リマインドメールとは？なぜリマインドメールが「デキる社会人」の必須アイテムなのか？
日々、業務に追われる中で、「あの件、どうなったかな？」とか「そういえば、あれっていつまでだっけ？」なんて、うっかり忘れてしまうこと、ありますよね。そんな時、私たちの記憶の片隅にそっと寄り添い、必要な情報を思い出させてくれるのがリマインドメールです。
リマインドメールは、単なる「思い出させる」ためのメールではありません。相手への配慮と、円滑な業務遂行を促すための、非常に重要なビジネスツールなんです。今回は、このリマインドメールについて、その役割から作成のポイント、そして送るタイミングまで、社会人の皆さんがスマートに使いこなせるよう、徹底的に解説していきましょう。
リマインドメールの「そもそも」を理解する
リマインドメールと聞いて、皆さんはどんなイメージをお持ちでしょうか？ もしかしたら、「催促メールみたいなもの？」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんね。確かに、行動を促すという意味では共通点もあります。しかし、リマインドメールの本質は、もっとポジティブなものにあると考えてみてください。
それは、相手に「忘れてしまっている可能性のあること」を、丁寧に、そして建設的に思い出してもらうためのメールです。例えば、会議の日程確認、提出物の期日案内、イベントへの参加確認など、多岐にわたるシーンで活用されます。相手も人間ですから、多忙な中でつい見落としてしまったり、頭から抜けてしまったりすることだって、当然あります。そんな時、一方的に「まだですか？」と催促するのではなく、「念のため、ご確認いただけますでしょうか」というスタンスで送るのが、リマインドメールの醍醐味なんです。
なぜリマインドメールが「デキる社会人」の必須アイテムなのか
「忙しいんだから、覚えていて当然だろう」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、現実はそう単純ではありませんよね。現代社会において、一人ひとりが抱えるタスクは膨大です。メールの数も、チャットの通知も、途方もない量になっていることでしょう。
そんな中で、必要な情報が埋もれてしまわないように、そして何よりも、「相手に迷惑をかけないため」に、リマインドメールは大きな役割を果たすのです。
例えば、あなたが担当しているプロジェクトで、ある資料の提出が遅れているとします。相手がそのことを完全に忘れているとして、あなたが何もアクションを起こさなければ、最終的にプロジェクト全体に遅れが生じ、関係者全員に影響が出てしまいます。しかし、適切なタイミングでリマインドメールを送っておけば、相手は「ああ、そうだった！」と思い出し、迅速に対応してくれる可能性が高まります。
これは、単に自分の業務を円滑に進めるだけでなく、相手の「うっかり」を未然に防ぎ、結果として相手の評価を守ることにも繋がるわけです。つまり、リマインドメールは、自分と相手、双方にとってメリットのある、まさに「デキる社会人」の気遣いと配慮が詰まったコミュニケーションツールと言えるでしょう。
リマインドメールを構成する「重要な要素」
では、実際にリマインドメールを作成する際に、どのような要素を盛り込めば良いのでしょうか。ポイントを押さえることで、受け取った相手が「なるほど、ありがとう！」と思えるような、気の利いたメールになりますよ。
件名：一目で内容がわかるように
件名は、メールを開封するかどうかを決める、非常に重要な部分です。「件名なし」なんて言語道断ですよね。リマインドメールの場合、件名を見ただけで「あ、これはリマインドだ」とわかるようにすることが肝心です。
例えば、「【リマインド】〇月〇日（〇）〇〇会議のご案内」や「【ご確認のお願い】〇〇プロジェクト資料ご提出期日について」のように、【リマインド】や【ご確認】といったキーワードを冒頭に入れると、相手は「何か忘れていることがあるのかな？」と意識してくれます。具体的な内容も併記することで、さらにわかりやすくなりますね。
宛名：明確に、そして丁寧に
当然ですが、宛名は必須です。会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載しましょう。例えば、「株式会社〇〇 〇〇部 部長 〇〇様」といった形ですね。グループ宛に送る場合は、「関係者の皆様」なども適宜活用してください。
挨拶と名乗り：誰から何のメールかを明確に
メールの冒頭には、いつものように簡単な挨拶を入れましょう。「いつもお世話になっております」や「ご無沙汰しております」など、相手との関係性に応じて使い分けます。そして、あなたが誰で、何の件で連絡しているのかを明確に伝えましょう。
「〇〇株式会社 営業部の〇〇です」といった形で、自分が何者であるかを簡潔に述べます。
本題：何のリマインドなのかを具体的に
