確認の上、改めてご連絡いたしますメール例文|ビジネスで相手を不快にさせない書き方・注意点

確認の上、改めてご連絡いたしますメール例文|ビジネスで相手を不快にさせない書き方・注意点

「確認の上、改めてご連絡いたします」メールの目的

 

このメールを送る主な目的は以下の通りです。

  • 迅速な一次対応: 相手からの連絡に対し、「あなたのメッセージは届いていますよ」という意思を素早く伝えることで、相手の不安を解消します。
  • 情報確認の時間の確保: すぐに回答できない内容について、正確な情報を確認するための時間的猶予を確保します。
  • 無責任な回答の回避: 不正確な情報や曖昧な返答を避け、責任ある回答をするための準備期間を設けます。
  • 今後の対応の明示: いつ頃、どのような形で連絡するのかを伝え、相手に次のアクションを予測させ、スムーズなコミュニケーションを促します。

 

メール作成時の注意点とコツ

 

1. 件名で「確認中」であることを明確に

件名はメールの「顔」です。開封しなくても内容がある程度わかるように工夫しましょう。

  • 元の件名に「Re:」で返信: これは基本中の基本です。相手が何の件で連絡しているのかすぐにわかります。
  • 「承知いたしました」「ご連絡ありがとうございます」などの追加: 相手の連絡を受け取ったことを明確に伝えます。
  • 「〇〇の件、確認中です」「〇〇について、改めてご連絡いたします」のように進捗状況を示す: 相手に安心感を与えます。
  • : Re: 【〇〇の件】承知いたしました/確認の上、改めてご連絡いたします
  • NG例: Re: 無題(論外)、Re: 承知(件名だけでは不親切)

2. 冒頭で迅速な返信への感謝と一次対応を

メールを開いた瞬間に、相手が「ちゃんと読んでもらえているな」と感じるように配慮しましょう。

  • 「ご連絡ありがとうございます」「お問い合わせありがとうございます」: 相手の行動に感謝を伝えます。
  • 「拝見いたしました」「承知いたしました」: 相手からの連絡内容を確かに受け取ったことを明示します。
  • : 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。この度は、〇〇(具体的な内容)についてご連絡いただき、ありがとうございます。
  • NG例: いきなり「確認します」から入る(冷たい印象を与えます)

3. 「なぜすぐに回答できないのか」を簡潔に伝える

必ずしも詳細な理由を述べる必要はありませんが、全く理由がないと相手は不審に思うかもしれません。「確認が必要なのだな」と相手が納得できるよう、簡潔に理由を添えましょう。

  • 「現在、担当部署に確認中でございます」「詳細な情報が必要なため、確認にお時間をいただいております」: 内部連携が必要な場合。
  • 「〇〇について、現在の状況を確認いたします」「過去の資料を確認いたします」: 自身の情報整理や過去履歴の確認が必要な場合。
  • 「〇〇について、最適な対応策を検討するため、少々お時間をいただきたく存じます」: 検討や判断に時間を要する場合。
  • NG例: なぜか分からないが、確認する(不自然)、確認が必要です(理由が不明瞭)

4. いつ頃、どのように連絡するのか明確な「期限」を示す

ここが最も重要です!曖昧な表現は相手を不安にさせます。

  • 具体的な日時を提示: 「〇月〇日の〇時までに」「本日中に」「週明けには」など、できる限り具体的な期日を伝えましょう。
  • 「遅くとも〇日までには」: 幅を持たせつつも、上限を設けることで相手に安心感を与えます。
  • 「進捗があり次第」は避ける: 進捗がなければ連絡が来ないのか、と相手に不安を与えます。「進捗があり次第ご連絡いたします」ではなく、「〇日までには進捗をご報告いたします」と、進捗がなくても期日には連絡する旨を伝えましょう。
  • 連絡手段も明示: 「メールにて」「お電話にて」など、どのように連絡するかも示しておくと親切です。
  • : 恐れ入りますが、〇月〇日(〇)の午前中までには、改めてご連絡いたします。
  • : 詳細を確認の上、遅くとも本日中には、改めてメールにてご連絡させていただきます。
  • NG例: なるべく早くご連絡します(曖昧)、確認でき次第連絡します(いつになるかわからない)

5. 相手への配慮を示すクッション言葉と丁寧語

相手に手間や待たせることを強いる状況なので、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

  • 「お待たせして申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」: 待たせることへの謝意や、相手への配慮を示す言葉です。
  • 「〜いたします」「〜させていただきます」: 謙譲語や丁寧語を適切に使います。
  • : お忙しいところ恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
  • NG例: 待ってください(命令形)、確認しますので(ぶっきらぼう)

