部下に好かれる言葉・言ってはいけない言葉：ビジネスマンの成長を促すコミュニケーション術
部下との良好な関係は、チームの生産性向上だけでなく、部下自身の成長を促す上で不可欠です。本記事では、部下に好かれ、その成長を後押しする「言葉」と、逆に言ってはいけない「言葉」について、具体的な例を交えながら解説します。ビジネスマンとして更なるスキルアップを目指す方、部下育成に悩む方はぜひ参考にしてください。
部下に好かれる言葉：成長を促すポジティブなコミュニケーション
部下が上司を信頼し、安心して業務に取り組める環境を作るためには、上司からのポジティブな声かけが非常に重要です。ここでは、部下のモチベーションを高め、自律的な成長を促す言葉の選び方について解説します。
承認と評価の言葉
部下の努力や成果を具体的に認め、評価する言葉は、自己肯定感を高め、次への意欲を引き出します。漠然とした褒め言葉ではなく、何が、どのように良かったのかを明確に伝えることが重要です。
良い例
- 「〇〇さんの今回の提案、顧客の課題を深く理解し、具体的な解決策まで落とし込めていましたね。特にデータに基づいた分析が説得力抜群でした。」
- 良い使い方・ポイント： 具体的な行動や成果を挙げ、そのどこが優れていたのかを明確に伝えています。これにより、部下は何を評価されたのかを理解し、今後の業務に活かすことができます。単に「良い提案だった」と伝えるよりも、部下は自身の強みを認識しやすくなります。
- 「先日のプレゼンテーション、難しい内容を専門知識がない方にも分かりやすく説明できていました。事前準備の丁寧さが伝わってきましたよ。」
- 良い使い方・ポイント： 結果だけでなく、そこに至るまでのプロセス（事前準備）にも焦点を当てることで、部下の努力を認め、モチベーションを向上させます。
- 「〇〇さんが担当してくれたプロジェクト、期日通りに、しかも想定以上のクオリティで完了させてくれました。チーム全体の助けになりました、ありがとう。」
- 良い使い方・ポイント： チームへの貢献度を具体的に伝え、感謝の気持ちを伝えることで、部下の達成感を高めるとともに、チームの一員としての帰属意識を強めます。
- 「今回の課題、粘り強く取り組んでくれていましたね。諦めずに最後までやり遂げる姿勢は、他のメンバーも見習うべき点です。」
- 良い使い方・ポイント： 結果だけでなく、プロセスにおける部下の姿勢や態度も評価することで、部下の努力を認め、継続的な成長を促します。
- 「〇〇さんの資料作成、いつも細部まで気が配られていて感心します。おかげで会議もスムーズに進みます。」
- 良い使い方・ポイント： 日常的な業務における部下の強みや特性を具体的に伝え、日頃の努力を評価します。これにより、部下は自身の得意分野を認識し、自信を持つことができます。
悪い使い方・注意点
- 「いつも頑張ってるね。」「よくやった。」
- 悪い使い方・注意点： 抽象的すぎて、具体的に何が評価されているのかが部下に伝わりません。部下は「具体的にどこを改善すればよいのか」「何が強みなのか」を理解できず、次に活かすことが難しくなります。また、本心から言われているのか伝わりにくい場合もあります。
- 「とりあえず褒めておけばいいや。」といった気持ちで発せられる言葉。
- 悪い使い方・注意点： 上辺だけの褒め言葉は、部下に見透かされ、かえって不信感につながることがあります。心からの承認と具体的な評価が不可欠です。
成長を促すフィードバックの言葉
フィードバックは、部下の成長に不可欠な要素です。ただし、単なるダメ出しではなく、改善点や期待を具体的に伝え、自ら考える機会を与えることが重要です。
良い例
- 「今回の資料、構成はとても分かりやすかったのですが、データの根拠についてもう少し深掘りできると、さらに説得力が増すと思います。次回は、この部分について一緒に考えてみましょうか。」
- 良い使い方・ポイント： 良かった点をまず伝え、その上で具体的な改善点を指摘します。さらに、解決策を一緒に考える姿勢を示すことで、部下は安心してフィードバックを受け入れ、次へ活かそうと前向きになります。
- 「〇〇さんのコミュニケーション能力は素晴らしいですね。一方で、少し自分の意見を控えめにする傾向があるように感じます。今後は、チーム内でも積極的にアイデアを発信してみてはどうでしょうか。〇〇さんの視点はチームにとって貴重ですから。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の強みを認めつつ、具体的な改善を促す行動を提案します。さらに、その行動がチームにとってどれほど価値があるかを伝えることで、部下は自分自身の成長が組織に貢献することを実感し、前向きに取り組むことができます。
- 「今回の顧客対応、丁寧で良かったと思います。ただ、顧客の質問に対して、もう少し迅速に回答できると、顧客満足度をさらに高められるかもしれません。何か障壁があれば、遠慮なく相談してください。」
- 良い使い方・ポイント： 良かった点を認めつつ、具体的な改善点と、その改善によって得られるメリット（顧客満足度の向上）を明確に伝えます。また、「何か障壁があれば、遠慮なく相談してください」と伝えることで、部下が課題を抱え込まずに相談できる環境を提供します。
