維持する
注意しないと状況・場面は？
相手に対して不快感を与えたり、誤解を生む可能性があるため、使用する状況には十分な注意が必要です。たとえば、相手の努力や成果を否定してしまう印象を与えたり、急に取引を断つような冷たい印象を与えると、今までの信頼関係に悪影響を及ぼす恐れがあります。できるだけ具体的な理由や背景を説明することで、相手が納得しやすい内容とし、慎重に文章を構成する必要があります。
- 相手の実績や努力を軽んじるような言い回しは避ける
- 一方的に責める印象となる内容は記載しない
- 理由が不明瞭で抽象的な記述は控え、具体的な事情を明示する
- 急な断絶を感じさせる冷たい文面は避け、相手への配慮を十分に示す
- 誤解を招く可能性のある記述は、十分に検討し修正する
細心の注意を払った言い方
- 平素よりお世話になっておりますこと、心より感謝申し上げます。大変恐縮ではございますが、内部の業務体制の見直しを理由に、これまでのご依頼に関して今後はお取引を控えさせていただくこととなりましたため、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- 日頃より深いご信頼とご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。誠に勝手ながら、当社の経営方針の変更に伴い、今後のご依頼につきましては見送らせていただく運びとなりましたことを、重ねてご理解いただけますようお願い申し上げる次第でございます。
- いつも温かいご支援をいただき、心から感謝しております。非常に心苦しい限りではございますが、社内の業務戦略の転換に伴いまして、これまでのご依頼につきましては今後お引き受けいたしかねる状況となりましたので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
- 常々格別のお引き立てをいただいておりますこと、心より御礼申し上げます。誠に遺憾ではございますが、現状の経営環境と業務調整の必要性により、今後のご依頼に対しては慎重な判断の結果、控えさせていただくこととなりましたこと、深くご理解いただけますと幸いに存じます。
- 平素より大変お世話になっておりますこと、重ねて御礼申し上げます。誠に申し訳なく存じますが、諸事情により現在の業務体制では十分な対応が困難であるため、今後のご依頼につきましては見合わせる決定に至りましたことを、何卒ご寛容のほどお願い申し上げる次第でございます。
