やんわり送るリマインドメール例文|事務的・営業の押し付けを感じない書き方・注意点
リマインドメールは、相手に何かを思い出してもらうための重要なコミュニケーションツールです。しかし、その書き方によっては、相手に事務的、あるいは催促されているようなネガティブな印象を与えてしまうこともあります。相手に不快感を与えず、かつ確実に要件を伝えられる「やんわりリマインドメール」の書き方と具体的な例文を、様々なケースを想定してご紹介します。
会議のリマインドメール
会議のリマインドメールは、参加者が円滑に会議に参加できるよう、日時や場所、議題などを再確認してもらう目的で送ります。事務的になりすぎず、丁寧な言葉遣いを心がけることで、参加者の協力を促します。
通常の会議リマインド
件名：【リマインド】〇月〇日（〇）〇時～ 定例会議のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
来週〇月〇日（〇）〇時より開催されます定例会議につきまして、 念のためご案内させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
会議の詳細は以下の通りです。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 〇〇会議室（オンラインの場合はURL：[URLを挿入]）
- 議題：
- 〇〇について
- 〇〇の進捗状況
- その他
ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
議題資料の事前確認依頼を含むリマインド
件名：【リマインド】〇月〇日（〇）〇時～ 定例会議と事前資料のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
来週〇月〇日（〇）〇時より開催されます定例会議につきまして、 念のためご案内させていただきます。
会議で議論する予定の資料を添付いたしましたので、 お手数ですが、事前にご確認いただけますと幸いです。
会議の詳細は以下の通りです。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 〇〇会議室（オンラインの場合はURL：[URLを挿入]）
- 議題：
- 〇〇について
- 〇〇の進捗状況
- その他
ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
少人数の打ち合わせリマインド
件名：【ご確認】〇月〇日（〇）〇時～ 打ち合わせのご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
来週〇月〇日（〇）〇時より予定しております打ち合わせにつきまして、 念のためご案内させていただきます。
当日は〇〇について意見交換できればと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
打ち合わせの詳細は以下の通りです。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 〇〇カフェ（オンラインの場合はURL：[URLを挿入]）
- 議題：
- 〇〇の現状確認
- 今後の展望
ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
提出物のリマインドメール
提出物のリマインドは、相手に期日を意識させつつ、プレッシャーを与えないように配慮することが重要です。協力的な姿勢を示し、必要であればサポートを申し出ることで、スムーズな提出を促します。
社内向け資料提出リマインド
件名：【ご確認】〇〇資料のご提出について（〇月〇日締切）
〇〇部各位
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
先日ご案内いたしました〇〇資料のご提出につきまして、 念のためご案内させていただきます。
提出期限は〇月〇日（〇）となっております。
ご多忙のところ恐縮ですが、期日までにご提出いただけますよう、 ご協力をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお声がけください。
よろしくお願いいたします。
取引先への見積書提出リマインド
件名：【ご確認】〇〇プロジェクトのお見積書について
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
先日お話しいたしました〇〇プロジェクトのお見積書につきまして、 その後、ご検討状況はいかがでしょうか。
〇〇様のご都合の良いタイミングで構いませんので、 進捗状況をお知らせいただけますと幸いです。
何かご不明な点やご要望などございましたら、 お気軽にお申し付けください。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
報告書提出リマインド（締切が近い場合）
件名：【リマインド】〇〇報告書のご提出について
〇〇様
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
〇〇報告書のご提出につきまして、念のためご案内させていただきます。
提出期限が〇月〇日（〇）に迫っておりますので、 お忘れなくご提出いただけますようお願い申し上げます。
もし、何かお困りのことなどございましたら、 遠慮なくお申し出ください。
よろしくお願いいたします。
支払い・請求に関するリマインドメール
支払いに関するリマインドは、相手に失礼がないよう、非常に丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。あくまで確認を促す姿勢で、催促にならないよう注意しましょう。
入金確認のリマインド（期日を過ぎていないが確認を促す）
件名：【ご確認】〇月分ご請求書のお支払いについて（〇〇株式会社）
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
〇月分のご請求書をお送りしておりますが、 その後、ご確認いただけましたでしょうか。
お支払い期日は〇月〇日（〇）となっております。
念のため、ご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。
入金確認のリマインド（期日を過ぎている場合）
件名：【ご案内】〇月分ご請求書のお支払いについて（〇〇株式会社）