- 「このタスクの進め方、〇〇さんなりに工夫している点はよく分かりました。次回は、初期段階で懸念点を洗い出す時間を設けてみてはどうでしょうか。そうすることで、後工程での手戻りを減らせるかもしれません。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の工夫を認めつつ、より効率的なアプローチを具体的に提案します。「手戻りを減らせるかもしれません」と、その提案によって得られる具体的なメリットも示すことで、部下は提案の意図を理解しやすくなります。
- 「〇〇さんが立てた目標、素晴らしいですね。さらに高みを目指すなら、〇〇さんの今のスキルセットに加えて、〇〇の知識を習得すると、さらに可能性が広がると思います。サポートできることがあれば言ってくださいね。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の目標を承認し、具体的なスキルアップの方向性を提案します。「サポートできることがあれば言ってください」と伝えることで、部下は安心して新たな挑戦に取り組むことができます。
悪い使い方・注意点
- 「ここはダメだね。」「なんでこんなこともできないの？」
- 悪い使い方・注意点： 感情的な非難や人格否定は、部下のやる気を著しく削ぎ、上司への不信感につながります。具体的な改善策を示さず、一方的に責め立てるだけでは、部下は萎縮し、自ら考えることをやめてしまいます。
- 「以前も同じことを言ったはずだけど？」
- 悪い使い方・注意点： 過去の失敗を蒸し返すような言葉は、部下の自尊心を傷つけ、反発を招きます。あくまで未来の改善に焦点を当て、建設的なフィードバックを心がけるべきです。
- 「もっと頑張れ」「気合が足りない」
- 悪い使い方・注意点： 精神論や抽象的な指示は、部下にとって具体的な行動に結びつきません。何をどのように頑張れば良いのかが不明確なため、部下は戸惑い、モチベーションを失う可能性があります。
責任と裁量を与える言葉
部下に責任と裁量を与えることは、主体性を育み、自律的な成長を促す上で非常に重要です。信頼していることを伝え、権限を与えることで、部下は当事者意識を持って業務に取り組むようになります。
良い例
- 「今回のプロジェクトは、〇〇さんに企画から実行まで一貫して任せたいと考えています。〇〇さんの持つ〇〇のスキルを存分に発揮してください。何か困ったことがあれば、いつでも相談してください。」
- 良い使い方・ポイント： 具体的なタスクとともに権限の範囲を明確に伝え、部下の強みを活かしてほしいという期待を伝えます。また、困ったときにサポートする意思を示すことで、部下は安心して挑戦できます。
- 「この件については、〇〇さんの判断に任せます。〇〇さんの視点を取り入れることで、より良い結果が出ると信じています。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の判断を尊重する姿勢を示し、その判断を信頼していることを伝えます。これにより、部下は責任感を持って自ら意思決定をする習慣が身につきます。
- 「〇〇さんなら、この困難な状況も乗り越えられると期待しています。もし必要であれば、いつでも私の意見を求めてください。」
- 良い使い方・ポイント： 期待とともに、部下が困ったときに助けを求めることを許容する姿勢を示すことで、部下は過度なプレッシャーを感じることなく、前向きに課題に挑めます。
- 「今後の方向性について、〇〇さんの意見を聞かせてください。〇〇さんの視点から、どのような可能性が見えますか？」
- 良い使い方・ポイント： 部下の意見を積極的に求めることで、当事者意識を高め、チームの一員として主体的に関わることを促します。部下の意見を尊重する姿勢が伝わります。
- 「このタスクの進め方について、〇〇さんに最適な方法を検討してほしいと思います。結果だけでなく、プロセスについても〇〇さんの工夫を楽しみにしています。」
- 良い使い方・ポイント： 業務の進め方まで部下に任せることで、自律性を育み、問題解決能力を高める機会を与えます。
悪い使い方・注意点
- 「とりあえずこれやっておいて。」
- 悪い使い方・注意点： 目的や意図を伝えずに丸投げするような言葉は、部下のモチベーションを低下させます。部下は単なる作業者だと感じ、自主的に考える機会を失います。
- 「君に任せるけど、もし失敗したらどうするの？」
- 悪い使い方・注意点： 責任を負わせる一方で、失敗への過度なプレッシャーを与える言葉は、部下の挑戦意欲を削ぎます。部下は萎縮し、新しいことに挑戦することを躊躇するようになります。
- 「任せるけど、結局最後は俺がチェックするから。」
- 悪い使い方・注意点： 表面上は任せると言いながら、実際は細かく口出ししたり、最終的に上司がすべてをコントロールしようとする姿勢は、部下の主体性を阻害します。部下は「どうせ言われた通りにすればいい」と考えるようになります。
感謝と労いの言葉
日々の業務の中で、部下の働きに対する感謝と労いの言葉は、部下のモチベーションを維持し、良い関係を築く上で非常に大切です。特に、目立たない業務や裏方の努力にも目を向けることが重要です。
良い例
