SharePointとPower Automate：何が違う？それぞれの役割を徹底比較
Microsoft 365を導入している企業で、SharePoint（シェアポイント）とPower Automate（パワー・オートメイト）という名前を耳にする機会は多いでしょう。どちらも業務効率化に貢献すると言われますが、「具体的に何が違うの？」「どう使い分けるべきなの？」と疑問に感じている方も少なくないはずです。
この二つのツールは、互いに連携し合うことで真価を発揮しますが、それぞれが担う役割は明確に異なります。本記事では、SharePointとPower Automateのそれぞれの本質的な違い、そして両者がどのように連携し、私たちの業務を改善するのかを、分かりやすく解説していきます。
SharePoint：組織の「情報共有ハブ」と「デジタルワークスペース」
SharePointは、企業や組織における情報共有、ドキュメント管理、共同作業のためのプラットフォームです。例えるなら、企業内のデジタルな「図書館」であり「会議室」であり「ファイル倉庫」であり「掲示板」を兼ね備えた複合施設と言えるでしょう。
SharePointの主な役割と機能
情報共有のポータルサイト
- 企業内のニュース、お知らせ、イベント情報、各部署の連絡事項などを集約し、全社員がアクセスできる「社内ポータルサイト」を構築できます。これにより、情報のサイロ化を防ぎ、組織全体での情報共有を円滑にします。
- 例えば、経営層からのメッセージ、新製品の発表、社内イベントの告知などを、SharePointのトップページに分かりやすく掲載できます。
ドキュメント管理と共同作業のプラットフォーム
- Word、Excel、PowerPointなどのファイルを保存し、バージョン管理（変更履歴の自動保存）を行い、複数のユーザーが同時にリアルタイムで共同編集することができます。これにより、資料作成のリードタイムを大幅に短縮し、チームでの協業を強力に推進します。
- 例えば、プロジェクト計画書をSharePointに保存し、複数メンバーが同時に編集しながら完成させる、といった使い方ができます。
チームサイトとワークスペース
- 部署ごと、プロジェクトごと、あるいは特定の業務目的ごとに「チームサイト」を作成し、メンバー間の情報共有や共同作業のためのデジタルワークスペースを提供します。各サイトには、ドキュメントライブラリ、リスト、ページ、ニュース、カレンダーなどが配置され、目的に応じたカスタマイズが可能です。
- Microsoft Teamsの各チャネルで共有されるファイルは、裏側で対応するSharePointサイトのドキュメントライブラリに保存されており、TeamsはSharePointのフロントエンド（入り口）の一つとして機能しています。
リストによる簡易データベース
SharePointリストは、Excelのような表形式で情報を管理できる機能です。タスク管理、備品管理、顧客情報、問い合わせ管理など、様々なデータを格納し、共有することができます。簡易的なデータベースとして活用でき、Power Appsと連携すれば簡単な業務アプリケーションを構築するデータソースにもなります。
強力な検索機能
サイト内のドキュメントやリスト、ページなど、SharePointに保存されているあらゆる情報を横断的に検索できます。ファイルのコンテンツ（本文）まで検索対象になる「全文検索」機能も備わっており、必要な情報に素早くアクセスすることを支援します。
まとめると、SharePointは「情報やファイルを格納し、管理し、共有するための”場所”や”入れ物”、そして”サイト構造”を提供するプラットフォーム」です
Power Automate：業務を「自動化」する「デジタルロボット」
Power Automateは、様々なアプリケーションやサービスを連携させ、繰り返し行われる定型業務プロセスを自動化するためのツールです。例えるなら、SharePointというビルの中を、人間が設定したルールに従って動き回り、書類を運んだり、承認のハンコを押したり、情報を転記したりする「自動化されたロボット」のような存在です。
Power Automateの主な役割と機能
ワークフローの自動化
- 「あるイベント（トリガー）が発生したら、特定の処理（アクション）を実行する」という一連の流れ（フロー）を自動で実行します。
- 例えば、「新しいメールが届いたら（トリガー）、その添付ファイルをOneDriveに保存し（アクション）、Teamsに通知する（アクション）」といったフローを作成できます。
システム間の連携