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
〇月分のご請求書につきまして、 お支払い期日の〇月〇日（〇）が過ぎておりますが、 現在のご状況はいかがでしょうか。
何かお手続きでお困りのことがございましたら、 お気軽にご連絡ください。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
よろしくお願い申し上げます。
経費精算のリマインド（社内向け）
件名：【リマインド】〇月度経費精算申請について
社員各位
お疲れ様です。 経理部の〇〇です。
〇月度の経費精算申請につきまして、 念のためご案内させていただきます。
申請期限は〇月〇日（〇）となっておりますので、 お忘れなくご申請いただけますようお願い申し上げます。
申請漏れや不備がないか、今一度ご確認をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、経理部〇〇までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
返信・確認依頼のリマインドメール
返信や確認依頼のリマインドは、相手の状況に配慮しつつ、こちらの意図を明確に伝えることが重要です。相手に負担を感じさせないよう、簡潔かつ丁寧な表現を心がけましょう。
返信が来ていないメールのリマインド
件名：Re: 〇〇の件（〇〇です）
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
先日〇月〇日にご連絡させていただきました〇〇の件につきまして、 その後、ご検討状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何かご不明な点などございましたら、 お気軽にお申し付けください。
よろしくお願い申し上げます。
資料確認依頼のリマインド
件名：【ご確認のお願い】〇〇資料について
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
先日お送りいたしました〇〇資料につきまして、 その後、ご確認いただけましたでしょうか。
もし何かご不明な点や、追加でご確認されたい点がございましたら、 いつでもお気軽にお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
イベント参加確認のリマインド
件名：【リマインド】〇〇イベント参加のご確認
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
〇月〇日に開催されます〇〇イベントにご参加のお申し込みをいただき、 誠にありがとうございます。
念のため、イベントの詳細について改めてご案内させていただきます。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 〇〇会場（オンラインの場合はURL：[URLを挿入]）
- 持ち物： 〇〇
当日、〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
タスク・進捗に関するリマインドメール
タスクや進捗に関するリマインドは、相手の業務を円滑に進めるためのサポートという意識で送ることが大切です。状況を尋ねる際は、相手を責めるような表現は避け、協力的な姿勢を示しましょう。
特定タスクの進捗確認
件名：【ご確認】〇〇の件、進捗状況はいかがでしょうか？
〇〇様
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
先日お願いいたしました〇〇の件につきまして、 その後、進捗状況はいかがでしょうか。
何かお手伝いできることがございましたら、 遠慮なくお申し出ください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
プロジェクト全体の進捗確認
件名：〇〇プロジェクトの進捗確認について
〇〇部各位
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
現在進行中の〇〇プロジェクトの進捗状況について、 念のためご確認させてください。
各担当箇所で何か課題や懸念点などございましたら、 早めにご共有いただけますと幸いです。
今後のスケジュール調整にも関わりますので、 お忙しいところ恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
提出が遅れている場合の進捗確認
件名：【ご確認】〇〇の件、進捗状況について
〇〇様
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
先日お願いいたしました〇〇の件につきまして、 〇月〇日までのご提出をお願いしておりましたが、 現在のご状況はいかがでしょうか。
もし、何かお困りのことなどございましたら、 遠慮なくお申し出ください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
面談・面接のリマインドメール
面談や面接のリマインドは、応募者や相手が安心して当日を迎えられるよう、丁寧な案内を心がけます。場所や時間、持ち物など、重要な情報を明確に伝えることが大切です。
採用面接のリマインド
件名：【リマインド】〇月〇日（〇）〇時～ 採用面接のご案内（株式会社〇〇）
〇〇様
この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。 株式会社〇〇の〇〇です。
来週〇月〇日（〇）〇時より予定しております面接につきまして、 念のためご案内させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご来社いただけますと幸いです。
面接の詳細は以下の通りです。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 弊社〇〇会議室（アクセス：[アクセス方法を記載]）
- 持ち物： 履歴書、職務経歴書、筆記用具
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
当日、〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
社内面談のリマインド
件名：【ご確認】〇月〇日（〇）〇時～ 面談のご案内