- 「今日のプレゼン資料、夜遅くまで準備してくれたのを知っています。本当にありがとう。〇〇さんの努力のおかげで、成功裏に終わりました。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の見えない努力や残業にも目を向け、具体的に感謝を伝えます。これにより、部下は自分の努力が認められていると感じ、報われた気持ちになります。
- 「〇〇さん、いつもデスク周りをきれいに保ってくれてありがとう。おかげでチーム全体が気持ちよく働けています。」
- 良い使い方・ポイント： 日常の細かい気配りや、目立たない貢献にも感謝を伝えます。これにより、部下は自分の仕事が誰かの役に立っていることを実感し、モチベーションを維持できます。
- 「今回のプロジェクト、困難な局面もあったと思いますが、〇〇さんの粘り強さで乗り越えられましたね。本当にお疲れ様でした。」
- 良い使い方・ポイント： 成果だけでなく、そこに至るまでの困難や努力のプロセスを労うことで、部下の達成感を高めます。
- 「急な依頼にもかかわらず、快く引き受けてくれて本当に助かりました。〇〇さんがいてくれて心強いです。」
- 良い使い方・ポイント： 部下が協力的な姿勢を見せたことに対して、具体的な状況とともに感謝を伝えます。これにより、部下は今後も協力しようという気持ちになります。
- 「〇〇さん、最近残業が続いているようですが、体調は大丈夫ですか？無理せずに、何か手伝えることがあれば言ってくださいね。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の健康や心身の状態を気遣う言葉は、上司の温かさを感じさせ、信頼関係を深めます。単に業務を労うだけでなく、人間的な配慮を示すことが重要です。
悪い使い方・注意点
- 「お疲れ様。」（業務終了時の定型文としてのみ）
- 悪い使い方・注意点： 定型文としてのみ使われる「お疲れ様」は、感謝や労いの気持ちが伝わりにくいことがあります。具体的な労いや感謝の言葉を添えることで、より気持ちが伝わります。
- 「〇〇さんの仕事だから当たり前でしょう。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の努力を「当たり前」と切り捨てるような言葉は、部下のやる気を大きく削ぎます。どんな仕事であっても、努力や貢献に対しては感謝の気持ちを伝えるべきです。
質問と傾聴の言葉
部下の考えや意見を引き出し、傾聴する姿勢は、部下の主体性を尊重し、信頼関係を構築する上で非常に重要です。一方的に指示するのではなく、対話を通じて部下自身に考えさせる機会を提供します。
良い例
- 「この課題について、〇〇さんはどう考えていますか？〇〇さんの視点からの意見を聞かせてください。」
- 良い使い方・ポイント： 部下の意見を尊重し、自主的な思考を促す質問です。部下は自分の意見が求められていると感じ、主体的に考えるようになります。
- 「もし〇〇さんなら、この状況でどのような解決策を提案しますか？」
- 良い使い方・ポイント： 部下の問題解決能力を引き出すための質問です。仮説思考や多角的な視点を養うきっかけとなります。
- 「何か困っていることはありませんか？どんな些細なことでも構いません、話を聞かせてください。」
- 良い使い方・ポイント： 部下が抱える課題や不安をオープンに相談できる雰囲気を作ります。上司がいつでもサポートする姿勢を示すことで、部下は安心して悩みを打ち明けられます。
- 「今回の〇〇の件、〇〇さんはどのように感じていますか？」
- 良い使い方・ポイント： 部下の感情や内面にも目を向け、共感する姿勢を示します。これにより、部下は上司が自分を理解しようとしてくれていると感じ、信頼感が深まります。
- 「このプロジェクトで、〇〇さんが特にやりがいを感じたのはどんな時でしたか？また、難しかった点はどこでしたか？」
- 良い使い方・ポイント： 成功体験だけでなく、困難を乗り越えた経験についても尋ねることで、部下自身の成長を振り返る機会を与え、今後の課題意識を高めます。
悪い使い方・注意点
- 「質問ある？」（形式的な問いかけで、すぐに場を終える）
- 悪い使い方・注意点： 形式的な問いかけで、部下が質問しづらい雰囲気では意味がありません。部下が本当に質問しやすい環境を提供し、質問が出た際には真摯に耳を傾ける姿勢が重要です。
- 「俺はこう思うけど、君はどう思う？」
- 悪い使い方・注意点： 質問の前に上司の意見を述べてしまうと、部下は上司の意見に引っ張られ、自分の本当の意見を言いにくくなります。まずは部下の意見を聞くことに徹するべきです。
- 「言いたいことはそれだけ？」
- 悪い使い方・注意点： 部下の話を途中で遮ったり、話を短く切り上げようとする言葉は、部下の発言意欲を削ぎます。最後まで真剣に耳を傾ける姿勢が不可欠です。
部下に言ってはいけない言葉：信頼関係を損なうコミュニケーション
上司の何気ない一言が、部下のモチベーションを著しく低下させ、信頼関係を損なうことがあります。ここでは、上司が意識的に避けるべき言葉と、その言葉が部下に与える影響について解説します。
人格否定・侮辱の言葉
部下の人格や能力を否定したり、侮辱したりする言葉は、部下の尊厳を傷つけ、深い不信感を生み出します。一度失われた信頼を取り戻すことは非常に困難です。