6. 署名と連絡先の明記

基本的なことですが、署名と連絡先は必ず記載しましょう。

  • 会社名、部署名、氏名: 誰からの連絡か明確にします。
  • 電話番号、メールアドレス: 相手が追加で連絡を取りたい場合に備えます。

対応項目ごとに確認の流れを明示した丁寧な返信例

このたびはお忙しい中、詳細なご連絡をお寄せいただき、誠にありがとうございます。お申し出の件につきまして、以下の通り社内にて確認を進めております。

【確認事項】
・ご提示いただいた内容に関する背景情報の整理
・社内担当者との認識共有と対応可否の検討
・想定されるリスクおよび代替案の有無

現在、上記各項目について社内で確認作業を行っており、関連資料の照合と必要に応じた過去事例の参照も並行して進めております。特に、ご希望いただいた実施時期に関する調整には慎重な確認が必要とされております。

つきましては、すべての項目について社内の見解がまとまり次第、責任を持って改めてご報告させていただきます。ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、今しばらくお時間を頂戴いたしますようお願い申し上げます。

手続き内容の確認と調整を明示した例文

平素より大変お世話になっております。このたびはご丁寧なご依頼を賜り、誠にありがとうございます。

以下のとおり、社内確認が必要な事項がございますため、只今、調整を行っております。

【現在確認中の項目】

1. ご提出書類の記載内容と社内フォーマットの整合性
2. 申請手続きに伴う内部承認フロー
3. 関係部署(総務・経理)とのスケジュール調整

特に内部承認のフローにおいては、複数部門にまたがるため、確認と合意にお時間を要する可能性がございます。上記確認事項につきましては、本日中を目処に担当部署より回答を得る予定です。

確認が完了次第、改めて詳細を記載の上、ご報告申し上げますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

打ち合わせ内容の精査と社内対応状況を段階的に説明する文例

先日はお打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございました。ご提示いただきました内容について、下記の通り社内にて精査を行っております。

【社内確認の進捗】
■ 打合せ議事録の内容確認(担当者間での共有完了)
■ 実現可能性に関する技術部門への照会(現在確認中)
■ 想定スケジュールと現行プロジェクトとの調整(一部調整が必要)

現在、技術面での確認に時間を要しており、特に実装面での具体的な対応可否の判断を行っております。その他、納期面での社内スケジュールとの調整についても併せて進行中でございます。

すべての情報が整い次第、改めてご連絡を差し上げる予定でございますので、今しばらくご猶予いただけますようお願い申し上げます。

資料受領後の対応方針を構造的に伝える返信例

ご送付いただきました資料、確かに受領いたしました。お忙しい中、ご準備いただきありがとうございました。

以下に基づき、社内で確認作業を進めております。

【確認ステップ】

1. 資料内容の整合性チェック(特に数値情報の妥当性)
2. ご提案内容に関する法務部門からの見解
3. ご希望条件に対する弊社側の対応可否

現在、特に法的な観点からの見解に時間を要しており、社内弁護士を交えての確認を行っております。これにより、対応方針の決定がやや遅れておりますが、今週末までには社内意見を集約できる見込みでございます。

方針が確定次第、詳細を添えて改めてご報告差し上げますので、ご不便をおかけいたしますが、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

商談後のご提案内容に対する社内確認と今後の連絡方針の提示

先日はご多忙のところお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。商談にてお話しいただいたご提案内容につきまして、以下の観点から社内で検討および確認を進めております。

【検討中の主要項目】
・ご提案サービスの導入による弊社業務への影響
・コスト構成と予算への影響
・他社事例との比較検証および費用対効果の見積もり

社内での調整には時間を要する状況ですが、各担当部門と連携の上、最善の方向性を導き出せるよう慎重に進めております。また、ご提案のタイミングやご希望納期に対しても実現可能性の観点から検討を進めております。

検討の結果がまとまり次第、再度詳細をご連絡差し上げる所存です。ご期待に沿える形となるよう尽力いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

詳細確認後に責任を持ってご連絡差し上げる旨を丁寧に伝える例文

平素より格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。お送りいただきましたご依頼内容につきまして、拝見の上、現在、社内関連部署と連携しながら確認作業を進めております。具体的には、関連資料の精査および実施可能な対応方針の検討を行っております。確認事項が多岐にわたるため、慎重に判断を行っており、お時間を頂戴しております。つきましては、確認が整い次第、責任を持って改めてご連絡申し上げますので、誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。ご不便をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げますとともに、何卒ご理解賜りますよう重ねてお願い申し上げます。