〇〇様
お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。
来週〇月〇日（〇）〇時より予定しております面談につきまして、 念のためご案内させていただきます。
当日は〇〇についてお話しできればと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
面談の詳細は以下の通りです。
- 日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 場所： 〇〇会議室
ご不明な点がございましたら、お気軽にお声がけください。
よろしくお願いいたします。
その他のリマインドメール
上記以外にも、様々な場面でリマインドメールを送る機会があります。相手の状況や関係性を考慮し、適切な表現を選ぶことが重要です。
資料送付後の確認リマインド
件名：【ご確認のお願い】〇〇資料のご感想など
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
先日お送りいたしました〇〇資料につきまして、 その後、ご確認いただけましたでしょうか。
もし何かご不明な点や、ご感想などございましたら、 お気軽にお聞かせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
よろしくお願い申し上げます。
長期休暇前の連絡事項リマインド
件名：【重要】夏季休暇中の連絡体制について
社員各位
お疲れ様です。 総務部の〇〇です。
〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、夏季休暇となります。
休暇中の緊急連絡先や対応体制につきまして、 念のため改めてご案内させていただきます。
- 緊急連絡先： 〇〇（携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇）
- 対応不可期間： 〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
- 通常業務再開： 〇月〇日（〇）より
皆様にはご不便をおかけいたしますが、ご理解ご協力をお願いいたします。
休暇中は十分な休息を取り、リフレッシュしてください。
よろしくお願いいたします。
アンケート回答のリマインド
件名：【リマインド】〇〇アンケートご協力のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。
先日お願いいたしました〇〇アンケートにつきまして、 その後、ご回答いただけましたでしょうか。
皆様のご意見は今後のサービス改善に大変役立つものですので、 お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
回答期限は〇月〇日（〇）となっております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。
リマインドメールを書く際の重要なポイント
リマインドメールは、相手に何かを思い出してもらうためのメールです。しかし、その内容によっては、相手に不快感を与えたり、催促されているように感じさせてしまったりする可能性があります。ここでは、事務的にならず、相手に配慮した「やんわりリマインドメール」を書くための重要なポイントを解説します。
相手への配慮を最優先に
リマインドメールを送る際、最も大切なのは相手への配慮です。相手が多忙であったり、たまたまメールを見落としていたりする可能性も十分にあります。「忘れているだろう」という前提ではなく、「念のため確認のためにお送りする」というスタンスで臨みましょう。
- 「念のため」「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッション言葉を積極的に活用し、丁寧な印象を与えます。
- 相手の状況を考慮し、「何かお困りではありませんか？」といった、相手を気遣う一言を添えることで、より丁寧な印象になります。
- 返信がないからといって、催促するような言葉遣いは絶対に避けましょう。高圧的な態度は、相手との関係性を悪化させる原因になります。
件名で内容を明確に伝える
リマインドメールであることが一目でわかるように、件名で内容を明確に示しましょう。件名を見ただけで、何に関するリマインドなのかが理解できるように工夫します。
- 【リマインド】や【ご確認】といった言葉を入れることで、リマインドメールであることが伝わりやすくなります。
- 「〇月〇日（〇）〇時～」のように、日時を具体的に記載することで、相手は内容をより把握しやすくなります。
- 「〇〇の件」や「〇〇について」など、具体的な内容を簡潔に記載しましょう。
本文は簡潔に、分かりやすく
本文は、長々と書く必要はありません。伝えたい要件を簡潔に、分かりやすく記載することが重要です。
- 目的を明確に伝える：何についてのリマインドなのかを冒頭で明確に伝えましょう。
- 必要な情報をまとめる：日時、場所、提出物、議題など、相手が必要とする情報をまとめて記載します。リスト形式などを活用すると、より分かりやすくなります。
- アクションを促す：相手にどのような行動をしてほしいのか（返信、提出、参加など）を具体的に伝えます。
- 返信しやすい形にする：相手が返信する際に、何について返信すればよいのかが明確になるように配慮しましょう。
送るタイミングと頻度を考慮する
リマインドメールを送るタイミングと頻度も非常に重要です。早すぎても忘れ去られてしまいますし、遅すぎると相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。また、頻繁に送りすぎるのも逆効果です。
- 適切なタイミング：会議や提出期限の数日前、または前日に送るのが一般的です。ただし、相手のスケジュールや業務の状況に合わせて調整しましょう。
- 頻度：基本的に一度の要件につき、一度のリマインドで十分な場合が多いです。もし再度リマインドが必要な場合は、前回のメールから数日以上期間を空けるなど、間隔を考慮しましょう。
- 緊急性に応じた対応：緊急性が高い場合は、メールだけでなく、電話など他の連絡手段も検討しましょう。
相手に合わせた書き方の工夫
リマインドメールは、送る相手によって言葉遣いや内容を調整する必要があります。ここでは、様々な相手に合わせた書き方をご紹介します。
上司や目上の人へ送る場合