悪い使い方・注意点
- 「君は本当に使えないな。」「センスがない。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の人格や能力を直接的に否定する言葉です。部下は自己肯定感を失い、自信をなくします。このような言葉は、ハラスメントにも繋がりかねません。
- 「こんなこともできないのか？小学生でもできるぞ。」
- 悪い使い方・注意点： 他者と比較して侮辱する言葉は、部下の自尊心を深く傷つけます。部下は劣等感を抱き、挑戦することに臆病になります。
- 「君がやると、いつもこうなるんだよな。」
- 悪い使い方・注意点： 部下を決めつけるような発言は、部下の成長の可能性を否定し、改善意欲を失わせます。過去の失敗を責め立てることで、部下は萎縮し、新しいことに挑戦できなくなります。
- 「お前には無理だ。」「期待していない。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の可能性を否定する言葉は、部下のやる気を根こそぎ奪います。上司に期待されていないと感じた部下は、努力する意味を見出せなくなります。
- 「言っている意味が分からない。」「頭が悪い。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の知性や理解力を攻撃する言葉です。部下は発言すること自体を躊躇するようになり、コミュニケーションが滞る原因となります。
良い例（あくまで上記のような発言をしてしまった場合のリカバリー策であり、基本的にこのような言葉は避けるべきです）
- もし誤って人格否定に繋がりかねない言葉を言ってしまった場合は、すぐに謝罪し、意図を説明することが重要です。
- 「先ほどの私の発言、大変申し訳ありませんでした。〇〇さんの能力を否定する意図は一切ありませんでした。〇〇さんの良い点に目を向けて、具体的な改善点をお伝えすべきでした。」
- 「私の言葉足らずで、〇〇さんを傷つけてしまったかもしれません。〇〇さんの努力や頑張りは十分承知しています。具体的な改善策を一緒に考えていきましょう。」
責任転嫁・責任回避の言葉
上司が自分の責任を部下に押し付けたり、責任を回避するような言葉は、部下からの信頼を大きく損ないます。上司は責任を負い、部下を守る姿勢を示すべきです。
悪い使い方・注意点
- 「この失敗は、君がきちんと確認しなかったせいだ。」
- 悪い使い方・注意点： 失敗の原因をすべて部下に押し付ける言葉です。上司は部下の最終的な責任者であり、部下の失敗も上司の責任です。部下は上司が自分を守ってくれないと感じ、不信感を抱きます。
- 「俺は言ったはずだ。」「だから言っただろう。」
- 悪い使い方・注意点： 事前に注意したことを強調し、部下の失敗を自分の責任ではないと主張する言葉です。部下は責められていると感じ、萎縮します。
- 「それは君の仕事じゃないから。」
- 悪い使い方・注意点： 部下からの相談や協力を求める声に対して、冷たく突き放すような言葉は、部下の困り事を無視し、孤立させます。チームワークを阻害する要因にもなります。
- 「俺は関係ない。」「勝手にやっておけばいい。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の業務や問題に対して、無関心な態度を示す言葉は、部下のモチベーションを低下させます。上司は部下の業務に関心を持ち、サポートする姿勢を示すべきです。
- 「私が指示した通りにやらなかったからこうなったんだ。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の失敗を、自分の指示通りにしなかったことに帰結させる言葉です。部下は自律的な判断をすることを恐れ、指示待ち人間になってしまいます。
良い例（上記のような発言をしてしまった場合のリカバリー策であり、基本的にこのような言葉は避けるべきです）
- 「今回の件は、私の指示が不十分だった点もあるかもしれません。申し訳ありませんでした。今後は、もう少し具体的に指示を出すよう努めます。」
- 「今回の失敗は、チーム全体の課題として捉えています。〇〇さんだけが責任を負う必要はありません。どうすれば再発を防げるか、一緒に考えましょう。」
精神論・根性論の言葉
具体的な解決策や指導を示さず、精神論や根性論で部下を追い込む言葉は、部下の成長を阻害し、疲弊させます。合理的な解決策を提示し、具体的な行動を促すことが重要です。
悪い使い方・注意点
- 「気合いが足りないからだ。」「もっと頑張れ。」
- 悪い使い方・注意点： 具体的な行動指針を示さず、精神論で部下を追い込む言葉です。部下は何をどう頑張れば良いのか分からず、ただ追い詰められるだけです。
- 「昔はもっと厳しかった。」「俺の時代はもっと大変だった。」
- 悪い使い方・注意点： 自分の過去の経験を押し付け、部下の困難を軽視する言葉です。時代背景や環境が異なる中で、単なる自慢話に聞こえ、部下は共感できません。
- 「やる気があるのか？」
- 悪い使い方・注意点： 部下の意欲を疑うような言葉は、部下のモチベーションを低下させ、反発心を抱かせます。部下の行動の背景にある意図を理解しようとせず、一方的に決めつけることは避けるべきです。