社内調整を伴うご依頼への慎重な対応を伝える例文

このたびはご連絡を賜り、誠にありがとうございます。ご相談いただいた件につきましては、弊社内における複数部署の調整を要する内容であることから、只今、関係部門と情報を共有しつつ、必要な確認と社内合意形成を図っているところでございます。本件の性質上、即時のご返答が難しい状況ではございますが、出来る限り速やかに対応させていただきたく、全力を挙げて進めております。最終的な方針が確定いたしました段階で、改めて丁寧にご報告申し上げる所存です。お急ぎのところ大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

不明点を含む内容に対し丁寧に確認を行う姿勢を示す例文

ご丁寧にご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。いただいた内容につきまして、いくつか不明な点が含まれておりましたため、現在、当該事項に関して関連する資料および過去の事例を精査しながら、慎重に確認を進めております。また、必要に応じて担当部署および関係各所とも協議を行っており、正確かつ的確なご回答を差し上げるため、情報の整理と判断に時間を要しております。誠に恐縮ではございますが、確認作業が完了次第、改めてご連絡差し上げますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

複雑な依頼内容に対する調査中であることを説明する例文

日頃よりお世話になっております。このたびはご連絡を賜り、ありがとうございます。ご依頼の件につきましては、内容が多岐にわたり、かつ過去の対応状況や関連規程等も含めた調査が必要となるため、只今、担当部門と連携しながら調査・確認を進めております。現時点では一部の情報が未確定となっており、正確なお答えを差し上げるためには、もう少しお時間を頂戴する必要がございます。ご不便をおかけし大変恐縮ですが、確認が完了し次第、詳細をご説明の上、改めてご連絡申し上げますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

期限内にご連絡する予定であることを明確に伝える例文

平素より格別のご支援を賜り、誠にありがとうございます。ご指摘いただいた件につきまして、現在、社内の関係部門と調整を行っており、事実関係の確認および対応方針の検討を進めております。本件につきましては、〇月〇日までには社内の合意が得られる見込みであり、その時点で改めてご連絡差し上げる予定でございます。お忙しい中、再度のご連絡をお待たせする形となり、誠に恐縮ではございますが、的確なご報告を差し上げるために必要な対応となりますこと、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬご高配を賜れますよう、心よりお願い申し上げます。

ご依頼内容を確認の上ご連絡する旨を伝える例文

このたびはご依頼いただき、誠にありがとうございます。内容を拝見し、社内で確認を行っております。確認が整い次第、改めてご連絡差し上げますので、恐れ入りますが今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

資料確認後にご連絡する場合の丁寧な表現

ご送付いただきました資料について、只今社内にて精査しております。確認が完了次第、詳細をご連絡申し上げますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

先方のご質問に対し確認後に返答する旨を伝える例文

お問い合わせいただいた件につきましては、現在関係部署に確認を取っております。確認が取れ次第、早急にご連絡申し上げますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

社内確認を要する案件に対する返信例文

ご連絡ありがとうございます。本件につきましては、社内での確認が必要となるため、担当部署と調整の上、改めてご連絡させていただきます。何卒よろしくお願い申し上げます。

正式な回答前に一報入れる場合の例文

このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。ご指摘の件につきましては、只今確認中でございます。正式なご案内につきましては、確認完了後に改めてご連絡申し上げます。

スケジュール調整後のご連絡を約束する例文

お打ち合わせの件、誠にありがとうございます。日程につきましては社内での調整を行っております。確認が取れ次第、改めてご連絡差し上げますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

回答保留中であることを伝える丁寧な例文

お問い合わせいただきありがとうございます。本件は現在、社内にて確認中でございます。ご迷惑をおかけいたしますが、確認が完了いたしましたら、改めてご報告申し上げます。

価格や条件の確認後に連絡する例文

お見積もりのご依頼につきまして、現在価格および諸条件の確認を進めております。内容が確定次第、改めてご連絡いたしますので、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

会議の可否について確認中である旨を伝える例文

会議開催のご提案、ありがとうございます。現在、関係者の予定を確認中でございます。調整が整い次第、改めてご連絡いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

手続きの進捗確認後に連絡する例文

このたびはお手続きに関しご連絡いただき、ありがとうございます。現在、手続きの進捗状況を確認中でございます。確認が取れましたら、改めてご報告いたしますので、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。