上司や目上の人へのリマインドメールは、特に丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。敬意を示しつつ、簡潔に要件を伝えることが重要です。
- 尊敬語・謙譲語を適切に使う：「〜していただけますでしょうか」「〜いただけると幸いです」など、丁寧な依頼形を使用します。
- 「ご多忙の折とは存じますが」など、相手の状況を気遣う言葉を必ず添えましょう。
- 「念のため、ご確認いただけますと幸いです」のように、あくまで確認を促す姿勢を崩さないことが大切です。
- もし、相手が多忙で返信が遅れている可能性がある場合は、「お忙しいところ恐縮ですが」という一言を添えることで、相手に配慮している姿勢が伝わります。
同僚や部下へ送る場合
同僚や部下へのリマインドメールは、上司へのメールよりも少しカジュアルな表現でも問題ありませんが、丁寧さを欠いてはいけません。協力を促すような前向きな言葉遣いを心がけましょう。
- 「お疲れ様です」といった挨拶から始め、親しみやすい印象を与えます。
- 「〜してください」といった命令形ではなく、「〜していただけると助かります」「〜をお願いします」といった依頼形を使用しましょう。
- 相手の状況を理解し、「何か困っていることはない？」といったサポートを申し出る一言を添えることで、円滑なコミュニケーションにつながります。
- 特に部下に対しては、「何か不明な点があればいつでも聞いてください」という言葉を添えることで、質問しやすい雰囲気を作り出すことができます。
取引先や社外の人へ送る場合
取引先や社外の人へのリマインドメールは、会社の顔として送る意識を持ち、細心の注意を払って作成する必要があります。信頼関係を損なわないよう、丁寧で品位のある言葉遣いを心がけましょう。
- 常に丁寧語・謙譲語を使用する：ビジネスメールの基本中の基本です。
- 相手の会社名・部署名・氏名を正確に記載する：誤りがないよう、細心の注意を払いましょう。
- 「いつもお世話になっております」といった感謝の言葉を冒頭に添えることで、丁寧な印象を与えます。
- 「ご多忙のところ恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」など、相手への配慮を示す言葉を適切に使いましょう。
- 返信や対応を促す場合でも、「ご無理のない範囲で」といった言葉を添えることで、相手にプレッシャーを与えないように配慮します。
- 万が一、相手からの返信や対応が遅れている場合でも、*相手を責めるような表現は絶対に避けてください。あくまでも、確認を促す姿勢で、穏やかな言葉遣いを心がけましょう。
問い合わせに対するリマインドの場合
問い合わせに対して返信が来ていない場合のリマインドメールは、相手に再度連絡を促す一方で、迷惑をかけていないか気遣う姿勢を示すことが大切です。
- 「先日お問い合わせさせていただきました〇〇の件につきまして」のように、何の問い合わせに対するリマインドなのかを明確に示します。
- 「その後、いかがでしょうか」「ご確認いただけましたでしょうか」といった、相手の状況を尋ねる丁寧な表現を使います。
- 「何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください」と添えることで、相手が連絡しやすい雰囲気を作ります。
- 相手が多忙である可能性を考慮し、「お忙しいところ恐縮ですが」というクッション言葉を忘れずに添えましょう。
やんわりリマインドメールの注意点
リマインドメールは、使い方を誤ると相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。ここでは、リマインドメールを送る際に特に注意すべき点を解説します。
催促メールとリマインドメールを混同しない
リマインドメールと催促メールは、似ているようで異なるものです。リマインドメールは「念のための確認」というニュアンスが強く、相手に思い出してもらうことを目的とします。一方、催促メールは「まだ対応していないことに対する督促」のニュアンスが強く、期日を過ぎた場合などに使われることが多いです。
やんわりリマインドメールを送る際は、あくまで「念のため」という姿勢を貫き、相手にプレッシャーを与えないように細心の注意を払いましょう。
- 「〇〇をお願いします」ではなく、「〇〇をいただけますと幸いです」といった丁寧な依頼形を使用します。
- 「まだですか？」といった詰問口調は絶対に避け、「その後、いかがでしょうか」といった問いかけの言葉を選びましょう。
感謝の気持ちを伝える
相手が対応してくれた際に、感謝の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。リマインドメールを送る前に対応してくれていた場合や、リマインドメールを送った後にすぐ対応してくれた場合は、必ず感謝のメールを送りましょう。
- 「早々にご対応いただき、ありがとうございます。」
- 「ご連絡いただき、ありがとうございます。」
このような一言があるだけで、相手との良好な関係を維持できます。
送りっぱなしにしない
リマインドメールを送ったら、それで終わりではありません。相手からの返信や対応があった場合は、速やかに確認し、必要であれば返信しましょう。
- 返信があった場合は、内容を確認し、問題なければ「承知いたしました」といった返信を簡潔に送ります。
- 質問や確認事項があった場合は、迅速に回答することで、相手に安心して対応してもらえるようになります。
感情的な表現を避ける
リマインドメールはビジネスメールです。感情的な表現は避け、常に冷静で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 相手がなかなか対応してくれない場合でも、イライラしている気持ちを表に出すのは厳禁です。
- 絵文字や顔文字なども、ビジネスメールには不適切です。
誤送信に注意する
リマインドメールに限らず、メールの誤送信は大きなトラブルにつながる可能性があります。送信ボタンを押す前に、以下の点を必ず確認しましょう。
- 宛先：正しい相手に送っているか、BCCとCCの使い分けは適切か。
- 件名：件名に誤字脱字はないか、内容が伝わるか。
- 本文：誤字脱字はないか、添付ファイルは漏れていないか。
- 添付ファイル：パスワード設定やファイル名など、セキュリティ面も確認する。
特に、個人情報や機密情報を含む内容の場合は、複数人で確認するなど、より慎重な対応が必要です。