ここがリマインドメールの核となる部分です。何の件について、何を思い出してほしいのかを具体的に記載します。
- いつの何の件か： 例えば、「〇月〇日の会議について」や「先日の〇〇に関するお問い合わせの件」など、具体的に特定できるように記述します。
- 相手に何を求めているのか： 「ご返信をお願いいたします」「資料のご提出をお願いいたします」「ご参加の可否をお知らせください」など、相手に取ってほしいアクションを明確に伝えます。
- なぜリマインドしたのか： 「お忙しいところ恐縮ですが」「念のため、ご確認いただければ幸いです」など、相手への配慮を示す一言を加えることで、一方的な催促ではないことを示せます。
例えば、「先般ご案内いたしました〇月〇日（〇）開催の〇〇会議につきまして、念のためご案内申し上げます。」といった書き出しで始めるとスムーズです。
締めの言葉
締めの言葉も大切です。「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」や「お手数をおかけしますが、ご対応いただけますようお願い申し上げます」など、相手の忙しさを気遣う一言を添えましょう。
署名：自身の連絡先を明確に
最後に、会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載した署名を忘れずに入れましょう。相手からの連絡がスムーズになります。
シーン別！リマインドメールの「実用的な例文」
具体的な例文を見ていくことで、より実践的なリマインドメールの作成イメージが湧くかと思います。ここでは、いくつかの典型的なシーンでの例文をご紹介します。
会議参加のリマインド
件名：【リマインド】〇月〇日（〇）〇時開始 〇〇会議のご案内
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
先般ご案内いたしました、〇月〇日（〇）〇時より開催いたします「〇〇会議」につきまして、
念のためご案内申し上げます。
お忙しいことと存じますが、今一度、下記をご確認いただけますでしょうか。
—
会議名：〇〇会議
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：弊社会議室（またはオンライン会議URL：[URLを記載]）
議題：[議題を簡単に記載、または添付ファイル参照を案内]
—
当日の皆様のご参加を心よりお待ちしております。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
署名
2. 提出物・資料のリマインド
件名：【ご確認のお願い】〇〇プロジェクト資料ご提出期日について
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
先日は、〇〇プロジェクトの資料作成にご協力いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、恐れ入りますが、資料の提出期限が〇月〇日（〇）となっておりますので、
念のためご確認いただけますでしょうか。
何かご不明な点や、ご提出に関してご都合が悪い点などございましたら、
お手数ですが、〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
署名
3. 返信を求めるリマインド
件名：【ご連絡】先日の〇〇に関するお問い合わせの件（株式会社△△ 〇〇）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
先日は、〇〇の件でお問い合わせをさせていただきましたが、
その後、いかがでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
本件について、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
リマインドメールを送る「スマートなタイミング」とは？
リマインドメールは、送るタイミングも非常に重要です。早すぎても忘れ去られますし、遅すぎると手遅れになってしまいます。では、どんなタイミングで送るのが「スマート」なのでしょうか。
期限の数日前：準備期間を考慮して
何か提出物や返信の期限がある場合、その数日前に送るのが一般的です。例えば、期限が金曜日の場合、火曜日や水曜日に送ると良いでしょう。相手に準備期間を与え、慌てて対応することのないように配慮するイメージです。
また、会議やイベントの場合も同様です。開催日の数日前に送ることで、参加者はスケジュールを再確認し、必要な準備をすることができます。
期日当日または期日を過ぎてから：最終確認として
もし期限が迫っていても返信がない場合や、期限が過ぎてしまっている場合は、改めてリマインドメールを送ることになります。この場合も、相手を責めるような表現は避け、「念のため」というスタンスで送るのがポイントです。