- 「できない理由を探すな。」「やればできる。」
- 悪い使い方・注意点： 部下の直面している課題や困難を無視し、努力さえすれば何でもできるという非現実的な期待を押し付ける言葉です。部下は無力感を感じ、相談することを諦めてしまいます。
- 「残業して当たり前だ。」
- 悪い使い方・注意点： 過度な残業を当然視するような言葉は、部下のワークライフバランスを無視し、疲弊させます。生産性の向上には、効率的な業務遂行と適切な休息が不可欠です。
良い例（上記のような発言をしてしまった場合のリカバリー策であり、基本的にこのような言葉は避けるべきです）
- 「もしかしたら、私の言葉が精神論に聞こえてしまったかもしれません。申し訳ありませんでした。〇〇さんが具体的にどのような課題を感じているのか、教えていただけますか？解決策を一緒に考えましょう。」
- 「無理に頑張る必要はありません。効率的に業務を進めるために、何か改善できる点がないか、一緒に考えてみましょう。」
比較・差別的な言葉
他の部下やチームと比較したり、特定の部下を差別するような言葉は、部下間の不和を生み、チームワークを阻害します。一人ひとりの個性と成長を認め、公平な姿勢で接することが重要です。
悪い使い方・注意点
- 「〇〇さんはできるのに、君はなぜできないんだ？」
- 悪い使い方・注意点： 他の部下と比較して劣等感を抱かせる言葉です。部下はモチベーションを失い、比較された相手にも不満を抱く可能性があります。
- 「君はいつもそうだ。」
- 悪い使い方・注意点： 特定の部下をネガティブな形で類型化する言葉です。部下は自分の努力や改善を認められていないと感じ、諦めてしまいます。
- 「女性（男性）だからできない。」「若いから仕方ない。」
- 悪い使い方・注意点： 性別や年齢、国籍など、個人の属性に基づいた差別的な言葉は、ハラスメントに該当し、法的な問題にも発展しかねません。個人の能力や資質に基づいて評価すべきです。
- 「どうせ君には無理だろう。」
- 悪い使い方・注意点： 特定の部下に対して、挑戦する前から諦めさせるような言葉は、部下の可能性を閉ざします。上司は部下の可能性を信じ、挑戦を後押しすべきです。
- 「あいつは特別だから。」
- 悪い使い方・注意点： 特定の部下をひいきするような言葉は、他の部下から不公平だと感じられ、不満や不信感を生み出します。
良い例（上記のような発言をしてしまった場合のリカバリー策であり、基本的にこのような言葉は避けるべきです）
- 「先ほどの発言で、もしかしたら〇〇さんと比較しているように聞こえてしまったかもしれません。私の意図は、〇〇さんの良い点も引き出し、それを最大限に活かしてほしいというものでした。」
- 「〇〇さんの能力は十分承知しています。私は〇〇さんの可能性を信じていますので、一緒に目標達成に向けて頑張っていきましょう。」
約束破り・無責任な言葉
一度約束したことを反故にしたり、無責任な発言をしたりすることは、上司への信頼を根底から揺るがします。言動に責任を持ち、約束は必ず守る姿勢が求められます。
悪い使い方・注意点
- 「前に言ったことは忘れてくれ。」
- 悪い使い方・注意点： 一度した約束を簡単に反故にする言葉は、部下からの信頼を失います。部下は上司の言葉に信憑性を感じなくなり、指示に従う意欲も低下します。
- 「とりあえず言っておけばいいんだよ。」
- 悪い使い方・注意点： 無責任な発言を助長する言葉です。上司自身が無責任な態度を示すことで、部下も同様の姿勢を真似る可能性があり、組織全体の規律が乱れます。
- 「それ、俺の担当じゃないから。」
- 悪い使い方・注意点： 部下からの依頼や相談に対して、自分の責任ではないと突き放す言葉は、部下を失望させます。上司は部下の問題を共に解決しようとする姿勢を示すべきです。
- 「適当にやっておけ。」
- 悪い使い方・注意点： 業務に対していい加減な指示を出す言葉は、部下の仕事に対するモチベーションを低下させます。部下は「どうせ適当でいい」と感じ、業務の質も低下します。
- 「あとで何とかするから。」（具体性がないまま先延ばしにする）
- 悪い使い方・注意点： 問題を先延ばしにする言葉は、部下の不安を煽り、上司への不信感につながります。問題解決に向けて、具体的な行動や見通しを示すべきです。
良い例（上記のような発言をしてしまった場合のリカバリー策であり、基本的にこのような言葉は避けるべきです）
- 「先日お話しした件ですが、状況が変わり、当初の予定通りには進められなくなってしまいました。大変申し訳ありません。代案を検討していますので、改めてご相談させてください。」
- 「この件は、私の責任でしっかり対応します。ご安心ください。」
ビジネスマンのスキルアップ・自己啓発：成長するには？克服するには？
部下に好かれる言葉、言ってはいけない言葉を理解することは、上司自身のコミュニケーションスキルの向上に直結します。これはビジネスマンとしての大きなスキルアップであり、自己成長の機会でもあります。ここでは、上司が自身のコミュニケーションを改善し、部下を育成する上で意識すべき点について深掘りします。
傾聴力と共感力の向上
