お盆休み・夏季休暇のお知らせメール例文と注意点
お盆休みや夏季休暇のお知らせは、ビジネスシーンにおいて非常に重要なコミュニケーションです。相手に失礼なく、かつ正確な情報を伝えるためには、適切なメールの書き方とマナーを理解しておく必要があります。
【ケース別】お盆休み・夏季休暇のお知らせメール例文
ここでは、社内向けから社外向けまで、多様な状況を想定したメール例文を20種類ご紹介します。ご自身の状況に合わせて、適宜修正してご活用ください。
社内（一般社員向け）
シンプルな休暇のお知らせ
件名：夏季休暇のお知らせ
社員各位
平素より大変お世話になっております。 さて、誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。
緊急連絡先を記載する場合
件名：夏季休暇のお知らせと緊急連絡先について
社員各位
平素より大変お世話になっております。 誠に恐縮ですが、下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
休暇期間中の緊急連絡は、下記までお願いいたします。 緊急連絡先：〇〇（担当者名） 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。
休暇前の業務依頼がある場合
件名：夏季休暇前後の業務について（お知らせ）
社員各位
お疲れ様です。 例年の夏季休暇につきまして、下記の期間で取得をお願いいたします。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
つきましては、休暇前の業務につき、〇月〇日（〇）までに〇〇の対応を完了していただきますようお願いいたします。 皆様にはご協力をお願いすることとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。
交代で休暇を取る場合
件名：夏季休暇取得のご案内（〇〇部）
〇〇部 社員の皆様
お疲れ様です。〇〇です。 今年の夏季休暇は、業務に支障が出ないよう、各自で調整の上、下記の期間内に取得してください。
—記— 夏季休暇取得可能期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
休暇取得の際は、事前に〇〇まで申請をお願いいたします。 皆様にはご不便をおかけいたしますが、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。
社内（上司・目上の方へ）
休暇取得の報告
件名：夏季休暇取得のご報告（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。 私事ではございますが、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、夏季休暇を取得させていただきます。 休暇中は、〇〇（担当者名）が業務を代行いたします。緊急の際には〇〇までご連絡ください。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 休暇明けは〇月〇日（〇）より出社いたします。
業務引継ぎについて触れる場合
件名：夏季休暇中の業務引継ぎについて（〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。 この度、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで夏季休暇をいただくことになりました。 つきましては、休暇中の業務につきましては、〇〇（担当者名）に引継ぎを行いました。 何かご不明な点がございましたら、〇〇までお問い合わせください。 ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より出社いたします。
休暇中の連絡手段について伝える場合
件名：夏季休暇のお知らせと緊急時の対応について（〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。 〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、夏季休暇をいただきます。 休暇中は基本的には連絡が取りづらくなりますが、緊急の際には〇〇までお電話いただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より出社いたします。
社内（部下へ）
休暇取得の促進
件名：夏季休暇取得の推奨について
〇〇部 各位
お疲れ様です。〇〇です。 今年の夏季休暇についてですが、下記の期間内に各自で取得を進めてください。 日頃の業務の疲れを癒し、リフレッシュしていただく良い機会と捉えていただければ幸いです。 業務調整など、何か困ったことがあれば遠慮なく相談してください。 皆様の協力をお願いいたします。
休暇中の業務体制について指示する場合
件名：夏季休暇中の業務体制について
〇〇部 各位
お疲れ様です。〇〇です。 例年の夏季休暇の期間、下記の通りとさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
つきましては、休暇期間中も円滑に業務が進むよう、事前に業務の引継ぎや共有を徹底してください。 何か不明な点があれば、私または〇〇まで確認してください。 ご協力をお願いいたします。
会社から社員へ
会社全体への休暇案内
件名：【重要】全社夏季休暇のお知らせ
社員各位
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。 さて、誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を全社夏季休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。 皆様も良い休暇をお過ごしください。
会社代表者名での案内
件名：夏季休暇のお知らせ
社員各位
この度、下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。 社員の皆様には、この機会に心身ともにリフレッシュし、英気を養っていただきたいと存じます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。
株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇
取引先・社外向け
一般的な休暇のお知らせ
件名：夏季休暇のお知らせ 株式会社〇〇
お取引先各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
期間中は何かとご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。 休暇期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日（〇）以降、順次対応させていただきます。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
自動返信メールとして設定する場合
件名：夏季休暇のお知らせ（自動返信）
拝啓