例：「先日の〇〇の件につきまして、本日がご提出期限となっております。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか。」
期限を過ぎた場合は、「先日の〇〇の件につきまして、ご提出期限を過ぎておりますが、その後いかがでしょうか」といった形で、状況を確認する姿勢で送ります。
最初のアクションからある程度の時間が経過した場合：忘れられている可能性を考慮して
返信がないメールなど、明確な期限がない場合でも、最初のアクションから数日～1週間程度を目安にリマインドを送ることを検討しましょう。相手も多忙で、メールが埋もれてしまっている可能性もあります。
ただし、頻繁に送りすぎると相手を不快にさせてしまうこともあるので、状況に応じて判断してください。
「件名」の工夫で開封率アップ！
件名は、リマインドメールの顔とも言える部分です。件名だけで相手に「これは自分に関係する重要なメールだ」と認識してもらうことができれば、開封率はぐっと上がります。
【リマインド】や【再送】を効果的に使う
先ほども触れましたが、【リマインド】や【再送】といったキーワードを件名の冒頭に入れることで、メールの目的を明確に伝えます。これにより、相手は「何か見落としていることがあるかもしれない」という意識を持ってメールを開封してくれます。
例：【リマインド】〇月〇日（〇）〇〇会議のご案内
具体的な内容と期日を明記する
何の件についてのリマインドなのか、そしていつまでのことなのかを具体的に件名に盛り込むことで、相手はメールを開かなくてもある程度の情報を把握できます。
例：【ご確認のお願い】〇〇プロジェクト資料ご提出期日（〇月〇日）について
相手のメリットや重要性を提示する
場合によっては、「重要性」を件名に含めることで、開封を促すことも可能です。ただし、これは多用しすぎると「狼少年」になってしまうので、本当に重要な場合に限定しましょう。
例：【緊急】〇〇に関するご回答のお願い（〇月〇日迄にご連絡ください）
リマインドメール作成における「スマートな注意点」
リマインドメールは、相手に配慮しながら送ることが肝心です。ここでは、スマートにリマインドメールを送るためのいくつかの注意点をご紹介します。
高圧的な態度はNG：あくまで「確認」のスタンスで
最も重要なのが、高圧的な態度にならないことです。「まだですか！」というような感情的な表現は、相手に不快感を与え、関係性を悪化させてしまう可能性があります。
「お忙しいところ恐縮ですが」「念のため、ご確認いただけますでしょうか」など、あくまで相手の状況を慮る姿勢を崩さないようにしましょう。相手が忘れていることを前提とせず、「念のためお知らせします」というスタンスが重要です。
必要最低限の情報に絞る：簡潔さを心がける
長々と本文を書く必要はありません。何の件で、何を求めているのかを、簡潔に、分かりやすく記述しましょう。相手は忙しい中でメールを読んでいます。余計な情報が多いと、かえって読む気をなくさせてしまうこともあります。
箇条書きなどを活用して、視覚的に分かりやすくする工夫も有効です。
過去の経緯を軽く触れる：相手に思い出してもらうヒントを
初めてのリマインドではない場合や、少し時間が経ってから送る場合は、過去の経緯を軽く触れることで、相手に「あ、そういえばこんな話があったな」と思い出してもらうきっかけになります。
例：「先日の〇〇に関するお問い合わせの件でご連絡いたしました」
返信の選択肢を与える：相手の負担を減らす
もし可能であれば、「ご返信いただけますと幸いです」だけでなく、「ご都合が悪い場合は、このメールにご返信ください」や「〇月〇日までにご連絡がなければ、〇〇と判断させていただきます」など、相手に返信の選択肢や次のアクションを明確に提示することで、相手の負担を軽減し、スムーズな対応を促せます。
添付ファイルを再送するか検討する：手間を省く気遣い
もし、以前に添付した資料や案内が必要なリマインドであれば、再送することも検討しましょう。相手が過去のメールを探す手間を省くことができる、ちょっとした気遣いです。
ただし、メールサイズが大きくなりすぎないよう、必要最小限のファイルに留めるようにしてください。
送信する前に必ず再確認：誤字脱字、宛名の確認
これはリマインドメールに限った話ではありませんが、送信前には必ず再確認をしましょう。誤字脱字はもちろん、宛名の間違いは相手に非常に失礼です。送る前に一度、声に出して読んでみるのも有効です。
「催促」と「リマインド」の違いを明確に理解する
ここまでリマインドメールについて解説してきましたが、中には「結局、催促メールと何が違うの？」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんね。確かに、行動を促すという点では共通しています。しかし、その本質的なニュアンスには大きな違いがあるんです。