部下とのコミュニケーションにおいて最も重要なスキルの一つが傾聴力と共感力です。部下の話を表面的な言葉だけでなく、その背景にある感情や意図まで理解しようと努めることで、より深い信頼関係を築くことができます。
成長するには？
- 意識的に相手の話に耳を傾ける練習をする: 部下の話を聞く際、途中で自分の意見を挟まず、最後まで聞くことを意識します。
- 相槌やうなずきで「聞いている」ことを示す: 「はい」「なるほど」「そうですね」といった相槌や、適度なうなずきは、相手に安心感を与え、話しやすい雰囲気を作ります。
- 相手の感情に寄り添う言葉を選ぶ: 部下が困難な状況に直面している場合、「それは大変でしたね」「お気持ちお察しいたします」といった共感の言葉をかけることで、部下は「理解してもらえている」と感じ、安心して話せるようになります。
- オープンな質問を積極的に使う: 「〇〇についてどう思いますか？」「他に何か困っていることはありませんか？」など、部下が自由に意見や感情を表現できるような質問を投げかけます。
- 非言語コミュニケーションを意識する: 相手の目を見て話す、適度な距離感を保つなど、言葉以外の部分でも信頼関係を築くことを意識します。
克服するには？（陥りがちな状況と対処法）
- 自分の意見をすぐに言いたくなる傾向がある場合： まずは部下の話を最後まで聞き、その内容を要約して確認する習慣をつけます。「つまり、〇〇ということですね？」と確認することで、自分の理解度を確認し、部下にも「きちんと聞いてもらえている」という安心感を与えます。
- 部下の話の途中で結論を急いでしまう場合： 部下の話はすぐに結論が出ないこともあると認識し、焦らずに耳を傾ける忍耐力を養います。沈黙を恐れず、部下が考えをまとめる時間を許容することも重要です。
- 部下の問題解決に焦点を当てすぎてしまう場合： 部下の話を聞く目的は、必ずしも解決策を提示することだけではありません。まずは部下の話を受け止め、共感することに重点を置きます。その上で、部下が自ら解決策を見つけられるようサポートする姿勢が大切です。
ポジティブフィードバックのスキル向上
部下のモチベーションを高め、成長を促す上で不可欠なのがポジティブフィードバックです。単に褒めるだけでなく、具体的に何を評価しているのかを明確に伝えるスキルを磨くことが重要です。
成長するには？
- 日頃から部下の良い点を見つける意識を持つ: 完璧な人間はいないように、完璧な部下もいません。しかし、どんな部下にも必ず良い点はあります。日々の業務の中で、積極的に部下の良い点、頑張っている点、成長した点に目を向け、メモを取る習慣をつけるのも良いでしょう。
- 「事実」と「感情」と「未来」を意識する: フィードバックの際には、「〇〇という事実があった（具体的行動）」→「それを見て私は〇〇という感情になった（感謝、感銘など）」→「その結果、〇〇という良い影響があった（未来への期待）」という流れを意識します。
- 例：「〇〇さんが顧客の難しい要求にも粘り強く対応してくれたおかげで（事実）、私自身も大変助けられましたし（感情）、今後の顧客関係構築にも大きく貢献すると思います（未来）。」
- タイミングを逃さずに伝える: 良い行動や成果があったら、できるだけ早くフィードバックを伝えます。時間が経つと、何に対するフィードバックなのかが曖昧になり、効果が薄れてしまいます。
- 部下個人の成長に焦点を当てる: 他の部下と比較するのではなく、部下自身の過去と比較し、成長した点を評価することで、部下の自己肯定感を高めます。
- 例：「以前は〇〇に苦戦していたけれど、今回は〇〇という工夫をして、見事に乗り越えましたね。素晴らしい成長です。」
克服するには？（陥りがちな状況と対処法）
- 褒め慣れていないと感じる場合： まずは「ありがとう」「助かった」といったシンプルな感謝の言葉から始めることをお勧めします。次に、具体的な行動を付け加える練習をします。「〇〇してくれてありがとう」「〇〇のおかげで助かったよ」といった形です。
- 褒め言葉が陳腐化してしまうと感じる場合： 同じ褒め言葉ばかりにならないよう、語彙を増やす努力をします。また、具体的な事実に基づいたフィードバックを心がけることで、言葉に重みが出ます。
- 「わざわざ褒めるほどでもない」と思ってしまう場合： 部下にとっては、どんな小さなことでも認められることがモチベーションにつながることを理解します。当たり前だと思えることでも、意識的に言葉にして伝えることで、部下は「見守ってくれている」と感じます。
指示と期待の明確化
部下に責任と裁量を与えるためには、指示と期待を明確に伝えることが不可欠です。曖昧な指示は部下の混乱を招き、生産性を低下させます。
成長するには？
- 5W1Hを意識して指示を出す:
- What（何を）： 達成してほしい目標や具体的なタスク
- Why（なぜ）： そのタスクの目的や背景、重要性
- Who（誰が）： 誰が担当するのか（部下自身であることを明確に）
- When（いつまでに）： 期限
- Where（どこで）： どこで実施するのか（場所、ツールなど）
- How（どのように）： 具体的な進め方や、留意点（ただし、全てを指示するのではなく、部下に考えさせる余地を残す）