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、夏季休暇をいただいております。 この期間中に頂戴しましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日（〇）以降、順次ご対応させていただきます。 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
敬具
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇
事前に連絡が必要な旨を伝える場合
件名：夏季休暇のお知らせと事前ご連絡のお願い 株式会社〇〇
お取引先各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 誠に恐縮ですが、弊社では下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
つきましては、上記期間中に緊急のご用件がございます場合は、大変お手数ですが、〇月〇日（〇）までに弊社担当者へご一報いただけますようお願い申し上げます。 皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。
長期休暇の場合（早めの連絡）
件名：夏季長期休暇のお知らせとご協力のお願い 株式会社〇〇
お取引先各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季長期休暇とさせていただきます。
—記— 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
例年よりも長めの休暇となり、皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。 この期間中に予定されている業務やお問い合わせにつきましては、お早めに担当者までご連絡いただけますようお願い申し上げます。 休暇明けは〇月〇日（〇）より通常業務を開始いたします。
問い合わせへの返信（休暇中）
顧客からの問い合わせへの自動返信
件名：お問い合わせありがとうございます（自動返信）
〇〇様
この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 現在、弊社は夏季休暇中のため、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、お問い合わせへのご返信を一時休止しております。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（〇）以降に順次ご返信させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
株式会社〇〇 〇〇部
緊急連絡先を提示する場合（自動返信）
件名：お問い合わせありがとうございます（自動返信）
〇〇様
この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 現在、弊社は夏季休暇中のため、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、お問い合わせへのご返信を一時休止しております。 緊急のご用件の場合は、大変恐縮ですが、下記までご連絡いただけますようお願い申し上げます。 緊急連絡先：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
株式会社〇〇 〇〇部
目上の方・重要な取引先へ（より丁寧な表現）
件名：夏季休業のお知らせ（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
さて、誠に恐縮ではございますが、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
—記— 夏季休業期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
皆様にはご不便をおかけすることと存じますが、何卒ご理解ご協力のほど、伏してお願い申し上げます。 休暇中にいただきましたご連絡、お問い合わせ等につきましては、〇月〇日（〇）以降、順次対応させていただきます。 今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
個別で丁寧な挨拶を添える場合
件名：夏季休業のお知らせとご挨拶（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、誠に恐縮ではございますが、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
—記— 夏季休業期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
期間中は何かとご不便をおかけすることと存じますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。 何かございましたら、休暇前までに何なりとお申し付けくださいませ。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
休暇前の挨拶を兼ねる場合
件名：夏季休業のお知らせとご挨拶（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
猛暑の折、〇〇様におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、誠に恐縮ではございますが、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
—記— 夏季休業期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
皆様にはご迷惑をおかけすることと存じますが、何卒ご理解ご協力のほど、お願い申し上げます。 休暇明けに改めてご連絡させていただきます。 酷暑厳しき折、〇〇様におかれましても、どうかご自愛くださいませ。
お盆休み・夏季休暇のお知らせメール作成の注意点
休暇のお知らせメールは、ただ日付を伝えるだけではありません。相手への配慮とビジネス上のマナーを守ることが重要です。
件名で内容を明確に伝える
メールの件名は、相手がメールを開封するかどうかを決める重要な要素です。「夏季休暇のお知らせ」や「お盆休みのご案内」など、件名を見ただけで内容がすぐに理解できるようにしましょう。特に社外向けの場合は、会社名を明記するとより丁寧です。
NG例
- 「休みのお知らせ」
- 「ご連絡」
OK例
- 「夏季休暇のお知らせ 株式会社〇〇」
- 「【重要】全社夏季休暇のご案内」
休暇期間を明確に記載する
いつからいつまで休暇なのかを、日付と曜日を併記して明確に記載しましょう。記載漏れや誤りがないように、必ず確認してください。期間が複数ある場合は、箇条書きなどで分かりやすく示すと良いでしょう。
記載例
- 夏季休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
休暇中の連絡体制を明記する
休暇期間中に連絡が取れるのか、誰に連絡すれば良いのかを明確に伝えましょう。特に緊急時の連絡先は必須です。自動返信メールを設定する場合は、その旨も記載し、いつから対応が再開されるのかを伝えましょう。
記載例
- 休暇期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日（〇）以降、順次対応させていただきます。