リマインドは、「思い出してもらう」「念のため確認してもらう」という、相手への配慮が根底にあります。相手が多忙でうっかり忘れている可能性を考慮し、丁寧に、そして建設的に促すものです。目的は、円滑な業務遂行と、相手の「うっかり」を防ぐことにあります。
一方、催促は、「早く対応するように促す」「行動を急がせる」というニュアンスが強く、場合によっては相手にプレッシャーを与えてしまう可能性があります。例えば、支払い期限を大幅に過ぎた請求書に対して送るメールなどは、催促の要素が強くなります。
社会人として、相手との良好な関係性を維持しながら業務を進める上では、リマインドのスタンスを基本とすることが非常に重要です。たとえ相手の対応が遅れていても、まずは「うっかり」という可能性を考え、穏やかに、しかし確実に思い出してもらうためのメールを送る。これが、スマートなビジネスパーソンの証と言えるでしょう。
リマインドメールの「頻度」と「回数」の考え方
リマインドメールを送る際、「どれくらいの頻度で、何回まで送っていいのだろう？」と悩むこともあるかもしれません。これには明確なルールがあるわけではありませんが、いくつかのポイントがあります。
基本は1回、状況によっては2～3回
一度リマインドメールを送っても返信がない場合、すぐにまた送るのは避けましょう。相手もすぐに確認できない状況にあるかもしれません。通常は、期限の数日前に1回送るのが基本です。
もしそれでも反応がない場合、期限当日、または期限を少し過ぎたタイミングで、もう一度送ることを検討します。この際も、前回と同様に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
もし2回送っても反応がない場合は、メール以外の連絡手段（電話やチャットなど）を試すことも視野に入れましょう。最大でも3回程度に留めるのが賢明です。それ以上になると、相手に「しつこい」という印象を与えかねません。
相手との関係性や緊急度に応じて調整
リマインドメールの頻度や回数は、相手との関係性や件の緊急度によって調整が必要です。
- 親しい関係の相手や、緊急性の高い案件の場合： 少し間隔を詰めて送ることも許容される場合があります。
- あまり面識のない相手や、緊急性が低い案件の場合： 間隔を広めにとり、慎重に送るべきでしょう。
また、相手の業務量や状況を考慮することも大切です。例えば、月末月初や年度末など、特に忙しい時期であると分かっている場合は、少し余裕を持ったタイミングでリマインドを送り、相手への負担を軽減する配慮も必要です。
「送信予約」機能を活用するスマートさ
多忙な毎日を送る社会人にとって、リマインドメールの送信をうっかり忘れてしまう、なんてこともありますよね。そんな時に活用したいのが、メールソフトの「送信予約」機能です。
この機能を活用すれば、リマインドメールの作成を早めに行い、最適なタイミングで自動的に送信されるように設定できます。例えば、「来週の会議のリマインドメールを、今週中に作成して、月曜の朝9時に送信予約しておく」といったことが可能です。
送信予約機能を活用するメリットは、大きく分けて以下の2点です。
- 送信忘れを防ぐ： 忙しさにかまけてうっかり送信し忘れる、という事態を避けられます。
- 最適なタイミングで送信できる： 相手の業務開始時間に合わせて送信するなど、より効果的なタイミングでリマインドを送ることが可能になります。
もちろん、送信予約したメールの内容に間違いがないか、改めて確認する習慣は必要ですが、計画的に業務を進める上で、非常に有効な機能と言えるでしょう。
リマインドメールが「送られてくる側」の心構え
ここまで、リマインドメールを送る側の視点で解説してきましたが、最後に、リマインドメールを受け取る側の心構えについても触れておきましょう。
リマインドメールを受け取った時、「しまった、忘れてた！」と感じることもあれば、「わざわざ送ってくるなんて」と不快に感じることもあるかもしれません。しかし、前述した通り、リマインドメールは多くの場合、相手の「うっかり」を気遣い、円滑な業務遂行を促すためのものです。
もしリマインドメールが届いたら、まずは感謝の気持ちを持つことが大切です。「教えてくれてありがとう」という気持ちですね。そして、すぐに内容を確認し、迅速な対応を心がけましょう。
もし、すぐに返信や対応が難しい場合は、その旨を一言で構わないので返信することも重要です。「確認します」「〇日までに返信します」といった簡単なものでも、相手にとっては「連絡が届いているな」「対応してくれるな」という安心感に繋がります。
リマインドメールは、送る側と受け取る側の双方が、相手を思いやる気持ちを持つことで、より効果的なビジネスコミュニケーションツールとして機能します。日々の業務の中で、ぜひスマートなリマインドメールの活用を心がけてみてください。それはきっと、あなたのビジネスを円滑にし、周りの人々との関係性をより良いものにしてくれるはずです。