- 期待する成果を具体的に伝える: 「頑張ってほしい」ではなく、「〇〇のデータを分析して、〇〇の結論を導き出してほしい」「〇〇の顧客にアポイントを取り、〇〇の情報をヒアリングしてきてほしい」など、具体的なアウトプットを明確にします。
- 完了イメージを共有する: 成果物のイメージや、プロジェクトが成功した状態を具体的に言語化し、部下と共有することで、認識のズレを防ぎます。
- 不明点がないか確認する: 指示を出した後に、「何か不明な点はありますか？」「私からの説明で分かりにくい点はありましたか？」と、部下からの質問を促すことで、理解度を確認します。
- 目的と手段を混同しない: 指示を出す際、なぜその業務が必要なのかという「目的」を明確に伝えることで、部下は自ら最適な「手段」を考えることができるようになります。
克服するには？（陥りがちな状況と対処法）
- 忙しくて指示を出すのがおろそかになる場合： 忙しい時こそ、指示の明確化が重要です。最初に時間をかけて明確に指示を出すことで、後から発生する無駄なやり取りや手戻りを減らすことができます。テンプレートを活用するなど、効率化も検討します。
- 部下に「言わなくてもわかるだろう」と期待してしまう場合： 経験の浅い部下や、異なる視点を持つ部下に対しては、上司にとっては自明なことでも、丁寧に説明する必要があります。「言わなくてもわかるだろう」という考えは捨て、常に「伝える」ことを意識します。
- 部下からの質問を面倒に感じてしまう場合： 部下からの質問は、理解度を確認するチャンスです。質問がないからといって理解しているとは限りません。むしろ質問が出ないのは、質問しにくい雰囲気である可能性も考えられます。積極的に質問を促し、丁寧に回答する姿勢が大切です。
感情のコントロール
上司の感情は、部下に大きな影響を与えます。感情的に怒鳴ったり、八つ当たりしたりすることは、部下の萎縮を招き、パフォーマンスを低下させます。常に冷静で建設的な対応を心がけることが重要です。
成長するには？
- 自分の感情のパターンを認識する: どのような状況で、どのような感情が湧きやすいのかを自己分析します。例えば、多忙な時、期待外れの報告を受けた時など、自身のトリガーを把握します。
- 冷静になるための「間」を作る: 感情的になりそうな時は、すぐに反応せず、一呼吸置く、席を外す、水を飲むなど、意識的に「間」を作ります。
- 言葉を選ぶ習慣をつける: 感情が高ぶっている時でも、部下に対する言葉遣いは慎重に選びます。衝動的な発言を避け、建設的な言葉を選ぶ練習をします。
- 事実に基づいて話すことを意識する: 感情的になると、事実とは異なる憶測や主観が混じりがちです。常に客観的な事実に基づいてコミュニケーションすることを心がけます。
- 定期的にストレスを発散する: 仕事のストレスを適切に発散する手段を持つことは、感情の安定に繋がります。趣味、運動、十分な休息などを意識的に取り入れます。
克服するには？（陥りがちな状況と対処法）
- イライラを部下にぶつけてしまう場合： 部下は上司の感情の捌け口ではありません。もし感情的に対応してしまった場合は、後で必ず謝罪し、何が原因で感情的になってしまったのかを簡潔に説明します（ただし、言い訳にはしない）。「先ほどは感情的になってしまい、申し訳ありませんでした。〇〇の件で少し焦ってしまいました。」といった形です。
- 部下の失敗に感情的に反応してしまう場合： 部下の失敗は、成長の機会でもあります。感情的に非難するのではなく、なぜ失敗したのか、どうすれば改善できるのかという視点で、冷静に分析し、指導します。
- 部下が萎縮して何も話さなくなった場合： 過去に感情的に対応してしまった結果、部下が話しづらくなっている可能性があります。普段から「何でも話していいよ」「失敗を恐れなくていい」というメッセージを言葉と態度で示し、オープンな雰囲気を作るよう努めます。
自己開示と弱みを見せる勇気
完璧な上司である必要はありません。時には自分の弱みを見せたり、困っていることを正直に話したりする自己開示は、部下との距離を縮め、親近感を生み出します。
成長するには？
- 自身の成功体験だけでなく、失敗談も話す: 自分の成功談だけでなく、過去の失敗やそこから学んだことを話すことで、部下は「上司も人間だ」「失敗しても大丈夫」と感じ、安心して業務に取り組めるようになります。
- 困っていることや悩みを相談する: 全てを一人で抱え込まず、部下に「実は今、〇〇の件で少し悩んでいるんだ。何か良いアイデアはないかな？」と相談することで、部下は「自分も頼られている」と感じ、貢献意欲が高まります。
- 自分の得意・不得意を伝える: 「私は〇〇は得意だけれど、〇〇は少し苦手なんだ。だから、〇〇の得意な〇〇さんに頼りたい」と伝えることで、部下は上司の人間らしさを感じ、協力体制が生まれやすくなります。
- 部下の意見を素直に受け入れる姿勢を見せる: 部下からの指摘やアドバイスに対して、謙虚に耳を傾け、「ありがとう、参考にさせてもらうよ」と素直に受け入れることで、部下は「自分の意見が尊重されている」と感じます。
克服するには？（陥りがちな状況と対処法）
- 「上司たるもの、弱みを見せてはいけない」と考えてしまう場合： 完璧主義である必要はありません。むしろ、適度な自己開示は、部下との人間関係を深め、部下も安心して自分の弱みを見せられる環境を作ります。