- 緊急のご用件の場合は、大変恐縮ですが、下記までご連絡いただけますようお願い申し上げます。
- 緊急連絡先：〇〇（担当者名） 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
挨拶文と結びの言葉に配慮する
ビジネスメールの基本として、適切な挨拶文と結びの言葉を添えましょう。相手への配慮を示すことで、より丁寧な印象を与えます。
- 社内向け：「お疲れ様です」「平素より大変お世話になっております」
- 社外向け：「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」
結びの言葉は、「何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます」「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」など、相手に合わせた表現を選びましょう。
誤字脱字がないか入念にチェックする
日付や連絡先、担当者名など、数字や固有名詞は特に間違いがないか何度も確認しましょう。誤字脱字は相手に不信感を与えかねません。送信前に必ず見直しを行いましょう。
送信するタイミングに注意する
休暇のお知らせは、余裕を持って早めに送ることが大切です。特に取引先への連絡は、相手が準備をする時間を考慮し、休暇に入る1週間から2週間前には送るように心がけましょう。直前の連絡は、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
相手に合わせたメールの書き方
同じ休暇のお知らせでも、相手によって表現を使い分ける必要があります。
社内向け（一般社員）
目的
社内のメンバーに休暇期間を周知し、円滑な業務遂行を促す。
ポイント
- 簡潔に分かりやすく伝えることを意識しましょう。
- 全体に向けて発信する場合は「社員各位」「皆様」などを用い、個人名で送る場合は氏名を記載します。
- 必要に応じて、休暇前の業務依頼や休暇中の連絡体制について具体的に指示します。
- 協力をお願いする言葉を添えることで、スムーズな連携を促します。
例文で使用した敬語表現の例
- 「平素より大変お世話になっております。」
- 「ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。」
社内向け（上司・目上の方）
目的
自身の休暇取得を報告し、業務に支障が出ないよう配慮する。
ポイント
- 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 個人的な休暇報告であることを明確にするために、「私事ではございますが」といった一文を入れるとより丁寧です。
- 休暇中の業務体制や引継ぎ状況について具体的に説明し、安心してもらえるように配慮しましょう。
- 緊急時の連絡先や連絡方法を伝えることで、上司が困らないように準備をしておくことが重要です。
例文で使用した敬語表現の例
- 「お疲れ様です。」（社内における一般的な挨拶）
- 「ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 「ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
社内向け（部下）
目的
部下へ休暇期間を周知し、休暇取得を促すとともに、業務体制を整えるよう指示する。
ポイント
- 労いの言葉を添えると、部下のモチベーション向上にもつながります。
- 休暇取得を推奨する旨を明確に伝えましょう。
- 休暇中の業務体制について、具体的な指示や注意点を分かりやすく伝えましょう。
- 困ったことがあれば相談に乗る姿勢を示すことで、部下は安心して業務に取り組めます。
例文で使用した敬語表現の例
- 「お疲れ様です。」
- 「皆様の協力をお願いいたします。」
会社から社員へ
目的
会社として、全社員へ夏季休暇の期間と方針を伝える。
ポイント
- フォーマルな表現を使い、会社の公式な発表であることを示しましょう。
- 休暇の目的（リフレッシュなど）を伝えることで、社員の理解を深めることができます。
- 代表者名で出す場合は、会社の正式な書式に則りましょう。
- 休暇明けの業務開始日も明確に記載しましょう。
例文で使用した敬語表現の例
- 「日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。」
- 「皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。」
- 「この機会に心身ともにリフレッシュし、英気を養っていただきたいと存じます。」
取引先・社外向け
目的
取引先や顧客に対し、休暇期間中の業務停止を周知し、迷惑をかけないよう配慮する。
ポイント
- 最も丁寧な敬語を使用し、失礼のないように細心の注意を払いましょう。
- 時候の挨拶など、定型的なビジネスメールの要素をしっかり盛り込みましょう。
- 休暇期間中の問い合わせ対応について、具体的に案内することが非常に重要です。自動返信メールの設定についても触れると親切です。
- 事前に連絡が必要な場合は、その旨を明確に伝え、相手に準備を促しましょう。
- 休暇明けの業務開始日も明記し、今後の取引継続を願う結びの言葉を添えましょう。
例文で使用した敬語表現の例
- 「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」
- 「誠に恐縮ではございますが」
- 「皆様にはご不便をおかけすることと存じますが、何卒ご理解ご協力のほど、伏してお願い申し上げます。」
- 「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」
問い合わせへの返信（休暇中）
目的
休暇中に届いた問い合わせに対し、速やかに自動返信で状況を伝える。
ポイント
自動返信であることを明記し、相手に誤解を与えないようにしましょう。
- 休暇期間と、返信再開日を具体的に記載することが重要です。
- 緊急時の連絡先を記載するかどうかは、会社のポリシーや状況に合わせて判断しましょう。
- 相手への感謝と、返信が遅れることへの謝意を丁寧に伝えましょう。
例文で使用した敬語表現の例
- 「お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。」
- 「誠に恐縮ですが」
- 「ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。」
7. 目上の方・重要な取引先へ（より丁寧な表現）
目的
特に重要な取引先や、目上の方に対し、最大限の敬意を払って休暇を知らせる。
ポイント
最上級の敬語を使用し、細やかな心遣いを表現しましょう。
- 季節の挨拶や相手の健康を気遣う言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えます。
- 休暇前の挨拶を兼ねるなど、一方的なお知らせに留まらないように工夫しましょう。
- 必要に応じて、個別の連絡を促す一文を加えることで、きめ細やかな対応をアピールできます。
例文で使用した敬語表現の例
- 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
- 「酷暑厳しき折、〇〇様におかれましても、どうかご自愛くださいませ。」
- 「今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。」