Microsoft 365の各種サービス（Outlook, Teams, SharePoint, Excel, OneDriveなど）はもちろん、Salesforce, Dropbox, Twitter, Google Driveなど、400種類以上の外部サービスと連携するための「コネクタ」が用意されています。これにより、異なるシステム間でのデータ連携や情報伝送を自動化し、手作業での転記ミスや手間を削減します。
承認プロセスの自動化:
申請書が提出されたら自動で承認者に通知し、承認者が承認・却下ボタンを押すだけで次のステップに進む、といった承認プロセスを自動化できます。特にTeamsの「承認」アプリと連携することで、承認者はTeamsを離れることなく、迅速に決裁を行うことが可能になります。
RPA（Robotic Process Automation）機能
「Power Automate Desktop」というツールを通じて、Webブラウザやデスクトップアプリケーションの画面操作を記録し、自動で実行するRPA機能も提供します。これにより、APIが提供されていないような古いシステムや、UI操作が必要な定型業務も自動化できます。
スケジュールされたタスクの実行
「毎週月曜日の朝9時に、前週の売上データを自動集計し、レポートとして関係者にメールで送信する」といった、指定した日時や定期的な間隔で自動的に実行されるフローを作成できます。
まとめると、Power Automateは「情報が流れる経路を自動化し、決められたルールに基づいてタスクを実行する”エンジン”や”自動化の仕組み”を提供するツール」です
SharePointとPower Automate：連携で真価を発揮する関係性
SharePointとPower Automateは、単体でもそれぞれ有用なツールですが、連携させることでその価値は飛躍的に高まります。SharePointが「情報やファイルの保管場所」であれば、Power Automateは「その保管場所で行われる様々な操作を自動化するツール」だからです。
連携の具体例
ドキュメント管理の自動化
例: SharePointのドキュメントライブラリに新しいファイルがアップロードされたら（SharePointがトリガー）、自動でTeamsの特定のチャネルに通知する（Teamsアクション）、またはファイルの内容に応じてメタデータを自動で付与する（SharePointアクション）。
効果: ファイルの存在を関係者が即座に把握でき、手動での通知漏れを防ぎ、ファイル整理の手間を削減します。
リストを活用した業務自動化:
例: SharePointリストに新しいタスクが登録されたら（SharePointがトリガー）、担当者にメールで通知し（Outlookアクション）、そのタスクの期日が近づいたらリマインダーをTeamsに投稿する（Teamsアクション）。
効果: タスクの見落としを防ぎ、期限管理を自動化し、担当者の負荷を軽減します。
承認フローの効率化
例: SharePointサイトでページが公開される際、あるいは特定のドキュメントが最終版として承認される際、Power Automateで承認フローを組み込み、承認者にTeamsで依頼を送り（Teamsアクション）、Teams上で承認が完了したら（Teamsがアクションの一部）、SharePointのドキュメントの状態を「承認済み」に変更する（SharePointアクション）。
効果: 紙での申請やメールのやり取りといった手間を削減し、承認プロセスを高速化・可視化します。
データ連携とレポート生成:
例: SharePointリストに登録されたデータが更新されたら（SharePointがトリガー）、そのデータをExcelファイルに自動で転記し（Excelアクション）、定期的にPower BIで可視化したレポートを関係者にTeamsで共有する（Power BIとTeamsアクション）。
効果: データ入力の手間を省き、最新の情報を基にしたレポートを自動で提供することで、迅速な意思決定を支援します。
異なる役割が連携し合うことで生まれる相乗効果
SharePointとPower Automateは、それぞれが異なる役割を担う独立したツールです。
- SharePoint: 情報を「管理する場」であり、共同作業を行うための「プラットフォーム」。
- Power Automate: そのSharePointを含む様々なシステム間で、業務プロセスを「自動化する仕組み」。
この二つのサービスは、車の「車体」と「エンジン」のように、互いに補完し合う関係にあります。SharePointという強固な情報共有の土台の上で、Power Automateという強力な自動化エンジンを動かすことで、組織はより効率的でスムーズなデジタルワークフローを構築し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができるのです。
これからの時代、この両者の連携をいかに活用するかが、企業の生産性向上と競争力強化の鍵となるでしょう。