- 部下に負担をかけてしまうのではないかと心配になる場合： 悩みを打ち明ける際に、具体的な解決策を求めるのではなく、「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」というスタンスで伝えることで、部下に過度な負担をかけることを避けることができます。
- 自己開示が「愚痴」にならないように注意する： 自分の弱みを話すことと、単なる不平不満や愚痴を言うこととは異なります。あくまでも、建設的な自己開示を心がけ、部下にネガティブな感情を伝染させないように注意します。
上司として成長し、部下の成長を促すために
部下に好かれる言葉を選び、言ってはいけない言葉を避けることは、単なる表面的なテクニックではありません。それは、部下という「人」を尊重し、その成長を心から願う姿勢の表れです。上司として自己を磨き、部下とのコミュニケーションを改善することは、部下自身のスキルアップ・自己啓発に大きく貢献し、ひいてはチーム全体のパフォーマンス向上にも繋がります。
部下を「人」として尊重する意識を持つ
部下は単なる業務を遂行するロボットではありません。それぞれが個性や感情、そして成長したいという欲求を持つ「人」です。部下を尊重し、一人の人間として接することで、部下は安心して自己表現し、能力を発揮できるようになります。
良い例
- 「〇〇さんの意見、いつも感心させられます。ユニークな視点を持っていますね。」
- 「最近、〇〇さんの表情が少し疲れているように見えますが、何か心配事でもありますか？」
- 「〇〇さんのプライベートな時間を大切にしてください。ワークライフバランスも重要ですよ。」
悪い使い方・注意点
- 「どうせお前には無理だ。」（人格否定）
- 「私用で休むな。」（プライベートへの過干渉、尊重の欠如）
失敗を許容し、学びの機会と捉える文化を作る
人は失敗から学び、成長します。上司が失敗を過度に恐れ、部下を責め立てるようでは、部下は新しいことに挑戦することを躊躇し、萎縮してしまいます。失敗を許容し、そこから何を学べるかを一緒に考える文化を築くことが、部下の自律的な成長を促します。
良い例
- 「今回の結果は残念だったけれど、この経験から何を学べたと思う？次回に活かせる教訓は何だろう？」
- 「失敗は誰にでもある。重要なのは、その失敗からどう立ち上がり、どう改善していくかだ。」
- 「新しいことに挑戦しての失敗は、むしろ成長の証。臆することなく、これからも積極的に挑戦してほしい。」
悪い使い方・注意点
- 「二度とこんな失敗をするな。」（過度なプレッシャー、萎縮）
- 「お前がやったせいで、大変なことになった。」（責任転嫁、非難）
部下との長期的な関係性を意識する
部下とのコミュニケーションは、一過性のものではありません。日々の積み重ねが、強固な信頼関係を築き、部下の成長を支援します。短期的な成果だけでなく、部下の長期的なキャリア形成や成長を見据えた関わり方を心がけることが重要です。
良い例
- 「〇〇さんは将来、どのようなキャリアを築きたいと考えていますか？そのために、今、どのようなスキルを身につけていくべきだと思いますか？」
- 「〇〇さんが将来、どんな姿になっていたいか、一緒に考えていきましょう。」
- 「〇〇さんの成長を長期的な視点で見守り、サポートしていきたいと考えています。」
悪い使い方・注意点
- 「とりあえず目の前の仕事をこなせ。」（短期的な視点のみ）
- 「君のキャリアなんて、俺には関係ない。」（無関心）
自身が成長し続ける姿勢を見せる
部下は上司の背中を見て育ちます。上司自身が常に学び、成長し続ける姿勢を見せることで、部下も自己成長への意欲を高めます。新しい知識の習得、スキルアップへの挑戦、そして困難に立ち向かう姿勢は、部下にとって最も大きな学びとなります。
良い例
- 「私も最近、〇〇の新しいツールを学び始めたんだ。一緒に使ってみないか？」
- 「この前読んだ本で、〇〇という考え方を知って、とても勉強になったよ。」
- 「今回の課題、私自身も〇〇な点は初めてで、試行錯誤しているところだ。一緒に知恵を出し合わないか？」
悪い使い方・注意点
- 「もう学ぶことはない。」（成長意欲の欠如）
- 「俺のやり方が一番だ。」（変化への抵抗、固定観念）
上司の言葉は部下の未来を創る
部下に好かれる言葉、言ってはいけない言葉を理解し実践することは、単なるテクニック以上の意味を持ちます。それは、部下という大切な存在への敬意と、その成長への深い願いの表れです。
上司の言葉は、部下のモチベーションを左右し、自己肯定感を育み、挑戦する勇気を与えます。また、上司の言葉は、部下を傷つけ、自信を奪い、成長の機会を奪うこともあります。
ビジネスマンとして、そして人として、常に言葉の持つ力を意識し、部下の成長を後押しするポジティブなコミュニケーションを心がけてください。それが、あなた自身の人間的成長にも繋がり、より強固なチーム、そして組織全体の発展へと繋がっていくはずです。
もし、日々のコミュニケーションで迷うことがあれば、「この言葉は、部下の成長に繋がるだろうか？」と自問自答してみてください。その問いかけが、より良い上司への第一歩となるでしょう。
